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Falando de usuários...

A página de gerenciamento de usuários permite ao administrador da empresa consultar os nomes, e-mails, situação, quantidade e a página de cadastro de cada usuário, além de atribuir aplicativos e associar os usuários a grupos. Todas as alterações nos usuários são registradas no relatório de auditoria.

Também é a partir da página Gerenciar Usuários que é iniciado o procedimento de incluir novos usuários manualmente no contexto.

As situações possíveis para as contas no TOTVS Identity são:

  • Ativado: o usuário criado/importado está ativo e pode acessar o contexto.
  • Convidado: o usuário criado ainda não acessou o contexto pela primeira vez e por isso a conta ainda não foi ativada.
  • Desativado: o usuário criado/importado foi desativado do contexto pelo administrador corporativo e por isso não pode mais acessá-lo.
  • Bloqueado: o usuário criado/importado está impedido de acessar a empresa pois excedeu o limite de tentativas sem sucesso estabelecidas na política da empresa.

As funções disponíveis para as contas no TOTVS Identity são:

  • Administrador: este tipo de conta garante o acesso ao gerenciamento de usuários, grupos, aplicativos e demais configurações do contexto da empresa no Identity.
  • Usuário comum: este tipo de conta permite o acesso aos aplicativos navegáveis ou atribuídos ao usuário pelo administrador e ao perfil pessoal do usuário.

Consultar usuários

01. Acione o menu Usuários.

Será apresentada uma lista com todos os usuários cadastrados no contexto da empresa no TOTVS Identity, tanto os importados de um Active Directory quanto criados manualmente. Ao lado do nome de cada usuário é possível verificar o tipo da conta (Usuário comum ou Administrador) e a situação na empresa (Ativado, Convidado, Desativado ou Bloqueado).


Buscar usuários

01. Acione o menu Usuários.

02. No campo Buscar usuário, escolha se a busca será pelo e-mail, por nome ou sobrenome ou pelo nome de usuário.

03. Informe o texto a ser buscado.


Filtrar usuários

01. Acione o menu Usuários.

02. Acione o botão Filtrar .

03. Na área Filtrar usuários, modifique os filtros conforme a necessidade e acione o botão Aplicar filtro.

As opções disponíveis são:

  • Filtrar por tipo: permite o filtro por usuários comuns ou administradores.
  • Filtrar por situação: permite o filtro por situação na empresa (Ativado, Convidado, Desativado ou Bloqueado).

04. Para remover os filtros utilizados e visualizar novamente a lista completa, acione Limpar filtros.


Exportar usuários

01. Acione o menu Usuários.

02. Modifique os filtros conforme a necessidade.

03. Acione o botão Exportar .

04. Na mensagem de confirmação, acione a opção Exportar.

Os registros exibidos na página no momento em que o botão Exportar foi acionado serão exportados em um arquivo CSV. Um link com validade de 48 horas é enviado ao endereço de e-mail do administrador que solicitou o relatório para que seja feito o download do arquivo exportado.

05. Acesse o e-mail e clique no link para fazer o download do relatório. 

O navegador deve apresentar automaticamente a opção para salvar um arquivo em formato CSV. Caso não ocorra, na guia aberta, acione a opção Baixar.

O arquivo CSV contém o e-mail, o identificador, nome completo, função (usuário comum ou administrador) e a situação no momento atual de geração do relatório.


Adicionar usuário

Esses passos se referem à inclusão manual de usuários em uma empresa do TOTVS Identity. Para conhecer a importação de usuários do Active Directory, consulte a documentação de Active Directory.

01. Acione o menu Usuários.

02. Acione o botão Adicionar usuário.

03. Insira as informações solicitadas na aba Dados da conta.

As informações solicitadas são:

NOVO USUÁRIO

Nome
Nome do usuário

Sobrenome
Sobrenome do usuário

Deseja habilitar o acesso com um nome de usuário?
Esse campo é apresentado somente se o acesso com nome de usuário for habilitado para a empresa.
Ao habilitar essa opção, o usuário acessará o sistema através de um nome de usuário, sem usar um e-mail. Essa forma de acesso só está disponível para usuários comuns.

Usuário
Esse campo é apresentado somente se o acesso com nome de usuário estiver habilitado.
Login utilizado para autenticação no Identity e nos aplicativos TOTVS. Esse login deve respeitar os seguintes requisitos: ter até 150 caracteres, não começar nem terminar com caracteres especiais e ser único na empresa.

E-mail
Esse campo é apresentado somente se o acesso com nome de usuário estiver desabilitado.
Endereço de e-mail que será utilizado para autenticação no Identity e nos aplicativos TOTVS. O endereço de e-mail deve ser válido e é único para cada conta do contexto.

Deseja tornar este usuário administrador?
Ao habilitar essa opção, define que este usuário terá papel de administrador, gerenciando usuários, grupos, aplicativos e demais configurações do contexto do Identity.

OPÇÕES DE ATIVAÇÃO

Na seção Opções de ativação é realizada a seleção da forma de ativação da conta. As opções disponíveis são:

  • E-mail de Convite: Quando assinalada, a ativação da conta é realizada através de um link contido no convite enviado para o e-mail do usuário.
  • Senha Temporária: Quando assinalada, a ativação da conta é realizada assim que o cadastro é concluído pelo administrador. Para visualizar a senha temporária gerada, o administrador deve acessar a página de visualização do usuário. Nenhum convite é enviado por e-mail nesta modalidade de ativação.

Ambas as formas de ativação exigem que o usuário crie uma senha pessoal para ter acesso ao contexto.

É possível configurar qual das formas de autenticação virá pré-selecionada no cadastro de novo usuário pela página Novas contas.

CAMPOS CUSTOMIZADOS

A seção Campos customizados só é apresentada se houver campos criados no recurso de Customização do Identity.

04. Acione a aba Grupos e marque os grupos que devem ser associados ao usuário.

Por padrão, o usuário é automaticamente associado no grupo Everyone, que concentra todos os usuários da empresa. É possível utilizar a busca para filtrar, caso existam muitos grupos cadastrados.

Associando o usuário aos grupos, todos os aplicativos vinculados serão associados automaticamente ao usuário.

05. Acione a aba Aplicativos e marque os aplicativos que devem ser associados ao usuário.

O usuário é automaticamente associado aos aplicativos vinculados ao grupo Everyone e aos demais grupos em que ele for adicionado. É possível utilizar a busca para filtrar os aplicativos desejados.

06. Acione Adicionar usuário para concluir a inclusão do usuário.


Visualizar usuário

A página de dados de usuário reúne informações de cadastro e permite ao administrador tomar uma série de ações relativas à conta do usuário como, por exemplo, reenviar o convite por e-mail, redefinir a configuração MFA, alterar o tipo do usuário, associar grupos, atribuir aplicativos, provisionar no Active Directory, desativar a conta, entre outros.

01. Acione o menu Usuários.

02. Localize o usuário desejado na lista.

03. Clique sobre o nome do usuário ou sobre o ícone Visualizar para abrir a respectiva página com os dados.

DADOS DO USUÁRIO

Nome
Campo único para o nome e sobrenome do usuário.

Para usuários sincronizados com o Active Directory, o Primeiro Nome (First Name) será considerado até o primeiro espaço. Os termos a seguir serão considerados Sobrenome (Last Name). Por exemplo: Se o nome informado neste campo for Luis Fernando da Silva, o primeiro nome será Luis e Fernando da Silva será considerado o sobrenome.

E-mail ou nome de usuário
E-mail ou nome utilizado para acesso do usuário ao contexto da empresa no Identity.

Tipo de usuário
Os tipos existentes são: administrador ou usuário comum.

  • Administrador: este tipo de conta garante o acesso ao gerenciamento de usuários, grupos, aplicativos e demais configurações do contexto no Identity.
  • Usuário comum: este tipo de conta permite o acesso aos aplicativos navegáveis ou atribuídos ao usuário pelo administrador e ao perfil pessoal do usuário.

Situação
O usuário pode estar Ativado, Convidado, Desativado ou Bloqueado. Abaixo da situação é apresentada a data em que ocorreu a última alteração na situação do usuário.

Departamento
Departamento vinculado ao usuário.

Senha temporária
A senha temporária é exibida apenas se o usuário ainda não tiver alterado a senha temporária gerada pelo administrador.

Campos customizados

A seção Campos customizados só é apresentada se houver campos criados no recurso de Customização do Identity. 
Caso tenham campos customizados, esses campos aparecem para consulta abaixo das informações cadastrais do usuário.

ASSOCIADOS AO USUÁRIO

Grupos 
Quantidade de grupos aos quais o usuário foi associado.

Aplicativos
Quantidade de aplicativos atribuídos ao usuário.

Provisionamento Active Directory
Situação dos usuários importados no Active Directory. Permite realizar o provisionamento da conta no Active Directory, caso exista uma diretório vinculado ao contexto.

Autenticação MFA
Indica como está o acesso com autenticação multifator desse usuário: Desabilitado, Configurado e Não configurado.


Editar usuário

01. Acione o menu Usuários.

02. Localize o usuário desejado na lista.

03. Acione o ícone Editar e altere as informações desejadas. 

As informações que podem ser alteradas são: Nome do usuário, Tipo de usuário, Departamento e campos customizados (caso tenham). O e-mail ou nome de usuário não pode ser alterado pelo usuário administrador.

04. Acione Salvar para confirmar as alterações.


Exportar dados pessoais

01. Acione o menu Usuários.

02. Localize o usuário desejado na lista.

03. Acione o ícone Exportar .

04. Informe o e-mail do usuário como confirmação.

05. Acione Exportar para confirmar.

Será feito o download dos dados do respectivo usuário relacionados à empresa atual em um arquivo JSON. Neste arquivo é possível consultar todo o histórico de visualizações e alterações que houve nos dados pessoais relacionados a esse usuário.


Grupos do usuário

Associar usuário a grupos

01. Acione o menu Usuários.

02. Localize o usuário desejado na lista apresentada.

03. Acione Mais opções localizado na linha do usuário e clique na opção Associar grupos.

É apresentada uma lista com todos os grupos cadastrados no contexto da empresa no TOTVS Identity, tanto os importados do Active Directory quanto criados manualmente.

04. Marque na área correspondente ao grupo que deve ser incluído e acione Associar grupos para confirmar.


Gerenciar grupos

01. Acione o menu Usuários.

02. Localize o usuário desejado na lista apresentada.

03. Acione Mais opções localizado na linha do usuário e clique na opção Gerenciar grupos.

É apresentada uma lista com todos os grupos aos quais o usuário foi associado.

04. Localize os grupos dos quais deseja remover o usuário e acione Remover grupo .


Aplicativos do usuário

Adicionar aplicativos

01. Acione o menu Usuários.

02. Localize o usuário desejado na lista apresentada.

03. Acione Mais opções localizado na linha do usuário e clique na opção Associar aplicativos.

É apresentada uma lista com todos os aplicativos cadastrados no contexto da empresa no TOTVS Identity.

04. Localize na lista os aplicativos desejados ou utilize o campo Buscar aplicativos para encontrá-los.

05. Marque na área correspondente ao aplicativo que deseja atribuir e então acione Associar aplicativos.


Gerenciar aplicativos

01. Acione o menu Usuários.

02. Localize o usuário desejado na lista apresentada.

03. Acione Mais opções localizado na linha do usuário e clique na opção Gerenciar aplicativos.

Serão listados os aplicativos atribuídos diretamente à conta do usuário ou associados aos grupos do usuário. Somente os aplicativos associados ao usuário podem ser removidos por meio dessa tela.

04. Localize os aplicativos que deseja remover, acione Mais opções e então Remover aplicativo.


Provisionamento do Active Directory

01. Acione o menu Usuários.

02. Localize o usuário desejado na lista.

03. Clique sobre o nome do usuário ou sobre o ícone Visualizar para abrir a respectiva página com os dados do usuário. 

O quadro Provisionamento Active Directory apresenta a situação de provisionamento do usuário no Active Directory.

  • Provisionamento habilitado : Apresenta o AD no qual o usuário está provisionado e a opção Mais detalhes para consulta aos dados do Active Directory (Domínio da conta, DN Raíz, ObjectGUID e ImmutableID).
  • Provisionamento não configurado : A opção Provisionar é apresentada para que o usuário seja criado em um dos diretórios AD vinculados ao contexto do TOTVS Identity.
  • Provisionamento disponível para configuração : Caso não exista nenhum AD vinculado ao contexto da empresa no Identity, nenhuma informação será exibida no quadro e a cor de fundo apresentada será cinza.


Consultar detalhes

01. Acione o menu Usuários.

02. Localize o usuário desejado na lista.

03. Clique sobre o nome do usuário ou sobre o ícone Visualizar para abrir a respectiva página com os dados do usuário. 

04. No quadro Provisionamento Active Directory, acione o botão e então Mais detalhes.

Serão listados para consulta o Domínio da conta, DN Raíz, ObjectGUID e ImmutableID do usuário sincronizado com o Active Directory.


Provisionar usuário

01. Acione o menu Usuários.

02. Localize o usuário desejado na lista.

03. Clique sobre o nome do usuário ou sobre o ícone Visualizar para abrir a respectiva página com os dados do usuário. 

04. No quadro Provisionamento Active Directory, acione o botão e então Provisionar Active Directory.

05. Preencha os campos de dados da conta para provisionar o usuário para o Active Directory.

Os dados necessários para o provisionamento são:

Active Directory
Selecione o diretório desejado dentre aqueles que foram vinculados no Identity.

DN Raiz e Domínio da Conta
Os campos DN Raiz e Domínio da Conta são preenchidos automaticamente com base no Active Directory selecionado, mas podem ser editados caso desejado.

Senha provisória e Redigite a senha
Informe a senha temporária e repita a senha para confirmação. Esta senha será atribuída apenas à conta do usuário criada no Active Directory.

06. Acione Salvar.

Será enviada uma requisição para o Active Directory através do SmartSync, para que o usuário seja criado no domínio escolhido. Após o provisionamento, o usuário poderá autenticar-se com a senha do Active Directory neste contexto do Identity, caso a administração da empresa tenha habilitado este recurso.


Autenticação MFA

01. Acione o menu Usuários.

02. Localize o usuário desejado na lista.

03. Clique sobre o nome do usuário ou sobre o ícone Visualizar para abrir a respectiva página com os dados do usuário. 

O quadro Autenticação MFA apresenta a situação desse recurso de segurança para o usuário em questão.

  • Autenticação com MFA habilitada : A configuração foi realizada pelo usuário e a opção Desabilitar pode ser utilizada pelo administrador em caso de perda ou roubo do aparelho do usuário.
  • Autenticação com MFA desabilitada : O usuário ainda não configurou a autenticação multifator em sua conta.


Desativar acesso com MFA do usuário

Esta opção permite que a configuração da autenticação multifator seja feita novamente em caso de troca de aparelho ou remoção da conta previamente cadastrada no aplicativo My Safe id, por exemplo.

01. Acione o menu Usuários.

02. Localize o usuário desejado na lista.

03. Clique sobre o nome do usuário ou sobre o ícone Visualizar para abrir a respectiva página com os dados do usuário. 

04. No quadro Autenticação MFA, acione o botão e então Desabilitar.

05. Insira uma justificativa e a senha para confirmar a ação.

A justificativa é obrigatória e fica registrada em histórico, posteriormente pode ser consultada no relatório de auditoria.

05. Acione o botão Desabilitar.

Caso o usuário faça parte de um grupo com MFA obrigatório, é necessário configurar novamente a autenticação multifator para que o acesso ao Identity seja liberado.


Reenviar convite

Essa opção só é apresentada caso o usuário esteja com a situação Convidado.
01. Acione o menu Usuários.

02. Localize o usuário desejado na lista.

03. Clique sobre o nome do usuário ou sobre o ícone Visualizar para abrir a respectiva página com os dados do usuário.

04. Em Ações, acione Mais opções e então Reenviar convite.

Uma nova mensagem de convite é enviada ao e-mail do usuário com um link para ativação da conta nesse contexto do TOTVS Identity.


Senha temporária

Essa senha é gerada para usuários criados a partir da opção de ativação por senha temporária, ou para reset de senha nos casos em que o usuário não tem e-mail cadastrado e, consequentemente, não consegue efetuar o reset de senha pela tela de login. 

Copiar senha temporária

01. Acione o menu Usuários.

02. Localize o usuário desejado na lista.

03. Clique sobre o nome do usuário ou sobre o ícone Visualizar para abrir a respectiva página com os dados do usuário.

04. Localize o campo Senha temporária e acione Copiar senha temporária .

Após acionar essa opção, a senha temporária é copiada para a área de transferência do usuário autenticado, e deve ser repassada ao usuário que necessita do acesso ao Identity. No primeiro login, o usuário é obrigado a alterar essa senha.


Resetar senha

Essa função só é permitida para usuário sem e-mail. Quando é gerada uma senha temporária para o usuário, ele automaticamente não consegue mais acessar com a senha anterior.

01. Acione o menu Usuários.

02. Localize o usuário desejado na lista.

03. Clique sobre o nome do usuário ou sobre o ícone Visualizar para abrir a respectiva página com os dados do usuário.

04. Em Ações, acione Mais opções e então Resetar senha.

Após acionar essa opção, será apresentada ao administrador uma senha temporária. Essa senha deve ser informada ao usuário, para que ele possa efetuar o login normalmente. No primeiro login, o usuário é obrigado a alterar essa senha.


Desativação temporária

Esse recurso possibilita que o usuário seja desativado por um período predefinido e após esse período, seja automaticamente reativado no TOTVS Identity.


Planejar desativação temporária

01. Acione o menu Usuários.

02. Localize o usuário desejado na lista.

03. Clique sobre o nome do usuário ou sobre o ícone Visualizar para abrir a respectiva página com os dados do usuário.

04. Em Ações, acione Mais opções e então Desativação temporária.

05. Preencha as informações necessárias. 

Data Inicial
Data em que o usuário deve ser desativado. Caso a data inicial configurada seja a atual, a desativação pode levar algumas horas para ser executada.

Data Final
Data em que o usuário deve ser reativado.

Descrição
Campo opcional, para que sejam incluídas mais informações sobre a desativação.

06. Acione Desativar.

Após salvar, o período de desativação temporária será apresentado na tela de dados do usuário.

A desativação temporária não sincroniza a situação do usuário desativado no TOTVS Identity com o Active Directory.


Alterar período de desativação temporária

01. Acione o menu Usuários.

02. Localize o usuário desejado na lista.

03. Clique sobre o nome do usuário ou sobre o ícone Visualizar para abrir a respectiva página com os dados do usuário.

04. Localize o campo Desativação temporária e acione Editar desativação.

05. Ajuste as informações necessárias.

06. Acione Desativar.

O período de desativação temporária será apresentado na tela de dados do usuário.


Remover período de desativação temporária

01. Acione o menu Usuários.

02. Localize o usuário desejado na lista.

03. Clique sobre o nome do usuário ou sobre o ícone Visualizar para abrir a respectiva página com os dados do usuário.

04. Localize o campo Desativação temporária e acione Remover desativação .

O usuário não será desativado no período definido previamente.


Desativar usuário

01. Acione o menu Usuários.

02. Localize o usuário desejado na lista.

03. Clique sobre o nome do usuário ou sobre o ícone Visualizar para abrir a respectiva página com os dados do usuário.

04. Em Ações, acione Mais opções e então Desativar usuário.

04. Confirme a desativação acionando Desativar.

Após confirmar, o usuário não terá mais acesso ao contexto em que foi desativado, a menos que seja reativado por um administrador.

Nos contextos em que a opção Sincronizar mudanças no estado do usuário do Identity para o Active Directory esteja ativada, o usuário também será desativado no Active Directory.


Reativar usuário

Essa opção só é apresentada caso o usuário esteja com a situação Desativado.

01. Acione o menu Usuários.

02. Localize o usuário desejado na lista.

03. Clique sobre o nome do usuário ou sobre o ícone Visualizar para abrir a respectiva página com os dados do usuário.

04. Em Ações, acione Mais opções e então Ativar usuário.

04. Confirme a ativação acionando Ativar.

O usuário volta a ter acesso completo à conta no contexto.


Excluir usuário

01. Acione o menu Usuários.

02. Localize o usuário desejado na lista.

03. Clique sobre o nome do usuário ou sobre o ícone Visualizar para abrir a respectiva página com os dados do usuário.

04. Em Ações, acione Excluir usuário .

04. Para confirmar a exclusão, acione Excluir.

Após confirmar, a conta do usuário será totalmente removida da empresa e não poderá ser restaurada. O usuário não terá mais acesso ao contexto do TOTVS Identity do qual foi removido.

Caso o usuário excluído tenha sido importado a partir do Active Directory, sua conta será automaticamente incluída na lista de Rejeitados.

Atenção

No processo para excluir um usuário existem etapas que são assíncronas e também destacamos que remover registros pode ser oneroso em relação ao tempo do processamento do banco de dados. Com isso, pode haver variação de tempo na exclusão para cada usuário do TOTVS Identity, por este motivo, recomendamos que após a confirmação da exclusão, o usuário atualize a página para validar de fato que o usuário em questão foi removido.


Desbloquear usuário

Essa opção só é apresentada caso o usuário esteja com a situação Bloqueado, ou seja, tenha sido bloqueado por excesso de tentativas de login.

01. Acione o menu Usuários.

02. Localize o usuário desejado na lista.

03. Clique sobre o nome do usuário ou sobre o ícone Visualizar para abrir a respectiva página com os dados do usuário.

04. Em Ações, acione Mais opções e então Desbloquear.

05. Na janela de confirmação, acione Desbloquear.

Com isso, o usuário estará poderá voltar a tela de login para autenticar-se ou acionar a opção Esqueceu sua senha?.

Dica!

Caso o usuário tenha um e-mail de reset de senha configurado, ele próprio consegue realizar o desbloqueio pela opção de recuperação de senha pessoal.