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Acesse a central de ajuda da plataforma através do ícone , localizado no canto superior direito das páginas do menu Documentos, para obter informações específicas sobre este recurso, além de links com documentações relacionadas. Saiba mais.

O item Documentos permita visualizar e navegar pela interface disposta por pastas e documentos. Esta interface é chamada de Navegação de Documentos. Além da visualização, é possível manipular o ambiente de navegação, adicionando documentos, formulários e outros tipos de arquivos, definindo permissões de segurança e regras de aprovação. Vale lembrar que o usuário acessa apenas documentos aos quais tem permissão.

• Incluir nova pasta: recurso utilizado para organização dos arquivos publicados na navegação de documentos;

• Incluir novo documento: recurso para publicação de documentos realizada, por exemplo, através do botão Carregar arquivos da Navegação de Documentos ou arrastando e soltando o arquivo sobre a janela do navegador;

• Incluir novo formulário: opção para publicação de formulários HTML utilizados para preenchimento de informações padronizada. Os formulários publicados poderão ser atrelados a processos;

• Recursos comuns para manipulação de documentos, como copiar, recortar, colar, excluir, etc.;

• Visualização de documentos: permite visualizar o conteúdo dos documentos publicados na navegação de documentos.

• Connect: aplicativo para Windows que permite acessar as pastas e documentos da Navegação de Documentos e a central de notificações diretamente da área de trabalho do sistema operacional.
  
  

Navegação de documentos

Na navegação de documentos, a pasta principal (raiz) armazena as pastas criadas automaticamente durante a instalação ou configuração da plataforma – tais como Meus documentos e Formulários Fluig – e também as pastas que são criadas pelos usuários, respeitando as definições de segurança para a exibição delas.

Além de outras pastas, o único tipo de documento que é permitido incluir diretamente na pasta raiz da navegação de documentos é o formulário. Nenhum outro tipo pode ser incluído diretamente na pasta raiz, apenas dentro de suas pastas.

Todas as ações que podem ser efetuadas na pasta raiz da navegação de documentos também podem ser efetuadas em uma pasta filha dela – com exceção da inclusão de documentos que não são formulários e do download de uma pasta. Mais informações sobre essas ações podem ser obtidas em Pasta..

Informações sobre formulários – que podem ser publicados na pasta raiz da navegação de documentos – podem ser obtidas em Formulário.

Outros recursos

Controle de versão e aprovações
Todas as modificações do documento geram uma nova revisão ou uma nova versão, sendo possível restaurar a versão caso necessário. Além disso, é possível configurar um fluxo de aprovações, para que o documento passe obrigatoriamente pela avaliação de pessoas-chave antes de ser publicado.

Lista mestra
A lista mestra é uma relação contendo todos os documentos que a pasta tem. É possível consultar facilmente o nome, a última revisão, o usuário que publicou, enfim, dados relevantes ao documento publicado. Isso é muito importante principalmente para empresas com certificação de qualidade, por exemplo a ISO 9001, que exige evidências do controle de documentos aplicado na empresa.

Controle de expiração
Todos os documentos podem ter um prazo de validade, para que sejam revisados e atualizados. Por isso, existe o controle de expiração, com um indicativo de quando o documento estará expirado e com a configuração de e-mails que serão disparados como notificação aos envolvidos.

Cópia controlada
É importante ter o registro das informações de cada impressão do documento, para ter rastreabilidade sobre as cópias e evitar que o conteúdo seja copiado ou alterado de forma não autorizada. Também é muito frequente a utilização de marca d’água na impressão de documentos, por exemplo, confidenciais da empresa.

Ações sociais
Se o documento foi criado e teve as permissões de acesso liberadas, provavelmente é necessário que outras pessoas o acessem e o leiam. Para ampliar a divulgação, é possível divulgar esse documento e permitir que os usuários efetuem ações sociais, como comentar, apoiar e compartilhar. Cada visualização efetuada pelo usuário ficará registrada nas propriedades do documento.