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Conceito sobre Taxonomia

A taxonomia trata da ciência da classificação, porém trata de uma estrutura de organização baseada na hierarquia, ou seja, que vai do geral para o mais específico possível e assim sucessivamente. Taxonomia é um tipo de organização que foca em informações muito extensas e que pode ser facilmente adotada por grandes empresas para gestão de seus documentos onde o usuário precisa da ajuda de busca ou de filtros para facilitar na hora de pesquisar por algum documento. Nessa busca deve-se garantir rápido retorno das informações e que essas informações sejam confiáveis.
Em resumo, a organização das informações através da taxonomia permite alocar, recuperar e comunicar informações dentro de um sistema de maneira lógica através da navegação. Para isso existem três princípios básicos de classificação na taxonomia:

  • Categorização: fornece as bases para apresentação sistemática.
  • Cânones: princípio utilizado para a construção das classes.
  • Princípios: para a ordenação das classes e seus elementos.  

Exemplo

Um exemplo bem claro sobre o que é taxonomia:  "Matriculas 2017 / Matriculas 2017 - Janeiro / Matriculas 2017 - Janeiro - Turma B"


Qual sua utilização?

Sua principal utilização é na organização de documentos em empresas muito grandes, no qual o volume de documentos também é muito extenso. E para que nenhuma informação seja perdida e fique organizada é utilizado o conceito de taxonomia, que organiza essas informações usando a classificação hierárquica. Evitando assim, várias perdas informacionais que acontecem todos os dias em empresas que necessitam de informações consistentes e acesso rápido à elas.

Existem vários tipos de perdas de informação e algumas delas são causadas pela dificuldade na hora de realizar a busca causando impactos como a visualização da informação errada, informação desatualizada, falta de informação ou informação incompleta. 


Como perdemos as informações?

Há várias maneiras de perder informações, ninguém sabe o que tem dentro de cada pasta e muitas vezes não existe um ponto unificado de acesso e distribuição à informação.

Ou os usuários acabam se tornando buscadores de informação, mas sem nenhum mapeamento prévio do que estava procurando no momento, o que causa certa ineficiência no momento da busca. Como também as respostas retornadas pela busca podem ser muito semelhantes, a não ser que a pessoa buscando essa informação compreenda o que é uma informação válida para ela no momento.


Como montar uma estrutura de taxonomia?

Para organizar melhor os documentos dentro da plataforma de modo que nada seja perdido e facilite a busca, vamos utilizar o conceito acima. Siga os passos abaixo:

    • Lembrando da ordem do maior para o mais específico, o primeiro passo a seguir, é separar os documentos em assuntos macros como separamos no exemplo em Unidade SP e Unidade MG. Pode ser ainda, setores da empresa, turmas etc...


    Figura 01 - Taxonomia unidades

    • No segundo passo é necessário separar os documentos em assuntos menores como no exemplo, que separamos os assuntos em: Admissão e Desligamento. 


                          Figura 02 - Taxonomia em assuntos

    • Após separar os documentos em assuntos como admissão e desligamento, será necessário refiná-los novamente, no exemplo fizemos este refinamento separando os assuntos admissão e desligamento em anos, como 2017 e 2016.


    Figura 03 - Taxonomia em anos

    • Dentro dos níveis de pasta 2017 e 2016 será necessário refinar estes documentos, desta vez em meses. No exemplo, criamos subpastas das pastas 2017 e 2016 e separamos todos os meses do ano. 


    Figura 04 - Taxonomia em meses

    • Dentro dos níveis de pasta dos meses de Janeiro a Dezembro, será necessário criar subpastas com as áreas da empresa, como no exemplo onde criamos as subpastas Operacional, Administrativo, Marketing, Financeiro...



    Figura 05 - Taxonomia em áreas da empresa

    • Por fim, dentro de cada subpasta com as áreas da empresa, será necessário criar mais um nível de subpastas com os nomes dos funcionários de cada área correspondente. Como na imagem abaixo: 



    Figura 06 - Taxonomia funcionários da empresa

    • E finalmente, dentro das subpastas de cada funcionário ficará depositado todos seus documentos como admissão, desligamento, etc... Veja a imagem abaixo:


    Figura 07 - Documentos ordenados por taxonomia

    Dessa forma, conseguimos organizar melhor os documentos para que sejam facilmente encontrados nas buscas e evitando assim a perda de documentos.


    Fique ligado!

    Estruturas de taxonomia servem para qualquer tipo de documento em grande quantidade, independente do segmento é possível montar uma estrutura de taxonomia para organização dos seus documentos.

    Para conferir este exemplo completo de taxonomia baixe o arquivo aqui.

    IMPORTANTE

    Recomendamos que na estrutura da pastas existam no máximo 1000 itens diretamente abaixo de uma pasta. Acima deste valor não há como garantir um desempenho satisfatório na navegação de documentos, o que em muitos casos pode até mesmo inviabilizar a navegação.