Actividades

» Ejecución del prototipo

El objetivo de esta etapa es realizar un prototipo preliminar, basado en lo que se ha planteado, que ayude a validar con el cliente los requisitos y dar una noción de lo que está adquiriendo.
Este tipo de ceremonia colabora con el anticipo de desviaciones de entendimiento que suelen ser percibidas por el cliente en futuras etapas del proyecto.
El prototipo debe responder a las preguntas más importantes, así que mantenga el enfoque en esto y no en tener algo 100 % funcionando.
El esfuerzo de construcción y ejecución del prototipo debe ser adecuado según el contexto y el presupuesto de cada proyecto.

Descripción de actividades:

• Gerente o coordinador del proyecto organiza la ceremonia junto con el Comité (Cliente)

• Analista/especialista:

  • Organizan el itinerario basado en el alcance contratado y lo que se planteó.

  • Se aseguran de que el entorno definido para la ejecución del prototipo esté actualizado y sea funcional para garantizar la calidad de la ceremonia.

  • Presentan el prototipo para la validación de los requisitos.

Actividades

» Definición de los ciclos y escenarios de pruebas

El Guia de pruebas - MIT045 tiene el importante papel de guiar a los usuarios responsables de las pruebas para simular todos los procesos y sus respectivos escenarios variados para garantizar que la solución construida realmente cumpla con los requisitos y expectativas generales.
También es un buen momento para reafirmar el compromiso con los usuarios clave sobre su papel como responsables de la calidad de las pruebas y asegurarse de que están validando la entrega de un sistema que se utilizará en su rutina.

• NOTA: Algunos clientes todavía solicitan realizar esta etapa de validación en paralelo con las tareas diarias en un período determinado. Es importante resaltar que el itinerario estructurado es una mejor opción, ya que el período de prueba paralelo a la operación puede no contener todos los escenarios deseados en la solución, aumentando el riesgo de problemas posteriores al GO LIVE.

Descripción de actividades:

• Los usuarios clave (Cliente) organizan los procesos y diferentes escenarios para cubrir todas las variaciones de negocio insertadas en el contexto de la solución
  • NOTA: el equipo del proyecto TOTVS debe apoyar esta actividad guiando el rellenado del itinerario de pruebas, pero es responsabilidad del Cliente prepararlo
• Analista/especialista, gerente o coordinador del proyecto organizan, sobre los escenarios propuestos, los criterios y límites establecidos ya que realizarán la prueba integrada del sistema
  • NOTA: la Prueba Integrada del Sistema es el ciclo que asegura el correcto funcionamiento del sistema y suele tener un contenido más técnico, es decir, el sistema se ejecuta con todas las funcionalidades esperadas. Los valores y resultados esperados se calculan en la validación de entrega
• Gerente del proyecto (Cliente) valida con los usuarios clave el Guia de Pruebas - MIT045 y lo publica oficialmente como base de las pruebas por realizar.

Actividades

» Preparación de la capacitación

Es fundamental conocer los procesos del cliente según el alcance del proyecto para poder diseñar la solución considerando los cambios que se puedan producir.

Esta es una etapa en la que será necesario realizar algunos talleres y entrevistas y es fundamental que esto se dé de forma dirigida a lo contratado para no generar frustraciones a nuestros clientes.

TIP 1: Envíe el material de apoyo de la encuesta (cuestionarios) con anticipación para orientar al usuario clave y prepararlo mejor para el momento de la reunión de la encuesta.

TIP 2: Solicite con anticipación copias de modelos como informes, facturas y cualquier documento que pueda ayudar a entender los procesos.

Descripción de actividades:

• Los analistas/especialistas deben proporcionar la secuencia de trabajo y el contenido programático
• Los usuarios clave (Cliente) organizan el calendario, el contenido programático y los participantes de acuerdo con los procesos identificados en el Itinerario de Pruebas
• El equipo interno del Cliente organiza la infraestructura para que la capacitación pueda llevarse a cabo:
  • Lugar físico
  • Máquinas disponibles
  • Accesos (red)
  • Transporte/hospedaje
• El Comité de Proyectos aprueba el plan con infraestructura
• El Equipo del Proyecto lleva a cabo la comunicación de la capacitación, teniendo en cuenta todos los detalles mencionados anteriormente
• NOTA: es importante tener en cuenta en el plan de capacitación todas las restricciones impuestas por el tema de la infraestructura.

Actividades

» Definición de la conversión de datos e interfaces

Organizar de antemano cómo serán las cargas de datos es fundamental, ya que será posible percibir necesidades que generen esfuerzo adicional de construcción, ya sea en el ámbito técnico (desarrollo de rutinas de carga), como en el ámbito de negocio (para información registrada manualmente).
Otro aspecto muy importante en este momento es determinar quién es el responsable, el método, cuáles son los criterios de validación y las reglas de conversión.

Descripción de actividades:

• Analista/especialista y usuarios clave (Cliente) evalúan las necesidades de carga de datos para que la solución esté totalmente disponible, según la planificación. Los aspectos evaluados son:

  • Cuál dato/Ítem de conversión

  • Responsable de la extracción

  • ¿Habrá de/para? ¿Cómo se realizará?

  • Responsable de la carga

  • ¿Qué método (manual/rutina)?

  • Criterios de validación

  • Responsable de la validación

  • Los plazos deben incluirse en el cronograma

  • Gerente del proyecto (Cliente) aprueba el plan de carga e interfaces

Actividades

» Definición del backlog del producto, montaje y planificación de sprints y releases

Conducir una Sprint requiere mucha energía y concentración.

Antes de comenzar una Sprint, necesitará tener el equipo y los desafíos adecuados.
También necesitará tiempo y espacio para conducir su Sprint. Es decir, prepararse para aplicar este método es fundamental para el éxito final.
El tiempo establecido para cada Sprint debe ser adecuado para el contexto de cada proyecto. Idealmente de 2 a 4 semanas.

Descripción de actividades:

1. Definir el backlog del producto, con todos los requisitos de productos que se entregarán;
2. Definir los entregables de cada Sprint según el equipo disponible y el período definido para el sprint;

• La planificación de sprint puede involucrar al equipo del proyecto, si es necesario, para definir lo que es más importante para entregar primero teniendo en cuenta el valor agregado
  para el negocio.
• En el proceso de descripción detallada del backlog se deben tener en cuenta las características del producto y el alcance del proyecto.

3. Tener en cuenta que las entregas parciales se pueden agrupar por un conjunto de Sprints, denominado Release, para que pueda tener una validación parcial o entregar una funcionalidad o producto en producción.

Actividades

» Finalización de la fase y evaluación de Quality Gate 

Revisar todos los aspectos de la planificación general del Proyecto es esencial para reevaluar si realmente todos los puntos se han alineado, verificar si aún hay alguno pendiente, establecer un nuevo compromiso con el Comité, formalizar una nueva baseline y comunicar a las partes interesadas de todas las esferas.

• NOTA: A partir de este punto, cualquier cambio solicitado tendrá un impacto mayor que el que había ocurrido hasta este momento. Por lo tanto, se redobla el cuidado del análisis de impactos para cualquier nueva solicitud.

Descripción de actividades:

• Gerente o coordinador del proyecto:
  • Verifica la completitud de los entregables de la fase
  • Organiza la nueva información proveniente de la fase de Refinamiento.
  • En posesión de la información organizada, revisa los impactos analizados, las aprobaciones realizadas, la comunicación efectivamente realizada y actualiza la baseline del Proyecto
• Comité del Proyecto aprueba la planificación general
• Publicación de la Planificación Oficial

Activities

» Prototype execution

The objective of this stage is to produce a preliminary prototype, based on what was surveyed, which helps to validate the requirements with the customer and give a sense of what is being acquired.
This type of ceremony helps to anticipate deviations in understanding that are normally perceived by the customer in future stages of the project.
The prototype should answer the most important questions, so stay focused on that and not on having something that is fully functional.
The effort to build and execute the prototype must be adapted according to each project’s context and budget.

Description of activities:

• Project Manager or Coordinator organizes the ceremony along with the Committee (Customer)
• Analyst/Expert:
  • Organize the procedure based on the scope hired and what was surveyed
  • They make sure that the environment defined for the execution of the prototype is updated and functional to ensure the quality of the ceremony
  • Present the prototype for validation of requirements.

Activities

» Definition of test cycles and scenarios

The Test Script - TIM045 has the important role of guiding the users responsible for the tests to simulate all the processes and their respective varied scenarios to ensure that the solution built actually meets the overall requirements and expectations.

It is also a good time to reaffirm the commitment with key users about their role as those responsible for the quality of the tests and to ensure that they are validating the delivery of a system that will be used in their daily lives.

• NOTE: Some customers even request to perform this validation step in parallel with daily tasks for a given period. It is important to highlight that the structured procedure is a better option, since the test period parallel to the operation may not contain all the desired scenarios in the solution, increasing the risk of post-GO LIVE problems.

Description of activities:

• Key Users (Customer) organize the processes and different scenarios to cover all business variations inserted in the context of the solution
• NOTE: the TOTVS project team must support this activity by guiding the completion of the test procedure, but the Customer is responsible for its preparation
• Analyst/Expert, Project Manager or Coordinator organize, based on the proposed scenarios, the established criteria and limits of how they will perform the integrated system test
• NOTE: the Integrated System Test is the cycle that guarantees the proper functioning of the system and usually has a more technical content, i.e. the system is executed with all the features foreseen.
  The expected values and results are determined in the delivery validation
• Project Manager (Customer) validates the Test Script - TIM045 with key users and publishes it officially as the basis for the tests to be performed.

Activities

» Training Preparation

Organizing the Training in advance is essential to ensuring the effective participation of all those necessary to the process, in addition to ensuring that the necessary infrastructure will be ready for the scheduled dates.

NOTE: this task can be performed in parallel with the Test Script - TIM045 document , but experience shows that it is easier to organize training based on the defined Test Script - TIM045. However, it often occurs that the overall organization (infrastructure) needs to start early to ensure everyone’s availability (advance notice).

Description of activities:

• Analysts/Experts must provide the work sequence and scheduling content
• Key Users (Customer) organize the calendar, scheduling content and participants according to the processes identified in the Test Procedure
• The Customer’s internal team organizes the infrastructure so that the training can be conducted:
  • Physical location
  • Available machines
  • Access (network)
  • Transportation/accommodation
• Project Committee approves the infrastructure plan
• The Project team conducts the training communication, considering all the aforementioned details
• NOTE: it is important to consider all restrictions imposed by the infrastructure issue in the training plan.

Activities

» Definition of Data Conversion and Interfaces

Organizing in advance how data loads will be is fundamental, because it will be possible to perceive needs that generate additional construction effort, both in the technical scope (development of load routines), as well as in the business scope (for manually registered information).
Another very important aspect at this point is to determine the persons in charge, method, validation criteria and conversion rules.

Description of activities:

1. Analyst/Expert and Key Users (Customer) evaluate the data load needs so that the solution is fully
   available as planned. The aspects evaluated include:
   o Which data/Conversion item
   o Person in charge of the extraction
   o Will there be from/to? How will it be accomplished?
   o Person responsible for the load
   o Which method (manual/routine)?
   o Validation criteria
   o Person responsible for the validation
   o Deadlines must be included in the schedule
   o Project Manager (Customer) approves the load and interface plan

Activities

» Definition of the product backlog, assembly and planning of Sprints and Releases

Conducting a Sprint requires a lot of energy and focus.

Before starting a Sprint, you need to have the right team and challenges.
You will also need time and space to conduct your Sprint. In other words, preparing to apply this method is fundamental for its ultimate success.
The time set for each Sprint must be appropriate to the context of each project. Ideally from 2 to 4 weeks.

Description of activities:

1. Define the product backlog, with all product requirements to be delivered;
2. Define the deliverables for each Sprint according to the team available and the period defined for the sprint;

• Sprint planning can involve the project team, if necessary, to define what is most important to deliver first taking into account the value added to the business.
• In the process of detailing the backlog, the characteristics of the product and its scope must be taken into account.

3. Take into account that partial deliveries can be grouped into a set of Sprints, called a Release, so that it is possible to have partial validation or deliver a feature or product in production

Activities

» Stage completion and Quality Gate evaluation

Reviewing all aspects of the general Project Planning is essential to reassess whether all points have actually been aligned, check if there are any pending issues, establish a new commitment with the Committee, formalize a new baseline and notify Stakeholders from all spheres.

• NOTE: From this point on, any requested change will have a greater impact than what has occurred so far. Therefore, there is a need to carefully analyze the impacts of any new requests.

Description of activities:

• Project Manager or Coordinator:
  o Checks the completeness of stage deliverables
  o Organizes new information from the Refinement stage.
  o In possession of the organized information, reviews the impacts analyzed, the approvals made, the communication actually conducted and updates the Project baseline
• Project Committee approves general planning
• Publication of Official Planning