Na geração da contabilização/estorno por competência do TOTVS Educacional com o objetivo de mostrar um Log de contabilização mais detalhado para o usuário, foi desenvolvida funcionalidade que é possível identificar os períodos de competência de cada contrato contabilizados/estonar com sucesso, erro ou advertência durante o processo.
Após o processo de contabilização/estorno do contrato será gravado o Log e esse poderá ser visualizado em Log de contabilização por competência.
Nessa nova funcionalidade é possível identificar os períodos de competência de cada contrato contabilizado ou estornado com Status, Origem, Tipo, Operação, Data Contábil, Valores e Memória de Cálculo.
Duas formas de visualizar o Log de contabilização por competência:
- Acesse Financeiro/Contábil | Contratos | Anexos | Log de contabilizações
- Acesse Financeiro/Contábil | Geração | Contabilidade | Log de contabilizações
Para que seja possível a utilização do log de contabilizações, é necessário que o sistema esteja parametrizado para utilizar o modelo de contabilização que registra separadamente as contabilizações de cancelamento e aumento.
Esse parâmetro pode ser encontrado em:
Menu: Educacional | Configurações | Parâmetros
Caminho: Integração | Contabilidade | Contabilidade 1/2 | "Registra separadamente contabilizações de cancelamento e aumento"
Após a execução do processo de contabilização, será possível ver a tela de log com os seguintes itens:
- Status
Sucesso: Contabilização do Contrato e Mensal gerados corretamente
Erro: Contabilização de contrato não gerada por algum erro no processo de contabilização.
Advertência: Contabilização de contrato não gerada por alguma advertência no processo de contabilização.
- Origem
Serviço: Contabilização dos valores de contrato e apropriação mensal
Aumento: Contabilização de aumento no valores do contrato e apropriação mensal
Cancelamento: Contabilização de redução no valor do contrato e apropriação mensal
- Tipo
Contrato: Contabilização total do contrato
Parcela Contábil: Contabilização das apropriações mensais
- Operação
Contabilização: Contratos contabilizados
Estorno: Contratos Estornados
- RA, Código do contrato, ID Período Letivo, Período Letivo: Informações do contrato
- Mês/Ano: Data de contabilização do período de competência
- Data Contábil: Data de inclusão da partida contábil
- Mensagem: Quando o processo é executado com erro é informado no campo mensagem descriminando o erro
- ID do Job, Id. da contabilização de contrato, Id. da parcela do contrato, Id.oeração: Chave de identificação do Job, da Contabilização de contrato e mensal e da Operação
- Valor de serviço: Valor total do contrato e valor das apropriações mensais de contrato
- Valor de bolsa: Valor total da bolsa incondicional e valor das apropriações mensais de bolsa
- Valor de desconto: Valor total do desconto e valor das apropriações mensais de desconto
- Memória de Cálculo: Texto detalhando os valores do contrato e a memória de calculo das apropriações mensais.
- Criado por e Alterado por: Usuário responsável por criar ou alterar o processo de contabilização ou estorno
- Data de Criação e Data Alteração: Data de contabilização ou estorno do processo
Nessa tela também será possível:
- Filtrar registros de acordo com os grupos: Operação, Status Contabilização, Status Diagnostico, Tipo de Contabilização, Origem da Contabilização
- Com o duplo clique no Log de contabilização com sucesso, abrirá a visão do lançamento no TOTVS Gestão Contábil para avaliar as partidas contábeis.
- Visualizar valores totais contabilizados de serviços, bolsas e descontos
Contabilização
No Log da contabilização do contrato será possível avaliar o valor contabilizado da provisão contrato e das apropriações mensais, com valores de bolsas e descontos, na coluna memória de cálculo terá será apresentado de forma textual, a memória de cálculo dos valores contabilizados.
Contratos não contabilizados por erro durante o processo será gravado o Log e mensagem informando o motivo pelo qual não foi contabilizado, caso seja executado o processo novamente corrigindo o erro e gerando contabilizações para o contrato o Log será substituído pelo novo Log de sucesso.
Estorno
No processo de estorno o log só será gravado para contratos que apresentarem erros os advertência durante a execução do processo, os contratos que o estorno for executado com sucesso o mesmo limpará o Log de contabilização gravado do contrato junto as partidas contabilizadas.
Será possível excluir manualmente, através da tela de Log de contabilizações, apenas informações de Log cuja a origem seja referente a erros ou advertência.
Informação sobre os campos "Status" e "Mensagem"
Os campos "Status" e "Mensagem" estão disponíveis para mostrar ao usuário as mensagens de Log de Erro ou Advertência ao final do processo de contabilização.
Ao passar o mouse sobre o ícone "Status" ou o campo "Mensagem" será apresentado a descrição do Erro ou Advertência e será possível copiar a mensagem clicando com o botão direito do mouse.
Abaixo listamos as possíveis mensagens de erro no LOG de contabilização:
Mensagem de erro que o sistema identificar no processo de contabilização:
- Não foi possível gerar a contabilização/estorno para o contrato XXX. O período informado para contabilização/estorno não é válido, o período deve: * Ser igual ou superior a data do contrato do aluno (xx/xxxx).
- Não foi possível gerar a contabilização/estorno para o contrato XXX. O período informado para contabilização/estorno não é válido, o período deve: * Estar entre o período inicial xx/xxxx e final xx/xxxx de competência contábil do contrato.
Não foi possível gerar a contabilização/estorno para o contrato XXX. Não foi possível carregar as partidas contábeis do evento de apropriação mensal de cancelamento (Código do evento:xx).
O cancelamento pode estar relacionado com alterações nos valores de serviço, bolsa ou de desconto nas parcelas do contrato.
Para que a contabilização possa ser executada com sucesso é recomendado que o evento contábil possua itens a débito e a crédito carregando valores de serviço, bolsa ou desconto. Como podem ocorrer reduções nos valores de serviço, bolsa ou desconto de forma independente, recomenda-se que exista um item de evento para cada um deles.
Neste caso sugerimos revisar o evento contábil avaliando se o mesmo contempla todos itens parametrizados corretamente e verificar também se, em caso de uso de default de conta, se não existe alguma classificação de conta que possa estar limitando o item de evento.
Mensagem de advertência que o sistema identificar no processo de contabilização:
- Identificamos uma modificação nos valores (bolsa ou serviço) do contrato 10639, porém o evento contábil 82 não retornou nenhuma informação contábil, portando esta informação não foi enviada para o TOTVS Gestão Contábil. Caso seja necessário contabilizar a informação recomendamos que o evento contábil seja revisado e as contabilizações do contrato sejam estornadas e contrato seja contabilizado novamente.
Informações Complementares
Log detalhado de contabilização
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