É o momento onde ocorre a passagem de bastão da equipe comercial para equipe de projetos, através de uma reunião de alinhamento.
Essa fase é essencial para avaliar se há algum descolamento de escopo e definir a estratégia a ser seguida.

Descrição das atividades:

• Gerente e/ou Coordenador do Projeto ou PMO (conforme definição da Unidade) organiza agenda da reunião.
• Executivo de Soluções de Negócio, Arquiteto de Soluções, Gerente ou Coordenador do Projeto e Gerente de Portfólio de Projetos organizam insumos para reunião
• Arquiteto de Soluções ou Coordenador de Projeto, conforme definição/estratégia da unidade, preenche o documento de Transição Comercial - MIT065
• Durante a reunião devem ser avaliados/alinhados os seguintes itens:
  1. Requisitos do cliente e solução vendida
  2. Detalhe do escopo
  3. Alinhamento de custo x esforço (orçamento)
  4. Expectativas do Cliente
  5. Riscos Iniciais
  6. Detalhe das questões comerciais (Faturamento, despesas, etc)
  7. Marcos e Prazos do projeto
  8. Mapeamento inicial de Stakeholders
  9. Motivadores do negócio, metas, objetivos, métricas de sucesso

Caso as condições avaliadas durante a reunião estejam equalizadas, o projeto segue para o processo de iniciação e o Gerente ou Coordenador do Projeto deve registrar as informações discutidas no documento de Transição Comercial e armazená-lo no repositório do projeto.
Caso seja identificado descolamento de escopo, o Gestor de Portfólio de Projetos e o Atendimento e Relacionamento avaliam as questões levantadas e definem a estratégia de abordagem dos GAPs com o cliente, avaliando a possibilidade de negociação de complemento do projeto com o cliente ou absorção dos gaps pelo projeto ou área.

Para entender quais serão as pessoas interessadas no projeto e o papel de cada uma, é necessário o alinhamento das informações na reunião de Passagem de Bastão com o Time Comercial e posteriormente, com o Cliente.
Um importante papel que deve ser bem formalizado é o de Aprovador, pois estas pessoas devem ter o direito reconhecido pelo Cliente para aprovar (em diferentes níveis) as definições e entregas do Projeto.

Descrição das atividades:

Para entender quais serão as pessoas interessadas no projeto e o papel de cada uma, é necessário o alinhamento das informações na reunião de Passagem de Bastão com o Time Comercial e posteriormente, com o Cliente.
Um importante papel que deve ser bem formalizado é o de Aprovador, pois estas pessoas devem ter o direito reconhecido pelo Cliente para aprovar (em diferentes níveis) as definições e entregas do Projeto.

Este é um dos momentos mais importantes na condução do projeto, pois é quando se define a estratégia de como o projeto será executado, vinculando seu progresso aos requisitos e expectativas apresentados.
É também o momento de fechar um acordo sobre os limites, premissas que podem identificar riscos e restrições que podem direcionar o escopo do projeto para nortear o planejamento.
Revisão do repositório do projeto, aceleradores e templates necessários para o projeto.

Descrição das atividades:

Este é um dos momentos mais importantes na condução do projeto, pois é quando se define a estratégia de como o projeto será executado, vinculando seu progresso aos requisitos e expectativas apresentados.
É também o momento de fechar um acordo sobre os limites, premissas que podem identificar riscos e restrições que podem direcionar o escopo do projeto para nortear o planejamento.
Revisão do repositório do projeto, aceleradores e templates necessários para o projeto

A definição adequada do ambiente onde será executado o sistema é fundamental para os usuários (Cliente) terem uma boa experiência de uso da solução.

É muito importante ter esta decisão bem estruturada, com sua decisão formalizada para evitar futuros atritos por má performance do sistema.

Quando o ambiente é administrado pelo Cloud TOTVS, este cuidado se redobra porque o Cliente normalmente tem uma expectativa alta em relação à solução ter uma boa performance dentro da própria TOTVS.

Portanto, esta etapa deve ser bem definida no processo de Aprovação Interna da Proposta e na Passagem de Bastão com o Comercial.

Descrição das atividades:

• Se a solução do cliente estiver hospedada na TOTVS Cloud, Coordenador ou Gerente do Projeto deve entrar em contato com o time de Cloud para alinhamento do projeto e formalizar o documento de ambiente com o cliente. 
• Cloud Standard: [email protected]
• Cloud Prime: [email protected]

• NOTA: durante o período de implantação, o Coordenador ou Gerente do Projeto é o responsável no cliente por acompanhar as atividades do ambiente juntamente com a equipe de Cloud. Na comunidade de Cloud temos documentos específicos 

• Especialista de Infraestrutura conduz a análise do ambiente em conjunto com a TI do Cliente, produzindo o Check list ou Documento de Portabilidade (RM).
• Especialista pode, em função dos resultados da análise, propor mudanças para melhorar o ambiente (elaboração do documento de Estrutura de Sizing).

• NOTA: Registrar a negativa do Cliente, caso opte por não seguir as recomendações.

IMPORTANTE: a atividade de Sizing deve estar contemplada na Proposta Comercial para poder ser executada.

• TI Cliente deve avaliar a proposta de melhoria e formalizar uma decisão junto ao Comitê do Projeto e para o Gerente ou Coordenador Projeto (TOTVS).

NOTA: Registrar no cronograma o tempo de adequação da infraestrutura para controle de progresso e dependências.

O cronograma é uma forma extremamente visual de exibir o sequenciamento de atividades dentro de um projeto, permitindo que você verifique as interdependências de tarefas e consiga visualizar o caminho crítico, de maneira a ter controle efetivo e mitigar riscos de atraso. 

• NOTA: Importante ter visibilidade do progresso de outros cronogramas complementares para a gestão. 

Com isso, o Gerente do Projeto é capaz de medir o desempenho do projeto e realizar ações de correção ou antecipar eventuais problemas.

A comunicação do que fazer e para quem fazer no tempo certo, mostrando a correlação entre as atividades é um fator fundamental de sucesso.

A definição dos Marcos de Entrega e a composição dos entregáveis de cada marco deve ser realizada em conjunto com o cliente.

• NOTA: Importante considerar que cada fase do projeto pode conter quantos marcos forem necessários de acordo com o contexto de cada projeto. Um entregável como, por exemplo, “Realizar as Capacitações” que pertence a fase “Realização” pode ser definido como marco de entrega dependendo do contexto do seu projeto.

Descrição das atividades:

Gerente ou Coordenador do Projeto:

• Organiza os entregáveis, atividades e dependências, considerando os limites de prazos acordados para os Marcos
• Revisa o esforço com a equipe alocada no projeto e valida o compromisso dos profissionais em relação aos prazos

• Com o planejamento definido e os custos alocados, a margem de lucro do projeto é definida e comparada com a margem de lucro vendida é possível ter visão do resultado financeiro do projeto.
• Define os Marcos de entrega e faz os acordos com o cliente, ajustando no cronograma, quais serão os entregáveis que compõem cada Marco.

Sabemos que todo projeto é realizado por pessoas. Portanto, selecionar bem sua equipe e garantir minimamente um perfil adequado avaliando função, habilidade e disponibilidade é outro fator importante de sucesso do projeto.

Em caso de indisponibilidade, o RMO é responsável por indicar outras alternativas para substituição dos recursos, o que deve também ser bem alinhado com o Gerente ou Coordenador do Projeto, pois pode afetar custo, prazo e qualidade do projeto.

Descrição das atividades:

• Gerente ou Coordenador do Projeto:
  • Organiza os papéis definidos durante a Reunião de Passagem de Bastão
  • Solicita recursos ao RMO, de acordo com o planejado
• RMO confirma disponibilidades dos seus recursos ou informa alternativas para o Gerente ou Coordenador do Projeto avaliar (empréstimo de recurso de outras Unidades ou alocação de Terceiros), de forma a cumprir com as expectativas validadas, conforme segue:
  • Avalia conhecimento/experiência necessários
  • Avalia cargo e nível (em função do custo)
  • Avalia perfil geral para atendimento
  • Analisa locais de atendimento
  • Avalia coerência do escopo x demanda

Caso seja necessário a alocação de um Terceiro, o RMO terceiros deve ser envolvido, iniciando os processos para alocação de parceiros. 

• Gerente ou Coordenador de Projeto alinha com a equipe do projeto os papéis, metas e resultados esperados (Kick Off interno).

O Baseline é o acordo firmado entre as partes que demonstra todos os aspectos discutidos e tratados durante a preparação do projeto e é de fundamental importância que se estabeleça esta linha de base no Projeto.

Tendo esta linha de base firmada, todas as mudanças futuras deverão ser analisadas e seus impactos deverão ser aprovados para criar uma nova linha de base, com exceção do ajuste previsto após o desenho da solução.

Descrição das atividades:

Gerente ou Coordenador do Projeto valida o Plano geral do Projeto com o Cliente

Devemos tratar esta Reunião de Abertura como um evento inicial do Projeto, que de fato o será para muitas pessoas.

É um momento muito importante de alinhamento geral com todos os participantes que podem não ter tido acesso à estratégia, às mudanças que podem ocorrer, seus papéis como usuários-chave, etc.

Por esta razão é que se deve explorar bem o lado de ganhos esperados, oportunidades de visibilidade aos participantes, como fica a Organização após a implementação do sistema, validar o compromisso de todos com o projeto, etc.

Descrição das atividades:

• Gerente ou Coordenador do Projeto  

• Valida o Planejamento geral do Projeto com o Cliente
• Elabora a apresentação em conjunto com o Cliente, estabelecendo uma linha lógica e de engajamento
• Valida a apresentação de Boas Vindas do projeto - MIT024, com o Cliente

• Cliente organiza internamente o evento com apoio do Gerente ou Coordenador Projeto  
• Gerente ou Coordenador Projeto conduz a reunião com limites estabelecidos em conjunto com o Cliente, ou seja, com os papéis da apresentação bem definidos (ex. quem apresenta o objetivo e os benefícios normalmente é o Patrocinador).