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Falando de projetos...

Nesta aba é possível ver todos os projetos da equipe e suas tarefas. É possível criar e configurar o projeto, arquivar ou desarquivar projetos, criar e configurar as etapas dos projetos, dentre outras.

IMPORTANTE!
Algumas ações em projetos podem ser feitas apenas pelo seu criador, pelos gerenciadores da equipe ou pelo administrador. Por isso, as ações que podem ser feitas apenas por esses perfis são identificadas com os seguintes ícones:
   → Criador: ação pode ser feita pelo criador do projeto;
   → Gerenciador: ação pode ser feita pelos gerenciadores da equipe;
   → Administrador: ação pode ser feita pelo administrador da empresa.




Ver projeto da equipe

01. Na área Minhas equipes do menu lateral, localize e clique na equipe da qual deseja ver um projeto.

02. Clique na aba Projetos para expandir a lista de projetos da equipe.

03. Clique no projeto desejado para ver suas tarefas.

04. Veja as etapas do projeto e o andamento de suas tarefas.

Por padrão, o projeto é exibido na visão em Kanban. Porém, é possível alternar para a visão em Lista clicando em Visualizar no modo lista– localizado no canto superior direito.


Ver projetos arquivados

01. Na área Minhas equipes do menu lateral, localize e clique na equipe da qual deseja ver os projetos arquivados.

02. Clique na aba Projetos.

03. Clique em Projetos arquivados.

04. Veja todos os projetos da equipe que estão arquivados.

Ao finalizar, clique em Fechar , localizado no canto superior direito.


Desarquivar projeto

Apenas gerenciadores da equipe podem desarquivar projetos.

01. Na área Minhas equipes do menu lateral, localize e clique na equipe da qual deseja desarquivar um projeto.

02. Clique na aba Projetos.

03. Clique em Projetos arquivados.

04. Localize o projeto que deseja desarquivar e clique em Ações do projeto– localizado no lado direito.

05. Clique em Desarquivar projeto.

O projeto será desarquivado instantaneamente. Na mensagem exibida no canto inferior esquerdo, é possível clicar em Ver projeto para acessar o projeto que acabou de ser desarquivado.


Criar projeto na equipe

01. Na área Minhas equipes do menu lateral, localize e clique na equipe para a qual deseja criar um projeto.

02. Clique na aba Projetos.

03. Clique em Criar projeto.

04. Em Nome do projeto, digite um nome para o projeto.

05. Em Identificador do projeto, clique em Gerar ID para que o identificador do projeto seja criado.

06. Clique em Criar projeto.


Mudar visão do projeto

01. Na área Minhas equipes do menu lateral, localize e clique na equipe da qual deseja mudar a visão de um projeto.

02. Clique na aba Projetos para expandir a lista de projetos da equipe.

03. Clique no projeto para o qual deseja mudar a visão.

04. Clique em Visualizar no modo lista– localizado no canto superior direito.

05. Veja as etapas e as tarefas do projeto em Lista.

06. Para voltar para a visão em Kanban, clique em Visualizar no modo kanban– localizado no canto superior direito.

07. Veja as etapas e as tarefas do projeto em Kanban.


Atualizar projeto

01. Na área Minhas equipes do menu lateral, localize e clique na equipe da qual deseja atualizar um projeto.

02. Clique na aba Projetos para expandir a lista de projetos da equipe.

03. Clique no projeto que deseja atualizar.

04. Clique em Atualizar projeto – localizado no canto superior direito.

05. Veja as alterações feitas recentemente nas etapas e tarefas do projeto.


Configurar projeto

01. Na área Minhas equipes do menu lateral, localize e clique na equipe da qual deseja configurar um projeto.

02. Clique na aba Projetos para expandir a lista de projetos da equipe.

03. Clique no projeto que deseja configurar.

04. Clique em Ações do projeto– localizado no canto superior direito.

05. Clique em Configurar projeto.

06. Na aba Geral, defina as informações gerais do projeto.

Nome do projeto
Nome de identificação do projeto. Esse é o nome que aparece na listagem da aba Projetos.

Identificador do projeto
ID do projeto que identifica todas as tarefas deste projeto. Após alterado, todas as tarefas receberão o novo identificador. Uma notificação será enviada a todos os participantes da equipe, informando sobre a alteração do campo identificador.

Descrição
Descrição do projeto, tais como, seu objetivo, metas, informações relevantes, dentre outras.

07. Clique na aba Notificações para configurar quais notificações devem ser emitidas durante o andamento do projeto. 

08. Clique em Ativar – localizado no lado direito – em todas as notificações que deseja que sejam emitidas.

As notificações que estão ativas são identificadas pela cor verde .

Criação de tarefas no projeto
Emitida por e-mail para os gerenciadores do projeto sempre que uma tarefa for criada.

Acompanhamento de tarefas
Emitida por e-mail para os gerenciadores do projeto sempre que uma tarefa for movimentada.

Atraso de tarefas
Emitida por e-mail para o responsável pela tarefa informando ela está atrasada.

Mudança de responsabilidade
Emitida por e-mail para o novo responsável pela tarefa sempre que ela mudar de responsável.

09. Em E-mail de acompanhamento da tarefa, clique em Configurar e-mail.

10. Defina as configurações desejadas para o e-mail da notificação de acompanhamento da tarefa.

Envio
Determina quando o e-mail de acompanhamento da tarefa deve ser enviado. As opções disponíveis são:

  • Sempre que a tarefa mudar de etapa: o e-mail é enviado sempre que a tarefa for movimentada para outra etapa.
  • Quando chegar à etapa: o e-mail é enviado quando a tarefa for movimentada para determinadas etapas. Neste caso, é necessário assinalar para quais etapas ele deve ser enviado no campo Etapa.

Etapa
Indica em quais etapas o e-mail de acompanhamento será enviado. É possível assinalar uma ou mais etapas. Quando a tarefa for movimentada para as etapas assinaladas, a notificação de acompanhamento é enviada por e-mail. Esse campo somente é habilitado quando a opção selecionada no campo Envio for Quando chegar à etapa.

Adicione o arquivo da logo
Logomarca que é exibida no cabeçalho do e-mail de acompanhamento da tarefa. É possível arrastar e soltar ou selecionar uma imagem do dispositivo. São permitidas imagens de até 15MB de tamanho e com as seguintes extensões: PNG, JPGE e JPG.
Depois de incluída, é possível baixar a imagem clicando em Baixar arquivo , excluir a imagem clicando em Excluir arquivo ou, ainda, alterar a imagem clicando em Substituir arquivo .

Cor do template
Cor na qual será exibido o título do e-mail de notificação de acompanhamento da tarefa. É possível selecionar uma cor ou inserir o seu código.

11. Em Template, veja como ficou o e-mail de acompanhamento da tarefa que será enviado conforme as configurações de notificação previamente definidas.

12. Clique em Confirmar.

O critério de envio é exibido logo abaixo de E-mail configurado.

Se desejar, clique em Editar para alterar as configurações definidas ou em Excluir para excluí-las.

13. Em E-mail de encerramento da tarefa, clique em Configurar e-mail.

14. Defina as configurações desejadas para o e-mail da notificação de acompanhamento da tarefa.

Envio
Determina quando o e-mail de encerramento da tarefa deve ser enviado. As opções disponíveis são:

  • Sempre que a tarefa mudar de etapa: o e-mail é enviado sempre que a tarefa for movimentada para outra etapa.
  • Quando chegar à etapa: o e-mail é enviado quando a tarefa for movimentada para as etapas finais do projeto. Neste caso, é necessário assinalar para quais etapas ele deve ser enviado no campo Etapa.

Etapa
Indica em quais etapas o e-mail de encerramento será enviado. Apenas as etapas finais do projeto são exibidas para seleção. Quando a tarefa for movimentada para as etapas assinaladas, a notificação de encerramento é enviada por e-mail. Esse campo somente é habilitado quando a opção selecionada no campo Envio for Quando chegar à etapa.

Adicione o arquivo da logo
Logomarca que é exibida no cabeçalho do e-mail de encerramento da tarefa. É possível arrastar e soltar ou selecionar uma imagem do dispositivo. São permitidas imagens de até 15MB de tamanho e com as seguintes extensões: PNG, JPGE e JPG.
Depois de incluída, é possível baixar a imagem clicando em Baixar arquivo , excluir a imagem clicando em Excluir arquivo ou, ainda, alterar a imagem clicando em Substituir arquivo .

Cor do template
Cor na qual será exibido o título do e-mail de notificação de encerramento da tarefa. É possível selecionar uma cor ou inserir o seu código.

Adicionar um link ao e-mail
URL do link que deseja adicionar no e-mail de notificação de encerramento da tarefa.

Nome do link
Nome que será exibido no link adicionado no e-mail de notificação de encerramento da tarefa.

15. Em Template, veja como ficou o e-mail de encerramento da tarefa que será enviado conforme as configurações de notificação previamente definidas.

16. Clique em Confirmar.

O critério de envio é exibido logo abaixo de E-mail configurado.

Se desejar, clique em Editar para alterar as configurações definidas ou em Excluir para excluí-las.

17. Ao finalizar as configurações do projeto, clique em  Fechar– localizado no canto superior esquerdo.

Todas as alterações efetuadas nas abas de configurações do projeto são salvas automaticamente.


Duplicar projeto

Apenas gerenciadores da equipe podem duplicar projetos. Administradores e participantes não podem efetuar esta ação.

01. Na área Minhas equipes do menu lateral, localize e clique na equipe da qual deseja duplicar um projeto.

02. Clique na aba Projetos para expandir a lista de projetos da equipe.

03. Clique no projeto que deseja duplicar.

04. Clique em Ações do projeto– localizado no canto superior direito.

05. Clique em Duplicar projeto.

06. Na mensagem de confirmação exibida, clique em Duplicar projeto.

A duplicação do projeto será iniciada e pode levar alguns minutos. Quando for finalizada, uma notificação é emitida na Central de notificações informando que o novo projeto já pode ser acessado.

IMPORTANTE!
Ao duplicar um projeto, as etapas, as tarefas e os itens de checklist das tarefas são replicados para o novo projeto (projeto cópia).
Já informações das tarefas como responsável, anexos, comentários e histórico de movimentação não são replicadas.

07. Ao receber a notificação sobre a finalização, clique na aba Projetos da equipe e selecione o novo projeto – que foi criado com base no projeto que foi duplicado.

O novo projeto é criado com o mesmo nome do que foi duplicado e com o indicativo (CÓPIA).


Copiar link do projeto

01. Na área Minhas equipes do menu lateral, localize e clique na equipe da qual deseja copiar o link de um projeto.

02. Clique na aba Projetos para expandir a lista de projetos da equipe.

03. Clique no projeto do qual deseja copiar o link.

04. Clique em Ações do projeto– localizado no canto superior direito.

05. Clique em Copiar link do projeto.

O link direto para o projeto será copiado para a área de transferência.


Ver anexos do projeto

01. Na área Minhas equipes do menu lateral, localize e clique na equipe da qual deseja ver os anexos de um projeto.

02. Clique na aba Projetos para expandir a lista de projetos da equipe.

03. Clique no projeto do qual deseja ver seus anexos.

04. Clique em Ações do projeto– localizado no canto superior direito.

05. Clique em Visualizar anexos do projeto.

06. Veja todos os anexos existentes nas tarefas do projeto.

07. Clique em um anexo para ver seu conteúdo.

Também é possível baixar o anexo clicando em Baixar e excluir o anexo clicando em Excluir .


Exportar projeto em Excel

01. Na área Minhas equipes do menu lateral, localize e clique no projeto que deseja exportar os dados.

02. Clique na aba Projetos para expandir a lista de projetos da equipe.

03. Clique no projeto o qual deseja exportar os dados para Excel.

04. Clique em Ações do projeto– localizado no canto superior direito.

05. Clique em Exportar projeto em Excel.

06. O download de dados do projeto será iniciado automaticamente.

Após efetuado o download, o arquivo em Excel será salvo diretamente na sua máquina.


Arquivar projeto

Apenas administradores, gerenciadores da equipe e o criador do projeto podem arquivá-lo.

01. Na área Minhas equipes do menu lateral, localize e clique na equipe da qual deseja arquivar um projeto.

02. Clique na aba Projetos para expandir a lista de projetos da equipe.

03. Clique no projeto que deseja arquivar.

04. Clique em Ações do projeto– localizado no canto superior direito.

05. Clique em Arquivar projeto.

06. Na mensagem de confirmação exibida, clique em Arquivar projeto.

Ao arquivar um projeto, os participantes da equipe não podem mais acessá-lo.

Somente os gerenciadores da equipe podem desarquivá-lo.


Editar etapa do projeto

01. Na área Minhas equipes do menu lateral, localize e clique na equipe da qual deseja editar a etapa de um projeto.

02. Clique na aba Projetos para expandir a lista de projetos da equipe.

03. Clique no projeto do qual deseja editar uma etapa.

04. Localize a etapa que deseja editar e clique em Ações da etapa– localizado no lado direito do seu nome.

05. Clique em Editar etapa.

06. Altere as informações desejadas para a etapa.

Título
Nome atribuído à etapa. Ele pode conter até 255 caracteres.

Descrição
Descrição da etapa. Ela pode ter até 1000 caracteres.

Cor da etapa
Cor de identificação da etapa.
Na visão Kanban, a cor é exibida no quadro da etapa . Já na visão Lista, ela é exibida no canto esquerdo das tarefas .

Etapa final da lista
Quando ativada , determina que essa é a etapa final do projeto. Essa opção não existe para a primeira etapa do projeto.

Permite criar tarefas
Quanto ativada , determina que é permitido criar tarefas diretamente nessa etapa. Essa opção não existe para a primeira etapa do projeto.


Duplicar etapa do projeto

01. Na área Minhas equipes do menu lateral, localize e clique na equipe da qual deseja duplicar uma etapa de um projeto.

02. Clique na aba Projetos para expandir a lista de projetos da equipe.

03. Clique no projeto para o qual deseja duplicar uma etapa.

04. Localize a etapa que deseja duplicar e clique em Ações da etapa– localizado no lado direito do seu nome.

05. Clique em Duplicar etapa.

A nova etapa é exibida depois daquela que foi duplicada – no lado direito da duplicada na visão Kanban e abaixo da duplicada na visão Lista – com o mesmo nome e o indicativo (CÓPIA).

Todas as tarefas da etapa que foi duplicada também são criadas na etapa cópia. Informações gerais que já foram definidas nas tarefas, tais como título, descrição, prazo e checklist são mantidas nas tarefas da etapa cópia.

Um projeto pode ter até 20 etapas no total.


Excluir etapa do projeto

Não é permitido excluir a primeira etapa de um projeto.

01. Na área Minhas equipes do menu lateral, localize e clique na equipe da qual deseja excluir uma etapa de um projeto.

02. Clique na aba Projetos para expandir a lista de projetos da equipe.

03. Clique no projeto do qual deseja excluir uma etapa.

04. Localize a etapa que deseja excluir e clique em Ações da etapa– localizado no lado direito do seu nome.

05. Clique em Excluir etapa.

Essa opção não é exibida na primeira etapa de um projeto, pois não é permitido exclui-la.

06. Clique em Excluir etapa.

07. Na mensagem exibida, se desejado, assinale a opção Excluir todas as tarefas da etapa para excluir também as tarefas que se encontram na etapa que será excluída.

08. Clique em Excluir.

Se a opção Excluir todas as tarefas da etapa não for assinalada, todas as tarefas que estavam na etapa excluída são movidas para a primeira etapa do projeto.


Adicionar etapa no projeto

01. Na área Minhas equipes do menu lateral, localize e clique na equipe para a qual deseja adicionar uma etapa em um projeto.

02. Clique na aba Projetos para expandir a lista de projetos da equipe.

03. Clique no projeto para o qual deseja adicionar uma etapa.

04. Na etapa que será a anterior à nova, clique em Ações da etapa– localizado no lado direito do seu nome.

05. Clique em Adicionar nova etapa.

06. Digite um nome para a etapa.

07. Clique em Confirmar.

A nova etapa será exibida depois da etapa na qual se iniciou a ação de criação.

Um projeto pode ter até 20 etapas no total.