Si no se está utilizando un archivo descriptor, se pueden definir toda la información detallada a continuación y las mismas serán válidas para todos los documentos que se están publicando.
Si se está utilizando un archivo descriptor, solo se puede definir la información que no se definió en el mismo. Y esta información, que se va a definir en este paso por no estar en el descriptor, también tendrá validez para todos los documentos que se están publicando.
Comentario
Breve descripción con la información importante que se atribuirá a todos los documentos seleccionados.
Tags
Etiquetas que se asignarán a todos los documentos para facilitar la búsqueda posteriormente. Las tagsuncionan como palabras clave y permiten etiquetar el documento de manera más informal y personal. Se puede buscar el documento por navegación o en la búsqueda. Insertar con o sin el carácter "#" para activar el auto complete de tags en el campo de tags. El Auto complete muestra una lista desplegable con las cinco tagsmás utilizadas a partir de los caracteres digitados después del carácter "#".
Descripción versión/revisión
Descripción de la versión / revisión actual de los documentos que están siendo publicados.
Versión/revisión
Número de la versión / revisión inicial de los documentos que están siendo publicados. Este campo únicamente está habilitado cuando se incluyen documentos y cuando está marcado el campo «Control manual de la versión inicial», del recurso Parámetros generales de la guía en el Panel de control. Cuando el campo del Panel de control no está marcado, se atribuye automáticamente la versión/revisión "1000" para los documentos y no se puede modificar. El formato de este campo es numérico (999.999), siendo que los tres primeros números representan la versión y los otros tres representan la revisión. Después de la primera publicación, la plataforma controla automáticamente la evolución de versiones y revisiones, sin permitir la modificación de los números.
Crear versión/revisión obligatoria
Cuando está marcado, determina que los documentos no se pueden modificar y se debe mantener la misma versión/revisión, o sea, que solo se pueden hacer efectivas las modificaciones creando una nueva versión o revisión de los mismos. Si en la publicación del documento, se marcó este campo, el mismo permanece desactivado al editar sus propiedades. Para cambiar este campo y hacer que los documentos vuelvan a ser modificables sin tener que crear una nueva versión/revisión, se necesita realizar check out.
¿El documento caduca?
Cuando está marcado, determina que los documentos caducarán en la fecha informada en el campo «Válido hasta». En caso contrario, los documentos no caducarán y la fecha informada en el campo "Válido hasta" no es considerada. Esta opción será mostrada como marcada cuando el campo "¿Documento caduca?", del recurso Parámetros generales de la guía del Panel de Control, está marcado.
Período de notificación de caducidad
Período de antecedencia – en días – a partir del cual se iniciará la emisión de notificación de caducidad de los documentos. Si se inserta cero (0) se considerará el número de días informado en los parámetros generales de la plataforma.
Válido desde
Fecha a partir de la cual estarán disponibles los documentos para los usuarios – de acuerdo con los permisos de acceso. Esta fecha le permite al autor de los documentos agendar su visualización para los demás usuarios de la plataforma, ya que solo se exhibirán a partir de esta fecha. Cuando los documentos son válidos solo a partir de una fecha futura, para el autor aparecen identificados con una flecha roja que representa que son documentos futuros. La fecha para publicación futura no puede ser menor que la fecha corriente y la publicación futura no envía e-mail de notificación (aprobación, nueva versión/revisión de los documentos, etc.).
Válido hasta
Fecha a partir de la cual los documentos se considerarán como caducos cuando la opción «Documento caducado?» esté marcada. La fecha de caducidad es sugerida considerando el campo "Días de caducidad de documentos" – del recurso Parámetros de la guía Generales del Panel de Control – cuando tenga algún valor definido. Si el campo "Documento caduca" de este recurso no está marcado, esta fecha no se considera.
Tipo de documento
Tipo al que pertenecen los documentos.
Asunto
Asunto al cual están relacionados los documentos.
Tipo de ícono
Elemento gráfico para representar los documentos. Cuando no esté seleccionado, se asocia a un ícono estándar con base en la extensión del archivo.
Autor
Usuario autor de los documentos que están siendo publicados.
Idioma
Idioma al cual estarán relacionados los documentos. El idioma se utiliza para indexar la información del contenido y del documento. La información indexada se utiliza en las búsquedas por contenido. Como estándar, se muestra el idioma determinado en las preferencias del usuario. Si no está definido en el perfil del usuario, se sugiere idioma estándar definido en los Parámetros generales de la plataforma.
¿Notificar?
Cuando está marcado, determina que los usuarios que poseen el asunto relacionado a los documentos como asunto de interés serán notificados sobre la publicación. Si el asunto relacionado a los documentos es uno obligatorio, todos los usuarios activos serán notificados, independientemente de que tengan o no el asunto como interés.
¿Permite download e impresión?
Cuando está marcada, determina que los documentos permiten que los usuarios con permiso hagan download e impresión de su contenido, es decir, la opción Download e impresión en la pestaña Seguridad del documento está marcada para un usuario o un grupo al cual pertenece.
¿Actualiza propiedades de copia controlada?
Cuando está marcada, efectúa la actualización de la información en las propiedades de los documentos, que se necesita para imprimir la copia controlada de los documentos.
¿Utiliza visualizador interno?
Cuando está marcado, determina que los documentos aparecerán en el visualizador interno de la plataforma. En la publicación múltiple, esta opción vale solamente para archivos de extensión PDF o imágenes que no necesitan de conversión.