Aqui você encontra as principais orientações de uso das ferramentas de apoio da nossa metodologia:

Uso do repositório do Projeto (em tempo de execução)

É fundamental que as documentações dos projetos sejam criadas, elaboradas e mantidas sempre no repositório do projeto em nuvem. Hoje contamos com ferramentas de armazenamento, compartilhamento e edição em tempo real dos documentos pela equipe e que podem ser sincronizadas com sua máquina. Isso garante muito mais agilidade e principalmente segurança para os nossos projetos. Evite manter e editar documentos localmente.

Repositório de Boas Práticas e Aceleradores

Ao iniciar um novo projeto é natural nos deparamos com demandas similares a já entregues em outros projetos pela companhia, neste sentido é comum reutilizarmos artefatos (que podem ser documentos, customizações, etc.) de um projeto para outro e é por isso que contamos com um repositório de boas práticas, também conhecido como Portal de Boas Práticas no TDW e o Portal de Aceleradores no TDN.

Este é um espaço colaborativo para que você busque por aceleradores para o seu projeto e também compartilhe aquilo que você produziu e que pode ser reutilizado por outras pessoas em outros projetos.

Busque, utilize e compartilhe.

Caso tenha dúvidas de como utilizar o portal, acesse a FAQ do Portal de Aceleradores.

Assinatura e Aprovação de Documentos

A TOTVS já trabalha com uma ferramenta de assinatura eletrônica de documentos para as Unidades de Serviços Próprias. O TOTVS Assinatura Eletrônica pode ser acessado através da MIT Digital Workplace.

Como saber quais documentos da MIT Digital devem ser enviados ao cliente para que sejam assinados eletronicamente, através da ferramenta TOTVS Assinatura Eletrônica?

Cada documento assinado eletronicamente possui um custo, sendo assim, definimos no Guia de Templates, na coluna “Forma de Aceite”, quais documentos devem ser assinados eletronicamente e quais devem ser aprovados por e-mail.

Clique aqui e confira!

Ferramentas do Google Workspace

Temos à disposição o Google Workspace que é a nossa ferramenta de colaboração, comunicação e trabalho em equipe que dispõe de documentos, planilhas e apresentações compartilhadas e com edição em tempo real. Drive compartilhado, ferramentas para reuniões, salas virtuais e muito mais. Esse tipo de ferramenta facilita muito o trabalho remoto.

Abaixo relacionamos alguns artigos do próprio Google em relação às ferramentas:

10 Dicas do Google Workspace para trabalhar com equipes remotas

10 dicas do Google Workspace para o gerenciamento de projetos

Centro de Aprendizagem do Google Workspace

Gravação de Reuniões On-line

O OBS Studio é a ferramenta recomendada pela TOTVS para gravação de reuniões on-line. Gravando tela e áudio.

É fundamental sempre combinar com o público da reunião que a gravação irá ocorrer, obtendo o consentimento de todos.

Links úteis:

• Instalação do OBS Studio
• Tutorial de uso do OBS Studio

TOTVS Assinatura Eletrônica (TAE)

O TOTVS Assinatura Eletronica é uma plataforma de gestão e execução de assinaturas eletrônicas, 100% em nuvem e em em conformidade com as exigências da Lei Geral de Proteção de Dados.

As Unidades de Serviços Próprias utilizam o TOTVS Assinatura Eletrônica para envio de documentos de projetos, para assinatura pelos clientes.

Algumas boas práticas de uso da ferramenta:

• Envie pela ferramenta somente documentos que precisam ser assinados pelos clientes em projetos, sempre em formato PDF. Documentos que precisam apenas de aprovação, podem ser enviados por e-mail sem a necessidade de assinatura eletrônica.
• Os documentos assinados pela ferramenta ficam disponíveis para quem publicou e para quem participou do fluxo de assinatura e é muito importante que após a assinatura seja feito o download e o armazenamento do mesmo no repositório do projeto.

Orientações de uso da ferramenta:

• Guia de Uso para o Cliente
• Manual do produto TDN
• Vídeos – HOW TO

Quer saber mais sobre o produto? Acesse a ficha técnica aqui.

Dúvidas ou inconsistências com a ferramenta? Abara ticket para o time de produto padrão na Central de Suporte da TOTVS.

MIT Digital Workplace

Plataforma de Interação 360o com as principais funcionalidades para os times de entrega dos projetos.
Ajuda sobre a plataforma pode ser obtida clicando aqui.

Here you will find the main guidelines for using the support tools in our methodology:

Use of the Project repository (at runtime)

It is essential that project documentation is created, drafted and maintained in the project's cloud repository at all times. Today we have tools for storing, sharing and editing documents in real time by the team and which can be synchronized with your machine. This guarantees much more agility and, above all, security for our projects. Avoid keeping and editing documents locally.

Repository of Best Practices and Accelerators

When starting a new project, it is natural to come across similar demands to those already delivered in other projects by the company. In this sense, it is common to reuse artifacts (which can be documents, customizations, etc.) from one project to another and that is why we have a repository of good practices, also known as the Best Practices Portal in TDW and the Accelerator Portal in TDN.

This is a collaborative space for you to search for accelerators for your project and also to share what you have produced that can be reused by other people in other projects.

Este é um espaço colaborativo para que você busque por aceleradores para o seu projeto e também compartilhe aquilo que você produziu e que pode ser reutilizado por outras pessoas em outros projetos.

Search, use, and share.

If you have any questions about how to use the portal, go to the Accelerator Portal FAQ.

Signature and Approval of Documents

TOTVS is already working on an electronic document signature tool for the Dedicated Services Units. TOTVS Electronic Signature can be accessed through the MIT Digital Workplace.

How do I know which MIT Digital documents must be sent to the client so that they can be signed electronically, through the TOTVS Electronic Signature tool?

Each document signed electronically has a cost, so we have defined in the Templates Guide, in the "Acceptance Form" column, which documents must be signed electronically and which must be approved by e-mail.

Click here and check it out!

Google Workspace Tools

We have Google Workspace at our disposal, which is our collaboration, communication and teamwork tool with shared documents, spreadsheets and presentations that can be edited in real time. Shared drive, meeting tools, virtual rooms and much more. This type of tool makes remote working much easier.

Below are some of Google's own articles on the tools:

10 Google Workspace tips for working with remote teams

10 Google Workspace tips for project management

Google Workspace Learning Center

Online Meeting Recording

OBS Studio is the tool recommended by TOTVS for recording online meetings. Recording screen and audio.

It is essential to always agree with the meeting audience that the recording will take place, obtaining everyone's consent.

Useful links:

• Installing OBS Studio
• Tutorial on using OBS Studio

TOTVS Electronic Signature (TAE)

TOTVS Electronic Signature is a platform for managing and executing electronic signatures, 100% in the cloud and in compliance with the requirements of the General Data Protection Act.

The Dedicated Services Units use TOTVS Electronic Signature to send project documents for signature by customers.

Here are a few best practices for using the tool:

• Only send documents through the tool that need to be signed by clients in projects, always in PDF format. Documents that only need approval can be sent by e-mail without the need for an electronic signature.
• The documents signed by the tool are available to those who published them and to those who participated in the signing flow and it is very important that after signing they are downloaded and stored in the project repository.

Guidelines for using the tool:

• Customer User Guide
• TDN Product Manual
• Videos – HOW TO

Do you want to know more about the product? Access the datasheet here. 

Any questions or inconsistencies with the tool? Open a ticket for the standard product team at the TOTVS Support Center.

MIT Digital Workplace

360o Interaction Platform with the main features for project delivery teams.

For help with the platform, click here.