Histórico da Página
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Índice
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Hablando de documento...
Documentos son todos los archivos publicados
Hablando de documento...
Documentos son todos los archivos publicados por el usuario. Pueden ser archivos de texto, imágenes, planillas, vídeos, etc.
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Se puede crear un documento con el fin de presentar la Política de uso de la empresa. Y, como recurso adicional, un Plataforma ❙ Acuerdo de consentimiento para ser aceptado por todos los usuarios que acceden a la plataforma. |
Ver documento
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01. Localice y active el nombre del documento que desea visualizar.
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| Cuando se visualiza el documento se pueden efectuar algunas acciones, tales como, ver sus propiedades, ver su información social, copiar su enlace, entre otras opciones. Puede obtener más información en Visualizar Visualización del documento.. |
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Cargar archivos
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Para realizar esta acción, el usuario debe tener permiso de grabación en el lugar elegido.
01. En la carpeta que desea crear el documento, active Cargar archivos, situado en la barra de acciones de la parte superior izquierda de la ventana.
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| Painel |
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Al confirmar la acción, el documento se creará en la navegación, siempre que el usuario posea permiso de grabación en el lugar elegido. Es posible acompañar el progreso de la publicación en la parte inferior de la ventana. Para visualizar los detalles del proceso, accionar la flecha ubicada en la esquina superior derecha de la ventana de progreso. Para anular el upload de un documento, basta activar la opción Anular, ubicada al lado del nombre del documento, o Anular todos, ubicada al lado del recuadro que muestra el progreso del upload, si se está creando más de un documento. Si surgen inconsistencias durante el upload, es posible activar la opción Ver detalles y verificar la descripción de lo ocurrido. |
Incluir documento – drag and drop
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Para realizar esta acción, el usuario debe tener permiso de grabación en el lugar elegido. La opción de creación de documentos arrastrar y soltar (drag and drop) puede ser limitada por el navegador utilizado. Puede obtener información sobre los recursos soportados por cada navegador en Compatibilidad de navegadores para Drag and Drop de archivos.
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| Painel |
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Cuando el documento se suelta en el lugar indicado, se inicia el proceso de upload y publicación, siempre que el usuario posea por lo menos un perfil de grabación. En la parte inferior de la ventana, se puede seguir el progreso de la publicación. La opción Anular Todos permite abortar la creación del nuevo documento. Para visualizar los detalles del proceso, active la flecha ubicada en la esquina superior derecha de la ventana de progreso. Si surgen inconsistencias durante el upload, puede activar la opción Ver detalles y verificar la descripción de lo ocurrido. |
Incluir documento - avanzado
01. En el lugar en donde desea crear el documento, active Nuevo, localizado en la barra de acciones de la parte superior izquierda de la ventana.
02. Active Documento avanzado.
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| Al activar esta opción, aparece la ventana en donde se puede incluir un documento en el modo avanzado, o sea, que permite definir las propiedades del documento. |
03. Introduzca una descripción que identifique el documento nuevo.
04. En la pestaña Archivos de publicación, seleccionar el documento a ser publicado.
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Active Escolher arquivos para seleccionar un documento de la estación de trabajo, o Copiar archivo de ECM para seleccionar un documento que ya esté publicado en la plataforma. Esta pestaña permite efectuar la transferencia del documento a partir de una estación de trabajo para la plataforma. Esta transferencia se denomina upload y es necesaria porque para publicar un documento, primero debe grabarse en el área destinada a los archivos a ser publicados. Aunque sea un directorio único determinado en los Parámetros generales, la plataforma crea automáticamente en este directorio, un área de upload para cada usuario. Esta definición le permite a cada usuario visualizar solo los documentos existentes en su área de upload. Buscar y seleccionar el documento a ser publicado. Si hay más de un archivo, seleccione el archivo que será el principal e indique cuáles van a ser sus adjuntos. Si lo desea, marque Limpiar directorio de upload al publicar. Cuando está marcado, significa que los archivos que están en el directorio de upload se eliminarán al concluir la publicación del documento. |
05. Active la pestaña Información general y introduzca la información solicitada.
ocurrido. |
Incluir documento - avanzado
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Para realizar esta acción, el usuario debe tener permiso de grabación en el lugar elegido.
01. En el lugar en donde desea crear el documento, active Nuevo, localizado en la barra de acciones de la parte superior izquierda de la ventana.
02. Active Documento avanzado.
| Painel |
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| Al activar esta opción, aparece la ventana en donde se puede incluir un documento en el modo avanzado, o sea, que permite definir las propiedades del documento. |
03. Introduzca una descripción que identifique el documento nuevo.
04. En la pestaña Archivos de publicación, seleccionar el documento a ser publicado.
| Painel |
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Active Escolher arquivos para seleccionar un documento de la estación de trabajo, o Copiar archivo de ECM para seleccionar un documento que ya esté publicado en la plataforma. Esta pestaña permite efectuar la transferencia del documento a partir de una estación de trabajo para la plataforma. Esta transferencia se denomina upload y es necesaria porque para publicar un documento, primero debe grabarse en el área destinada a los archivos a ser publicados. Aunque sea un directorio único determinado en los Parámetros generales, la plataforma crea automáticamente en este directorio, un área de upload para cada usuario. Esta definición le permite a cada usuario visualizar solo los documentos existentes en su área de upload. Buscar y seleccionar el documento a ser publicado. Si hay más de un archivo, seleccione el archivo que será el principal e indique cuáles van a ser sus adjuntos. Si lo desea, marque Limpiar directorio de upload al publicar. Cuando está marcado, significa que los archivos que están en el directorio de upload se eliminarán al concluir la publicación del documento. |
05. Active la pestaña Información general y introduzca la información solicitada.
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La mayor parte de la información requisitada en esta pestaña es común en todos los documentos, por lo que se puede comprobar en la documentación del Plataforma ❙ Propiedades del documento |
| Painel |
Puede obtener más información en Documento avanzado. ¿Permite download e impresión? ¿Actualiza propiedades de copia controlada? ¿Utiliza visualizador interno? Campos personalizados |
06. Active la pestaña Documentos relacionados.
| Painel |
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Esta pestaña permite relacionar un documento ya publicado en la plataforma con otro documento que está siendo publicado.
Cuando exista un documento relacionado, el usuario puede acceder a las propiedades por medio del botón Acciones del documento > Visualizar propiedades. De esta manera, en el área Lista de documentos relacionados, podrá hacer clic en el documento en cuestión y verlo. |
07. Active la pestaña Aprobación y defina los criterios para la aprobación del documento.
| Painel |
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| Esta pestaña solo aparece si la carpeta en donde se está creando el documento no tiene criterios de aprobación. Se puede obtener más información a cerca del procedimiento en Definir criterios de aprobación para carpeta o para documento. |
08. Active la pestaña Seguridad y defina los criterios para la seguridad del documento.
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| Se puede obtener más información a cerca del procedimiento en Plataforma ❙ Definir criterios de seguridad para carpeta o para documento. |
09. Active Confirmar.
Solicitar permiso adicional en el documento
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Esta opción solo se presenta a los usuarios que no son administradores.
01. Localice el documento para el cual desea solicitar permisos adicionales.
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| Al activar esta opción aparece la ventana en donde se puede solicitar permisos adicionales para el documento. Puede obtener más información en Plataforma ❙ Solicitar permiso en carpeta o en documento. |
Visualizar adjuntos del documento
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01. Localice el documento del que desea visualizar los adjuntos.
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| Painel |
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| Cuando se activa esta opción, aparece la ventana en donde se pueden visualizar los adjuntos del documento. Se puede obtener más información en Visualización de adjuntos de documento. |
Definir prioridad para
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documento
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Para realizar esta acción, es necesario que se esté mostrando la columna Prioridad. Si no es así, verifique el ítem Ver prioridad del contenido de la carpeta.
01. Localice el documento para el cual desea definir prioridad.
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03. Introduzca una prioridad numérica para la carpeta o para el documento y presione la tecla Enter en el teclado.
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La priorización de carpetas o de documentos se utiliza exclusivamente para ordenarlos por prioridad en la navegación de documentos. Se puede definir prioridad para todos los tipos de documentos que permiten ser publicados. Para visualizar el contenido de una carpeta, ordenado por su prioridad, solo haga clic sobre la columna Prioridad. |
Efectuar acción social para documento
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Para realizar esta acción, el usuario debe tener permiso de lectura en el lugar elegido.
01. Localice el documento para el cual desea efectuar una acción social.
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| Se puede obtener más información a cerca de las acciones sociales que se pueden efectuar para un documento en la navegación de documentos en Plataforma ❙ Apoyar carpeta o documento, Plataforma ❙ Comentar en carpeta o en documento y Plataforma ❙ Compartir carpeta o documento. |
Hacer el seguimiento del documento
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No es posible monitorear carpetas y ni formularios, por lo que no se puede realizar esta acción para el contenido existente en la carpeta raíz.
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| Painel |
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| Se puede obtener más información sobre el recurso Seguir en Hacer el seguimiento del Plataforma ❙ Seguir documento. |
Definir documento como favorito
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01. Localice el documento que desea definir como favorito.
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| Se puede obtener más información sobre el recurso Favoritos en Plataforma ❙ Definir carpeta o documento como favorito. |
Renombrar
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documento
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Para realizar esta acción, el usuario debe tener permiso de modificación en el lugar elegido.
01. Localice el documento que desea renombrar.
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| Cuando se activa esta opción, aparece la ventana en donde se puede renombrar el documento. Recuerde que un documento puede ser de varios tipos, tales como, un archivo de extensión soportada en la plataforma, un artículo, un documento externo, entre otros. Cuando se trata de un archivo, está permitido modificar solo el nombre del archivo, pero no su extensión. |
Actualizar archivo físico del documento
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01. Busque y seleccione el documento para el cual se actualizará el archivo físico.
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| Al activar esta opción, aparece la ventana en la que se puede actualizar el archivo físico del documento. Puede obtener más información en Actualizar archivo físico del documento. |
Editar contenido del documento
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01. Localice el documento del que desea editar el contenido.
02. Active 
Más opciones, ubicado a la derecha del nombre del documento.
03. Active Editar contenido.
04. En el mensaje que aparece, activar Sí para realizar el check-out del documento.
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Para editar el documento es necesario realizar el check-out, de lo contrario no se permite cambiar su contenido. Puede obtener más información en Efectuar check-out del documento. Al confirmar el check-out del documento, se puede elegir el aplicativo en donde se editará el documento. Puede obtener más información en Editar contenido de documento. Si el recurso Edición colaborativa está activo en la plataforma, el mensaje presentado exhibe dos opciones de edición. Para continuar con la edición tradicional, active Webdav. Si desea utilizar el recurso de edición colaborativa, active Google Drive. |
Efectúe download del documento
01. Localice el documento del que desea efectuar download.
02. Active Más opciones, ubicado a la derecha del nombre del documento.
03. Active Download.
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La opción Download también está disponible en Más, ubicado en la barra de acciones de la parte superior izquierda de la ventana. Cuando se activa esta opción, aparece un mensaje de confirmación con respecto al download. Más información sobre el download y donde se encuentra el documento descargado puede obtenerse en Hacer download de carpeta o de documento. |
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la derecha del nombre del documento.
03. Active Editar contenido.
04. En el mensaje que aparece, activar Sí para realizar el check-out del documento.
| Painel |
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Para editar el documento es necesario realizar el check-out, de lo contrario no se permite cambiar su contenido. Puede obtener más información en Plataforma ❙ Efectuar check-out del documento. Al confirmar el check-out del documento, se puede elegir el aplicativo en donde se editará el documento. Puede obtener más información en Editar contenido de documento. Si el recurso Edición colaborativa está activo en la plataforma, el mensaje presentado exhibe dos opciones de edición. Para continuar con la edición tradicional, active Webdav. Si desea utilizar el recurso de edición colaborativa, active Google Drive. |
Efectúe download del documento
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01. Localice el documento del que desea editar las propiedadesefectuar download.
02. Active Más opciones, ubicado a la derecha del nombre del documento.
03. Active Propiedades Download.
| Painel |
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Cuando se activa esta opción, aparece la ventana en donde se pueden editar las propiedades del documento. Puede obtener más información en Documento.. Durante la edición de un documento se muestra en un nuevo campo en esta ficha: Control de Versiones
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04. Editar las propiedades deseadas.
05. Active Confirmar.
Restaurar versión del documento
01. Localice el documento del que desea restaurar una versión antigua.
La opción Download también está disponible en Más, ubicado en la barra de acciones de la parte superior izquierda de la ventana. Cuando se activa esta opción, aparece un mensaje de confirmación con respecto al download. Más información sobre el download y donde se encuentra el documento descargado puede obtenerse en Plataforma ❙ Realizar download de carpeta o documento. |
Editar propiedades del documento
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01. Localice el documento del que desea editar las propiedades.
02. Active Más opciones, ubicado a la derecha del nombre del documento.
03. Active Propiedades.
04. Editar las propiedades deseadas.
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Cuando se activa esta opción, aparece la ventana en donde se pueden editar las propiedades del documento. La mayor parte de la información requisitada en esta pestaña es común en todos los documentos, por lo que se puede comprobar en la documentación del Plataforma ❙ Propiedades del documento. |
05. Active Confirmar.
Restaurar versión del documento
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01. Localice el documento del que desea restaurar una versión antigua.
02. Active Más opciones, ubicado a la derecha del nombre del documento.
03. Active Propiedades.
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| Cuando se activa esta opción, aparece la ventana en donde se puede restaurar una versión antigua del documento. Puede obtener más información en Restaurar versión de documento. |
Agregar complementos al documento
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01. Localice el documento que desea complementar.
02. Seleccione «Más opciones»02. Active Más opciones, ubicado a la derecha del nombre del documento.
03. Active PropiedadesSeleccionar Agregar complementos.
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| Cuando se activa esta opción, aparece la ventana en donde se puede restaurar una versión antigua del documento Al activar esta opción, se muestra el visor integrado, donde puede incluir anotaciones y franjas de bloqueo de contenido, resaltar textos y realizar otras acciones. Puede obtener más información en Restaurar versión de documento |
Copiar documento
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01. Localice y seleccione el documento que desea copiar en otro lugar.
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| Puede obtener más información sobre cómo finalizar esta acción en Plataforma ❙ Copiar y pegar carpeta o documento. |
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Cortar documento
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01. Localice y seleccione el documento que desea recortar en otro lugar.
02. Active Recortar Cortar, ubicado en la barra de acciones de la parte superior izquierda de la ventana.
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| Puede encontrar más información sobre cómo finalizar esta acción en Plataforma ❙ Recortar y pegar carpeta o documento. |
Reflejar documento
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01. Localice y seleccione el documento del cual desea crear un documento replicado.
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| Cuando se activa esta opción, aparece la ventana en donde se puede concluir la creación de un documento replicado del documento. Puede obtener más información en Replicar Plataforma ❙ Reflejar documento. |
Imprimir copia controlada del documento
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01. Busque y seleccione el documento que desea imprimir una copia controlada.
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| Cuando se activa esta opción, aparece la ventana en donde se puede imprimir una copia controlada del documento. Puede obtener más información en Plataforma ❙ Imprimir copia controlada de documento. |
Eliminar documento
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01. Localice y seleccione el documento que desea eliminar.
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| Cuando se activa esta opción, aparece un mensaje informando que se ha eliminado el documento. Sin embargo, él solo se elimina de la estructura de la navegación de documentos, pero permanece en la Papelera de reciclaje. Cuando el Plataforma ❙ Control de cuotas está activo, el espacio ocupado por el documento en la carpeta se liberará solo cuando este se elimine de la papelera de reciclaje. Más información sobre cómo restaurar o eliminar el documento definitivamente de la plataforma puede encontrarse en Plataforma ❙ Papelera de reciclaje. |
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