TOTVS RH ADMISSÃO DIGITAL

1 - SOBRE A OFERTA

O TOTVS RH Admissão Digital traz agilidade e eficiência na administração de documentos obrigatórios de admissão de colaboradores através de processos digitais totalmente integrados as soluções TOTVS RH. Após realizar o recrutamento e seleção da pessoa candidata, tanto pelo produto TOTVS RH Atração de Talentos quanto pelos meios manuais, o TOTVS RH Admissão Digital fará o recolhimento de documentos com tecnologia OCR (Optical Character Recognition: tecnologia para reconhecer caracteres a partir de um arquivo de imagem), realizará assinaturas contratuais via TOTVS Assinatura de Documentos (TAE) e seguirá com a inclusão do(a) novo(a) colaborador(a) a partir da integração com o TOTVS RH – Linha RM, Protheus ou Datasul no módulo Folha de Pagamento.

Quem e público da solução: Como as soluções de RH são Cross, são destinadas a todos os perfis de empresa que precisam de um RH estruturado e inteligente. 

Diferenciais da solução:

• Integração nativa com TOTVS RH – Linha Protheus, RM e Datasul;
• Envio digital de documentos por celular;
• Validação de documentos com inteligência artificial (OCR);
• Criação dos contratos e documentos com base em templates pré-existentes;
• Organização de prontuários digitalmente;
• Possibilita customização de etapas;
• Validação de CPF na Receita Federal;
• Qualificação cadastral do PIS no eSocial;
• Gestão ágil dos documentos e contratos dos funcionários;
• Visualização de pendências de documentos;
• Visualização de problema de validade de documentos; e
• Disparo de recolhimento de documentos, geração e assinatura de contratos.

Benefícios para o cliente:

• Agilidade na contratação de colaboradores com a redução no tempo de recolhimento de documentos e assinatura. Há casos que passam de 3 dias para 45 min;
• Diminuição no uso de papel e em extravios de documentos;
• Redução de custo de transporte de documentos;
• Melhor experiência às pessoas que serão contratadas devido à redução nas despesas de translado dos candidatos para processos burocráticos;
• Redução no risco de processos de LGDP.

1.1 - COMPOSIÇÃO DA OFERTA

TOTVS RH ADMISSÃO DIGITAL

TOTVS ASSINATURA ELETRÔNICA 

TOTVS FLUIG (opcional caso o cliente já possua)

TOTVS CLOUD (opcional)

1.2 - DESCRIÇÃO DAS SOLUÇÕES

O TOTVS RH ADMISSÃO DIGITAL simplifica o processo de admissão dos seus novos funcionários. Com ele, seus novos colaboradores escaneiam e enviam documentos pelo celular e ainda recebem o contrato de trabalho para assinatura eletrônica. Além disso, possui integração nativa com as soluções TOTVS ATRAÇÃO DE TALENTOS, TOTVS RH – Linha Protheus, RM e Datasul e TOTVS ASSINATURA ELETRÔNICA, levando todas as informações coletadas do novo colaborador diretamente para o sistema de folha de pagamento. Tudo para agilizar processos, acabar com burocracias e garantir segurança na jornada de admissão.

Detalhes sobre funcionalidades OCR e Assinatura Eletrônica:

Funcionalidade de Validação de Imagens (OCR):

O recurso de validação de documentos via OCR tem como objetivo verificar se os dados digitados pelo candidato constam nos documentos enviados (Imagens ou PDFs). Exemplo de funcionamento:

• Etapa 1: Candidato digita o CEP no campo endereço no formulário da solução.
• Etapa 2: Candidato envia uma foto do endereço. Neste momento se o CEP 05021010 não for encontrado na foto, o sistema não aceita do documento, alertando o candidato imediatamente.
• Qualquer documento recolhido pode ter o OCR ativado e os dados a serem validados são configurados. Podem ser valores fixos, como por exemplo o campo “Casamento”, ou um formulário digitado pelo candidato, como “nome digitado da Mãe” ou “data da CNH”.
• O número de documentos que podem ser cadastrados e validados não possui limite.

Importante: produto não extrai informações para preenchimento de campos do formulário.

Funcionalidade Assinatura Eletrônica:

Respaldo jurídico: Dispõe sobre o uso de assinaturas eletrônicas em interações com entes públicos, em atos de pessoas jurídicas e em questões de saúde e sobre as licenças de softwares desenvolvidos por entes públicos; e altera a Lei nº 9.096, de 19 de setembro de 1995, a Lei nº 5.991, de 17 de dezembro de 1973, e a Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001.

Importante: para que a assinatura eletrônica seja validada, mesmo com respaldo jurídico citado acima, é necessário que a empresa que opte pelo uso da tecnologia de assinatura eletrônica no processo de admissão faça esse alinhamento com o sindicado envolvido.

2 - MODELO DE CONTRATAÇÃO

O modelo de contratação possui um valor de adesão (setup) e valor mensal.

Valor Adesão 

O valor de adesão é baseado no escopo escolhido pelo cliente:

1. Escopo implantação Básico Cloud: escopo de rápida implantação onde o cliente é quem executa a configuração com base em templates prontos e treinamento da solução.  O escopo básico é comercializado somente no modelo TOTVS Cloud.

1. Escopo implantação Avançada: escopo de implantação onde consultores da Digte irão efetuar a configuração com base em levantamento efetuados com o cliente, com processo de homologação e acompanhamento pós-produção. O escopo avançado pode ser em cloud TOTVS ou cloud do cliente. No caso de cloud cliente, está contido no escopo instalação simplificada do TOTVS Fluig. 

Valor mensal 

Por número de contratações médio mês e com base no modelo de implantação. 

Com base quantidade contratações médio mês serão vendidas as faixas produto TOTVS RH ADMISSÃO DIGITAL: 

• Faixa 1-15, quantidade mínima 1, quantidade máxima 15
• Faixa 16-25, quantidade mínima 1, quantidade máxima 10
• Faixa 26-50, quantidade mínima 1, quantidade máxima 25
• Faixa 51-100, quantidade mínima 1, quantidade máxima 50
• Faixa 101-300, quantidade mínima 1, quantidade máxima 200
• Faixa 301-500, quantidade mínima 1, quantidade máxima 200
• Faixa 501-1000, quantidade mínima 1, quantidade máxima 500
• Faixa acima de 1001, quantidade mínima 1, sem quantidade máxima

No combo que será vendido para o cliente existiram componentes obrigatórios conforme a regra:

• TOTVS Assinatura Eletrônica:

• Faixa 1-15, 2 pacotes de 10 assinaturas
• Faixa 16-25, 1 pacote de 10 assinaturas
• Faixa 26-50, 2 pacotes de 10 assinaturas
• Faixa 51-100, 5 pacotes de 10 assinaturas
• Faixa 101-300, 10 pacotes de 20 assinaturas
• Faixa 301-500, 4 pacotes de 50 assinaturas
• Faixa 501-1000, 10 pacotes de 50 assinaturas
• Faixa acima de 1001, pacotes de 50 assinaturas

• TOTVS Fluig: caso o cliente não possua TOTVS Fluig deve ser incluído o pacote de 5 ids TOTVS Fluig. Caso necessite mais ids fazer venda de TOTVS Fluig padrão com pacote mínimo 25.

• Cloud: caso cliente deseje que a solução fique no cloud TOTVS deve ser incluído o produto cloud TOTVS.

Caso a quantidade do pacote de admissões seja ultrapassado, o cliente precisará adquirir a nova faixa. O controle do estouro será controlado pela Digte e pelo TOTVS Assinatura Eletrônica.

3 - INFORMAÇÕES IMPORTANTES

3.1 - INFORMAÇÕES CRÍTICAS

Existe uma dependência entre os produtos que compõem a solução TOTVS RH ADMISSÃO DIGITAL, sendo que ao incluir a primeira faixa de admissões (1 até 15) o TOTVS CRM irá incluir automaticamente:

• TOTVS Assinatura Eletrônica (TAE): correspondente será incluído, sendo a primeira faixa de assinatura eletrônica começará sempre com 20, mesmo sendo a quantidade mínima sendo 1 para admissão digital. As demais faixas irão seguir os valores correspondentes
• A plataforma TOTVS FLUIG: a solução é construída sobre a plataforma TOTVS FLUIG, portanto Id’s da plataforma TOTVS FLUIG são necessários para os administradores da admissão. Não são necessários id’s para os candidatos. Detalhes sobre a aquisição da plataforma TOTVS FLUIG:
• Na inclusão da primeira faixa de admissão digital (1 até 15), será sugerido pacote de 5 administradores do processo de admissão, que são 5 Id’s da plataforma TOTVS Fluig. O executivo de vendas TOTVS pode retirar este pacote de 5 Id’s se entender que o cliente já os possui licença necessárias
• Caso o cliente já possua a plataforma TOTVS FLUIG, ele precisa ter pelo menos 01 id da plataforma disponível
• Caso o cliente queira ter mais administradores no processo de admissão, a plataforma TOTVS FLUIG deve ser comercializada em proposta a e, sem necessidade da aquisição da adesão 
• TOTVS Cloud para ambiente de produção e homologação: estes ambientes no TOTVS Cloud serão para comportar a plataforma TOTVS FLUIG, podendo o vendedor retirar o item da proposta se o cliente desejar instalar a solução em sua infraestrutura ou cloud
• Adesão TOTVS ADMISSÃO DIGITAL: é obrigatório que exista um produto do tipo adesão da solução TOTVS RH ADMISSÃO DIGITAL, pois este produto corresponde ao setup da solução. Caso seja escolhido o produto de Adesão Básico Cloud, o produto TOTVS Cloud será obrigatório na comercialização da solução.

3.2 - INFORMAÇÕES ADICIONAIS

Detalhes do escopo das adesões (setup):

Adesão Básica Cloud

• 01 reunião de kickoff do projeto e apresentação de pontos de contato
• 01 reunião para configuração das integrações entre TOTVS FLUIG e folha de pagamento TOTVS RH no ambiente homologação 
• Instalação dos templates de contratação com as seguintes características:

1. Contratação de CLT: 
1. Recolhimentos documentos: 15 documentos (ex: CPF, Endereço)
2. Recolhimentos Informação: 3 benefícios (plano de saúde, odontológico e seguro de vida)
3. Assinatura de contrato: 4 contratos (contrato de trabalho, dependente salário família, dependente imposto de renda, vale transporte)
2. Contratação de Menos Aprendiz (com 15 documentos)
1. Recolhimentos documentos: 15 documentos (ex: CPF, Endereço)
2. Recolhimentos Informação: 3 benefícios (plano de saúde, odontológico e seguro de vida)
3. Assinatura de contrato: 4 contratos (contrato de trabalho, dependente salário família, dependente imposto de renda, vale transporte)
3. Contratação de Estagiário (com 15 documentos)
1. Recolhimentos documentos: 15 documentos (ex: CPF, Endereço)
2. Recolhimentos Informação: 3 benefícios (plano de saúde, odontológico e seguro de vida)
3. Assinatura de contrato: 4 contratos (contrato de trabalho e vale transporte)

• Treinamento remoto de 01 turma de até 12 pessoas para configuração da solução para ter total autonomia para criar os kits de recolhimento e grupo de documentos para assinatura
• 01 Reunião de apresentação dos templates para o cliente
• 03 Reuniões de retirada de dúvidas do cliente quanto aos ajustes dos templates
• 01 reunião para configuração das integrações entre TOTVS FLUIG e folha de pagamento TOTVS RH no ambiente produção 
• Migração das configurações da homologação para produção
• Acompanhamento remoto da entrada em produção com duração de 01 semana, sendo que o atendimento será ao time TI e RH da unidade matriz do cliente. Os atendimentos para de mais unidades do cliente serão efetuados pelo cliente
• Prazo médio do projeto 30 dias, com 05 reuniões gestão. Este prazo médio está baseado em nossa experiência na implantação de 01 unidade de negócio do cliente e considerando com dedicação do cliente no processo de implantação conforme descritos nos pré-requisitos. Definição de unidade de negócio: empresa ou empresas e suas filiais com as mesmas características em seu processo de admissão (exemplo: modelos de kit de contratos, tipos de documentos a recolher e benefícios). Caso o cliente possua mais unidades de negócios com processos e documentos diferentes, o escopo e os números e valores negociados precisam ser reavaliados.

Adesão Avançada 

• 01 reunião de kickoff do projeto e apresentação de pontos de contato
• Instalação simplificada do TOTVS Fluig para produção e homologação. Nesta instalação será estalado o TOTVS Fluig no formato standalone (01 servidor de aplicação). Caso o cliente necessite de DMZ (Demilitarized Zone - Zona Desmilitarizada), clusterização, conexão com active directory, será gerada proposta de serviços separada
• Instalação do aplicativo Admissão Digital em 01 base de produção e 01 base de homologação no TOTVS Fluig Plataforma
• Configuração das integrações entre TOTVS FLUIG e folha de pagamento TOTVS RH, nos ambientes produção e homologação
• Configuração de até 10 jornadas de recolhimentos de documento (ex: contratação determinada, contratação indeterminada...). Cada jornada de recolhimento poderá ter até 20 documentos (ex: fotos, uploads e campos complementares, configuração OCR...)
• Configuração de até 30 contratos/formulários para assinatura (ex: contrato de trabalho, termo de confidencialidade...)
• Configuração de até 10 grupo de contratos para assinatura com os contratos/formulários para assinatura (ex:  grupo de contratos do jovem aprendiz, grupo de contratos CLT, grupo de contratos motorista de empilhadeira)
• Configuração de benefícios onde serão até três tipos 03 benefícios (ex: saúde / odontológico / seguro de vida). Dentro de cada tipo de benefício até 5 planos
• Treinamento remoto de 01 turma de até 12 pessoas uso da solução para ter total autonomia para uso, monitoramento e movimentação de admissões
• Treinamento remoto de 01 turma de até 12 pessoas para configuração da solução para ter total autonomia para criar as jornadas de recolhimento de documentos e grupo de documentos para assinatura
• Homologação de 10 jornadas de recolhimento de documentos e 30 documentos de assinatura com o time de TI e RH da unidade matriz do cliente
• Acompanhamento remoto da entrada em produção com duração de 01 semana, sendo que o atendimento será ao time TI e RH da unidade matriz do cliente. Os atendimentos para de mais unidades do cliente serão efetuados pelo cliente
• Prazo médio do projeto 60 dias, com 10 reuniões gestão. Este prazo médio está baseado em nossa experiência na implantação de 01 unidade de negócio do cliente e considerando com dedicação do cliente no processo de implantação conforme descritos nos pré-requisitos. Definição de unidade de negócio: empresa ou empresas e suas filiais com as mesmas características em seu processo de admissão (exemplo: modelos de grupo de contratos para assinatura, tipos de documentos a recolher e benefícios). Caso o cliente possua mais unidades de negócios com processos e documentos diferentes, o escopo e os números e valores negociados precisam ser reavaliados

Detalhes sobre Gestão do Projeto 

O setup da solução possui gestão de projeto realizada pela Digte, e com base em nossas boas práticas.

Do lado do cliente é obrigatório que exista um ponto focal e de gestão de atividades internas e participação do time de TI (software e infraestrutura).

​ 

Existem fases importantes sobre responsabilidade do cliente no projeto e que normalmente impactam o prazo do projeto, por isto é de extrema importância a atenção aos itens abaixo:

1. Liberação de acesso dos consultores aos ambientes no caso de infraestrutura própria do cliente ou cloud cliente
2. No caso de ambiente cloud cliente, disponibilização infraestrutura para instalação da plataforma
3. Liberação de acesso aos servidores de folha de pagamento TOTVS RH para o cloud TOTVS caso o cenário seja folha de pagamento TOTVS RH na infra ou cloud do cliente e a solução de TOTVS RH ADMISSÃO DIGITAL esteja no cloud TOTVS
4. Envio de informações de documentos que são entregues
5. Envio de informações de documentos que são assinados
6. Padronização dos seus processos de entrega e envio de documentos
7. Maturidade das regras de entrega de documentos e assinaturas
8. Maturidade das regras de benefícios
9. Homologação das jornadas de admissão e kits de assinatura pelos usuários do cliente

Cliente está ciente de que a falta da entrega dos itens acima causará impacto no prazo proposto para projeto e incorrendo em renegociação e prováveis custos adicionais.

Sugerimos para minimização dos riscos, que os processos de admissão sejam equalizados antes da automatização para otimização do projeto e para que manutenção futura, pós-entrega do projeto, seja mais simplificada.

A equalização dos processos entre os negócios é de responsabilidade do cliente.

Itens fora do escopo da Adesão (Setup)

• Configuração do componente de integração das folhas de pagamentos TOTVS RH, exemplo (RM: WEB SERVICE/REST, PROTHEUS: REST, DATASUL: APPSERVER)
• Configuração do componente de integração das folhas de pagamento do TOTVS RH
• Fornecimento de certificado HTTP/SSL
• Desenvolvimento de customizações existentes no sistema de folha de pagamento TOTVS RH deverão ser tratadas em negociação comercial separada. Exemplos de customizações: na linha RM Fórmulas visuais, na linha Protheus pontos de entrada e eventos de tela, linha Datasul prontos de entrada
• Não ocorrerá o treinamento completo da plataforma TOTVS Fluig. Serão apresentados para o cliente somente as funções necessárias para o uso da Admissão Digital. Cliente poderá buscar o treinamento junto a TOTVS ou gratuitamente via site https://academy.fluig.com 
• Não está previsto instalação do TOTVS Fluig Plataforma na alta disponibilidade "Cluster"
• Configurações de infraestrutura e rede do cliente, como: banco de dados, roteador, DMZ, proxy, firewall, balanceamento de carga (apache, NLB)
• Não está previsto nenhum serviço que não esteja descrito neste documento
• O saneamento de dados de cadastros e documentos não estão contemplados no escopo
• A categorização de documentos não está no escopo. Entendemos “categorização” como o serviço de análise de documentos sem qualquer qualificação e tratamento prévio para entendimento de sua finalidade e funcionamento. Cliente necessita entregar os documentos devidamente categorizado para racionalizar o esforço do projeto
• Consultoria para melhoria, reengenharia ou unificação do processo de negócio atual. Processo do cliente necessita estar definido para implementação da solução de automação
• Corrigir, filtrar ou otimizar dados de sistemas atuais, mesmo depois da migração ou digitação
• Reengenharia de processos, planejamento estratégico de sistemas ou qualquer outra atividade de consultoria que não sejam mencionados nos objetivos e escopo desta oferta. Considera-se que o cliente é responsável pela revisão dos processos atuais e seu redesenho para a operação dos novos processos envolvidos neste escopo
• Capacitação técnica para desenvolvimento de funções, customizações, específicos ou processos
• Atividades cadastrais são de responsabilidade do cliente
• Licenças de software a serem utilizados na editoração de documentos
• Não está previsto o desenvolvimento de qualquer interface e/ou personalização de rotinas não definidas neste escopo
• Não está previsto a criação de manual de utilização, pois o produto já possui documentação
• Não estão previstas quaisquer outras atividades não mencionadas no macro escopo
• As integrações que não estão contempladas neste escopo deverão ser tratadas a parte em um novo escopo

4 – PRÉ-REQUISITOS

Seguem os pré-requisitos para a oferta:

• Software

• Adquirir TOTVS Assinatura Eletrônica em conjunto com a solução de admissão digital
• Possui licenças do TOTVS RH Folha de Pagamento para viabilizar integração dos funcionários e consulta de dados
• Certificado digital SSL em suas aplicações para proporcional comunicação HTTPS criptografada
• Adquirir TOTVS Fluig ou caso já possua TOTVS Fluig possuir 01 id de TOTVS Fluig para uso na instalação disponível

• Infraestrutura

• Caso a solução de TOTVS RH ADMISSÃO DIGITAL esteja na infraestrutura ou cloud do cliente, a aplicação precisará ter acesso externo pelos candidatos e acesso aos serviços externos (Receita Federal, Correios, SMS, Encurtador de Links, OCR, Cloud TOTVS)
• Caso a aplicação de admissão digital seja adquirida em TOTVS Cloud e a folha de pagamento TOTVS RH no cloud/infraestrutura do cliente, o cliente deve disponibilizar acesso do Cloud TOTVS ao componente de integração da folha de pagamento TOTVS RH localizado sua infraestrutura (componente de integração a) RM: WEB SERVICE/REST, b) PROTHEUS: REST, c) DATASUL: APPSERVER) 
• Ativar o componente de integração do TOTVS RH Folha de pagamento, exemplo (RM: WEB SERVICE/REST, PROTHEUS: REST, DATASUL: APPSERVER). Caso o cliente não possua conhecimento para ativar este recurso, procurar o canal TOTVS responsável por sua conta para contratar este serviço
• Caso a solução TOTVS RH ADMISSÃO DIGITAL seja adquirido para instalação na infraestrutura ou cloud do cliente, o cliente deve fornecer a infraestrutura para instalação da plataforma TOTVS FLUIG conforme as recomendações abaixo:
• Seguir matriz de portabilidade do produto (sistemas operacionais e bancos de dados): https://tdn.totvs.com/display/public/fluig/Matriz+de+portabilidade 
• Servidor de aplicação de Homologação: exemplo de dimensionamento https://tdn.totvs.com/display/public/fluig/Cliente+6+-+Baixa+disponibilidade+em+servidor+cliente 
• Servidor de aplicação de Produção: exemplo de dimensionamento https://tdn.totvs.com/display/public/fluig/Cliente+6+-+Baixa+disponibilidade+em+servidor+cliente 

• Projeto

• Cliente necessita ter um processo de admissão e de benefícios definidos e documentação estrutura para podermos os prazos e esforços acordados
• Cliente necessita ter 01 pessoa para gestão das atividades do projeto de responsabilidade do cliente e 01 pessoa responsável pela execução das atividades do projeto que competem ao cliente

5 - LISTA DE ÍTENS DA OFERTA