1.1.1 Reunião de Transição com Comercial Acessar Detalhes
É o momento onde ocorre a passagem de bastão da equipe comercial para equipe de projetos, através de uma reunião de alinhamento.
Essa fase é essencial para avaliar se há algum descolamento de escopo e definir a estratégia a ser seguida.
Descrição das atividades:
- Gerente e/ou Coordenador do Projeto ou PMO (conforme definição da Unidade) organiza agenda da reunião.
- Executivo de Soluções de Negócio, Arquiteto de Soluções, Gerente ou Coordenador do Projeto e Gerente de Portfólio de Projetos organizam insumos para reunião
- Arquiteto de Soluções ou Coordenador de Projeto, conforme definição/estratégia da unidade, preenche o documento de Transição Comercial - MIT065
- Durante a reunião devem ser avaliados/alinhados os seguintes itens:
- Requisitos do cliente e solução vendida
- Detalhe do escopo
- Alinhamento de custo x esforço (orçamento)
- Expectativas do Cliente
- Riscos Iniciais
- Detalhe das questões comerciais (Faturamento, despesas, etc)
- Marcos e Prazos do projeto
- Mapeamento inicial de Stakeholders
- Motivadores do negócio, metas, objetivos, métricas de sucesso
Caso as condições avaliadas durante a reunião estejam equalizadas, o projeto segue para o processo de iniciação e o Gerente ou Coordenador do Projeto deve registrar as informações discutidas no documento de Transição Comercial e armazená-lo no repositório do projeto.
Caso seja identificado descolamento de escopo, o Gestor de Portfólio de Projetos e o Atendimento e Relacionamento avaliam as questões levantadas e definem a estratégia de abordagem dos GAPs com o cliente, avaliando a possibilidade de negociação de complemento do projeto com o cliente ou absorção dos gaps pelo projeto ou área.
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ENTRADA(S):
- Proposta Comercial
- Precificação
- Validação Interna da Proposta
ATORES:
TOTVS
- Executivo de Soluções de Negócio (ESN)*
- Arquiteto de Soluções / Engenheiro de Valor (Pré-venda)*
- Gestor de Portfólio de Projetos (GPP)*
- Gerente ou Coordenador do Projeto*
- CS unidade*
- CS Torre*
- PMO
- RMO
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* Obrigatório
1.2.1 Validar Stakeholders
Para entender quais serão as pessoas interessadas no projeto e o papel de cada uma, é necessário o alinhamento das informações na reunião de Passagem de Bastão com o Time Comercial e posteriormente, com o Cliente.
Um importante papel que deve ser bem formalizado é o de Aprovador, pois estas pessoas devem ter o direito reconhecido pelo Cliente para aprovar (em diferentes níveis) as definições e entregas do Projeto.
Descrição das atividades:
Para entender quais serão as pessoas interessadas no projeto e o papel de cada uma, é necessário o alinhamento das informações na reunião de Passagem de Bastão com o Time Comercial e posteriormente, com o Cliente.
Um importante papel que deve ser bem formalizado é o de Aprovador, pois estas pessoas devem ter o direito reconhecido pelo Cliente para aprovar (em diferentes níveis) as definições e entregas do Projeto.
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ATORES:
TOTVS
- Executivo de Soluções de Negócios*
- Arquiteto de Soluções*
- Gerente ou Coordenador do Projeto*
CLIENTE
- Coordenador ou Comitê do Projeto *
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* Obrigatório
1.2.2 Definir Estratégia Geral, Premissas, Restrições e Expectativas
Este é um dos momentos mais importantes na condução do projeto, pois é quando se define a estratégia de como o projeto será executado, vinculando seu progresso aos requisitos e expectativas apresentados.
É também o momento de fechar um acordo sobre os limites, premissas que podem identificar riscos e restrições que podem direcionar o escopo do projeto para nortear o planejamento.
Revisão do repositório do projeto, aceleradores e templates necessários para o projeto.
Descrição das atividades:
Este é um dos momentos mais importantes na condução do projeto, pois é quando se define a estratégia de como o projeto será executado, vinculando seu progresso aos requisitos e expectativas apresentados.
É também o momento de fechar um acordo sobre os limites, premissas que podem identificar riscos e restrições que podem direcionar o escopo do projeto para nortear o planejamento.
Revisão do repositório do projeto, aceleradores e templates necessários para o projeto
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ATORES:
TOTVS
- Executivo de Soluções de Negócios*
- Arquiteto de Soluções*
- Gerente ou Coordenador do Projeto*
CLIENTE
- Coordenador ou Comitê do Projeto *
- Patrocinador do Projeto
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* Obrigatório
1.3.1 Verificar aspectos técnicos
A definição adequada do ambiente onde será executado o sistema é fundamental para os usuários (Cliente) terem uma boa experiência de uso da solução.
É muito importante ter esta decisão bem estruturada, com sua decisão formalizada para evitar futuros atritos por má performance do sistema.
Quando o ambiente é administrado pelo Cloud TOTVS, este cuidado se redobra porque o Cliente normalmente tem uma expectativa alta em relação à solução ter uma boa performance dentro da própria TOTVS.
Portanto, esta etapa deve ser bem definida no processo de Aprovação Interna da Proposta e na Passagem de Bastão com o Comercial.
Descrição das atividades:
- Se a solução do cliente estiver hospedada na TOTVS Cloud, Coordenador ou Gerente do Projeto deve entrar em contato com o time de Cloud para alinhamento do projeto e formalizar o documento de ambiente com o cliente.
- NOTA: durante o período de implantação, o Coordenador ou Gerente do Projeto é o responsável no cliente por acompanhar as atividades do ambiente juntamente com a equipe de Cloud. Na comunidade de Cloud temos documentos específicos
- Especialista de Infraestrutura conduz a análise do ambiente em conjunto com a TI do Cliente, produzindo o Check list ou Documento de Portabilidade (RM).
- Especialista pode, em função dos resultados da análise, propor mudanças para melhorar o ambiente (elaboração do documento de Estrutura de Sizing).
- NOTA: Registrar a negativa do Cliente, caso opte por não seguir as recomendações.
IMPORTANTE: a atividade de Sizing deve estar contemplada na Proposta Comercial para poder ser executada.
- TI Cliente deve avaliar a proposta de melhoria e formalizar uma decisão junto ao Comitê do Projeto e para o Gerente ou Coordenador Projeto (TOTVS).
NOTA: Registrar no cronograma o tempo de adequação da infraestrutura para controle de progresso e dependências.
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ENTRADA(S):
- Cloud - Contrato de Serviço separado da proposta de implantação do projeto, assinado pelo cliente, com as definições do ambiente, no modelo de Standard ou Prime. As principais diferenças entre os modelos é tempo de SLA, disponibilidade do ambiente e acessos. Para ambos os casos, é elaborado uma Matriz RACI e um Catálogo de Serviços para cada projeto.
- On Premise (Sizing)– Subcontratação do time de TIS para avaliação e sugestão do ambiente necessário. Orçamento padrão de 40 horas vendidas obrigatoriamente na precificação do projeto para cobrir esses custos. Será elaborado o Documento de Portabilidade com os requisitos mínimos de infra, nos casos de produtos RM, para os outros produtos, é elaborado um Check List de Infra.
ATORES:
TOTVS
- Gerente ou Coordenador do Projeto*
- Analista de Infraestrutura*
- Analista de Cloud*
- Executivo de Soluções de Negócios*
- Arquiteto de Soluções*
CLIENTE
- Coordenador ou Comitê do Projeto *
SAÍDA(S):
- Documentos de Cloud elaborados de acordo com o projeto
- Análise da Infraestrutura do Cliente realizado com parecer técnico validado pela documentação de TIS.
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* Obrigatório
Planos do Projeto, Cronograma e Custos
1.4.1 Elaborar Cronograma e Definir Marcos do Projeto
O cronograma é uma forma extremamente visual de exibir o sequenciamento de atividades dentro de um projeto, permitindo que você verifique as interdependências de tarefas e consiga visualizar o caminho crítico, de maneira a ter controle efetivo e mitigar riscos de atraso.
- NOTA: Importante ter visibilidade do progresso de outros cronogramas complementares para a gestão.
Com isso, o Gerente do Projeto é capaz de medir o desempenho do projeto e realizar ações de correção ou antecipar eventuais problemas.
A comunicação do que fazer e para quem fazer no tempo certo, mostrando a correlação entre as atividades é um fator fundamental de sucesso.
A definição dos Marcos de Entrega e a composição dos entregáveis de cada marco deve ser realizada em conjunto com o cliente.
- NOTA: Importante considerar que cada fase do projeto pode conter quantos marcos forem necessários de acordo com o contexto de cada projeto. Um entregável como, por exemplo, “Realizar as Capacitações” que pertence a fase “Realização” pode ser definido como marco de entrega dependendo do contexto do seu projeto.
Descrição das atividades:
Gerente ou Coordenador do Projeto:
- Organiza os entregáveis, atividades e dependências, considerando os limites de prazos acordados para os Marcos
- Revisa o esforço com a equipe alocada no projeto e valida o compromisso dos profissionais em relação aos prazos
- Com o planejamento definido e os custos alocados, a margem de lucro do projeto é definida e comparada com a margem de lucro vendida é possível ter visão do resultado financeiro do projeto.
- Define os Marcos de entrega e faz os acordos com o cliente, ajustando no cronograma, quais serão os entregáveis que compõem cada Marco.
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ENTRADA(S):
- Validação com o cliente das informações para o Planejamento do projeto
- Projeto na ferramenta de Gestão de Projetos
ATORES:
TOTVS
- Gerente ou Coordenador do Projeto*
- RMO*
CLIENTE
- Coordenador ou Comitê do Projeto *
SAÍDA(S):
- Cronograma - MIT032 elaborado, respeitando as expectativas executivas dos Marcos definidos e aprovados.
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* Obrigatório
1.4.2 Definir Equipe
Sabemos que todo projeto é realizado por pessoas. Portanto, selecionar bem sua equipe e garantir minimamente um perfil adequado avaliando função, habilidade e disponibilidade é outro fator importante de sucesso do projeto.
Em caso de indisponibilidade, o RMO é responsável por indicar outras alternativas para substituição dos recursos, o que deve também ser bem alinhado com o Gerente ou Coordenador do Projeto, pois pode afetar custo, prazo e qualidade do projeto.
Descrição das atividades:
- Gerente ou Coordenador do Projeto:
- Organiza os papéis definidos durante a Reunião de Passagem de Bastão
- Solicita recursos ao RMO, de acordo com o planejado
- RMO confirma disponibilidades dos seus recursos ou informa alternativas para o Gerente ou Coordenador do Projeto avaliar (empréstimo de recurso de outras Unidades ou alocação de Terceiros), de forma a cumprir com as expectativas validadas, conforme segue:
- Avalia conhecimento/experiência necessários
- Avalia cargo e nível (em função do custo)
- Avalia perfil geral para atendimento
- Analisa locais de atendimento
- Avalia coerência do escopo x demanda
Caso seja necessário a alocação de um Terceiro, o RMO terceiros deve ser envolvido, iniciando os processos para alocação de parceiros.
- Gerente ou Coordenador de Projeto alinha com a equipe do projeto os papéis, metas e resultados esperados (Kick Off interno).
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ATORES:
TOTVS
- Gerente ou Coordenador do Projeto*
- RMO*
- RMO Terceiros*
- Analistas/Especialistas*
CLIENTE
- Coordenador ou Comitê do Projeto *
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* Obrigatório
1.4.3 Determinação do Baseline 1
O Baseline é o acordo firmado entre as partes que demonstra todos os aspectos discutidos e tratados durante a preparação do projeto e é de fundamental importância que se estabeleça esta linha de base no Projeto.
Tendo esta linha de base firmada, todas as mudanças futuras deverão ser analisadas e seus impactos deverão ser aprovados para criar uma nova linha de base, com exceção do ajuste previsto após o desenho da solução.
Descrição das atividades:
Gerente ou Coordenador do Projeto valida o Plano geral do Projeto com o Cliente
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ATORES:
TOTVS
- Gerente ou Coordenador do Projeto*
- Usuários-Chave*
- Executivo de Soluções de Negócios
- Arquiteto de Soluções
CLIENTE
- Coordenador ou Comitê do Projeto *
- Patrocinador*
SAÍDA(S):
- Apresentação do baseline ao Comitê e Patrocinador do Projeto durante reunião de abertura do projeto (Kick Off).
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* Obrigatório
1.5.1 Programar e Realizar a Reunião de Abertura do Projeto (Kick-Off)
Devemos tratar esta Reunião de Abertura como um evento inicial do Projeto, que de fato o será para muitas pessoas.
É um momento muito importante de alinhamento geral com todos os participantes que podem não ter tido acesso à estratégia, às mudanças que podem ocorrer, seus papéis como usuários-chave, etc.
Por esta razão é que se deve explorar bem o lado de ganhos esperados, oportunidades de visibilidade aos participantes, como fica a Organização após a implementação do sistema, validar o compromisso de todos com o projeto, etc.
Descrição das atividades:
- Gerente ou Coordenador do Projeto
- Valida o Planejamento geral do Projeto com o Cliente
- Elabora a apresentação em conjunto com o Cliente, estabelecendo uma linha lógica e de engajamento
- Valida a apresentação de Boas Vindas do projeto - MIT024, com o Cliente
- Cliente organiza internamente o evento com apoio do Gerente ou Coordenador Projeto
- Gerente ou Coordenador Projeto conduz a reunião com limites estabelecidos em conjunto com o Cliente, ou seja, com os papéis da apresentação bem definidos (ex. quem apresenta o objetivo e os benefícios normalmente é o Patrocinador).
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ENTRADA(S):
- Proposta Comercial assinada
- Cronograma
- Monitoramento e Controle do Projeto
ATORES:
TOTVS
- Gerente ou Coordenador do Projeto*
- Usuários-Chave*
- Executivo de Soluções de Negócios*
- Arquiteto de Soluções*
- Suporte TOTVS
CLIENTE
- Coordenador ou Comitê do Projeto *
- Patrocinador*
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* Obrigatório
1.6.1 Encerramento da Fase e Avaliação de Quality Gate
Revisão da fase e avaliação de completude
Descrição das atividades:
Gerente ou Coordenador do Projeto revisa a completude dos entregáveis da fase, se existem pendências que precisam ser concluídas, se a qualidade entregue está de acordo com o esperado e se existem questões e riscos que precisam ser tratados antes de seguir para a próxima fase.
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ENTRADA(S):
![](/download/thumbnails/856447381/envolvidos1.png?version=1&modificationDate=1720733129377&api=v2)
ATORES:
TOTVS
- Gerente ou Coordenador do Projeto*
CLIENTE
- Coordenador ou Comitê do Projeto *
- Cliente*
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SAÍDA(S):
- Revisão do Gate e entregáveis da fase concluídos
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* Obrigatório