El archivo comprimido debe contener menos de 600 archivos, de lo contrario, no se efectuará el upload de los documentos. También debe respetar el límite de tamaño establecido en el campo "Tamaño máximo de upload por la web", del recurso Parámetros en el Panel de control.

Por lo menos un archivo debe seleccionarse como principal.

Publicar directorios
Cuando está marcado, determina que la misma estructura que existe en el archivo comprimido, se va a crear en la navegación de documentos cuando se lleve a cabo la publicación múltiple.

La información solicitada es:

Comentario
Breve descripción con la información importante que se atribuirá a todos los documentos seleccionados.

Tags
Etiquetas que se asignarán a todos los documentos para facilitar la búsqueda posteriormente. Las tags funcionan como palabras clave y permiten etiquetar el documento de manera más informal y personal. Se puede buscar el documento por navegación o en la búsqueda. Insertar con o sin el carácter "#" para activar el autocomplete de tags en el campo de tags. El autocomplete muestra una lista desplegable con las cinco tags más utilizadas a partir de los caracteres digitados después del carácter "#".

Descripción versión/revisión
Descripción de la versión / revisión actual de los documentos que están siendo publicados.

Versión/revisión
Número de la versión / revisión inicial de los documentos que están siendo publicados. Este campo únicamente está habilitado durante la inclusión de documentos y si está marcado el campo «Control manual de la versión inicial», del recurso Parámetros en el Panel de control. Cuando el campo del Panel de control no está marcado, se atribuye automáticamente la versión/revisión "1000" para los documentos y no se puede modificar. El formato de este campo es numérico (999.999), siendo que los tres primeros números representan la versión y los otros tres representan la revisión. Después de la primera publicación, la plataforma controlará automáticamente la evolución de las versiones y revisiones, y no permitirá que se alteren los números.

Control de versión
Manera de control de versión aplicada al documento. Las opciones disponibles son:

• Crear nueva revisión: cuando seleccionada, determina que las alteraciones efectuadas serán una revisión de la versión actual del documento. Generalmente se utiliza cuando el documento ha sufrido una pequeña modificación. Al seleccionar esta opción, el contenido del documento podrá ser alterado y la fecha original de creación del documento se modificará; esta pasará a ser la fecha de la última modificación realizada, debido a la creación de una nueva revisión.
• Crear nueva revisión: cuando seleccionada, determina que las alteraciones efectuadas serán una nueva versión del documento. Generalmente se utiliza cuando el documento ha sufrido una modificación importante de contenido. Al seleccionar esta opción, el contenido del documento podrá ser alterado y la fecha original de creación del documento se modificará; esta pasará a ser la fecha de la última modificación realizada, debido a la creación de una nueva versión.
• Preservar versión actual: cuando seleccionada, determina que se preserve la versión actual del documento. Se utiliza cuando el documento actual ya no es válido y es necesario cambiar todo el contenido por uno nuevo y actualizado. Si el documento requiere la aprobación, su contenido anterior seguirá en pantalla hasta que se apruebe la nueva versión/revisión. Esta opción solo se muestra cuando no se marcó la opción "Crear versión/revisión obligatoria" al crear el documento.  Al seleccionar la opción «Mantener revisión», el contenido del documento podrá modificarse y se mantendrá la fecha de creación de la versión original, sin crearse una nueva versión del documento. 

Crear versión/revisión obligatoria
Cuando está marcado, determina que los documentos no se pueden modificar y se debe mantener la misma versión/revisión, o sea, que solo se pueden hacer efectivas las modificaciones creando una nueva versión o revisión de estos. Si en la publicación del documento, se marcó este campo, este permanece desactivado al editar sus propiedades.

¿El documento caduca?
Cuando está marcado, determina que los documentos caducarán en la fecha informada en el campo «Válido hasta». En caso contrario, los documentos no caducarán y la fecha informada en el campo "Válido hasta" no es considerada. Esta opción se mostrará como marcada cuando esté marcado el campo "¿Documento caduca?", del recurso Parámetros del Panel de control.  Ver el video

Período de notificación de caducidad
Período de anticipación, en días, a partir del cual se iniciará la emisión de notificación de caducidad de los documentos. Si se inserta cero (0) se considerará el número de días informado en los parámetros generales de la plataforma.

Válido desde
Fecha a partir de la cual estarán disponibles los documentos para los usuarios, de acuerdo con los permisos de acceso. Esta fecha le permite al autor de los documentos agendar su visualización para los demás usuarios de la plataforma, ya que solo se mostrarán a partir de esta fecha. Cuando los documentos son válidos solo a partir de una fecha futura, para el autor aparecen identificados con una flecha roja que representa que son documentos futuros. La fecha para publicación futura no puede ser menor que la fecha corriente y la publicación futura no envía e-mail de notificación (aprobación, nueva versión/revisión de los documentos, etc.).

Válido hasta
Fecha a partir de la cual los documentos se considerarán como caducos cuando la opción «Documento caducado?» esté marcada. La fecha de caducidad es sugerida considerando el campo "Días de caducidad de documentos", del recurso Parámetros de la guía Generales del Panel de control, cuando tenga algún valor definido. Si el campo "Documento caduca" de este recurso no está marcado, esta fecha no se considera.

Tipo de documento
Tipo al que pertenecen los documentos.

Asunto
Asunto al cual están relacionados los documentos.

Tipo de ícono
Elemento gráfico para representar los documentos. Cuando no esté seleccionado, se asocia a un ícono estándar con base en la extensión del archivo.

Autor
Usuario autor de los documentos que están siendo publicados.

Idioma
Idioma al cual estarán relacionados los documentos. El idioma se utiliza para indexar la información del contenido y del documento. La información indexada se utiliza en las búsquedas por contenido. Como estándar, se muestra el idioma determinado en las preferencias del usuario. Si no se encuentra definido en el perfil de usuario, se sugiere el idioma estándar definido en los Parámetros de la plataforma.

¿Notificar?
Cuando está marcado, determina que los usuarios que poseen el asunto relacionado a los documentos como asunto de interés serán notificados sobre la publicación. Si el asunto relacionado a los documentos es uno obligatorio, todos los usuarios activos serán notificados, independientemente de que tengan o no el asunto como interés.

¿Permite download e impresión?
Cuando marcado, determina que los documentos permiten que los usuarios con permiso hagan download e impresión de su contenido, es decir, se encuentra marcada la opción Download e impresión en la pestaña Seguridad del documento para determinado usuario o grupo al cual pertenece.

¿Actualiza propiedades de copia controlada?
Cuando está marcada, efectúa la actualización de la información en las propiedades de los documentos, que se necesita para imprimir la copia controlada de los documentos.

¿Utiliza visualizador interno?
Cuando está marcado, determina que los documentos aparecerán en el visualizador interno de la plataforma. En la publicación múltiple, esta opción vale solamente para archivos de extensión PDF o imágenes que no necesitan de conversión.

Una vez guardada, se publicará la estructura de directorios en la plataforma.

El archivo comprimido debe contener menos de 600 archivos, de lo contrario, no se efectuará el upload de los documentos. También debe respetar el límite de tamaño establecido en el campo

Tamaño máximo de upload por la web, del recurso Parámetros en el Panel de control.

Por lo menos un archivo debe seleccionarse como principal.

Publicar directorios
Cuando está marcado, determina que la misma estructura que existe en el archivo comprimido, se va a crear en la navegación de documentos cuando se lleve a cabo la publicación múltiple.

Como se está usando un archivo descriptor, solo es posible configurar las informaciones que no se hayan definido en el archivo. Además, estas informaciones tendrán validez en todos los documentos que se publiquen. Los detalles de los campos se pueden consultar en el punto Efectuar publicación múltiple sin archivo descriptor.

Es posible obtener más informaciones acerca del procedimiento en Definir criterios de seguridad para la carpeta o el documento.

Una vez guardada, se publicará la estructura de directorios en la plataforma.

• El primer valor siempre debe ser el nombre del archivo. Si está dentro de alguna carpeta, la ruta del directorio se debe informar utilizando "\".

• Todas las columnas deben tener un espaciado de tabulación (Tab). Si el usuario intenta separar las columnas con la barra espaciadora, el sistema solo considerará el valor en la misma columna.

• Solo los campos 'nombre' y ' fecha' son obligatorios.

• Cada espaciado (Tab) puede ser una nueva columna de tipo: ignorar, descripción, palabras clave, comentarios adicionales, descripción de versión/revisión, versión/revisión, fecha de caducidad, autor, propiedad de copia controlada.

• El archivo descriptor no debe contener acentuación y/o caracteres especiales, como se describe en estas FAQ.

• No hay limitación en la cantidad de caracteres para el nombre y la descripción de los nuevos documentos incluidos a través de la publicación múltiple, utilizando el descriptor de archivo.