Aqui você encontra as principais orientações de uso das ferramentas de apoio da nossa metodologia:
Uso do repositório do Projeto (em tempo de execução)
É fundamental que as documentações dos projetos sejam criadas, elaboradas e mantidas sempre no repositório do projeto em nuvem. Hoje contamos com ferramentas de armazenamento, compartilhamento e edição em tempo real dos documentos pela equipe e que podem ser sincronizadas com sua máquina. Isso garante muito mais agilidade e principalmente segurança para os nossos projetos. Evite manter e editar documentos localmente.
Repositório de Boas Práticas e Aceleradores
Ao iniciar um novo projeto é natural nos deparamos com demandas similares a já entregues em outros projetos pela companhia, neste sentido é comum reutilizarmos artefatos (que podem ser documentos, customizações, etc.) de um projeto para outro e é por isso que contamos com um repositório de boas práticas, também conhecido como Portal de Aceleradores, no TDW.
Este é um espaço colaborativo para que você busque por aceleradores para o seu projeto e também compartilhe aquilo que você produziu e que pode ser reutilizado por outras pessoas em outros projetos.
Busque, utilize e compartilhe.
Caso tenha dúvidas de como utilizar o portal, acesse a FAQ do Portal de Aceleradores.
Assinatura e Aprovação de Documentos
Em relação aos documentos em que uma assinatura por parte do cliente é requerida e onde não for possível obter a assinatura física ou através de ferramenta de assinatura eletrônica, é possível que se tenha a aprovação por e-mail, porém neste caso é obrigatório que os termos para aprovação do documento estejam descritos no corpo do e-mail. Isso garante uma maior segurança jurídica.
A TOTVS já trabalha com uma ferramenta de assinatura eletrônica de documentos para as Unidades de Serviços Próprias. O TOTVS Assinatura Eletrônica pode ser acessado através da MIT Digital Workplace.
Como saber quais documentos da MIT Digital devem ser enviados ao cliente para que sejam assinados eletronicamente, através da ferramenta TOTVS Assinatura Eletrônica?
Cada documento assinado eletronicamente possui um custo, sendo assim, definimos no Guia de Templates, na coluna “Forma de Aceite”, quais documentos devem ser assinados eletronicamente e quais devem ser aprovados por e-mail.
Ferramentas do Google Workspace
Temos à disposição o Google Workspace que é a nossa ferramenta de colaboração, comunicação e trabalho em equipe que dispõe de documentos, planilhas e apresentações compartilhadas e com edição em tempo real. Drive compartilhado, ferramentas para reuniões, salas virtuais e muito mais. Esse tipo de ferramenta facilita muito o trabalho remoto.
Abaixo relacionamos alguns artigos do próprio Google em relação às ferramentas:
10 Dicas do Google Workspace para trabalhar com equipes remotas
Centro de Aprendizagem do Google Workspace
Gravação de Reuniões On-line
O OBS Studio é a ferramenta recomendada pela TOTVS para gravação de reuniões on-line. Gravando tela e áudio.
É fundamental sempre combinar com o público da reunião que a gravação irá ocorrer, obtendo o consentimento de todos.
Links úteis:
TOTVS Assinatura Eletrônica (TAE)
O TOTVS Assinatura Eletronica é uma plataforma de gestão e execução de assinaturas eletrônicas, 100% em nuvem e em em conformidade com as exigências da Lei Geral de Proteção de Dados.
As Unidades de Serviços Próprias utilizam o TOTVS Assinatura Eletrônica para envio de documentos de projetos, para assinatura pelos clientes.
Algumas boas práticas de uso da ferramenta:
- Envie pela ferramenta somente documentos que precisam ser assinados pelos clientes em projetos, sempre em formato PDF. Documentos que precisam apenas de aprovação, podem ser enviados por e-mail sem a necessidade de assinatura eletrônica.
- Os documentos assinados pela ferramenta ficam disponíveis para quem publicou e para quem participou do fluxo de assinatura e é muito importante que após a assinatura seja feito o download e o armazenamento do mesmo no repositório do projeto.
Orientações de uso da ferramenta:
Quer saber mais sobre o produto? Acesse a ficha técnica aqui.
Dúvidas ou inconsistências com a ferramenta? Abara ticket para o time de produto padrão na Central de Suporte da TOTVS.
MIT Digital Workplace
Plataforma de Interação 360o com as principais funcionalidades para os times de entrega dos projetos.
Ajuda sobre a plataforma pode ser obtida clicando aqui.
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