Inclui Processo Prestação de Contas

Quando acionado, permite inserir um processo de prestação de contas.

Veja mais informações na descrição da tela Inclui Processo Prestação Conta.

Elimina Processo Prestação de Contas

Quando acionado, permite eliminar um processo de prestação de contas.

Um Processo de Prestação de Contas só pode ser eliminado, caso este não esteja sendo utilizado em outro procedimento do Datasul EMS. Caso o código a ser eliminado estiver sendo utilizado em outro procedimento no momento de sua eliminação, o sistema apresentará a mensagem, "Possui Relacionamentos", onde deve ser efetuado o seguinte:

1. Identificar os procedimentos relacionados com o Processo Prestação de Contas.

2. Em cada um destes procedimentos, selecionar e eliminar as ocorrências onde o código está sendo utilizado.

Pode acontecer que no momento em que o processo 2 estiver sendo utilizado, a ocorrência que deseja eliminar também possua relacionamentos e assim por diante. Isto ocorrido, deve-se executar todos os passos identificados anteriormente, sempre atentando para a possibilidade ou não de eliminar as ocorrências relacionadas. No caso de não poder eliminar as ocorrências relacionadas ao Processo de Prestação de Contas, este também não pode ser eliminado.

Analisar

Quando acionado, permite ao funcionário verificar se os valores correspondentes a solicitação do adiantamento estão de acordo com os valores padrões parametrizados ao seu Cargo/Nível de Cargo e ao Tipo de Processo.

Assim como, verificar a quantidade de processos pendentes de acertos de contas.

Exemplo:

INFORMAÇÕES ADICIONAIS SOBRE PROCESSO PRESTAÇÃO CONTA.

Prestação de Conta: 1 - Teste de Reservas

Estabelecimento   :  Jle

Funcionário       : 1 – João José

Situação Processo : Digitação Adto

Data Abertura     : 29/04/99

Período           : 03/05/99 à 14/05/99

6666 - O Processo Prestação Conta selecionado para analise está OK.

Detalhes Processo Prestação de Contas

Quando acionado, possibilita efetuar a consulta em detalhes das informações implementadas no processo de prestação de contas.

Pesquisa Processos Prestação de Contas

Quando acionado, possibilita a pesquisa dos processos de prestação de contas já implementados.

Anotações

Quando acionado, permite visualizar as anotações efetuadas pelo aprovador, referente ao processo de prestação de contas. Ver detalhes botão Anotações Aprovador, Processo Prestação de Contas.

Filtro

Quando acionado, permite selecionar os processos a serem apresentados conforme sua situação. Podendo ser:

1 – Todos;

2 – Em Digitação;

3 – Controle Reserva;

4 – Adto Enviado Aprovador;

5 – Adto Enviado Financeiro;

6 – Adto Preparado Integrar;

7 – Acto Enviado Aprovador;

8 – Acto Enviado Financeiro;

9 – Acto Preparado Integrar;

10 – Acerto Pendente Liquidação;

11 - Encerrado.

Comentário Hotel

Quando acionado, permite efetuar Comentários sobre o Hotel.

Veja mais informações na descrição do programa Manutenção Comentário Hotel (EEC005AA). 

Encaminha Processo Para Aprovação

Quando acionado, permite encaminhar os processos de prestação de contas ao Aprovador. No momento do encaminhamento dos processos, poderá haver uma mudança de aprovador. Este fato é porque o aprovador poderá estar ausente da empresa para efetuar a aprovação, e o processo será enviado ao aprovador substituto, ou aprovadores de unidades que se encontram acima da unidade do funcionário na estrutura de unidade de aprovação.

Inclui

Quando acionado, permite inserir informações referente Roteiro de Viagem, Adiantamento e Acerto de Contas.

Veja mais informações na descrição da tela Inclui Roteiro de Viagem.

Modifica

Quando acionado, permite modificar as informações implementadas a um Roteiro de Viagem, Adiantamento ou Acerto de Contas.

Elimina

Quando acionado, permite eliminar as informações implementadas a um Roteiro de Viagem, Adiantamento ou Acerto de Contas. 

Detalhes

Quando acionado, permite consultar em detalhes as informações implementadas a um Roteiro de Viagem, Adiantamento ou Acerto de Contas.

Totais

Quando acionado, permite a visualização dos valores do adiantamento por moeda. Sendo que, um processo de prestação de contas pode ter vários adiantamentos em moedas diferentes.

Roteiro

Quando assinalado, determina que será habilitado o botão Inclui para inserir informações referente ao Roteiro de Viagem.

Acerto Conta

Quando assinalado, determina que será habilitado o botão Inclui para inserir informações referente a Acerto de Contas.

Cópia

Quando acionado, permite efetuar a cópia das informações implementadas para um Processo de Prestação de Contas, com o objetivo de transferir estas informações para um outro Processo de Prestação de Contas.

Estabelecimento

Inserir um código de estabelecimento, em que o funcionário solicitante está alocado. 

Funcionário

Inserir o código do funcionário solicitante do processo de prestação de contas. 

Objetivo

Inserir a descrição do objetivo da viagem. O seu preenchimento é obrigatório. 

Tipo Processo

Inserir o tipo de processo a ser utilizado pelo funcionário. Com base no tipo de processo informado, serão definidos os valores padrões para o adiantamento.

Grupo Viagem

Inserir o grupo de viagem relacionado a solicitação de viagem.

Somente podem ser inseridos Grupos de Viagens aos quais o funcionário está contido, e que estejam dentro do período de viagem informado. Este campo somente estará habilitado se, nos Parâmetros Gerais do Módulo de Prestação de Contas, estiver indicado que a Empresa permite viagens em grupos. Também deverá estar indicado no cargo do funcionário e no cadastro do funcionário que este poderá participar de grupos de viagem.

Período

Inserir o período da viagem (De/Até). 

Viagem

Selecionar o número da solicitação de viagem no sistema Reserve.

Passagem - UN/CC

Quando acionado, permite inserir o rateio das despesas de passagem.

Hospedagem - UN/CC

Quando acionado, permite inserir o rateio das despesas de hospedagem.

Cópia

Quando acionado, é possível efetuar a cópia das informações implementadas em um Roteiro de Viagem, com o objetivo de transferir estas informações para um outro Roteiro de Viagem.

Rota

Inserir a Rota para a viagem. O preenchimento deste campo será obrigatório, quando informado nos Parâmetros Gerais do Módulo de Prestação de Contas, que o sistema irá validar Roteiro de Viagem.

Se informado que o sistema não irá validar roteiro de viagem, não será obrigatório o preenchimento deste campo.

Descrição Roteiro

Inserir uma observação referente à Rota solicitada.

Tip Transp

Inserir o tipo de transporte que será utilizado para efetuar a rota.

Hra Passagem

Inserir a hora da passagem. A finalidade deste campo é como forma de consulta, onde o funcionário pode consultar os horários existentes para uma determinada rota, com os respectivos tipos de transportes a ser utilizado.

Data desejável de saída

Inserir a data desejável para saída da viagem.

Hora desejável de saída

Inserir a hora desejável para saída da viagem.

Data desejável de retorno /

Data previs chegada

Inserir a data desejável de retorno da viagem, ou data prevista de chegada.

Hora desejável de retorno /

Prev Hora Chegada

Inserir o horário desejável de retorno ou Previsão da hora de chegada da viagem.

Passagem – Quem Paga

Assinalar uma das três opções, definindo quem irá efetuar o pagamento da passagem. Podendo ser:

1 – Empresa;

2 – Cliente;

3 – Funcionário.

Quando assinalado Empresa, determina que quem efetuará o pagamento das passagens será a Empresa.

Neste caso, não há necessidade do Funcionário solicitar adiantamento para pagamento destas. Com base nesta informação, o sistema irá validar a solicitação de despesas com características de passagem, podendo gerar uma inconsistência, caso o Complemento de Cargo deste Funcionário estiver como valida despesa.

Quando assinalado Cliente, determina que quem irá efetuar o pagamento das passagens será o Cliente. Neste caso, o sistema irá gerar uma inconsistência, ficando a critério do Aprovador a liberação do adiantamento.

Quando assinalado Funcionário, determina que quem irá efetuar o pagamento das passagens será o Funcionário. Neste caso, o sistema efetua automaticamente, com base nos valores padrões informados, o cálculo do valor do adiantamento para o pagamento das passagens. Com base nesta informação, caso o Funcionário solicite despesas com passagem, o sistema irá validar o valor solicitado, podendo gerar inconsistência, caso o Complemento de Cargo deste Funcionário estiver como válida despesa.

Passagem – Quem Reserva

Quando assinalado Empresa, determina que quem irá efetuar a reserva da passagem é o Controle de Reservas.

Quando assinalado Cliente, determina que quem irá efetuar a reserva da passagem é o Cliente.

Quando assinalado Funcionário, determina que quem irá efetuar a reserva da passagem é o Funcionário.

Observação

Inserir uma observação adicional com o objetivo de auxiliar o Controle de Reservas. 

Data Compromisso

Inserir a data do compromisso, ou seja, quando o funcionário deverá estar presente em um determinado local.

Hora Compromisso

Inserir a hora do compromisso, ou seja, quando o funcionário deverá estar presente em um determinado local.

Hospedagem – Quem Paga

Assinalar uma das três opções, definindo quem irá efetuar o pagamento da hospedagem. Podendo ser:

1 – Empresa;

2 – Cliente;

3 – Funcionário.

Quando assinalado Empresa, determina que quem efetuará o pagamento da hospedagem será a Empresa.

Neste caso, não há necessidade do Funcionário solicitar adiantamento para pagamento destas. Com base nesta informação, caso o Funcionário solicite adiantamento para pagamento de despesas de viagem ,o sistema irá validar o valor solicitado, podendo gerar uma inconsistência, caso o Complemento de Cargo deste Funcionário estiver como valida despesa.

Quando assinalado Cliente, determina que quem irá efetuar o pagamento da hospedagem será o Cliente. Neste caso, o sistema irá gerar uma inconsistência, ficando a critério do Aprovador a liberação do adiantamento.

Quando assinalado Funcionário, determina que quem irá efetuar o pagamento da hospedagem será o Funcionário. Neste caso, o sistema efetuará automaticamente, com base nos valores informados, o cálculo do valor do adiantamento para o pagamento destas. Com base nesta informação, caso o Funcionário solicite despesas com hospedagem, o sistema irá validar o valor solicitado, podendo gerar inconsistência, caso o Complemento de Cargo deste Funcionário estiver como válida despesa.

Hospedagem – Quem Reserva

Quando assinalado Empresa, determina que quem irá efetuar a reserva da hospedagem é o Controle de Reservas.

Quando assinalado Cliente, determina que quem irá efetuar a reserva da hospedagem é o Cliente.

Quando assinalado Funcionário, determina que quem irá efetuar a reserva da hospedagem é o Funcionário.

Observação

Inserir uma observação adicional com o objetivo de auxiliar o Controle de Reservas.

Utiliza Hospedagem

Caso não seja necessário solicitar hospedagem, este campo deverá ser desmarcado.

Cód Despesa

Inserir o código da despesa a ser considerada no rateio. 

Un N

Inserir a Unidade de Negócio a ser considerada no rateio. 

Plano CCusto

Inserir o plano de centro de custo a ser considerado no rateio.

Valor Rateio

Inserir o valor do rateio.

% Rateio

Inserir o % do rateio.

Inclui Despesas Processo Prestação de Contas

Quando acionado, permite selecionar para o processo, despesas consideradas como não padrão.

Veja mais informações na descrição da tela Despesa Processo Prest Cta. 

UN/CC

Quando acionado, permite inserir o rateio das despesas de passagem do adiantamento do processo de prestação de contas.

Veja mais informações na descrição da tela Rateio Despesa. 

Info APB

Veja mais informações na descrição da tela Dados Integração Outras Despesas Faturáveis.

Forma Adiantamento

Inserir a forma que será efetuado o pagamento do adiantamento, podendo ser Depósito ou Espécie (cash).

Somente é permitido informar este campo, quando no cadastro do tipo de processo, foi indicado a forma de pagamento “Ambos”, ou seja, Depósito ou Espécie(Cash). Caso já tenha sido definido no cadastro do Tipo de Processo a Forma de Pagamento, este campo é desabilitado ao Funcionário, apresentando a forma de pagamento indicada no cadastro do Tipo de Processo. Veja mais informações na descrição do programa Manutenção Parâmetros Empresa EEC (EEC025TA).

Moeda

Inserir a Moeda em que será efetuado o adiantamento. As Moedas que podem ser utilizadas no adiantamento estão relacionadas ao Tipo de Processo. Ou seja, no “Procedimento Tipos de Processos”, foram informadas as Moedas a serem utilizadas para um determinado Tipo de Processo.

Descrição

Inserir uma descrição referente a solicitação do adiantamento.

Vlr Despes

Inserir o valor desejado para a despesa.

Com base nos dados informados na tela de Inclusão de Roteiro de Viagem, “Quem Paga a Passagem” e “Quem Paga a Hospedagem”, se indicado que, quem efetuará o pagamento será a Empresa ou o Cliente, o sistema reconhece que não há necessidade de efetuar adiantamento para o Funcionário, e sugere o valor do adiantamento para pagamento das despesas “zero”. Caso seja informado que, “Quem Paga a Passagem” e “ Quem Paga a Hospedagem” é o Funcionário, o sistema irá apresentar como valor sugerido para o adiantamento para pagamento das despesas o Valor Padrão, considerando ou não cálculo diário, conforme parametrização efetuada na tela Roteiro de Viagem.

Os valores apresentados podem ser modificados pelo Funcionário. Se o valor apresentado for modificado para menor, o sistema não irá gerar nenhuma inconsistência. Se for modificado para maior,  e o valor ultrapassar o percentual adicional valor da despesa calculado, o sistema irá gerar uma inconsistência, informando ao Funcionário que o Valor da Despesa Não Confere.

As validações serão efetuadas com base no complemento de cargo do Funcionário solicitante. Caso o campo valida despesas, no complemento de cargo esteja como “bloqueia” (podendo ser bloqueia, válida, não válida), o Funcionário não poderá modificar o Valor das Despesas para um valor maior do que foi calculado para a despesa.

Esta informação também será apresentada por intermédio do botão Analisa, na tela de Manutenção do Processo de Prestação de Contas, e também poderá ser visualizada pelo Aprovador, no momento da Liberação do Adiantamento, por intermédio do botão Analisar, onde então será exibida a quantidade de processos pendentes de acertos do Funcionário, e os valores sugeridos e solicitado para o adiantamento. Caso não houver inconsistências de valores, será informado que os valores estão OK, permitindo ao Aprovador, desta forma, total segurança para liberação de um processo de adiantamento.

Caso a despesa estiver parametrizada como utiliza Outras Despesas Faturáveis, esse valor não irá compor o valor total do adiantamento ou acerto de contas, e sim será sumariado em outro campo denominado Outras Despesas Faturáveis, que irá compor o valor total do processo, uma vez que esses valores não integrarão com o contas a pagar.

Caso sejam informadas despesas de passagem ou hospedagem que estejam parametrizadas como outras despesas faturáveis, estes valores serão sumariados ao valor do adiantamento, e não ao valor de despesas faturáveis.

Cód Despesa

Inserir o código da despesa a ser considerada no rateio. 

Un N

Inserir a Unidade de Negócio a ser considerada no rateio. 

Plano CCusto

Inserir o plano de centro de custo a ser considerado no rateio. 

CCusto

Inserir o código de centro de custo a ser considerado no rateio.

Valor Rateio

Inserir o valor do rateio.

% Rateio

Inserir o % do rateio.

Fornecedor

Inserir o código do fornecedor a ser utilizado nos títulos gerados no módulo de Contas a Pagar, referente as despesas do tipo “Outras Despesas Faturáveis”.

Vencto a Pagar

Inserir a data de vencimento dos títulos a serem gerados no módulo de Contas a Pagar, referente as despesas do tipo “Outras Despesas Faturáveis”.

Anotações

Quando acionado, permite inserir observações referentes ao acerto de contas. 

Inclui

Quando acionado, permite selecionar para o processo, despesas consideradas como não padrão. 

UN/CC

Quando acionado, permite efetuar os rateios para cada despesa por Unidades de Negócio e Centro de Custos.

Veja mais informações na descrição da tela Rateio Despesa.

Info APB

Veja mais informações na descrição da tela Dados Integração Outras Despesas Faturáveis.

Moeda Acerto Conta

Inserir a moeda em que o funcionário efetuou suas despesas. Esta moeda servirá como base para a conversão dos valores da despesa, com relação a moeda índice do adiantamento. 

Cotação

Inserir a cotação da moeda, utilizada pelo funcionário para a compra de outra moeda.

Exemplo:

Em um adiantamento com despesas realizadas em real, o funcionário comprou dólar. A cotação será realizada conforme abaixo:

Real ®Dólar 

Vlr Despes

Inserir o valor gasto correspondente a despesa e moeda informada.

Un N

Inserir o código da Unidade de Negócio a ser utilizada no rateio das despesas.

Plano CCusto

Inserir o código do Plano de Centro de Custo, onde está contido o Centro de Custo a ser utilizado para o rateio das despesas.

Ccusto

Inserir o código do Centro de Custo a ser utilizado para o rateio das despesas.

Rateio Valor

Inserir o valor do rateio das despesas, que será rateado entre as Unidades de Negócio e Centro de Custos.

Fornecedor

Inserir o código do fornecedor a ser utilizado nos títulos gerados no módulo de Contas a Pagar, referente as despesas do tipo “Outras Despesas Faturáveis”.

Vencto a Pagar

Inserir a data de vencimento dos títulos a serem gerados no módulo de Contas a Pagar, referente as despesas do tipo “Outras Despesas Faturáveis”.

Limite Adto

Exibe o valor calculado, conforme parametrização definida no Tipo de Despesa.

O valor exibido nesse campo é calculado pelo sistema, conforme parametrização efetuada na inclusão de Tipo de Despesa. Se para um Tipo de Despesa for informado que este efetua cálculo diário, o sistema irá calcular o valor padrão informado, multiplicando pela quantidade de dias da viagem.

Exemplo:

Valor Padrão informado para uma diária de hotel : R$ 50,00

Período de Viagem: 01/04/99 à 05/04/99 (correspondente a 5 diárias

Cálculo:  R$ 50,00 (valor diária) x 5 (diárias) = R$ 250,00