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Módulo As funcionalidades de cobrança com o tem como objetivo de oferecer aos clientes que trabalham com gestão de imóveis um sistema que ajude a reduzir a inadimplência através de um melhor controle e acompanhamento de suas cobranças.as incorporadoras que utilizam o gestão de imóveis à automação do controle de recebivéis, possibilitando a cobrança proativa reduzindo inadimplencia, assim como a cobrança direta da inadimplência.
Na tela do TCGI em cobrança é informada todas as funcionalidade para utilizar a cobrança e o TOTVS Aprovações e Atendimento.
Informações | ||
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No tipo de ação Envio de E-mail deverá ser parametrizado as informações: Para a ação de envio de Email, será possível definir o Assunto, informar um relatório para o corpo do E-mail e enviar o boleto(Para que o boleto seja enviado, o lançamento em atraso precisa possuir um boleto gerado e o convênio utilizado precisa de um relatório de boleto associado). Assunto: Define o texto que será incluído no campo Assunto. Será o mesmo texto para todos os e-mails. OBS: Na mesma régua pode ser criado mais de uma ação do tipo envio de e-mail, sendo assim as informações acima poderão ser diferentes para cada ação, como por exemplo o relatório do corpo do e-mail.
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label | Envio de SMS | |
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Para envio de SMS :
Para a ação de envio de SMS, será possível definir o texto do SMS com auxílio de mnemônicos (utilizar os existentes no assistente de cobrança).
Informações | ||
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Para utilizar esta funcionalidade é necessário contratar um plano de serviço de SMS. Para maiores informações, acesse SMS Corporativo Via Mashup. |
id | Envio de SMS - Configurações. |
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label | Utilizando Mashups | |
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Processo de Envio de SMS via Mashups.
Importante teste incialmente no Mashups para verificar se o Serviço de SMS encontra-se ativo e configurado corretamente com usuário / senha por exemplo.
-- Teste no Mashups com Usuário / Senha configurados no RM : http://mashups.totvs.com.br/TotvsSOAWebClient/WebClient.LoginScreen.aspx
Logando no Mashups com Uusario Mashups e senha do Usuário Mashups.
TOTVS - Envio de SMS
Informando o Usuario e Senha do Serviço SMS - Informado nos Parâmetros Gerais do RM.
SMS enviado com sucesso para o Celular do Cliente.
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Configurações no RM para uso do SMS.No tipo de ação Envio de SMS deve ser definido o texto padrão que será enviado referente a cobrança.
Parâmetros Globais Informar Usuario / Senha do usuario que possui credenciais para envio de SMS.
Cadastro de Coligada | Processos | Mashups | Gerenciar Clicar para inserir servidor Mashups. Servidor : mashup.totvs.com.br Usuário : Usuário de acesso ao Servidor Mashups Senha : Senha do Usuário do Servidor Mashups |
label | Envio de SMS no RM |
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Processo de envio de SMS no RM.
- Configurar o Processo de Ação de Cobrança de SMS no RM primeiramente.
Cobrança | Ações de Cobrança.
Incluídos os Mnemônicos para envio do SMS
Configuração necesária para envio do SMS para o Cliente.
Selecionar a Ação Cadastrada | Gerar Ação Manual de Cobrança
Selecionar a Parcela para Ação da Cobrança.
OBS : Verificar o cadastro do Cliente / Fornecedor se tem Telefone cadastrado.
FCFO.TELEX - SMS busca o Numero de Telefone - Tem que estar preenchido corretamente com DDD mais Número de Telefone.
Depois de conferir dados do Cliente , selecionar a Parcela - EXECUTAR
SMS enviado para o Celular do Cliente.
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No tipo de ação abertura de atendimento deverá ser parametrizado as seguintes informações:Para a ação de abertura de atendimento é preciso informar os parâmetros do atendimento(Coligada do Atendimento, Grupo de Atendimento e Tipo de Atendimento). Coligada do Atendimento: Coligada de origem onde o atendimento será criado. Importante As informações acima deverão estar cadastradas previamente no Totvs Aprovações e Atendimento. Gerar Ação Manual da Cobrança: É possível executar manualmente as ações de cobranças cadastradas, ao selecionar a ação e executar o processo será apresentado uma tela para seleção de lançamentos, os lançamentos que serão listados na visão não estão necessariamente vinculados a uma cobrança, com isso é possível realizar uma campanha informando sobre as parcelas vincendas. Na tela de seleção de lançamentos, o usuário irá definir o filtro a ser usado para buscar os lançamentos desejados. Os lançamentos que estiverem de acordo com o filtro selecionado serão exibidos na tela. |
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label | Régua de Cobrança | |
Cobrança| Régua de Cobrança
A Régua de Cobrança permite uma automação da cobrança. Neste cadastro são vinculados as ações de cobrança e é definido os dias para cada ação e a partir disso o sistema consegue de forma automática realizar alguma ação na cobrança, por exemplo, enviar SMS.
Durante o cadastro da Régua de Cobrança será apresentado um menu Anexo para que seja possível realizar a vinculação da Régua de Cobrança com as ações. Nesta associação será definido os dias em atraso, ao definir os dias em atraso o sistema irá sempre considerar o vencimento do lançamento, por exemplo, ao cadastrar a régua é informando que após 3 dias será enviado um SMS, o lançamento venceu em no dia a régua esta apta a enviar o SMS.- Para cada uma das ações de cobrança, será definido o número de dias de atraso de pagamento para a execução da determinada ação.
- Para a ação de envio de e-mail, será possível possível definir o assunto e o relatório a ser anexado no corpo do e-mail . ( GLOBAL – Coligada 0 apenas ).
- Para cada régua de cobrança serão definidas várias ações de envio de e-mail ou SMS. Porém só poderá ser definida uma ação de abertura de atendimento.
- Cada ação que é executada com sucesso irá gerar efeito apenas 1 vez no dia.
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label | Carteira de Cobrança | |
Cobrança| Carteira de Cobrança
Com a carteira de cobrança será possível criar perfis de cobrança. O perfil é criado considerando a régua definida e o filtro utilizado.
- A régua será utilizada para automação da carteira de cobrança, caso a carteira não seja automatizada o campo deve ficar sem preenchimento.
Criando o Filtro:
Para criar um novo filtro é necessário inserir/editar uma carteira, é clicar na opção Selecionar o Filtro da carteira(...), neste momento o sistema irá abrir uma visão de Filtro de Carteira, primeiramente será necessário criar/selecionar o filtro no menu superior da visão, após selecionar o filtro e executar é necessário clicar na opção Selecionar Filtro no rodapé da visão. Em seguida basta salvar a carteira que o filtro está aplicado.
Será possível criar os filtros utilizando campos das tabelas FCFO ou XCOBRANCA.
É possível criar filtros usando consulta SQL:
O exemplo a seguir retorna os contratos de Venda vinculados ao Empreendimento com o código 2007.
SELECT XCOBRANCA.CONTRATO FROM XCOBRANCA
JOIN XVENDA ON XCOBRANCA.CONTRATO = XVENDA.NUM_VENDA
AND XCOBRANCA.CODCOLIGADA = XVENDA.CODCOLIGADA
WHERE XVENDA.COD_PESS_EMPR = 2007
AND XVENDA.CODCOLIGADA = 1
Link com maiores informações sobre o procedimento: Melhorando Performance de filtro com SQL
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label | Visão de Cobrança | |
Cobrança| Visão de Cobrança
A Visão de cobrança apresenta as cobranças existentes para cada cliente/fornecedor, é possível visualizar informações simplificadas da cobrança(Data de Abertura, Contrato, Origem da Cobrança e etc). Essa visão também contempla o Anexo Lançamentos da Cobrança, que apresenta informações do lançamento(s) que está associado a cobrança, além de possuir uma opção para visualizar as ações de cobrança que foram aplicadas no(s) lançamento(s) e Log para acompanhar todo o histórico no lançamento nesta cobrança.
Menu Processos
- Gerar Cobrança: Será possível executar a geração de cobrança diretamente da visão de Cobrança.
- Alteração da Carteira de Cobrança: Será possível alterar a carteira de uma ou varias cobranças, será necessário selecionar a(s) cobrança(s) e executar a rotina informando a nova carteira.
- Gerar Ação Manual de Cobrança: Será possível manualmente executar as ações de cobrança que já estão cadastradas. É necessário selecionar uma ou mais cobranças e executar a rotina informando qual será a ação aplicada.
Tela de Cobrança
Para visualizar os dados consolidados de um cobrança é necessário abrir uma cobrança na visão de cobrança, posicione o cursor do mouse sobre a cobrança que deseja visualizar e de um duplo click, após essa ação será feito a abertura da tela de cobrança.
A tela de cobrança irá apresentar de forma organizada todas as informações da cobrança, como dados do cliente, informações do contrato(Venda e Aluguel), lançamentos que pertencem a cobrança.
Identificação:
Lançamentos em Atraso:
♦ Lançamentos: Apresenta todos os lançamentos que compõem a cobrança. Foi incluído no menu Processos a opção Inclusão de Borderô de Negativação, com isso é possível selecionar o lançamento(s) e incluir diretamente ao Borderô para negativação.
Informações | ||
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♦ Boleto: Após calcular o valor, será possível incluir o boleto para os lançamentos que foram selecionados.
Atendimento:
O menu de atendimentos estará disponível apenas ao acessar a tela de cobrança através da visão de atendimentos, com isso o atendente irá visualizar apenas os atendimentos que é responsável.
Historio de Cobrança:
Ao se gerar uma Ação Manual de Cobrança , a mesma ficará guardada no Histórico de cobrança .
Anexos | Histórico de Cobrança
Histórico Financeiro:
Retorna todo o histórico financeiro do cliente/financeiro que está vinculado a cobrança. Ao acessar a visão, é exibido na tela do cockpit um resumo de informações referentes à:
- Cadastro do cliente/fornecedor
- Saldo devedor Atual
- Gráfico de quitação do contrato
- Solicitações de atendimento
- Últimos Vencimentos
- Quantidade de contratos
- Quantidade de parcelas atrasadas
- As vendas do cliente
Cliente/Fornecedor:
- Cliente/Fornecedor: Apresenta o cliente/fornecedor da cobrança, sendo possível atualizar o seu cadastro.
Fiadores/Outros Clientes:
Nesta visão serão apresentados os fiadores que estiverem associados aos contratos de vendas/locação. Para contratos que possuem mais de um comprador/locatário ativos, esses também serão apresentados nesta tela.
Os registros desta tela serão apresentados em forma de Card, ao dar um duplo clic será aberto o cadastro do cliente/fornecedor associado ao mesmo.
Aviso |
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Somente fiadores associados a um cliente/fornecedor serão apresentados nesta tela. |
Contratos de Venda/Locação:
- Contrato: Apresenta o contrato da cobrança.
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Cobrança| Gerar Cobrança O processo de cobrança percorre a base de dados em busca de lançamentos vencidos, ao identificar os registros em atraso será feito a criação de uma nova cobrança para o cliente/fornecedor, essa cobrança é criada por contrato e origem(Venda ou Aluguel), caso já exista uma cobrança para o contrato e for identificado um novo lançamento em atraso essa cobrança é atualizada. O cliente/fornecedor pode possuir mais de uma cobrança, caso ele possua lançamentos em contratos distintos. Quando todos os lançamentos da cobrança são quitados ou renegociados caso exista um atendimento em aberto para essa cobrança o mesmo é encerrado automaticamente quando o processo de Gerar Cobrança for executado. Neste momento o Status da cobrança é alterado para concluída e mesma é desassociada na carteira, em caso de futuros atraso o processo de Gerar Cobrança irá reabrir a cobrança inserindo a mesma em uma carteira respeitando os filtros estabelecidos no cadastro de Carteira de Cobrança. |
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Caso todos os lançamentos da cobrança sejam quitados ou renegociados o processo de Gerar Cobrança irá finalizar o atendimento. |
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label | | Indicadores |
Com os indicadores é possível um melhor gerenciamento da cobrança, através de cubos e gráficos será possível realizar uma tomada de decisão precisa.
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Os indicadores possuem os seguinte parâmetros que são utilizados em sua geração:
- O valor informado como '-1' indica que ira retornar todos os registros, por exemplo, Coligada = -1(Todas as Coligadas)
- Caso seja preciso filtrar apenas um registro de determinado campo é necessário informar o mesmo, por exemplo, Coligada = 2(Apenas registros da coligada 2)
- Caso seja preciso filtrar registros específicos é necessário informar o valores separados por virgula, por exemplo, Coligada = 2,4,5(Retorna registros das coligada 2, 4 e 5)
- Caso não deseje que seja calculado o Valor liquido o deve ser informada 0 como valor.
id | Indicadores |
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Com o Cubo Inadimplência Financeira será possível acompanhar a inadimplência de seus clientes, com informações das parcelas vencidas que compõem a cobrança. O cubo possui 5 cenários(Layouts) que são eles Visão Padrão - Analítico, Cliente, Empreendimento, Coligada e Por Mês. É importante ressaltar que o cubo possibilita a criação de novos cenários(Layouts) ou adequação dos cenários já existentes. O cubo possui colunas que irão facilitar a consolidação dos dados, para isso é necessário pegar a coluna e arrastar ela para a o "local" desejado, a seguir um exemplo: Primeiramente deve ser selecionado o Cenário(Layout): Em seguida o campo que deseja adicionar na visão: O campo deve ser arrastado para o local desejado: |
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Será possível visualizar todo o recebimento(Pagamentos, Inadimplência e Vincendas) do Empreendimento/Coligada. Este indicador conta com o cubo Recebimentos X Inadimplência Financeira e o gráfico Análise dos Recebimentos por Empreendimento/Coligada. O cubo ira retornar uma visão detalhada com todos registros que retornam no filtro e o gráfico irá retornar uma informação consolidada(Percentual e Valor). |
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Será possível acompanhar através do cubo Recebimentos X Inadimplência Financeira - Módulo Cobrança ou do gráfico Recebimentos Previstos x Realizados uma visualização conforme o filtro aplicados os valores que foram recebidos x os valores em atraso. |
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Com este gráfico será possível realizar um acompanhamento da inadimplência em um período de dias ( 15 a mais de 90 dias) considerando os filtro(Parâmetro) aplicado. |
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O Gráfico disponibiliza uma visão da inadimplência mensal do Empreendimento/Imóvel. |
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O Gráfico demonstra todos os atendimentos que foram abertos e os concluídos. |
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label | | Cubo de Produtividade por Atendente |
Com o Cubo de Produtividade por Atendente será possível acompanhar a produtividade dos atendentes, com informações das cobranças que estão atuando e os valores que foram recuperados.
O cubo possui 3 cenários(Layouts) que são eles Padrão - Por Período e Por Atendente. É importante ressaltar que o cubo possibilita a criação de novos cenários(Layouts) ou adequação dos cenários já existentes.
O cubo possui colunas que irão facilitar a consolidação dos dados, para isso é necessário pegar a coluna e arrastar ela para a o "local" desejado, conforme exemplo ilustrado no Cubo Inadimplência Financeira.
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Os lançamentos da cobrança que são envolvidos no processo de Acordo não serão considerados pelo Cubo. |