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Hablando de artículo...
Este recurso permite la creación y actualización de información dentro de la plataforma en el formato de artículo – sin la necesidad de crear un documento con auxilio de una herramienta externa – y, posteriormente, publicarlo en la navegación de documentos.
Si el artículo se guarda como borrador, se puede editar posteriormente, sin embargo, solo lo puede editar el usuario que lo guardó (publicador) o un usuario administrador. Para otros usuarios que cuentan con permiso de lectura, si el contenido tiene una versión anterior, esta estará disponible para visualizarla siempre que el contenido actual esté en edición. Un artículo guardado como borrador se identifica con un signo de exclamación (!) en la navegación de documentos.
Para anular el borrador de un artículo, se descartan las modificaciones efectuadas durante la edición, restaurándose la versión anterior, en caso que exista.
Ruta básica
01. Después de activar la opción Nuevo artículo en el lugar en donde se creará, inserte una descripción del mismo.
02. En la pestaña Editor, inserte el contenido del artículo.
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el editor de texto cuenta con varios recursos, tales como:
• copiar, recortar y pegar;
• buscar y reemplazar;
• campos de formulário;
• formatación de texto;
• listas;
• tablas;
• imágenes;
• caracteres especiales;
• enlaces de páginas Web;
• visualización del código fuente generado por el editor.
03. Activar la pestaña Adjuntos.
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La pestaña Adjuntos permite anexar archivos al artículo mediante upload o que están publicados en la plataforma.
El archivo generado para el artículo es un HTML, de esta manera, es posible anexar archivos del tipo JavaScript, CSS, Flash, imágenes, entre otros.
04. Active Seleccionar archivo, para anexar un archivo de la estación de trabajo, o Copiar archivo de ECM, para anexar un archivo que ya está publicado en la plataforma.
05. Busque y seleccione el archivo a ser anexado al artículo.
06. Si lo desea, marque Limpiar directorio de upload cuando publique.
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Cuando está marcado, significa que los archivos que están en el directorio de upload se eliminarán al concluir la publicación del artículo.
07. Active la pestaña Información general e inserte la información solicitada.
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La información requerida es:
Comentario
Breve descripción con información relevante sobre el artículo.
Tags
Etiquetas atribuidas al artículo para facilitar la búsqueda posteriormente. Las tags funcionan como palabras clave y permiten etiquetar el artículo de manera más informal y personal. Se puede buscar el artículo por navegación o en la búsqueda. Insertar con o sin el carácter "#" para activar el auto complete de tags en el campo de tags. El Auto complete muestra una lista desplegable con las cinco tagsmás utilizadas a partir de los caracteres digitados después del carácter "#".
Descripción versión/revisión
Descripción de la versión/revisión actual del artículo.
Versión/revisión
Número de la versión/revisión inicial del artículo que se publica. Este campo únicamente está habilitado cuando se incluye un artículo y cuando está marcado el campo «Control manual de la versión», del recurso Parámetros generales de la guía en el panel de control. Cuando el campo del Panel de Control no está marcado, se atribuye automáticamente la versión/revisión "1.000" para el artículo y no es posible modificarla. El formato de este campo es numérico (999.999), siendo que los tres primeros números representan la versión y los otros tres representan la revisión. Después de la primera publicación, la plataforma controla automáticamente la evolución de versiones y revisiones, sin permitir la modificación de los números.
Crear versión/revisión obligatoria
Cuando se marca, determina que no se puede modificar el artículo y mantener la misma versión/revisión, o sea, sólo es posible hacer efectivas las modificaciones creando una nueva versión o revisión de él.
¿El documento caduca?
Cuando se marca, determina que el artículo caducará en la fecha informada en el campo "Válido hasta". En caso contrario, el artículo no caducará y la fecha informada en el campo "Válido hasta" no es considerada. Esta opción será mostrada como marcada cuando el campo "¿Documento caduca?", del recurso Parámetros generales de la guía del Panel de Control, está marcado.
Período de notificación de caducidad
Período de antecedencia – en días – a partir del que la emisión de notificación de caducidad del artículo se iniciará. Si se inserta cero (0) se considerará el número de días informado en los parámetros generales de la plataforma.
Válido desde
Fecha a partir de la que el artículo estará disponible para los usuarios – de acuerdo con los permisos de acceso. Esta fecha permite al autor del artículo agendar su visualización para los demás usuarios de la plataforma, ya que sólo se exhibirá a partir de esta fecha. Cuando el artículo es válido sólo a partir de una fecha futura, para el autor él se muestra identificado con una flecha roja que representa que es un documento futuro. La fecha para publicación futura no puede ser menor que la fecha corriente y la publicación futura no envía e-mail de notificación (aprobación, nueva versión/revisión del documento etc.).
Válido hasta
Fecha a partir de la que el artículo será considerado como caducado cuando la opción "¿Documento caduca?" esté marcada. La fecha de caducidad es sugerida considerando el campo "Días de caducidad de documentos" – del recurso Parámetros de la guía Generales del Panel de Control – cuando tenga algún valor definido. Si el campo "Documento caduca" de este recurso no está marcado, esta fecha no se considera.
Tipo de documento
Tipo de documento al que el artículo pertenece.
Asunto
Asunto al que el artículo está relacionado.
Tipo de ícono
Elemento gráfico para representar el artículo. Cuando no se selecciona el ícono, se asocia un ícono estándar con base en la extensión del artículo (HTML).
Autor
Usuario autor del artículo que se crea.
Idioma
Idioma al que el artículo será relacionado. El idioma es utilizado para indexar la información del contenido y del artículo. La información indexada se utiliza en las búsquedas por contenido. Como estándar, se muestra el idioma determinado en las preferencias del usuario. Si no está definido en el perfil del usuario, se sugiere idioma estándar definido en los Parámetros generales de la plataforma.
¿Notificar?
Cuando se marca, determina que los usuarios que poseen el asunto relacionado al artículo como asunto de interés serán notificados sobre la publicación del artículo.
08. Active la pestaña Documentos relacionados.
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En esta pestaña es posible relacionar un documento publicado en la plataforma al artículo.
09. Active Agregar.
10. Buscar y seleccionar el documento a ser relacionado al artículo.
11. Activar Confirmar.
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Para eliminar un documento relacionado con el artículo, simplemente selecciónelo y pulse el ícono Eliminar, representado por un cesto de basura y localizado en la columna Funciones.
12. Active la pestaña Aprobación.
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Esta pestaña solo aparece si la carpeta en donde se está creando el artículo no tiene criterios de aprobación.
13. Defina los criterios para la aprobación del artículo, si lo desea.
14. Active la pestaña Seguridad.
15. Defina los criterios de seguridad para el artículo, si lo desea.
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Se puede obtener más información a cerca del procedimiento en Definir criterios de seguridad para carpeta o para documento.
16. Active Guardar borrador para guardar el artículo y editarlo posteriormente o Publicar para efectivamente publicarlo en la navegación de documentos para que el resto de los usuarios puedan visualizarlo, de acuerdo con los criterios de seguridad definidos.
Rutas alternativas
Visualizar artículo
01. Localice y active el nombre del artículo al cual desea acceder.
02. Visualice su contenido.
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Cuando se visualiza el artículo se pueden efectuar algunas acciones, tales como, ver sus propiedades, ver su información social, copiar su enlace, entre otras opciones. Se puede obtener más información en Visualización de documentos.
Solicitar permiso adicional en artículo
01. Localice el artículo para el cual desea solicitar permisos adicionales.
02. Posicione el mouse sobre el nombre del artículo.
03. Active Solicitar permisos adicionales, ubicado en el recuadro que muestra la información general del artículo.
Visualizar adjuntos de artículo
01. Localice el artículo que desea visualizar los adjuntos.
02. Accione Visualizar adjuntos, localizado a la derecha del nombre del artículo y representado por un clip.
Conozca más
Cuando se activa esta opción, aparece la ventana en donde se pueden visualizar los adjuntos del artículo. Se puede obtener más información en Visualización de adjuntos de documento.
Definir prioridad para el artículo
01. Localice el artículo para el cual desea definir prioridad.
02. Introduzca la prioridad deseada para el artículo en la columna Prioridad.
Conozca más
Puede obtener más información sobre la prioridad para artículos en Definir prioridad para carpeta o para documento.
Si la columna Prioridad no aparece en la carpeta en donde está el artículo, puede habilitarla siguiendo los pasos de la ruta de acceso alternativa Visualizar prioridad del contenido de la carpeta de en Carpeta.
Efectuar acción social para artículo.
01. Localice el artículo para el cual desea efectuar una acción social.
02. Active el ícono correspondiente a la acción social que desea, localizado en el área de acciones sociales, ubicado a la derecha del nombre del artículo.
Seguir artículo
01. Localice el artículo que desea seguir.
02. Active el ícono Notificar, localizado después del área de acciones sociales, a la derecha del nombre del artículo.
Conozca más
Se puede obtener más información sobre el recurso Seguir en Seguir documento.
Definir artículo como favorito
01. Localice el artículo que desea definir como favorito.
02. Active el ícono Agregar a favoritos, representado por una estrella, ubicado a la derecha del nombre del artículo.
Crear notas en artículo
01. Localice el artículo en el que desea hacer anotaciones.
02. Active Más opciones, ubicado a la derecha del nombre del artículo.
03. Active Iniciar notas.
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Esta opción solo se presenta cuando está activo el recurso de creación de calificaciones virtuales en el documento. Se puede obtener información sobre la activación del recurso en Messaging -PC.
Al activar esta opción, aparece la ventana de Messaging en donde se pueden hacer anotaciones referentes al artículo. Se puede obtener más información en la ruta alternativa Crear notas en documento en Messaging -H.
Renombrar artículo
01. Localice el artículo que desea renombrar.
Conozca más
Se necesita tener permiso de modificación en el artículo para renombrarlo.
02. Active Más opciones, ubicado a la derecha del nombre del artículo.
03. Active Renombrar.
Conozca más
Cuando se activa esta opción, aparece la ventana en donde se puede renombrar el artículo. Se puede obtener más información en Renombrar carpeta o documento.
Editar artículo
01. Localice el artículo que desea editar.
02. Active Más opciones, ubicado a la derecha del nombre del artículo.
03. Active Propiedades.
Anular borrador de artículo
01. Localice el artículo del borrador que guardo anteriormente y que desea anular.
02. Active Más opciones, ubicado a la derecha del nombre del artículo.
03. Active Propiedades.
04. Active Anular borrador.
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Al activar esta opción, el contenido que se guardó como borrador se elimina y el artículo vuelve a mostrar el contenido de la última versión publicada.
Restaurar versión de artículo
01. Localice el artículo del que desea restaurar una versión antigua.
02. Active Más opciones, ubicado a la derecha del nombre del artículo.
03. Active Propiedades.
Conozca más
Cuando se activa esta opción, aparece la ventana en donde se puede restaurar una versión antigua del artículo. Se puede obtener más información en Restaurar versión de documento.
Copiar artículo
01. Localice y seleccione el artículo que desea copiar en otro lugar.
02. Active Copiar, ubicado en la barra de acciones de la parte superior izquierda de la ventana.
Recortar artículo
01. Localice y seleccione el artículo que desea recortar en otro lugar.
02. Active Recortar, ubicado en la barra de acciones de la parte superior izquierda de la ventana.
Replicar artículo
01. Localice y seleccione el aplicativo del que desea crea un documento replicado.
02. Active Más, ubicado en la barra de acciones de la parte superior izquierda de la ventana.
03. Activar Replicar.
Conozca más
Cuando se activa esta opción, aparece la ventana en donde se puede concluir la creación de un documento replicado del artículo. Se puede obtener más información en Replicar documento.
Eliminar artículo
01. Localice y seleccione el artículo que desea eliminar.
02. Active Más, ubicado en la barra de acciones de la parte superior izquierda de la ventana.
03. Active Eliminar.