Actividades

» Gestión Integral de Cambios

El alcance de un Proyecto puede cambiar durante su implementación, debido a factores de ajuste en la estructura de procesos del cliente u otros factores económicos. 

Además de los cambios/ajustes al alcance, algunos clientes pueden solicitar el uso de su propia metodología en la implementación del proyecto, en sustitución de MIT (cuando se incluye en la propuesta comercial).  ,Para ello, debemos formalizar la no utilización o las adaptaciones necesarias a través de la Solicitud de Cambio - MIT031 ya que este cambio de alcance puede o no tener impacto en costo o tiempo y debe ser registrado.

NOTA: El Certificado de Finalización de Servicios - MIT062 es un documento obligatorio para formalizar el cierre del proyecto, incluso cuando exista una negativa formal a utilizar el MIT por parte del cliente, ya que está incluido en el contrato. 

También pueden darse casos en que el Proyecto ya no tenga sentido para el cliente o no tenga la adherencia estimada en la venta. 

En estos casos, el cliente puede desistir de la ejecución o parte del alcance contratado.

Descripción de actividades:

No uso de MIT o alteración/ajuste en el alcance:

• El Gerente o Coordinador del Proyecto formaliza con el cliente la no utilización de MIT o las adaptaciones necesarias a través de la Solicitud de Cambio - MIT031, firmada.

Retiro del proyecto o reducción de alcance:

• Con la Solicitud de Cambio - MIT031 firmada por el cliente, el Project Manager o Coordinador y el Project Portfolio Manager alinean la solicitud y deciden si sugerir una nueva negociación con el cliente o renunciar a la implementación del proyecto ;
• Con la decisión de desistir, el Gerente o Coordinador del Proyecto deberá enviar la Solicitud de Cambio a la PMO para que proceda con los arreglos contractuales de las facturaciones pendientes;
• PMO evalúa la demanda, cierra las cuotas pendientes de facturación en la herramienta de gestión de proyectos y comprueba si todos los servicios realizados ya han sido confirmados en el proyecto;

En los casos de desistimiento de la totalidad del proyecto, el Project Manager o Coordinador elabora también el Certificado de Terminación de Servicios - MIT062 formalizando las entregas realizadas hasta el momento.

Actividades

» Suspensión del Proyecto

Es fundamental registrar los motivos de una decisión de suspensión, así como evaluar e indicar las condiciones de retorno y los impactos probables que puedan existir, para mantener la visibilidad y transparencia con nuestro Cliente.

Descripción de actividades:

• El gerente o coordinador del proyecto organiza la información y prepara el material de Suspensión del Proyecto
• El Comité evalúa el escenario y las condiciones, así como algunas actividades que deben realizarse en este período de suspensión. Si está de acuerdo, aprueba el Término de Validación - MIT010 (Término de Suspensión de Proyecto)
• Con la Suspensión del Proyecto, el Proyecto en la herramienta de gestión de proyectos deberá estar suspendido para nuevos apuntamientos, replanificación y generación de ingresos
• NOTA: al reanudar el proyecto, el gerente o coordinador del proyecto debe encaminar un Acta de Reunión con las definiciones de retorno del proyecto para que PMO libere el bloqueo.

Actividades

» Actualización de documentación del proyecto

Toda la documentación digital del proyecto debe mantenerse en la carpeta oficial del proyecto en los

repositorios de documentos actuales.

• NOTA (unidades propias): Para cumplir con las certificaciones ISO y de Seguridad de la Información Corporativa, todos
  los documentos de uso corporativo deben guardarse en repositorios TOTVS oficiales y actuales en la nube
  y nunca guardarse en el propio equipo.

Documentos físicos

Los documentos de formalización con el cliente, firmados, aunque estén digitalizados, deben ser almacenados físicamente, según las definiciones del área CST - Archivo Central.

Lista de los principales documentos de formalización de MIT Digital:

- Diagrama de proceso - MIT041
- Plazo de validación (hito / entrega, aprobación, puesta en marcha y suspensión) - MIT010
- Solicitud de cambio - MIT031
- Certificado de finalización de servicios - MIT062

* Para consultar todos los documentos de formalización digital del MIT, acceda a la Guía de Plantillas a continuación, columna (forma de aceptación), contienen la información “Firma electrónica o física”.

- Guía de plantillas: Accede aquí.

- Pautas de temporalidad para la documentación del Proyecto de Servicio, firmadas físicamente:

Los documentos físicos de formalización del proyecto deben archivarse durante 5 años y 6 meses después de formalizar el cierre o cancelación del proyecto.

Orientación para unidades propias: La Servicios Jurídicos – Archivo Central se encarga de la custodia, logística, control de tiempos y gestión de
las cajas con el proveedor contratado, así como de emitir la OS - Orden de Servicio e informes con el flujo de entrada, disponibilidad, retirada y depuración de las cajas.
Las áreas de la Compañía son las responsables del contenido, la gestión, la organización de los
documentos, la catalogación, así como la dirección de las cajas al Servicios Jurídicos – Archivo Central.

Para obtener más detalles y orientación, visite:

PI-CSTJUR-03 - Gestão de Arquivos:
https://fluig.totvs.com/portal/p/10097/ecmnavigation?app_ecm_navigation_doc=9306827

FAQ - Central de Arquivos: https://fluig.totvs.com/portal/p/10097/ecmnavigation

Documentos digitales

- Documentos en tiempo de ejecución del proyecto: Deben ser utilizados y almacenados en el Google Drive corporativo, según la siguiente taxonomía:
Las carpetas de proyectos en Google Drive deben seguir la siguiente estructura:
NOMBRE DEL CLIENTE (MAYÚSCULAS)
CÓDIGO DE PROYECTO - NOMBRE DEL PROYECTO (LETRAS MAYÚSCULAS)

Crear y organizar subcarpetas
Después de crear la carpeta del proyecto en la unidad de Google, el CP debe organizar una estructura de
seis (06) subcarpetas, para que durante el proyecto, los artefactos se muevan o generen, de acuerdo con la siguiente estructura:

00 - COMERCIAL
01 - FASE DE PREPARACIÓN
02 - FASE DE REFINADO
03 - FASE DE LOGRO
04 - FASE DE FUNCIONAMIENTO
MONITOREAR Y CONTROLAR

El CP debe compartir la carpeta del proyecto con su equipo y administrar el acceso, que puede ser por Carpeta, Subcarpeta o Documento / Archivo.

Organizar artefactos / documentos
Los artefactos / documentos deben ser utilizados / creados de acuerdo a la demanda y fases del proyecto, y deben ser movidos a sus respectivas subcarpetas, siguiendo el modelo propuesto a través de la siguiente estructura (Subcarpetas X Artefactos):

00 - COMERCIAL

- Hoja de trabajo de precios
- Propuesta comercial
- Otros documentos relacionados con la etapa comercial.

01 - FASE DE PREPARACIÓN

- Guía de bienvenida
- Otros documentos relacionados con la etapa de preparación / planificación, como horarios, actas, etc.

02 - FASE DE REFINADO

- Diagrama de proceso
- Otros documentos relacionados con la etapa de perfeccionamiento y detalle de requisitos, como plantillas y modelos de clientes;

03 - FASE DE LOGRO

-Actividad pendiente
- Retrospectiva y lista de trabajos pendientes
- Plan de reestructuración
- Guía de prueba
- Procedimiento de Capacitación
- Otros documentos relacionados con la etapa de realización.

04 - FASE DE FUNCIONAMIENTO

- Certificado de finalización del servicio
- Otros documentos relacionados con la etapa de operación y finalización del proyecto.

MONITOREAR Y CONTROLAR

- Plan de riesgo o cambio
- Otros documentos que se ajustan al concepto de gestión de proyectos;

Nomenclatura de artefactos / documentos
Los artefactos deben nombrarse de acuerdo con la siguiente estructura:
"Nombre del documento - cliente - complemento"
Ejemplo: Acta de reunión - cliente XXX - 01-08-2020

* Para documentos generados por módulos, el complemento de nombre debe ser el “nombre del módulo +
nombre del producto”.
Ejemplo: Diagrama de proceso - cliente XXXX - Nómina - Protheus

- Fin de las Fases del Proyecto: Una vez finalizada cada fase del proyecto, todos los documentos de formalización, firmados por el cliente, deben almacenarse en la carpeta del proyecto. Para unidades propias el repositorio es FLUIG.

Orientación para unidades propias: La creación del repositorio de proyectos en FLUIG la realiza PMO CST. El enlace de la carpeta se almacena en el campo "Proyecto TND" del proyecto en el PSA.

El repositorio se encuentra en la comunidad de Aceleradores e Boas Práticas de Serviços (Framework de Servicios), a lo largo del camino:
Documentos => Documentación del proyecto (MIT) => Carpeta con el nombre del cliente y el código en orden alfabético => Carpeta con el código y el nombre del proyecto.

Descripción de actividades:

• El gerente o coordinador de proyectos crea la carpeta del proyecto en Google Drive y la comparte con el equipo.
• El equipo del proyecto genera y mantiene actualizados los documentos del proyecto en el repositorio.
• Project Manager o Coordinador, una vez finalizada cada fase, guarda los documentos de formalización con el cliente en la carpeta del proyecto en el repositorio de documentos compartido (PDF y Editable). Para unidades propias el repositorio es FLUIG. 
• NOTA 1: Esta actividad es recurrente y debe ocurrir cada vez que se crea o cambia un documento.
• NOTA 2: Insertar etiquetas para facilitar la búsqueda (Segmentos, Nombre del documento con código (MIT, Producto, Módulo).
• NOTA 3: En los datos del proyecto en la herramienta de gestión de proyectos, debe contener la dirección del repositorio de documentos del proyecto.

Actividades

- Reunión de informe de estado

- Reunión interna de TOTVS (Kickoff interno)

» Reunión de informe de estado

La realización periódica de la reunión del Informe de Estado con el cliente es fundamental para la
comunicación, evaluación del avance del proyecto y definición de acciones que requieren decisión por
parte del comité ejecutivo del proyecto.

Descripción de actividades:

• El Gerente o Coordinador del Proyecto organiza la información, prepara el material del Informe de Estado - MIT008 o la versión abreviada Informe de Estado - Informe de una página - MIT007 y lo presenta en la reunión del Informe de Estado del proyecto al comité.

» Reunión interna de TOTVS (Kickoff interno)

La reunión interna de kickoff es una reunión inicial e interna con el equipo del proyecto TOTVS, que tiene como objetivo alinear el trabajo para que actúen de manera integrada en todo el proyecto.

La reunión de iteración, por otro lado, es para el seguimiento del sprint, donde se verifica su progreso y se actualizan los artefactos del proyecto.

La recurrencia de la reunión se puede definir según el contexto de cada proyecto y se puede realizar con todo el equipo del proyecto con o sin la participación del Coordinador o Project Manager.

Descripción de actividades:

Reunión de lanzamiento interna:
El Project Manager o Coordinador organiza la información, prepara el material de Kickoff Interno -
MA080 y lo presenta al equipo durante la reunión de Kickoff Interna.

Reunión de iteración:
El equipo del proyecto se reúne para verificar el progreso de los sprints del proyecto, si hay algún
impedimento y luego actualizar los artefactos del proyecto.

Activities

» Integral Management of Changes 

The scope of a Project may change during its implementation, due to adjustment factors in the client's process structure or other economic factors. 

In addition to changes/adjustments to the scope, some clients may request the use of their own methodology in the implementation of the project, replacing MIT (when included in the commercial proposal).  ,For this, we must formalize the non-use or the necessary adaptations through the Change Request - MIT031as this change in scope may or may not have an impact on cost or time and needs to be registered.

NOTE: The Certificate of Completion of Services - MIT062 is a mandatory document to formalize the closure of the project, even when there is a formal refusal to use the MIT by the client, as it is included in the contract. 

There may also be cases where the Project no longer makes sense to the customer or does not have the estimated adherence in the sale. 

In these cases, the customer can give up the implementation or part of the contracted scope.

Description of activities:

Non-use of MIT or alteration/adjustment in the scope:

• Manager or Project Coordinator formalizes with the client the non-use of MIT or the necessary adaptations through the Request for Change - MIT031, signed.

Withdrawal from the project or scope reduction:

• With the Request for Change - MIT031 signed by the client, the Project Manager or Coordinator and the Project Portfolio Manager align the request and decide whether to suggest a new negotiation with the client or to give up project implementation ;
• With the decision to withdraw, the Project Manager or Coordinator must send the Change Request to the PMO so that it can proceed with the contractual arrangements for any pending billings;
• PMO evaluates the demand, closes pending billing installments in the project management tool and checks whether all services performed have already been confirmed in the project;

In cases of withdrawal from the entire project, the Project Manager or Coordinator also prepares the Certificate of Completion of Services - MIT062 formalizing the deliveries made so far.

Activities

» Project Suspension

It is essential to record the reasons for a suspension decision, as well as to evaluate and indicate the conditions of return and probable impacts that may exist, in order to maintain visibility and transparency with our Customer.

Description of activities:

• Project Manager or Coordinator organizes information and prepares the Project Suspension material Committee evaluates the scenario and conditions, as well as some activities that must be carried out during this suspension period. Once in agreement, it approves the Validation Statement – TIM010 (Project Suspension Statement)
• With the Project Suspension, the Project in the project management tool should be suspended for new annotations, redesign and revenue generation

• NOTE: upon resumption of the project, the Project Manager or Coordinator must submit Meeting Minutes with the definitions of the project return for the PMO to release the blockage.

Activities

» Project Documentation Update

All digital project documentation must be kept in the official project folder in the current document repositories.

• NOTE (own units): To be in compliance with Corporate Information Security and ISO certifications, all documents
  for corporate use must be saved in current, official TOTVS cloud repositories and never saved on the
  equipment itself.

Physical documents

The formalization documents with the client, signed, even if digitized, must be physically stored, according to the definitions of the Legal Services – Central Archive.

List of MIT Digital's main formalization documents:

- Process Diagram - TIM041

- Statement of Validation (Milestone/Delivery, Ratification, Go Live and Suspension) - TIM010

- Change Request - TIM031

- Service Completion Certificate - TIM062

* To consult all MIT Digital formalization documents, access the Template Guide below, column (form
of acceptance), they contain the information “Electronic or physical signature”.

- Template Guide: Access here.

- Temporality guidelines for Service Project documentation, physically signed:

- Physical project formalization documents must be filed for 5 years and 6 months after formalizing the project's closure or cancellation.

Guidance for own units:
The Legal Services – Central Archive cell is responsible for the safekeeping, logistics, timing control and management of the boxes with the contracted supplier, as well as for issuing the OS - Service Order and reports with the flow of entry, availability, removal and purging of the boxes. .
The Company's areas are responsible for the content, management, organization of documents, cataloging, as well as directing the boxes to the Legal Services – Central Archive.

For more details and guidance visit:
PI-CSTJUR-03 - Gestão de Arquivos:
https://fluig.totvs.com/portal/p/10097/ecmnavigation?app_ecm_navigation_doc=9306827
FAQ - Central de Arquivos: https://fluig.totvs.com/portal/p/10097/ecmnavigation

Digital Documents

- Documents at project execution time:
They must be used and stored in the corporate Google  drive, according to the following taxonomy:
Project folders in Google Drive should follow the following structure:

CUSTOMER'S NAME (CAPITAL LETTERS)

PROJECT CODE - PROJECT NAME (CAPITAL LETTERS)

Creating and organizing subfolders

After creating the project folder on the Google drive, the CP must organize a structure of six (06)
subfolders, so that during the project, the artifacts are moved or generated, according to the following
structure:

00 - COMMERCIAL
01 - PREPARATION PHASE
02 - REFINING PHASE
03 - ACHIEVEMENT PHASE
04 - OPERATION PHASE
MONITORING AND CONTROL

The CP must share the project folder with his team and manage access, which can be by Folder, Subfolder
or Document / File.

Organizing artifacts / documents
The artifacts / documents must be used / created according to the project's demand and phases, and must be moved to their respective subfolders, following the model proposed through the following structure (Subfolders X Artifacts):

00 - COMMERCIAL

- Pricing
- Commercial Proposal
- Other documents related to the commercial stage.

01 - PREPARATION PHASE

- Welcome Guide – TIM024
- Other documents related to the preparation / planning stage, such as schedules, minutes, etc.

02 - REFINING PHASE

- Process Diagram – TIM041
- Other documents related to the stage of refinement and detailing of requirements, such as templates and client models;

03 - ACHIEVEMENT PHASE

- Activity backlog – TIM022
- Project Monitoring and Control - TIM013
- Turn and Rollback Plan - TIM054
- Test Script – TIM045
- Training Script - TIM037
- Other documents related to the realization stage.

04 - OPERATION PHASE

- Service Completion Certificate – TIM062
- Other documents related to the stage of operation and completion of the project.

MONITORING AND CONTROL

- Project Monitoring and Control - TIM013
- Other documents that fit the concept of project management;

Nomenclature of artifacts / documents

Artifacts should be named according to the following structure:

“Document name - customer - complement”

Example: Minutes of meeting - client XXX - 01-08-2020

* For documents generated by modules, the name complement must be the “module name + product
name”.

Example: Process Diagram - client XXXX - Payroll - Protheus

- End of Project Phases:

After the end of each phase of the project, all formalization documents, signed by the client, must be stored in the project folder. For own units the repository is FLUIG

Guidance for own units:
The creation of the project repository in FLUIG is carried out by PMO CST. The folder link is stored in the project's “TND Project” field in the PSA.

The repository is located in the Aceleradores e Boas Práticas de Serviços (Services Framework) community, along the way:

Documents => Project Documentation (MITs) => Folder with the client's name and code in alphabetical order => Folder with code and name of the project.

Description of activities:

• Project Manager or Coordinator creates project folder on Google Drive TOTVS and shares it with the team
• Project team generates and keeps project documents up to date in the repository.
• Project Manager or Coordinator, after the end of each phase, saves the formalization documents with the client in the project folder in the shared document repository (PDF and Editable). For own units the repository is FLUIG
• NOTE 1: This activity is recurrent and must occur whenever a document is created or changed.
• NOTE 2: Insert labels to facilitate the search (Segments, Document name with MIT code, Product, Module)
• NOTE 3: In the project data in the project management tool, it must contain the address of the project's document repository.

Activities - Status Report Meeting

- TOTVS Internal Meeting (Kickoff interno)

» Status Report Meeting

Periodically holding the Status Report meeting with the client is essential for communication, evaluation
of the project's progress and definition of actions that require decision by the project's executive committee

Description of activities:

• Project Manager or Coordinator organizes the information, prepares the Status Report - MIT008 material or the Status Report - One Page Report - MIT007 abbreviated version, and presents it at the project's Status Report meeting to the committee.

» TOTVS Internal Meeting (Kickoff interno)

The internal kickoff meeting is an initial and internal meeting with the TOTVS project team, which aims to align the work so that they act in an integrated manner throughout the project.
The iteration meeting, on the other hand, is for sprint follow-up, where its progress is checked and project
artifacts are updated.

The recurrence of the meeting can be defined according to the context of each project and can be held with
the entire project team with or without the participation of the Project Coordinator or Manager.

Description of activities:

Internal Kickoff Meeting:
Project Manager or Coordinator organizes the information, prepares the Internal Kickoff – MA080 material and presents it to the team during the Internal Kickoff meeting.

Iteration Meeting:

The project team meets to check the progress of the project sprints, if there are any impediments and later update the project artifacts.