Índice

Falando de propriedades do documento

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O modo avançado de criação de documentos permite definir uma série de propriedades para eles, bem como critérios de aprovação e de segurança.

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Criar documento - avançado

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cada documento. Confira o passo a passo

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para inclusão de documento por tipo: Documento, Documento externo, Artigo, Relatório ou Aplicativo.

02. Na aba Arquivos de publicação, acionar Escolher arquivos – para selecionar um documento da estação de trabalho – ou Copiar arquivo do ECM – para selecionar um documento que já está publicado na plataforma.

03. Localizar e selecionar o documento a ser publicado.

04. Se há mais de um arquivo, selecionar o arquivo que será o principal e assinalar quais serão seus anexos.

05. Se desejado, assinalar Limpar diretório de upload ao publicar.

06. Acionar a aba Informações gerais.

07. Inserir as informações solicitadas.

Comentário

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Breve descrição com informações relevantes sobre o documento e seu conteúdo.

Tags

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Rótulos atribuídos ao documento para facilitar a busca

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. As tags funcionam como palavras-chave e permitem etiquetar o documento de maneira mais informal e pessoal. É possível encontrar o documento por navegação ou na busca. Inserir com ou sem o caractere "#" para ativar o auto complete das tags no campo de tags. O auto complete exibe uma lista suspensa com as cinco tags mais utilizadas a partir dos caracteres digitados depois do caractere "#".

Descrição versão/revisão

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Descrição da atual versão/revisão do documento.

Versão/revisão

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Número da versão/revisão

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do documento

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. Este campo somente é habilitado na inclusão de um documento e quando o campo "Controle manual da versão inicial" do recurso Parâmetros

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 no Painel de Controle está assinalado. Quando o campo do Painel de Controle não está assinalado, é automaticamente atribuída a versão/revisão "1.000" para o documento e não é possível alterá-la. O formato desse campo é numérico (999.999), sendo que os três primeiros números representam a versão e os três demais representam a revisão. Após a primeira publicação, a plataforma controla automaticamente a evolução de versões e revisões, não permitindo a alteração dos números. Ao selecionar este campo, faz com que o conteúdo do documento possa ser alterado e a data original de criação do documento será modificada e passará a ser a data da ultima alteração feita, devido a criação de uma nova versão/revisão.

Controle de versão

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Forma de controle de versão aplicada ao documento. As opções disponíveis são:

• Nova revisão: quando selecionada, determina que as alterações efetuadas resultarão em uma revisão da versão atual do documento. É normalmente utilizada quando o documento possui uma pequena alteração. Ao escolher esta opção, faz com que o conteúdo do documento possa ser alterado e a data original de criação do documento será modificada e passará a ser a data da ultima alteração feita, devido a criação de uma nova revisão.

• Nova versão: quando selecionada, determina que as alterações efetuadas resultarão em uma nova versão do documento. É normalmente utilizada quando o documento possui uma alteração grande de conteúdo. Ao escolher esta opção, faz com que o conteúdo do documento possa ser alterado e a data original de criação do documento será modificada e passará a ser a data da ultima alteração feita, devido a criação de uma nova versão.

• Manter versão: quando selecionada, determina que será mantida a versão atual do documento. É utilizado quando o documento atual não é mais válido e é necessário trocar todo o conteúdo corrente por um novo atualizado. Caso o documento necessite de aprovação, o conteúdo anterior do documento continua sendo exibido até que a nova versão/revisão seja aprovada. Essa opção somente é exibida quando não for assinalada a opção "Criar versão/revisão obrigatória" ao criar o documento.  Ao escolher opção “Manter revisão", faz com que o conteúdo do documento possa ser alterado e a data de criação da versão original possa ser mantida, sem que se crie uma nova versão do documento.

Criar versão/revisão obrigatória

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Quando selecionado, determina que não é possível alterar o documento e manter a mesma versão/revisão, ou seja, somente é possível efetivar alterações criando uma nova versão ou revisão dele. Se na publicação do documento esse campo for assinalado, ele permanece desabilitado ao editar as propriedades do documento.

Documento expira?

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Quando assinalado, determina que o documento expirará na data informada no campo "Válido até". Caso contrário, o documento não expirará e a data informada no campo "Válido até" não é considerada. Essa opção será exibida assinalada quando o campo "Documento expira?" – do recurso Parâmetros

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do Painel de Controle – estiver assinalado. E a notificação será apresentada somente para o autor do documento. Image Added Assista ao vídeo

Período de notificação de expiração

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^{Para que a notificação seja emitida é necessário existir uma tarefa do tipo Expiração de documentos no agendador de tarefas.}

Período de antecedência – em dias – a partir do qual a emissão de notificação de expiração do documento se iniciará. Se for inserido zero (0) será considerado o número de dias informado nos

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Parâmetros do Painel de Controle. A notificação será apresentada para o autor do documento.

Válido a partir de

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Data a partir da qual o documento estará disponível para os usuários – de acordo com as permissões de acesso. Essa data permite ao autor do documento agendar sua visualização para os demais usuários da plataforma, pois ele somente será exibido a partir dessa data. A data para publicação

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não pode ser menor que a data corrente e a publicação futura não envia e-mail de notificação (aprovação, nova versão/revisão do documento etc.). Quando o documento é válido somente a partir de uma data futura, para o autor ele é

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identificado com o ícone Image Modified, que representa que é um documento futuro. Image Modified Veja a imagem

Válido até

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Data a partir da qual o documento será considerado como expirado quando a opção "Documento expira?" estiver assinalada. A data de expiração é sugerida considerando o campo "Dias expiração documentos" – do recurso Parâmetros

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do Painel de Controle – quando ele tiver algum valor definido. Se o campo "Documento expira" desse recurso não estiver assinalado, essa data é desconsiderada. Quando o documento estiver expirado, ele será apresentado na cor vermelha e com o ícone Image Added. Image Added Veja a imagem

Tipo de documento

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Tipo ao qual o documento pertence.

Assunto

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Assunto ao qual o documento está relacionado. É possível digitar o assunto desejado, a partir dos assuntos configurados na tela de Assuntos.

Utiliza visualizador interno?

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Quando assinalado, determina que o documento será exibido no visualizador interno da plataforma. Por padrão esse campo é assinalado e os documentos são exibidos no visualizador interno. Esse campo somente é habilitado para alteração quando é definido que ele não deve ser herdado da pasta pai.

Marca d'água

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Permite selecionar uma marca d'água conforme os registros configurados na tela de Marca d'água. Ao definir uma marca no documento, ela passa a ser obrigatória na visualização, no download e na impressão de cópia controlada do documento. É importante ressaltar que, para definir uma marca d'água é necessário habilitar o Visualizador Interno.

Tipo de ícone

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Elemento gráfico para representar o documento. Quando não é escolhido o ícone, é associado um ícone padrão com base na extensão do arquivo. É possível incluir ícones personalizados, por meio do recurso Cadastro de ícones do Painel de controle. 

Autor

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Usuário autor do documento

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Publicador

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Campo informativo, contendo o nome do usuário que realizou a publicação do documento. 

Idioma

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Idioma ao qual o documento

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está relacionado. O idioma é utilizado para indexar as informações do conteúdo e do documento. As informações indexadas são utilizadas nas buscas por conteúdo. Como padrão, é exibido o idioma determinado nas preferências do usuário. Se não estiver definido no perfil do usuário, é sugerido o idioma padrão definido nos Parâmetros

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do Painel de Controle.

Notificar?

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Quando assinalado, determina que os usuários que possuem o assunto relacionado ao documento como assunto de interesse serão notificados sobre a sua publicação e atualização. Se o assunto relacionado ao documento é um assunto obrigatório, todos os usuários ativos serão notificados, independente de terem ou não o assunto como interesse.

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Permite download e

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impressão?

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Quando assinalado, determina que o documento permite que sejam

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efetuados download e impressão do seu conteúdo por usuários que possuem permissão para isso, ou seja, a

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opção Download e impressão na aba Segurança do documento está assinalada para um usuário ou um grupo ao qual ele pertence.

Atualiza propriedades de cópia controlada?

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Quando assinalado, efetua a atualização das informações nas propriedades do documento, necessárias para a impressão da cópia controlada do documento.

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Utiliza visualizador interno?
Quando assinalado, determina que o documento será exibido no visualizador interno da plataforma. Por padrão esse campo é exibido assinalado e os documentos são exibidos no visualizador interno. Esse campo somente é habilitado para alteração quando é definido que ele não deve ser herdado da pasta pai.

Campos customizados

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Informações gerais de um documento. O cadastro desses campos é realizado no recurso Campos customizados do Painel de controle.

URL

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URL para a qual o usuário será direcionando quando acessar esse documento externo. 

Aplicativo

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Aplicativo que será publicado na navegação de documento e que foi previamente cadastrado em Aplicativos.

Parâmetros

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Caminho e nome do programa do aplicativo a ser executado.

08. Acionar Adicionar campo, localizado no quadro Campos customizados da aba Informações gerais para inserir campos personalizados para o documento, se desejado.

09. Selecionar o campo que será relacionado ao documento.

10. Acionar Selecionar.

11. Acionar a aba Documentos relacionados. 

12. Acionar a aba Aprovação e definir os critérios de aprovação para o documento.

13. Acionar a aba Segurança e definir os critérios de segurança para o documento.

14. Acionar Confirmar.

Perguntas Frequentes

ECM 002 - É possível colocar manualmente o número da versão e revisão no documento ou no formulário?