Como Fazer – Definição de períodos no TOTVS Gestão Financeira

Introdução

Pode-se definir nos parâmetros e cadastros do sistema Períodos para utilização dos processos disponíveis. Com isso, se estabelece o período em que as movimentações serão incluídas e/ou alteradas, evitando que informações que estejam em períodos já fechados tenham valores ou informações alterados. Citaremos neste documento os períodos para emissão e baixa de Lançamentos, inclusão e fechamento de Extratos de Caixa e períodos contábeis.

Desenvolvimento/Procedimento

1º - Período para Emissão de Lançamentos

O período para emissão de Lançamentos é definido no Assistente de Implantação de Processos do aplicativo Financeiro, podendo ser definido de forma diferente para os Lançamentos A Pagar e Lançamentos A Receber. Ao acessar o Assistente, escolha qual período será verificado/alterado clicando no processo 02.01.01 – Manutenção de Lançamentos A Pagar ou no processo 02.02.01 – Manutenção de Lançamentos A Receber. O período para emissão está disponível na etapa Inclusão A Pagar ou Inclusão A Receber, de acordo com o processo escolhido. Ao definir um período de Datas neste parâmetro, será possível incluir e alterar apenas Lançamentos que tenham a Data de Emissão dentro do período estabelecido.

Existe um parâmetro na etapa Inclusão do Assistente de Implantação, que é comum aos processos de Contas A Pagar e Contas A Receber, que permite a alteração de Lançamentos fora do período de emissão definido. Marcando o parâmetro Permite alteração fora do Período de Emissão, será possível alterar informações em Lançamentos já gravados na base de dados mesmo se a Data de Emissão destes estiver fora do Período para Emissão definido. Serão restritas assim, apenas as inclusões de Lançamentos fora do Período de Emissão definido.

2º - Período para Baixa de Lançamentos

Ao definir um período para Baixa, só será possível Baixar Lançamentos que tenham a Data de Baixa dentro do período estabelecido. O período para Baixa de Lançamentos é definido no Assistente de Implantação de Processos do aplicativo Financeiro, sendo a parametrização comum para Baixa de Lançamentos A Pagar e A Receber. Ao acessar o Assistente, escolha a opção Baixa (processo 02.01.02 ou 02.02.02), clique em Avançar e na lista de Etapas que será apresentada, escolha a opção Baixa1/2.

Da mesma forma que no Período para Emissão de Lançamentos, existe um parâmetro que permite a alteração de Lançamentos que foram Baixados em Datas fora do Período de Baixa estabelecido. Tal opção está no mesmo local onde é definido o Período para Baixa.

3º - Período para Inclusão e Fechamento de Extratos de Caixa

Nos parâmetros relacionados ao Extrato de Caixa, pode-se definir um Período para inclusão de Extratos de Caixa e ainda, estabelecer uma data limite para movimentações através de Extratos. Para realizar tal configuração, acesse o Assistente de Implantação de processos, selecione o processo 02.03 – Controle Bancário, clique em Avançar e selecione a etapa referente ao Extrato de Caixa.

Nesta, será apresentada uma parametrização referente a Datas, onde existirá uma opção para o Fechamento e outra para o Período de Inclusão de Extratos. Na primeira, se informa a data que será limite para alterações e movimentações no Extrato de Caixa. Qualquer inclusão ou alteração só poderá ser feita se a Data do Extrato for posterior a data informada neste parâmetro.

Já na opção referente à Inclusão do Extrato, basta informar o período em que será possível realizar inclusões/movimentações através do Extrato de Caixa. Qualquer inclusão ou alteração será permitida desde que a Data do Extrato esteja dentro do período definido. Quanto a isso, vale ressaltar que no cadastro da Conta/Caixa também é possível definir um período para Inclusão de Extratos. Essa opção existe para que seja possível estabelecer períodos diferentes, de acordo com a Conta/Caixa desejada. O sistema valida primeiro o período definido no cadastro da Conta/Caixa, depois valida a informação definida no Assistente de Implantação de Processos.

4º - Períodos Contábeis

Para as coligadas onde existe a integração contábil, deve-se também definir o Período para inclusão/alteração/exclusão de dados contábeis nos Lançamentos gerados no Totvs Gestão Contábil. Esta definição pode ser realizada no Totvs Gestão Financeira ou no próprio aplicativo contábil.

No Totvs Gestão Financeira, acesse o Assistente de Implantação de Processos em menu Opções | Parâmetros | RM Fluxus. Selecione o processo 02.05 – Integração Contábil e clique em Avançar, para que na lista de etapas, seja apresentado o sub-processo Lançamentos Contábeis. Ao clicar neste sub-processo, outras etapas serão apresentadas, dentre elas, a opção desejada, denominada Período Contábil.

Já no Totvs Gestão Contábil, acesse o Assistente de Implantação de Processos em menu Opções | Parâmetros | RM Saldus, selecione o processo 01.02 – Lançamentos e clique em Avançar. Nas etapas que serão listadas, haverá a opção Período Contábil.

Existe ainda um período contábil que é definido no cadastro do usuário no Totvs Gestão Contábil. Ele existe para os casos em que dentro do período já estabelecido no Assistente de Implantação de Processos, é necessário estabelecer períodos menores para alguns usuários. Para tanto, basta acessar o cadastro do usuário (menu Cadastros | Segurança | Usuários) e na aba RM Saldus definir o período desejado na opção Período para digitação de Lançamentos.

Informações Adicionais

- Os caminhos informados acima podem variar de versão para versão. No entanto, o nome dos processos é sempre o mesmo.