Como Fazer: Upload de Documento e Fluxo de Aprovação utilizando a opção “Sub-pastas da pasta mapeada”

Introdução

Os computadores e a internet são largamente utilizados no processamento de informações, troca de mensagens e documentos. No entanto, essas transações eletrônicas necessitam de mecanismos de segurança capazes de garantir autenticidade, confidencialidade e integridade aos dados. A certificação digital garante esses mecanismos.

Neste documento será demonstrado um dos funcionamentos da Integração da Linha RM a sistemas GED (Gestão Eletrônica de Documentos).

A integração pode ser realizada utilizando três níveis de processos, através da combinação dos parâmetros Ativa Fluxo de Aprovação e Ativa Certificação Digital.

Além das opções de utilizar Pasta Mapeada, Permitir o usuário escolher uma das subpastas da pasta mapeada, ou utilizar o retorno de uma coluna DataServer como nome da pasta.

Neste como fazer será demonstrado o funcionamento com a opção Fluxo de Aprovação, utilizando a opção de Permitir o usuário escolher uma das subpastas da pasta mapeada.

Procedimentos

(No RM)

1. Acesse o TOTVS Integração / Ferramentas / Parâmetros / Avançar.

2. Selecione a opção: Linha RM x GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos).

3. Informe os dados necessários para a integração.

Detalhamento dos Campos:

Servidor e Porta: servirão para a conexão com o ECM. Informe o nome completo do servidor ECM, não a url (formatos válidos: ECMServer, ECMServer.BH01.local etc).

Usuário e Senha: informe usuário e senha cadastrados no ECM, sendo que no ECM ele deve possuir permissões de administrador.

Grupo de Usuário: informe o Grupo de Usuário cadastrado no ECM, quando o RM sincronizar usuários para o GED este grupo será usado.

Empresa: informe a Empresa cadastrada no ECM, toda a integração será feita para uma única empresa do ECM.

Log: Escolha o nível de detalhamento do log, ou seja, quais as mensagens de integração serão gravadas no Monitor da Fila de Integração. Os níveis possíveis são:

• Erro = Grava somente mensagens de erro e informações essenciais.
• Erro e Alertas = Inclui eventuais mensagens de alerta retornadas do ECM.
• Trace = Grava todas as informações, sucesso ou falha, em detalhes. (Avaliar real necessidade, porque pode gerar grande número de registros).

4. Sincronize os usuários no RM.

Acesse: Serviços Globais / Segurança / Usuários / Selecione o usuário / Processos / Sincroniza usuários do Corpore com o GED.

5. Clique em Executar.

O sistema emitirá uma mensagem de sucesso:

(No ECM)

6. Acesse o ECM, informe o usuário e a senha.

7. Clique em Colaborador.

8. Selecione o usuário sincronizado e clique em Editar.

9. Acesse a aba segurança e confirme o grupo.

(No RM)

10. Acesse o cadastro do RM que será associado à integração e selecione o registro.

Por exemplo: TOTVS Gestão do Relacionamento com o Cliente / Marketing / Prospect-Suspect

11. Acesse: Anexos / GED / Gerenciar.

12. Para realizar esta etapa, selecione o tipo de configuração para o upload dos arquivos, que pode ser:

• Utilizar Pasta Mapeada
• Permitir o usuário escolher uma das sub-pastas da pasta mapeada
• Utilizar o retorno de uma coluna DataServer como nome da pasta.

Neste como fazer, iremos selecionar a opção Permitir o usuário escolher uma das sub-pastas da pasta mapeada. Nesta opção é possível no momento do upload do documento no RM, escolher qual será a pasta para o upload do documento.

Marque a opção e Selecione a pasta desejada.

Clique em Avançar / Executar.

13. No mesmo cadastro, acesse Anexos / GED / Integração GED.

14. Clique em Incluir e insira o arquivo (documento).

15. Para visualizar o arquivo no RM, dê um clique duplo no registro e clique em Visualizar.

O documento será aberto no ECM para visualização.

(No ECM)

16. Acesse o ECM e informe o usuário e a senha.

17. Acesse: Central de Tarefas.

18. Clique em: Documentos a Aprovar.

19. Localize o documento.

20. Dê um duplo clique no registro.

Acesse a aba Aprovação e clique no botão Aprovar Documento.

21. Preencha a observação e clique em Aprovar.

O documento será excluído da Central de Tarefas após a aprovação e encaminho a Navegação de Documentos.

22. Acesse a Navegação de Documentos.

23. Acesse a pasta que foi configurada para inserção do documento.

24. Na aba Versão / Revisão é possível verificar a data que o documento foi aprovado e o seu status.

Informações Adicionais

Esta integração pode ser feita em três possibilidades distintas*, mas o foco deste documento é a Integração de documentos (GED) – Linha RM x ECM. Confira mais detalhes sobre as demais possibilidades em nossas documentações.

*Possibilidades:

• Integração de documentos (GED) – Linha RM x ECM
• Integração de documentos (GED) – Linha RM x MS SharePoint
• Integração de Conteúdo – Linha RM x MS SharePoint

Data de produção do documento: 13/01/2012