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Falando de pasta...
As pastas são utilizadas para organizar os documentos publicados em diversos níveis e atribuir acesso somente a determinados usuários.
Para criar pastas na navegação de documentos, o usuário precisa ter permissão de gravação no local escolhido. Já o administrador pode criar pastas independentemente da segurança definida.
Por padrão, as propriedades das pastas criadas são herdadas da pasta pai. Porém, é possível definir quais características não devem ser herdadas da pasta pai por meio da aba Propriedades Herdadas. Para pastas criadas na Raiz pode-se definir apenas as propriedades, não sendo possível definir quais serão herdadas, visto que não há uma pasta pai da qual herdar.
A pasta Meus Documentos é pessoal, por isso não é possível configurar segurança ou aprovação, somente nas demais pastas publicadas na raiz de documentos.
Pastas criadas pela opção simplificada ou pela opção drag and drop herdam a segurança, a aprovação e as propriedades da pasta pai.
Por meio do recurso arrastar e soltar (drag and drop) é possível também criar uma estrutura de pastas com base em um arquivo compactado (.zip). Para isso, basta arrastar e soltar o arquivo no quadro Solte um arquivo .zip para criar uma estrutura de arquivos e pastas. A estrutura contida no arquivo compactado será criada na navegação de documentos e herdará segurança, aprovação e propriedades da pasta pai.
Acessar pasta
01. Acionar o menu Documentos.
02. Localizar e acionar o nome da pasta que se deseja acessar.
03. Visualizar o seu conteúdo.
Uma pasta pode conter outras pastas e os mais diversos tipos de documentos, tais como vídeos, imagens, documentos externos, formulários, artigos, dentre outros.
Incluir pasta
Para efetuar essa ação, é necessário que o usuário tenha permissão de gravação no local escolhido.
01. No local desejado para a criação da pasta, acionar Novo e selecionar a opção Pasta.
Uma nova linha na listagem será incluída, possibilitando a inserção da descrição da pasta.
02. Inserir uma descrição para a pasta.
A descrição da pasta está limitada a 300 caracteres.
03. Pressionar a tecla Enter no teclado.
Ao pressionar Enter, a pasta é criada e publicada na navegação de documentos.
Por padrão, as pastas criadas pela forma simplificada são configuradas para que seus documentos permitam que o usuário efetue download e impressão e utilizem o visualizador interno da plataforma, ou seja, possuem os campos "Permite Download e Impressão?" e "Utiliza Visualizador Interno?" – localizados na aba Propriedades herdadas – assinalados.
Para cancelar a criação da pasta, basta pressionar a tecla Esc ao invés de Enter.
Incluir pasta – drag and drop
Para efetuar essa ação, é necessário que o usuário tenha permissão de gravação no local escolhido. Essa opção pode ser limitada pelo navegador utilizado. Informações sobre os recursos suportados por cada navegador podem ser obtidas em Compatibilidade de navegadores para Drag and Drop de arquivos.
01. No local desejado para a criação da nova pasta, arrastar a pasta desejada do local onde ela se encontra e soltá-la no quadro Solte os seus arquivos aqui, que é apresentado na navegação de documentos ao efetuar a ação de arrastar e soltar (drag and drop).
Ao soltar a pasta no local indicado, é iniciado o processo de upload e publicação da pasta e de seu conteúdo. A pasta criada herda segurança, aprovação e propriedades da pasta pai.
Na parte inferior da janela é possível acompanhar o progresso da publicação. A opção Cancelar todos permite interromper a criação da nova pasta. Para visualizar os detalhes do processo, acionar a seta localizada no canto superior direito da janela de progresso.
Caso ocorram inconsistências durante o upload, é possível acionar a opção Ver detalhes e verificar a descrição do ocorrido.
Incluir pasta – avançado
Para efetuar essa ação, é necessário que o usuário tenha permissão de gravação no local escolhido.
01. No local desejado para a criação da pasta, acionar Novo, localizado na barra de ações da parte superior esquerda da janela.
02. Acionar Pasta avançada.
Ao acionar essa opção é exibida a janela na qual é possível incluir uma pasta no modo avançado, ou seja, que permite definir as propriedades da pasta. Mais informações podem ser obtidas em Pasta avançada.
03. Acionar Confirmar.
Renomear pasta
Para efetuar essa ação, é necessário que o usuário tenha permissão de modificação no local escolhido.
01. Localizar a pasta que se deseja renomear.
02. Acionar 
Mais opções, localizado ao lado direito do nome da pasta.
03. Acionar Renomear.
Ao acionar essa opção é exibida a janela na qual é possível renomear a pasta.
04. Inserir um novo nome ou descrição.
05. Acionar Renomear.
Editar propriedades da pasta
01. Localizar a pasta da qual se deseja editar as propriedades.
02. Acionar Mais opções, localizado ao lado direito do nome da pasta.
03. Acionar Propriedades.
Ao acionar essa opção é exibida a janela na qual é possível editar as propriedades de uma pasta. Mais informações podem ser obtidas em Pasta avançada.
Copiar pasta
Para que a cópia de uma pasta seja permitida, a pasta destino não pode ter aprovação configurada. O usuário precisa ter permissão de gravação na pasta de origem e na pasta de destino.
01. Localizar e selecionar a pasta que se deseja copiar para outro local.
02. Acionar Copiar, localizado na barra de ações da parte superior esquerda da janela.
03. Acessar a pasta de destino desejada para publicar a cópia.
04. Na pasta destino, acionar Colar, localizado na barra de ações da parte superior esquerda da janela.
Uma mensagem informando que a pasta foi publicada com sucesso é apresentada. Mais informações sobre como concluir essa ação podem ser obtidas em Copiar e colar pasta ou documento.
Recortar pasta
Para que a movimentação de uma pasta seja permitida, a pasta destino não pode ter aprovação configurada. O usuário precisa ter permissão de gravação na pasta de origem e na pasta de destino.
01. Localizar e selecionar a pasta que se deseja movimentar para outro local.
02. Acionar Recortar, localizado na barra de ações da parte superior esquerda da janela.
03. Acessar a pasta de destino desejada para publicar a pasta.
04. Na pasta destino, acionar Colar, localizado na barra de ações da parte superior esquerda da janela.
Com isso, a pasta é movida fisicamente para o local destino e uma mensagem confirmando a publicação é exibida.Mais informações sobre como concluir essa ação podem ser obtidas em Recortar e colar pasta ou documento.
Efetuar ação social para pasta
Para efetuar essa ação, é necessário que o usuário tenha permissão de leitura no local escolhido.
01. Localizar a pasta para a qual se deseja efetuar uma ação social.
02. Acionar o ícone correspondente à ação social desejada, localizado na área de ações sociais ao lado direito do nome da pasta.
Para visualizar as informações sociais existentes para uma pasta, acionar o ícone Comentar, localizado na área de ações sociais no lado direito do seu nome. Ao acionar esse ícone é exibida a janela na qual é possível visualizar os comentários e apoios que a pasta recebeu e os locais nos quais ela foi compartilhada.
Mais informações sobre as ações sociais que podem ser efetuadas para uma pasta da navegação de documentos podem ser obtidas em Apoiar pasta ou documento, Comentar em pasta ou em documento e Compartilhar pasta ou documento.
Definir pasta como favorita
Para efetuar essa ação, é necessário que o usuário tenha permissão de leitura no local escolhido.
01. Localizar a pasta que se deseja definir como favorita.
02. Acionar o ícone Adicionar aos favoritos, representado por uma estrela e localizado ao lado direito do nome da pasta.
Mais informações sobre o recurso Favoritos podem ser obtidas em Definir pasta ou documento como favorito.
Definir prioridade para pasta
Para efetuar essa ação, é necessário que a coluna Prioridade esteja sendo apresentada. Caso não esteja, verifique o item Visualizar prioridade do conteúdo da pasta.
01. Localizar a pasta para a qual se deseja definir prioridade.
02. Na coluna Prioridade clicar sobre o espaço correspondente à prioridade
03. Inserir uma prioridade numérica para a pasta e pressionar a tecla Enter no teclado.
A priorização de pastas ou de documentos é utilizada exclusivamente para ordená-los pela sua prioridade na navegação de documentos. É possível definir prioridade para todos os tipos de documentos que podem ser publicados.
Para visualizar o conteúdo de uma pasta ordenado por sua prioridade, basta efetuar um clique sobre a coluna Prioridade.
Efetuar download da pasta
Essa ação não é permitida para uma pasta que está localizada na pasta raiz da navegação de documentos.
01. Localizar a pasta da qual se deseja efetuar download.
02. Acionar Mais opções, localizado ao lado direito do nome da pasta.
03. Acionar Download.
A opção Download também está disponível em Mais, localizado na barra de ações da parte superior esquerda da janela.
Ao acionar essa opção uma mensagem de confirmação a respeito do download é exibida. Mais informações sobre o download e onde encontrar a pasta baixada podem ser obtidas em Efetuar download de pasta documento e relatório.
Solicitar permissão adicional em pasta
Essa opção é apresentada somente para usuários que não são administradores.
01. Localizar a pasta para a qual se deseja solicitar permissões adicionais.
02. Posicionar o mouse sobre o nome da pasta.
03. Acionar Solicitar permissões adicionais, localizado no quadro exibido com as informações gerais da pasta.
Ao acionar essa opção é exibida a janela na qual é possível solicitar permissões adicionais na pasta. Mais informações podem ser obtidas em Solicitar permissão adicional em pasta ou em documento.
Alterar documentos da pasta em bloco
Essa ação não está disponível na pasta raiz da navegação de documentos, visto que ela não é permitida para pastas e formulários.
01. Localizar e acessar a pasta na qual estão publicados os documentos que se deseja alterar de uma única vez.
02. Selecionar os documentos que serão alterados de uma única vez.
03. Acionar Mais, localizado na barra de ações da parte superior esquerda da janela.
04. Acionar Alteração em bloco.
Ao acionar essa opção é exibida a janela na qual é possível alterar as propriedades comuns de vários documentos de única vez. Mais informações podem ser obtidas em Alterar documentos em bloco.
Filtrar conteúdo da pasta
01. Localizar e acessar a pasta da qual se deseja filtrar o conteúdo.
02. Acionar Mais, localizado na barra de ações da parte superior esquerda da janela.
03. Acionar Filtrar.
Ao acionar essa opção é exibida a janela na qual é possível definir os dados pelos quais o conteúdo da pasta será filtrado. Mais informações podem ser obtidas em Filtrar conteúdo da pasta.
Obter lista mestra da pasta
01. Localizar e selecionar a pasta da qual se deseja obter a lista mestra.
02. Acionar Mais, localizado na barra de ações da parte superior esquerda da janela.
03. Acionar Lista mestra.
Ao acionar essa opção é exibida a janela na qual é possível definir os dados que devem ser exibidos na lista mestra da pasta. Mais informações podem ser obtidas em Lista mestra da pasta.
Visualizar prioridade do conteúdo da pasta
01. Localizar e acessar a pasta da qual se deseja visualizar a prioridade do conteúdo.
02. Acionar Mais, localizado na barra de ações da parte superior esquerda da janela.
03. Acionar Mostrar prioridade.
Ao acionar essa opção é exibida a coluna Prioridade, ao lado da coluna Código, onde é possível visualizar e definir uma prioridade numérica para pastas e documentos e, também, visualizá-los ordenados pela prioridade. Para isso, basta efetuar um clique sobre a coluna para ordenar o conteúdo.
Ocultar prioridade do conteúdo da pasta
01. Localizar e acessar a pasta da qual se deseja ocultar a prioridade do conteúdo.
02. Acionar Mais, localizado na barra de ações da parte superior esquerda da janela.
03. Acionar Esconder prioridade.
Ao acionar essa opção a coluna Prioridade deixa de ser exibida para o conteúdo da pasta.
Incluir documento na pasta
Essa ação não é permitida na pasta raiz da navegação de documentos. Para efetuar essa ação, é necessário que o usuário tenha permissão de gravação no local escolhido.
01. Localizar e acessar a pasta na qual se deseja incluir um documento.
02. Acionar Carregar arquivos, localizado na barra de ações da parte superior esquerda da janela.
03. Localizar e selecionar o documento a ser incluído na pasta.
Mais informações sobre todas as ações disponíveis para documentos em uma pasta podem ser obtidas em Documento.
Incluir documento externo na pasta
Essa ação não é permitida na pasta raiz da navegação de documentos.
01. Localizar e acessar a pasta na qual se deseja incluir um documento externo.
02. Acionar Novo, localizado na barra de ações da parte superior esquerda da janela.
03. Acionar Documento externo.
Ao acionar essa opção é exibida a janela na qual é possível criar um documento externo. Mais informações sobre todas as ações disponíveis podem ser obtidas em Documento externo.
Incluir publicação múltipla na pasta
Essa ação não é permitida na pasta raiz da navegação de documentos.
01. Localizar e acessar a pasta na qual se deseja incluir uma publicação múltipla de documentos.
02. Acionar Novo, localizado na barra de ações da parte superior esquerda da janela.
03. Acionar Publicação múltipla.
Ao acionar essa opção é exibida a janela na qual é possível criar uma publicação múltipla. Mais informações sobre todas as ações disponíveis podem ser obtidas em Incluir nova publicação múltipla.
Incluir artigo na pasta
Essa ação não é permitida na pasta raiz da navegação de documentos.
01. Localizar e acessar a pasta na qual se deseja incluir um artigo.
02. Acionar Novo, localizado na barra de ações da parte superior esquerda da janela.
03. Acionar Artigo.
Ao acionar essa opção é exibida a janela na qual é possível criar um artigo. Mais informações sobre todas as ações disponíveis podem ser obtidas em Artigo.
Incluir formulário na pasta
01. Localizar e acessar a pasta na qual se deseja incluir um formulário.
02. Acionar Novo, localizado na barra de ações da parte superior esquerda da janela.
03. Acionar Formulário.
Na pasta raiz essa opção também pode ser encontrada diretamente na barra de ações da parte superior esquerda da janela.
Ao acionar essa opção é exibida a janela na qual é possível publicar um formulário previamente criado. Mais informações sobre todas as ações disponíveis podem ser obtidas em Incluir novo formulário.
Incluir relatório na pasta
Essa ação não é permitida na pasta raiz da navegação de documentos.
01. Localizar e acessar a pasta na qual se deseja incluir um relatório.
02. Acionar Novo, localizado na barra de ações da parte superior esquerda da janela.
03. Acionar Relatório.
Ao acionar essa opção é exibida a janela na qual é possível publicar um relatório previamente criado. Mais informações sobre todas as ações disponíveis podem ser obtidas em Relatório.
Incluir aplicativo na pasta
Essa ação não é permitida na pasta raiz da navegação de documentos.
01. Localizar e acessar a pasta na qual se deseja incluir um aplicativo.
02. Acionar Novo, localizado na barra de ações da parte superior esquerda da janela.
03. Acionar Aplicativo.
Ao acionar essa opção é exibida a janela na qual é possível criar um documento do tipo aplicativo. Mais informações sobre todas as ações disponíveis podem ser obtidas em Aplicativo.
Remover pasta
Para efetuar essa ação, é necessário que o usuário tenha permissão de modificação no local escolhido.
01. Localizar e selecionar a pasta que se deseja excluir.
02. Acionar Mais, localizado na barra de ações da parte superior esquerda da janela.
03. Acionar Remover.
Ao acionar essa opção é exibida uma mensagem informando que a pasta foi excluída. Porém, ela apenas é removida da estrutura da navegação de documentos, permanecendo na Lixeira. Quando o Controle de cotas está ativo, o espaço ocupado por essa pasta na pasta pai será liberado apenas quando ela for excluída da Lixeira. Mais informações sobre como restaurar ou eliminar uma pasta definitivamente da plataforma podem ser obtidas em Lixeira.
Perguntas Frequentes
Como herdar os aprovadores da uma pasta pai para subpastas?
Fique atento!
Esta documentação é válida a partir da atualização 1.6.5 - Liquid. Se você utiliza uma atualização anterior, ela pode conter informações diferentes das quais você vê na sua plataforma.
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