Objetivo
O módulo Folha de Pagamento visa efetuar os cálculos da folha de pagamento para os funcionários, mantendo o controle sobre os valores referentes aos eventos relativos a estes funcionários.
O módulo Folha de Pagamento faz parte do sistema Administração de Pessoal do aplicativo Recursos Humanos do EMS Framework.
Características
As principais características do módulo são:
- Categorias salariais permitidas: horistas, semanalistas, quinzenalistas, mensalistas e tarefistas.
- Os valores referentes a proventos e descontos dos funcionários são relacionados a códigos (eventos), cuja representações e incidências (INSS, FGTS, IRF, entre outros) são definidas pelo usuário.
- Com o objetivo de facilitar o trabalho do usuário por ocasião da implantação, o banco de dados é fornecido com a maioria dos eventos analíticos necessários já implantados. Toda via, estes podem ser alterados e/ou eliminados pelo usuário. São permitidos até 999 códigos de eventos para tratar proventos e descontos dos funcionários, sendo que os eventos com código acima de 900 de uso exclusivo do sistema.
- Permite a criação de 9000 códigos de eventos auxiliares (eventos sintéticos) para montagem de relatórios que podem ser criados pelo usuário em forma de estrutura.
- O sistema possui um Cadastro de Fórmulas de Cálculo para que o usuário possa definir cálculos específicos da sua folha de pagamento. Estas fórmulas podem ser também definidas a partir de programas específicos de Fórmulas de Cálculo.
- O usuário pode utilizar o FASB/CMCAC, para converter os valores da Folha de Pagamento em moeda para contabilização.
- Permite que sejam cadastrados até três tipos de mão-de-obra.
- O usuário poderá definir os cálculos das horas normais, repouso e afastamentos a partir da utilização do módulo Ponto Eletrônico, a partir do calendário, podendo este ser cadastrado a nível de estabelecimento os turnos. Cada dia do calendário pode ter uma carga de horas diferenciada, podendo ainda ser definido a carga total de horas por Estabelecimento, Turno e Categoria.
- Permite a utilização de até 99 tabelas de salário por empresa e categoria salarial, contendo cada 999 faixas com doze níveis salariais. Além do salário real estabelecido, permite a utilização de salário simulado, aplicado em situações de simulação a critério do usuário. Os reajustes podem ser efetuados de forma isolada ou coletiva.
- Para atender os reajustes coletivos, encontram-se à disposição do usuário as seguintes opções: índice único ou constante; índice variável, em razão de faixas salariais; índice variável, com efeito cascata. Estas opções estão disponíveis para reajuste de tabelas salariais ou salários normais.
- Permite a introdução de movimentos para serem considerados para o cálculo da folha de pagamento a partir de importações de dados destes movimentos, originando movimentos do tipo Lote, Funcionário, Categoria Salarial ou ainda Parcelados (várias parcelas de movimentos).
- Opcionalmente, permite o cadastramento de todos os dependentes de cada funcionário, passando a controlar automaticamente o vencimento das cotas do salário família devido, permitindo a eliminação do fichário de controle manual, bem como o controle sobre cada vacina obrigatória estabelecida na legislação.
- Permite digitar mensalmente todos os documentos relativos ao pagamento de serviços prestados por pessoas físicas e jurídicas. Para pessoas físicas, o objetivo é incluir estas informações na guia do INSS, além de permitir a emissão de Informe de Rendimentos e a DIRF anual. Para as pessoas jurídicas, o objetivo é permitir a emissão do demonstrativo anual das retenções efetuadas e a DIRF anual.
- Tipos de cálculo permitidos no sistema: Folha Normal, Adiantamento Normal; Adiantamento de 13° Salário e 13° Salário.
- Em caso de um ou vários erros de informação detectados após a realização de um cálculo, o usuário pode eliminar o cálculo a partir da categoria salarial ou ainda por funcionário.
- Cálculo de Pensão Alimentícia é automático, devendo o usuário cadastrar os beneficiários de pensão, podendo relacionar diferentes tipos de cálculo. Para folha normal, férias e rescisão, o sistema manterá históricos por tipo de cálculo.
- Mensalmente são calculados os valores a serem provisionados referentes ao 13° salário, férias e os respectivos encargos. Este cálculo é realizado com base no valor total do mês atual menos o valor total do mês anterior, permitindo a absorção das variações provocadas pelas alterações salariais e a determinação da média dos respectivos adicionais.
- Os dados para efeitos contábeis podem ser extraídos mensalmente em relatórios (demonstrativo contábil) ou em arquivo magnético para posterior integração com o sistema de contabilidade. Os lançamentos a débito e a crédito são efetuados por centro de custo, considerando inclusive os rateios dos encargos automaticamente. Os valores da folha podem ser enviados para a contabilidade em moeda corrente, moeda FASB e moeda CMCAC.
- Com o intuito de permitir a realização de relatórios e consultas sobre informações passadas, o sistema mantém automaticamente o histórico relativos a alterações salariais, modificações de situações, horas faltas (justificadas e não justificadas), contribuições de INSS, FGTS, IRF, RAIS, adicionais de 13° salário e férias e a movimentação destas informações fica a critério do usuário, podendo ser eliminados caso haja necessidade. Uma vez necessário, estes históricos podem ser importados de outro sistema.
- Para atender às exigências legais e criar facilidades operacionais com relação a depósitos de líquidos, contabilização e outras situações, o sistema permite gerar em arquivo magnético as seguintes informações: depósitos de FGTS; líquidos para bancos; sumário contábil; RAIS; DIRF; CAGED.
- Para facilitar a implantação do sistema, este permite a importação das seguintes informações: funcionários; dependentes; adicionais de 13º salário; adicionais de férias, informações anuais sobre RAIS e DIRF; movimentos calculados; históricos de salários; históricos de situações.
- Todas as informações que podem ser importadas podem ser exportadas em formato texto, acompanhadas do respectivo layout.
- Permite identificar quais os bancos de dados dentro do MAGNUS serão integrados pela folha de pagamento, para que se faça a integração com os produtos MAGNUS I.00, EMS2 e EMS5 (Contabilidade, Contas a Pagar e Caixa e Bancos).
- Efetua a gravação das informações de previsão de pagamento para o módulo Contas a Pagar diretamente no banco de dados Administrativo. Faz a apuração dos valores para os grupos de pagamentos selecionados, copiando as informações de previsão do mês anterior. Embora a geração possa ser feita apenas uma vez no mês, este procedimento permite a sua reexecução quantas vezes forem necessárias.
- Faz a gravação das informações sobre os cheques emitidos, diretamente no banco de dados do módulo Caixa e Bancos, permitindo sua reemissão e reintegração.
- A rotina de variação salarial foi desenvolvida para atender as necessidades dos clientes com relação a remuneração variável, para qualquer evento calculado no sistema HCM.
- O sistema oferece o registro de funcionários, objetivando a implementação do registro eletrônico de funcionários conforme legislação e criação de rotinas para consulta destas informações pelos órgãos fiscalizadores do Ministério do Trabalho.
- Faz o controle dos funcionários com direito a estabilidade por exercício de funções na Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (CIPA) e no Sindicato, indicando início e término de mandato e função para qual foi designado, além de outros motivos que geram estabilidade (acidente de trabalho, auxílio maternidade, entre outros). Esta informação alerta ao usuário quando estiver efetuando uma rescisão das características do funcionário que possui estabilidade.
O produto Recursos Humanos foi desenvolvido para contemplar as Modernas Técnicas de Gestão de Recursos Humanos. É composto pelos seguintes sistemas e módulos:
Sistema | Funcionalidade |
Administração de Pessoal | O Sistema de Administração de Pessoal possui como objetivo principal, proporcionar de forma prática, ágil e segura, o cálculo do pagamento de funcionários. Mantém o controle sobre os valores referentes a: Provisões, Pensão Alimentícia, Informações Anuais, Férias Normais e Coletivas de Funcionários por Período Aquisitivo, permitindo que sejam efetuadas programações antecipadas das férias, bem como rescisões. Efetua o controle da apuração de informações referentes à frequência e consumo de refeições dos funcionários, tornando disponível a emissão de Relatórios Legais e de Suporte a área de Recursos Humanos da Organização. Módulos envolvidos:
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Provisão Pessoal | O Sistema de Provisão Pessoal permite fornecer para a Organização ferramentas para possibilitar preencher o seu Quadro Funcional com os profissionais necessários a execução das operações, buscando recursos tanto no Ambiente Externo da organização quanto no Ambiente Interno, dentro dos padrões de qualidade, custos e tempo exigidos pela Administração. Módulo envolvido:
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Desenvolvimento e Treinamento | O sistema de Desenvolvimento e Treinamento tem como principal função propiciar ao setor de Treinamento, informações rápidas e eficientes sobre os treinamentos que a empresa promove aos seus funcionários ou pessoas ligadas a empresa, controlando todos os aspectos ligados aos treinamentos (instituições, instrutores, locais, equipamentos e materiais) bem como controlar o aspecto de Desenvolvimentos dos Recursos Humanos da Organização: Módulos envolvidos:
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Medicina e Segurança | O Sistema de Medicina e Segurança tem por objetivo administrar as ocorrências do Serviço Especializado de Segurança e Medicina do Trabalho – SESMT nas organizações quando da utilização do serviço médico da empresa. Cumpre as funções impostas pela NR 7 do Ministério do Trabalho, que instituiu o Programa de Controle Médico e de Saúde Ocupacional (PCMSO), na questão da programação de exames periódicos obrigatórios, por área de trabalho, função, e ainda controlando por datas, seja de admissão, transferência ou período de tempo determinado bem como atender as principais atividades da área, quanto ao controle e emissão de documentos legais de segurança do trabalho (laudos periciais, SB40, instruções de segurança, controle de entrega de EPI - Equipamento de Proteção Individual, entre outros), mantendo o controle de colaboradores por área de trabalho, de modo a atender quesitos presentes no PPRA (Plano de Prevenção de Riscos Ambientais). Módulos envolvidos:
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Serviço Social | O Sistema de Serviço Social tem como objetivo controlar a política de benefícios proporcionada aos empregados pela Organização, visando fornecer aos administradores os meios para extrair um perfil de sua aplicação e possibilitar análise do impacto no orçamento da empresa. Módulo envolvido:
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Remuneração | Este sistema permitirá administrar e controlar os diversos cargos existentes, bem como as tabelas salariais utilizadas como referência pela organização. Também possibilitará elaborar propostas de liberação salarial, que poderão ser geradas individualmente ou a partir de matrizes genéricas, as quais poderão ser gerenciadas até a sua aprovação e transferência para a folha de pagamento. Módulo envolvido:
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Visão Geral
Este módulo dispõe de recursos para atender às técnicas de gestão de RH, dentro dos mais avançados padrões tecnológicos, o Aplicativo de Recursos Humanos HCM é uma solução integrada e corporativa, que possibilita tanto a racionalização e simplificação dos processos, como efetuar o acompanhamento e controle minucioso das políticas e padrões estabelecidos, fornecendo informações de forma eficiente e eficaz para a tomada de decisões e abrangendo, desta forma, todo o ciclo de vida de recursos humanos na organização.
Uma vez que o módulo Folha de Pagamento possui itens a fim de proporcionar de forma prática, ágil e segura, o cálculo do pagamento de funcionários, mantendo o controle sobre os valores referentes a: provisões, pensão alimentícia, informações anuais, férias normais e coletivas de funcionários por período aquisitivo, permitindo que sejam efetuadas programações antecipadas das férias, bem como rescisões, efetuando o controle da apuração de informações referentes à frequência e consumo de refeições dos funcionários, disponibilizando a emissão de relatórios legais e de suporte ao departamento pessoal.
Os Cadastros são as informações básicas que devem ser implementadas para o perfeito funcionamento dos módulos que compõem o HCM.
Os Cadastros Gerais são aquelas funções que implementam informações utilizadas por mais de um módulo dentro do produto. São funções do tipo Manutenção e na sua descrição são apresentadas suas principais características e funcionalidades.
Neste Manual estas funções são descritas de forma detalhada, enquanto que nos manuais de referência dos módulos, estas funções são apenas relacionadas e em alguns casos, demonstradas no enfoque do módulo. Ao clicar sobre cada função relacionada no Manual de Referência do Módulo, pode-se chegar até este Manual de Referência dos Cadastros Gerais, onde aparece a descrição detalhada da função.
Os Cadastros Específicos de cada Módulo são descritos em seu respectivo Manual de Referência. Todos os processos descritos neste manual fazem parte do processo Preparação das Informações.
Nota:
Para as organizações que utilizam o módulo Folha de Pagamento para Entidades Educacionais, alguns parâmetros mudam no sistema, destacando:
- Matrícula: Anteriormente, o módulo Folha de Pagamento demonstrava a matrícula com oito posições mais uma posição para o dígito verificador.
Exemplo:
99999999-9, sendo Matrícula + Dígito. Isto vale para o HCM sem o módulo Folha Educacional sendo utilizado. Agora com a utilização deste módulo, o sistema passa a tratar a matrícula contendo cinco posições mais duas posições para o contrato e mais uma posição para o dígito do contrato.
Exemplo: 99999+99+9, respectivamente, Matrícula + Código Contrato + Dígito Verificador. - Relatórios: nos relatórios do sistema, seja em qualquer módulo, nas seleções destes são solicitadas as informações referentes a matrícula dos funcionários, como também o contrato a qual sua matrícula pertence.
Integração com Outros Módulos
A seguir, apresenta-se a integração do módulo com os demais módulos do produto HCM, e o fluxo de informações entre eles.
Módulo | Integração |
Férias e Rescisões | Envia as informações dos cálculos e movimentos tanto de férias quanto rescisão, para a uniformidade de tratamento nos cálculos da Folha de Pagamento. |
Controle de Frequência | Repassa as informações referente às batidas de ponto e refeição, atualizando os históricos dos funcionários das situações ocorridas no período. |
Benefícios Sociais | Envia as informações referentes aos Benefícios Sociais existentes na organização para o Pagamento ou Desconto dos mesmos na Folha de Pagamento. |
Cargos e Salários | Repassa as informações referente às Propostas Salariais e Alterações correspondentes do período, atualizando as tabelas de funcionários da Folha de Pagamento. |
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