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Hablando de papelera...

La papelera es el lugar en donde quedan almacenados todos los ítems eliminados de la navegación de documentos. Los ítems se muestran a los usuarios según los permisos que se le definieron en la navegación de documentos. 

Mientras la carpeta o el documento esté en la papelera de reciclaje, continuará en el volumen y se podrá restaurar. Cuando la carpeta o el documento se elimina de la papelera de reciclaje, ya sea mediante la acción de un usuario o mediante la ejecución de una tarea programada, también se eliminará del volumen (permanentemente).


Acceso al papelera de reciclaje

01. En el menú principal, activar Papelera.

02. Visualizar las carpetas y documentos que están en la papelera de reciclaje.


Calcular almacenaje

Esta opción se presenta solo a los administradores de la empresa.

01. En el menú principal, activar Papelera.

02. Activar el botón Calcular almacenaje . 

Aparecerá una ventana emergente con los datos de almacenaje de la papelera de reciclaje, que muestra el total consumido y la distribución de este consumo entre las carpetas, documentos y documentos personales de los usuarios (ítems eliminados de la carpeta Mis documentos).

Atención: para consultar el espacio ocupado por un ítem específico de la papelera de reciclaje, debe observar la columna Tamaño. Cuando se trata de una carpeta, el tamaño ocupado se mostrará en esta columna solo después de activar el botón .


Eliminar ítems

Mientras la carpeta o el documento está en la papelera de reciclaje, continuará en el volumen y todavía podrá restaurarse. Si el ítem se elimina permanentemente de la papelera de reciclaje, también se elimina del volumen (permanentemente).

Hay tres formas de borrar permanentemente carpetas y documentos de la papelera de reciclaje:

Individualmente

01. Activar el botón Eliminaren el lado derecho de la carpeta o documento para borrarlo.

02. Activar Eliminar para confirmar la eliminación del ítem.

Ítems seleccionados

01. Seleccionar las carpetas y los documentos deseados en la casilla de selección (a la izquierda del nombre).

02. Activar el botón Borrar seleccionados.

03. Activar Eliminar para confirmar la eliminación de los ítems.

Todos los ítems

01. Activar el botón Vaciar papelera.

02. Si el usuario es administrador de la plataforma, también podrá seleccionar la opción Vaciar carpeta "Documentos de los usuarios" para eliminar los ítems personales de todos los usuarios.

03. Activar Vaciar para confirmar la eliminación de los ítems.
Si el recurso de Eventos de auditoría está habilitado para la empresa, será necesario introducir una justificación para guardarla con fines de auditoría.


Restaurar ítems

Esta opción no se presenta al administrador con relación a las carpetas privadas del usuario.

Hay tres formas de restaurar las carpetas y los documentos de la papelera de reciclaje:

Individualmente

01. Activar el botón Restaurar situado a la derecha de la carpeta o documento para restaurarlo.

02. Activar Restaurar para confirmar la restauración del ítem.

Ítems seleccionados

01. Seleccionar las carpetas y los documentos deseados en la casilla de selección (a la izquierda del nombre).

02. Activar el botón Restaurar seleccionados.

03. Activar Restaurar para confirmar la restauración de los ítems.

Todos los ítems

01. Activar el botón Restaurar todos.

02. Activar Restaurar para confirmar la restauración de los ítems.

Si el recurso de Eventos de auditoría está habilitado para la empresa, será necesario introducir una justificación para guardarla con fines de auditoría.

Esto hará que los ítems restaurados estén disponibles de nuevo en su lugar de origen, es decir, en el lugar de la navegación de documentos.

Si el documento que se va a restaurar está dentro de una carpeta de la papelera de reciclaje, se restaura toda la estructura de la carpeta.


Agendar limpieza automática

Esta opción se presenta solo a los administradores de la empresa.

01. En el menú principal, activar Papelera.

02. Activar el botón Agendar limpieza automática.

La limpieza automática de la papelera usa la característica Programador de tareas del Panel de control para ejecutar las programaciones.

03. Completar la información requerida.

Descripción
Descripción que identificará la tarea en el programador.

Tipo
Mantener el tipo Limpieza de la papelera de reciclaje.

Borrar documentos enviados a la papelera de reciclaje por más de
Cantidad de días que el ítem debe permanecer en la papelera de reciclaje antes de que la programación lo elimine.

Ejecutar sólo después de las
Horario a partir del que la tarea debe ser ejecutada.

Frecuencia
Periodicidad en la que la tarea debe ser ejecutada. Las opciones disponibles son: diaria o mensual.

04. Activar Confirmar para completar la programación.

Después de guardar, la tarea se ejecutará cuando se llegue al horario de la siguiente programación. Los documentos que fueron eliminados de la papelera de reciclaje por una tarea programada aparecen en el log al administrador de la plataforma.


Buscar por ítems

01. En el menú principal, activar Papelera.

02. Si lo desea, informe el término que desea buscar en el campo Buscar por.



De forma predeterminada, se busca el término en todos los campos. Para una búsqueda más precisa, se puede modificar la búsqueda para traer por autor, código, contenido (términos dentro del archivo principal), descripción, por el usuario que realizó la publicación o por el código de la carpeta principal.

03. Si lo desea, informe en el campo Fecha de inicio y Fecha final el período de filtro. 


En el campo Filtrar por, se puede elegir si se debe tener en cuenta la fecha de creación o la fecha en la que se eliminó el ítem en el filtro.

04. Activar Buscar para realizar la búsqueda. 


Para volver a visualizar todos los registros, utilice la opción Limpiar filtros.


Administrar columnas

01. En el menú principal, activar Papelera.

02. Activar el botón  en el campo superior derecho de la lista.

03. Seleccionar las columnas que se deben mostrar en la lista de la pantalla.

Después de seleccionar las columnas, esta visualización se mostrará cada vez que el usuario acceda a la pantalla. Para volver a ver las columnas predeterminadas, utilice la opción Restaurar estándar.


Visualizar contenido de las carpetas

01. En el menú principal, activar Papelera.

02. Buscar la carpeta que desea visualizar.

Se puede navegar por todas las carpetas que están en la papelera y ver su respectivo contenido.
La única excepción son las carpetas Documentos de los usuarios, que se presentan a los usuarios administradores. Solo se presenta sobre ellas la cantidad de espacio ocupado en la papelera con los documentos personales de cada usuario, y el contenido no puede ser consultado.


Ver información del ítem



Esta opción no se presenta al administrador con relación a las carpetas privadas del usuario.

01. En el menú principal, activar Papelera.

02. Activar el botón  a la derecha de la carpeta o documento.

Aparecerá una ventana emergente con la información del archivo: la descripción, el código, el tamaño, la fecha de exclusión, el usuario que hizo la exclusión, el lugar de origen, la fecha de la última modificación, la versión y el autor.



¡Esté atento!

Esta documentación es válida a partir de la actualización 1.7.1 - Crystal Lake. Si utiliza una actualización anterior, puede contener información diferente de la que usted ve en su plataforma.