Índice

Hablando de documento externo...

Un documento externo es la publicación de un link de acceso externo a la plataforma, con las mismas propiedades que un documento común, pero se necesita informar una URL de acceso externo.

Cuando se utiliza el protocolo de transferencia HTTPS (Hyper Text Transfer Protocol Secure), solamente es posible incluir documentos externos que direccionen hacia un lugar que también utilice ese protocolo.

Crear documento externo

^{Para realizar esta acción, el usuario debe tener permiso de grabación en el lugar elegido.}

01. En el lugar en donde desea crear la carpeta, active Nuevo.

02. Seleccione la opción Documento externo.

03. Inserte una descripción del documento externo.

04. En la pestaña Información general, introduzca la información solicitada.

05. Active la pestaña Documentos relacionados.

06. Active la pestaña Aprobación y defina los criterios para la aprobación del documento externo.

07. Active la pestaña Seguridad y defina los criterios para la seguridad del documento externo, si así lo desea.

08. Active Guardar.

Visualizar documento externo

01. Localice y active el nombre del documento externo que desea visualizar.

02. Visualice su contenido.

Solicitar permiso adicional en documento externo

^{Esta opción solo se presenta a los usuarios que no son administradores.}

01. Localice el documento externo para el cual desea solicitar permisos adicionales.

02. Posicione el mouse sobre el nombre del documento externo.

03. Active Solicitar permisos adicionales, ubicado en el recuadro que muestra la información general del documento externo.

Definir prioridad para documento externo

^{Para realizar esta acción, es necesario que se esté mostrando la columna Prioridad. Si no es así, verifique el ítem Ver prioridad del contenido de la carpeta.}

01. Localice el documento externo para el cual desea definir prioridad.

02. En la columna Prioridad haga clic sobre el espacio correspondiente a la prioridad.

03. Introduzca una prioridad numérica para el documento y presione la tecla Enter en el teclado.

Efectuar acción social para documento externo

^{Para realizar esta acción, el usuario debe tener permiso de lectura en el lugar elegido.}

01. Localice el documento externo para el cual desea efectuar una acción social.

02. Active el ícono correspondiente a la acción social que desea, localizado en el área de acciones sociales, ubicado a la derecha del nombre del documento.

Hacer el seguimiento de documento externo

01. Localice el documento externo que desea seguir.

02. Active el ícono Notificar, localizado después del área de acciones sociales, a la derecha del nombre del documento externo.

Definir documento externo como Favorito

01. Localice el documento externo que desea definir como favorito.

02. Active el ícono Agregar a favoritos, representado por una estrella, ubicado a la derecha del nombre del documento externo.

Renombrar documento externo

01. Localice el documento que desea renombrar.

02. Active Más opciones, ubicado a la derecha del nombre del documento, y active Renombrar.

03. Introduzca un nuevo nombre o descripción y active Renombrar.

Editar documento externo

01. Localice el documento externo que desea editar.

02. Active Más opciones, ubicado a la derecha del nombre del documento externo.

03. Active Propiedades.

04. Editar las propiedades deseadas.

05. Active Confirmar.

Restaurar versión del documento externo

01. Localice el documento externo del que desea restaurar una versión antigua.

02. Active Más opciones, ubicado a la derecha del nombre del documento externo.

03. Active Propiedades.

Copiar documento externo

01. Localice y seleccione el documento externo que desea copiar en otro lugar.

02. Active Copiar, ubicado en la barra de acciones de la parte superior izquierda de la ventana.

Recortar documento externo

01. Localice y seleccione el documento externo que desea recortar en otro lugar.

02. Active Recortar, ubicado en la barra de acciones de la parte superior izquierda de la ventana.

Reflejar documento externo

01. Localice y seleccione el documento externo del cual desea crear un documento replicado.

02. Active Reflejar, ubicado en la barra de acciones de la parte superior izquierda de la ventana.

03. Seleccione la carpeta destino.

04. Activar Reflejar.

Eliminar documento externo

01. Localice y seleccione el documento externo que desea eliminar.

02. Active Más, ubicado en la barra de acciones de la parte superior izquierda de la ventana.

03. Active Eliminar.