Aqui você encontra as principais orientações de uso das ferramentas de apoio da nossa metodologia:
Uso do repositório do Projeto (em tempo de execução)
É fundamental que as documentações dos projetos sejam criadas, elaboradas e mantidas sempre no repositório do projeto em nuvem. Hoje contamos com ferramentas de armazenamento, compartilhamento e edição em tempo real dos documentos pela equipe e que podem ser sincronizadas com sua máquina. Isso garante muito mais agilidade e principalmente segurança para os nossos projetos. Evite manter e editar documentos localmente.
Repositório de Boas Práticas e Aceleradores
Ao iniciar um novo projeto é natural nos deparamos com demandas similares a já entregues em outros projetos pela companhia, neste sentido é comum reutilizarmos artefatos (que podem ser documentos, customizações, etc.) de um projeto para outro e é por isso que contamos com um repositório de boas práticas, também conhecido como Portal de Boas Práticas no TDW e o Portal de Aceleradores no TDN.
Este é um espaço colaborativo para que você busque por aceleradores para o seu projeto e também compartilhe aquilo que você produziu e que pode ser reutilizado por outras pessoas em outros projetos.
Busque, utilize e compartilhe.
Caso tenha dúvidas de como utilizar o portal, acesse a FAQ do Portal de Aceleradores.
Assinatura e Aprovação de Documentos
A TOTVS já trabalha com uma ferramenta de assinatura eletrônica de documentos para as Unidades de Serviços Próprias. O TOTVS Assinatura Eletrônica pode ser acessado através da MIT Digital Workplace.
Como saber quais documentos da MIT Digital devem ser enviados ao cliente para que sejam assinados eletronicamente, através da ferramenta TOTVS Assinatura Eletrônica?
Cada documento assinado eletronicamente possui um custo, sendo assim, definimos no Guia de Templates, na coluna “Forma de Aceite”, quais documentos devem ser assinados eletronicamente e quais devem ser aprovados por e-mail.
Ferramentas do Google Workspace
Temos à disposição o Google Workspace que é a nossa ferramenta de colaboração, comunicação e trabalho em equipe que dispõe de documentos, planilhas e apresentações compartilhadas e com edição em tempo real. Drive compartilhado, ferramentas para reuniões, salas virtuais e muito mais. Esse tipo de ferramenta facilita muito o trabalho remoto.
Abaixo relacionamos alguns artigos do próprio Google em relação às ferramentas:
10 Dicas do Google Workspace para trabalhar com equipes remotas
10 dicas do Google Workspace para o gerenciamento de projetos
Centro de Aprendizagem do Google Workspace
Gravação de Reuniões On-line
O OBS Studio é a ferramenta recomendada pela TOTVS para gravação de reuniões on-line. Gravando tela e áudio.
É fundamental sempre combinar com o público da reunião que a gravação irá ocorrer, obtendo o consentimento de todos.
Links úteis:
TOTVS Assinatura Eletrônica (TAE)
O TOTVS Assinatura Eletronica é uma plataforma de gestão e execução de assinaturas eletrônicas, 100% em nuvem e em em conformidade com as exigências da Lei Geral de Proteção de Dados.
As Unidades de Serviços Próprias utilizam o TOTVS Assinatura Eletrônica para envio de documentos de projetos, para assinatura pelos clientes.
Algumas boas práticas de uso da ferramenta:
- Envie pela ferramenta somente documentos que precisam ser assinados pelos clientes em projetos, sempre em formato PDF. Documentos que precisam apenas de aprovação, podem ser enviados por e-mail sem a necessidade de assinatura eletrônica.
- Os documentos assinados pela ferramenta ficam disponíveis para quem publicou e para quem participou do fluxo de assinatura e é muito importante que após a assinatura seja feito o download e o armazenamento do mesmo no repositório do projeto.
Orientações de uso da ferramenta:
Quer saber mais sobre o produto? Acesse a ficha técnica aqui.
Dúvidas ou inconsistências com a ferramenta? Abara ticket para o time de produto padrão na Central de Suporte da TOTVS.
MIT Digital Workplace
Plataforma de Interação 360o com as principais funcionalidades para os times de entrega dos projetos.
Ajuda sobre a plataforma pode ser obtida clicando aqui.
Aquí encontrará las principales pautas para el uso de las herramientas de soporte de nuestra metodología:
Uso del repositorio del Proyecto (en tiempo de ejecución)
Es fundamental que la documentación de los proyectos sean creadas, elaboradas y mantenidas siempre en el repositorio del proyecto en la nube. Hoy contamos con herramientas de almacenamiento, intercambio y edición de los documentos en tiempo real por parte del equipo y que se pueden sincronizar con su máquina. Esto garantiza mucha más agilidad y, sobre todo, seguridad para nuestros proyectos. Evite mantener y editar documentos localmente.
Repositorio de Buenas Prácticas y Aceleradores
Al iniciar un nuevo proyecto, es natural encontrarse con demandas similares a las ya entregadas en otros proyectos por parte de la compañía, en este sentido es común que reutilicemos elementos (que pueden ser documentos, personalizaciones, etc.) de un proyecto en otro. y es por ello que contamos con un repositorio de buenas prácticas, conocido también como Portal de Buenas Prácticas en TDW y con el Portal del Acelerador en TDN
Este es un espacio colaborativo para que usted pueda buscar aceleradores para su proyecto y también comparta lo que ha producido que otras personas pueden reutilizar en otros proyectos.
Busque, utilice y comparta.
En caso de dudas sobre cómo utilizar el portal, acceda a la FAQ - Portal de Aceleradores
Firma y Aprobación de Documentos
TOTVS ya trabaja con una herramienta de firma electrónica de documentos para sus propias Unidades de Servicios. Se puede acceder a la Firma Electrónica TOTVS a través de la MIT Digital Workplace.
¿Cómo sé qué documentos de la MIT Digital se deben enviar al cliente para que pueda firmarlos de manera electrónica, utilizando la herramienta de TOTVS Firma Electrónica?
Cada documento firmado de manera electrónica tiene un costo, por ello, definimos en la Guía de Templates, en la columna “Forma de Aceptación”, cuáles son los documentos que se deben firmar electrónicamente y cuáles se deben aprobar por correo electrónico.
¡Haga clic aquí y conozca más!
Herramientas de Google Workspace
Tenemos disponible Google Workspace, que es nuestra herramienta de colaboración, comunicación y trabajo en equipo que cuenta con documentos, planillas y presentaciones compartidas y que tiene edición en tiempo real. Drive en modo compartido, herramientas para reuniones, salas virtuales y mucho más. Ese tipo de herramienta facilita mucho el trabajo remoto.
A continuación enumeramos algunos artículos del propio Google sobre las herramientas:
10 sugerencias de Google Workspace para trabajar con equipos remotos
Centro de aprendizaje de Google Workspace
Grabación de reuniones en línea
OBS Studio es la herramienta recomendada por TOTVS para la grabación de reuniones en línea. Grabando pantalla y audio.
Es fundamental acordar siempre con los asistentes a la reunión que se realizará la grabación, y obtener el consentimiento de todos.
Enlaces útiles:
TOTVS Firma Electrónica (TAE)
TOTVS Firma Electrónica es una plataforma de gestión y ejecución de firmas electrónicas, 100 % en la nube y que cumple con los requisitos de la Ley General de Protección de Datos.
Las Unidades de Servicios propias utilizan TOTVS Firma Electrónica al enviar documentos de proyectos para la firma de los clientes.
Algunas buenas prácticas de uso de la herramienta:
- Envíe únicamente a través de la herramienta los documentos que deban ser firmados por los clientes en proyectos, siempre en formato PDF. Los documentos que solo requieren aprobación se pueden enviar por correo electrónico sin necesidad de firma electrónica.
- Los documentos firmados por la herramienta están disponibles para quienes los publicaron y para quienes participaron en el flujo de firma y es muy importante que después de firmarlos, se descarguen y almacenen en el repositorio del proyecto.
Pautas para usar la herramienta:
¿Quiere saber más sobre el producto? Acceda aquí a la ficha técnica.
¿Dudas o inconsistencias con la herramienta? Abra un ticket para el equipo de producto estándar en el Centro de soporte de TOTVS.
MIT Digital Workplace
Plataforma de interacción 360º con las principales funcionalidades para los equipos de entrega de los proyectos.
Se puede obtener ayuda sobre la plataforma haciendo clic aquí.
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