Como Fazer – Censo do Ensino Superior via TOTVS Educacional

O TOTVS Educacional atende ao Censo do Ensino Superior?

O novo modelo do Censo do Ensino Superior permite que as instituições troquem informações com o INEP através de arquivos em formato texto que podem ser importados e exportados no sítio do MEC num processo denominado “migração de dados”.

O “TOTVS Educacional” disponibiliza funções que permitem a criação dos arquivos com dados dos alunos e professores.

Estas funções se dividem em:

• Preparação dos Cadastros
• Assistente de preparação dos dados
• Relatórios de exportação de dados

1 – Preparação dos Cadastros

Para que os dados do Censo possam ser extraídos é necessária uma complementação dos cadastros do sistema.

1.1 - Períodos Letivos

Verifique se as datas de início e fim dos períodos letivos referentes ao ano base do censo foram registradas na base de dados. Se as datas estiverem em branco, ou incorretas, os arquivos não serão gerados corretamente.

Acesse: “Cadastros\Acadêmicos\Período Letivo\Períodos Letivos” para conferir e acertar as datas.

1.2 - Tipos de Bolsas

Verifique se as características dos tipos de bolsa, conforme exigidas pelo MEC foram registradas no sistema.

Acesse: “Cadastros\Financeiros\Bolsas”.

Verifique os dados do anexo “Dados da Bolsa para o Censo Escolar” de cada registro e assinale a origem dos recursos que financiam a bolsa.

1.3 -Habilitações

Verifique o registro de todas as habilitações dos cursos que são objeto do censo: os de graduação e os seqüenciais de formação específica.

O sistema grava nos arquivos somente os dados de habilitações onde tenha sido informado o registro da habilitação no INEP.

Acesse: “Cadastros\Acadêmicos\Matriz Curricular\Cursos”.

Abra o anexo “Habilitações”

Na tela de edição da habilitação certifique-se de que o “Código INEP” esta preenchido corretamente. Se a habilitação não for objeto do censo este código deve obrigatoriamente ficar em branco.

Na aba “Dados do Curso para o Censo Escolar”, opcionalmente, pode-se informar as características da habilitação solicitadas pelo MEC e, se for o caso, a lista de tipos de laboratórios à disposição dos alunos. No momento estas informações ainda não são exportadas pelo “TOTVS Educacional”.

1.4 - Alunos

A forma de ingresso e a data de ingresso do aluno são dados obrigatórios para o Censo. Devem ser informados na aba “Ingresso “ do anexo “Cursos / Habilitações” do Cadastro de Alunos. Como estes dados são de preenchimento opcional, nesta versão, o sistema esta informando como data de ingresso a MENOR data de matrícula do aluno no curso. Caso o tipo de ingresso não esteja registrado o sistema considera que o ingresso foi através de vestibular.

Acesse: “Cadastros\Alunos” e abra o anexo “Cursos / Habilitações”.

Caso o aluno receba algum tipo de apoio social ou exerça alguma atividade complementar (monitoria, pesquisa, estágio não obrigatório) abra o anexo “Dados do Curso do Aluno para o Censo Escolar” para registrar esta informação.

As informações referentes a alunos com “necessidades especiais” deve ser registrada na aba “Dados do Censo Escolar” do cadastro de alunos. Para alunos que não tenham “necessidades especiais” não é necessário fazer nenhum registro.

Note também que esta aba apresenta o campo “Cod INEP”. Não informe este dado. Ele será preenchido a partir de um arquivo gerado pelo MEC.

Acesse: “Cadastros\Alunos”.

Deve-se atentar para o registro da instituição de ingresso do aluno.

Acesse: “Cadastros\Alunos” na aba “Diversos”

Confirme o tipo da instituição (pública ou particular) no cadastro de Instituições de Ensino:

1.5 - Professores

O cadastro dos professores deve ser complementado com as informações solicitadas pelo Censo. O “Código INEP” não deve ser informado.

Acesse: “Cadastros\Professores\Professores” e abra o anexo “Dados para o Censo Escolar”.

Ainda na tela de ‘Dados para o EDUCACENSO’ no cadastro do professor, atente-se para informar se ele é um ‘Professor Visitante’ e ainda qual a sua forma de remuneração (bolsista ou consta na folha de pagamento):

Fique atento: para que seja informado os dados do vínculo do docente com os cursos da IES é necessário que haja data de início e fim do professor na turma.

2 - Assistente de preparação de dados

Uma vez verificados os cadastros pode-se realizar o processo de extração de dados e conversão de códigos utilizando-se o “Assistente de preparação de dados”.

Acesse: “Secretaria\Assistentes\Preparação do arquivo para o Censo do Ensino Superior”

2.1 - Período de referência

Informe a “Data de Referência” do Censo.

Se houver qualquer período letivo com datas de “início” ou “fim” em branco o Assistente exibirá uma mensagem de alerta.

Uma vez informada a data, o Assistente exibe todas as habilitações que estão com o código do INEP não preenchido

Verifique se nesta lista consta alguma que deva ser informada no Censo. Caso exista, o código do INEP pode ser informado nesta própria tela.

2.2 - País de Origem

Na segunda página o Assistente exibe os diversos códigos de nacionalidade referentes aos alunos e professores recenseados.

Para cada “Código Próprio” da lista deve ser informado o “Código INEP” correspondente. Clique no botão com os três pontos [...] para abrir a tela de pesquisa.

Para avançar para a próxima tela todos os códigos devem ser informados.

2.3 - Órgão Emissor

Na terceira página o Assistente exibe os diversos códigos dos Órgãos emissores de documentos de identidade referentes aos alunos e professores recenseados.

Para cada “Código Próprio” da lista deve ser informado o “Código INEP” correspondente. Clique no botão com os três pontos [...] para abrir a tela de pesquisa.

Para avançar para a próxima tela todos os códigos devem ser informados.

2.4 - Forma de Ingresso

Na quarta página o Assistente exibe as diversas formas de ingresso nos cursos dos alunos recenseados conforme informado na tela “Cursos” do cadastro de alunos.

Para cada forma de ingresso informe suas características conforme determinado pelo MEC.

2.5 - Finalização

Clique em “Executar” e aguarde a finalização do processo.

3 - Geração dos arquivos

Os arquivos são criados através do gerador de relatórios.

3.1 - Professores

Para criar o arquivo de professores utilize o relatório MEC 2011.02. Será exibida uma tela de parâmetros semelhante à da figura abaixo. Informe o código da IE no MEC, o primeiro e o último dia do ano de referência.

3.2 - Alunos

Para criar o arquivo de professores utilize o relatório MEC 2011.03. Será exibida uma tela de parâmetros semelhante à da figura abaixo. Informe o código da IE no MEC, o primeiro e o último dia do ano de referência.

E pronto! Seu processo está concluído!