Após a configuração do TOTVS Privacidade de Dados, passamos aos conceitos relacionados à utilização do produto, que podem ser organizados da seguinte forma:
- Operação: consiste nas funcionalidades que visam o atendimento efetivo dos direitos do titular de dados pessoais. Neste grupo estão as funcionalidades abaixo.
- Gestão: consiste nas funcionalidades que ajudam o Encarregado de Dados na compreensão do conjunto de dados pessoais manipulados pelas soluções TOTVS integradas a ferramenta. Fornecem ainda subsídios para preparação de documentos e relatórios necessários à gestão de privacidade de dados na empresa.
- Monitoramento: permite acompanhar a evolução da operação, dando ao Encarregado de Dados um panorama completo e rápido das requisições registradas e das ações efetuadas na ferramenta.
As requisições seguem um ciclo de vida na ferramenta, representado pelos status que assumem a cada mudança de etapa. Consulte a funcionalidade Monitor de Requisições para saber mais.
Em relação à operação, cabe destacar que as solicitações dos titulares de dados são registradas como requisições. O layout das informações é semelhante para todas as funcionalidades, gerando consistência na realização das tarefas.
Campos de uma requisição
Abaixo, pode-se conferir os campos comuns a todos os formulários de registro de uma requisição:
Na parte superior de cada tela é exibido o ciclo de vida de cada requisição, e a etapa em que a mesma se encontra.
No campo Nr Requisição é exibido um valor gerado automaticamente pela ferramenta, que identifica a solicitação sendo incluída.
O campo Nome do Titular tem a finalidade de registrar a quem se refere os dados pessoais que serão pesquisados ou anonimizados.
No campo E-mail para contato deve ser informado o endereço de e-mail para o qual serão enviadas as notificações e o resultado da requisição.
O campo Prazo em Dias é útil para o Encarregado de Dados definir uma data limite para atendimento da solicitação.
O campo Avisar dias antes define com quantos dias de antecedência a ferramenta notificará o Encarregado de Dados quanto ao término do prazo para atendimento da solicitação. A notificação de requisições expiradas ou a expirar ocorre diariamente, sendo encaminhada para os endereços de e-mail informados na tela de Configurações.
Expiração de requisições
Os campos Prazo em Dias e Avisar dias antes são utilizados para indicar a situação das requisições em relação ao prazo para atendimento.
O cálculo da data de expiração é feito somando os dias de prazo a data de criação da requisição.
O cálculo da data para aviso é feito subtraindo os dias do campo Avisar dias antes da data de expiração calculada anteriormente.
Exemplo: dada uma requisição criada em 20/03/2020, com Prazo em Dias de 15 dias e Avisar dias antes igual a 5 dias, teremos os seguintes valores
- Data de expiração: 04/04/2020
- Data para aviso: 30/03/2020
Desta forma, os e-mails de notificação serão enviados para os destinatários a partir do dia 30/03/2020.
Por fim, a requisição será considerada:
- No Prazo enquanto a data corrente for menor que 30/03/2020;
- A Expirar quando a data corrente estiver entre 30/03/2020 e 04/04/2020;
- Expirada quando a data corrente for maior que 04/04/2020.
Nas listagens das requisições, a coluna Expiração exibirá as situações acima, com ícones variando a cor conforme a situação:
- No Prazo: verde
- A Expirar: amarelo
- Expirada: vermelho.
O campo Vínculos de Titular permite informar um ou mais vínculos que o titular dos dados pessoais possua com a empresa, permitindo delimitar o escopo da consulta aos dados. Os produtos TOTVS que receberem a requisição selecionarão as fontes de dados associadas aos vínculos de titular informados. Fontes de dados que não estejam associadas a nenhum vínculo de titular, só serão consideradas na consulta quando for informado o valor Todos (o que difere de selecionar todos os vínculos de titular disponíveis no campo).
Os campos Tipo de Identificador e Valor correspondem aos documentos e outras informações dadas pelo titular que possibilitem encontrar seus dados pessoais nas fontes de dados dos produtos TOTVS. Os tipos de identificador disponíveis dependem dos vínculos de titular selecionados anteriormente.
Mais de um tipo de identificador, com o respectivo valor, podem ser informados. Para isso, utilize o botão Adicionar Identificador, para habilitar a entrada dos identificadores de titular adicionais.
O conteúdo informado como valor de identificador deve ser compatível com o tratamento do dado nos produtos TOTVS integrados a ferramenta. Isso implica que, dependendo de como o conteúdo é fornecido, a consulta pode não gerar resultados completos. Por exemplo: CPF informado com pontos e traço, mas o produto TOTVS só reconhece os dígitos.
É possível que mais de um atributo seja utilizado para identificar o titular de dados, nesses casos é gerado um alerta contendo todos esses atributos. É permitido seguir com o cadastro da requisição mesmo não informando todos os atributos listados, porém é aconselhável revisá-los para verificar se os atributos informados são suficientes para identificar o titular.
Nos campos Detalhes da Solicitação e Resposta ao Titular, opcionalmente, podem ser inseridas informações que complementem a solicitação.
Campos específicos
Registros de Tratamento
Quando a solicitação for de consulta aos Registros de Tratamento dos dados pessoais, há os seguintes campos a informar:
O campo Por período indica se a solicitação conterá um intervalo de datas para seleção dos registros de tratamento. Se informado, outros dois campos devem ser preenchidos, conforme segue.
- O campo De corresponde a data inicial do período.
- O campo Até se refere a data final do período.
Outras Solicitações
Quando a requisição for de Outras Solicitações, o campo Tipo estará disponível na tela, permitindo indicar o escopo de atuação do Encarregado de Dados em relação à demanda do titular.
Busca avançada
A busca avançada permite que você refine suas pesquisas para encontrar as informações específicas que está procurando.
Os campos Data inicial e Data final permitem que você restrinja a sua pesquisa a um período específico de tempo para visualizar todas as requisições feitas nesse intervalo.
O campo Nr. Requisição permite procurar por uma requisição específica.
O campo Status filtra as requisições com base no seu status atual.
O campo Origem filtra as requisições com base onde elas foram originadas.
O campo Nome do Titular procura as requisições de um titular a quem se refere os dados pessoais.
O campo Identificação permite que você procure requisições com base nas informações dos dados pessoais.
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