Al activar esta opción, aparece la ventana en donde se puede incluir un formulario.

El formulario puede ser elaborado en Studio y exportado para su posterior publicación en la navegación de documentos.

Active Seleccionar archivo, para seleccionar un formulario de la estación de trabajo, o Copiar archivo del ECM, para seleccionar un formulario ya publicado en otro lugar de la plataforma.

Esta pestaña permite efectuar la transferencia del documento a partir de una estación de trabajo para la plataforma. Esta transferencia se denomina upload y es necesaria porque para publicar un documento, primero debe grabarse en el área destinada a los archivos a ser publicados. Aunque sea un directorio único determinado en los Parámetros generales, la plataforma crea automáticamente en este directorio, un área de upload  para cada usuario. Esta definición le permite a cada usuario visualizar solo los documentos existentes en su área de upload.

Busque y seleccione el formulario deseado. Defina cuál será el archivo principal del formulario (HTML, HTM o XSL) y cuáles serán sus adjuntos.

Si lo desea, marque Limpiar directorio de upload al publicar. Cuando está marcado, significa que los archivos que están en el directorio de upload se eliminarán al concluir la publicación del formulario.

La información requerida es:

Autor
Usuario autor del formulario que está siendo publicado.

Nombre dataset
Nombre que se le va a asignar al dataset que se convertirá en el formulario.

Almacenar en
Forma de almacenamiento de los datos del dataset. Las opciones disponibles son:
- Tabla de banco de datos.
- En una sola tabla.

Enumerar solo registros activos
Cuando está marcado, determina que solo se presentarán los registros de formulario de la versión activa del formulario en el dataset. Este campo solo se habilita cuando se completa el campo "Nombre dataset".

¿El documento caduca?
Cuando se marca, determina que el formulario caducará en la fecha informada en el campo "Válido hasta". En caso contrario, el formulario no caducará y la fecha informada en el campo "Válido hasta" no se considera. Esta opción será mostrada como marcada cuando el campo "¿Documento caduca?", del recurso Parámetros generales de la guía del Panel de Control, está marcado.

Período de caducidad
Tiempo – en días – dentro del que el formulario caducará.

Válido desde 
Fecha a partir de la que el formulario estará disponible para que los usuarios lo respondan – de acuerdo con los permisos de acceso. Esta fecha permite al autor del formulario agendar su visualización para los demás usuarios de la plataforma, ya que sólo se exhibirá a partir de esta fecha. Cuando el formulario es válido sólo a partir de una fecha futura, para el autor él se muestra identificado con una flecha roja que representa que es un documento futuro. La fecha para publicación futura no puede ser menor que la fecha corriente y la publicación futura no envía e-mail de notificación (aprobación, nueva versión/revisión del documento etc.).

Válido hasta
Fecha a partir de la que el formulario será considerado como caducado cuando la opción "¿Documento caduca?" esté marcada. La fecha de caducidad es sugerida considerando el campo "Días de caducidad de documentos" – del recurso Parámetros de la guía Generales del Panel de Control – cuando tenga algún valor definido. Si el campo "Documento caduca" de este recurso no está marcado, esta fecha no se considera.

Versión/revisión
Número de la versión/revisión inicial del formulario que está siendo publicado. Este campo únicamente está habilitado cuando se incluye un formulario y cuando está marcado el campo «Control manual de la versión inicial», del recurso Parámetros generales de la guía de control en el Panel de control. Cuando el campo del Panel de Control no está marcado, se atribuye automáticamente la versión/revisión "1.000" para el formulario y no es posible alterarla. El formato de este campo es numérico (999.999), siendo que los tres primeros números representan la versión y los otros tres representan la revisión. Después de la primera publicación, la plataforma controlará automáticamente la evolución de las versiones y revisiones, y no permitirá que se alteren los números. Al seleccionar esta opción, el contenido del documento podrá ser alterado y la fecha original de creación del documento se modificará; esta pasará a ser la fecha de la última modificación realizada, debido a la creación de una nueva versión/revisión.

Tipo de ícono
Elemento gráfico para representar el formulario.

Permitir más de un registro de formulario por usuario
Cuando está marcado, determina que el formulario puede ser respondido más de una vez por el mismo usuario.

Descripción versión/revisión
Descripción de la versión/revisión actual del formulario.

Comentario
Breve descripción con información relevante sobre el formulario.

Tags
Etiquetas atribuidas al formulario para facilitar la búsqueda posteriormente.

La información requerida es:

Utilizar descripción estándar
Cuando está marcado, determina que la descripción de los registros del formulario será la estándar, o sea, la fecha en que se respondió y el nombre del usuario que lo respondió.

Modificar todos los registros de formulario activos para la última fecha de actualización
Cuando está marcado, determina que la descripción de los registros del formulario activos será alterada para la descripción estándar (fecha + usuario que respondió el formulario) considerando la fecha de la última actualización realizada en el registro del formulario. Esta opción sólo se muestra al marcar la opción "Utilizar descripción estándar" al editar las propiedades de un formulario que hasta entonces utilizaba un campo como descripción de sus registros.

Modificar descripción en todos los registros de formulario activos
Cuando está marcado, determina que la descripción de todos los registros de formulario activos será alterada para contener el valor del campo seleccionado, sustituyendo a la descripción estándar. Esta opción sólo se muestra al desmarcar la opción "Utilizar descripción estándar" al editar las propiedades de un formulario que hasta entonces utilizaba la descripción estándar en sus registros.

Seleccione el campo para la descripción del registro de formulario
Campo que será la descripción de los registros del formulario. Los campos del formulario sólo son habilitados para selección cuando el campo "Utilizar descripción estándar" no esté marcado.

Puede obtener más información a cerca del procedimiento en Definir criterios de aprobación para carpeta o para documento.

Puede obtener más información a cerca del procedimiento en Definir criterios de seguridad para carpeta o para documento.

Para eliminar un dataset introducido, basta con que presione el icono representado por un cesto de basura y que se encuentra a la derecha del nombre del dataset.

Al activar esta opción aparece la ventana en la cual se puede solicitar permisos adicionales en el formulario. Puede obtener más información en Solicitar permiso en carpeta o en documento.

Cuando se activa esta opción, aparece la ventana en donde se pueden visualizar los adjuntos del formulario. Puede obtener más información en Visualización de adjuntos de documento.

La priorización de carpetas o de documentos se utiliza exclusivamente para ordenarlos por prioridad en la navegación de documentos. Se puede definir prioridad para todos los tipos de documentos que permiten ser publicados.

Para visualizar el contenido de una carpeta, ordenado por su prioridad, solo haga clic sobre la columna Prioridad. 

Puede obtener más información sobre el recurso Favoritos en Definir carpeta o documento como favorito. 

Cuando se activa esta opción, aparece la ventana en donde se puede editar el formulario. Puede obtener más información en Incluir formulario.

Durante la edición de un formulario se muestra en un nuevo campo en esta ficha:

Control de Versiones
De versiones forma aplicada al formulario. Las opciones disponibles son:

• Nueva revisión: al ser seleccionada, las modificaciones efectuadas generarán una revisión de la versión actual del documento. Normalmente se utiliza cuando el documento ha sufrido una pequeña modificación. Al seleccionar esta opción, el contenido del documento podrá ser alterado y la fecha original de creación del documento se modificará; esta pasará a ser la fecha de la última modificación realizada, debido a la creación de una nueva revisión.

• Nueva versión: al ser seleccionada, las modificaciones efectuadas determinarán una nueva versión del documento. Normalmente se utiliza cuando el documento ha sufrido una modificación importante de contenido. Al seleccionar esta opción, el contenido del documento podrá ser alterado y la fecha original de creación del documento se modificará; esta pasará a ser la fecha de la última modificación realizada, debido a la creación de una nueva versión.

• Mantener versión: al ser seleccionada, se mantendrá la versión actual del documento. Se utiliza cuando el documento actual ya no es válido y es necesario cambiar todo el contenido por uno nuevo y actualizado. En caso de que el documento necesite de aprobación, el contenido anterior continuará mostrándose hasta que la nueva versión/revisión sea aprobada. Al seleccionar la opción «Mantener revisión», el contenido del documento podrá ser modificado y se mantendrá la fecha de creación de la versión original, sin crearse una nueva versión del documento.

Cuando se activa esta opción, aparece la ventana en donde se puede restaurar una versión antigua del formulario. Puede obtener más información en Restaurar versión de documento.

Cuando se activa esta opción, aparece la ventana en donde se puede concluir la creación de un documento replicado del formulario. Puede obtener más información en Reflejar documento.

Cuando se activa esta opción, aparece la ventana en donde se pueden modificar las propiedades comunes de varios registros del formulario, por única vez. Puede obtener más información en Modificar documentos en bloque.

Cuando se activa esta opción, aparece la ventana en donde se pueden definir los datos a través de los cuales se filtran los registros del formulario. Puede encontrar más información en Filtrar contenido de la carpeta.

Cuando se activa esta opción, aparece la columna Prioridad, al lado de la columna Código, a través de la cual se puede visualizar y definir una prioridad numérica para los registros del formulario y, también, visualizarlos ordenados por prioridad. Para esto, solo se necesita hacer un clic sobre la columna para ordenar el contenido.

Cuando se activa esta opción, la columna Prioridad deja de aparecer para los registros del formulario.

Cuando se activa esta opción, aparece la ventana en donde se puede incluir un registro para el formulario. Se puede obtener más información en Registro de formulario.

Cuando se activa esta opción, aparece un mensaje informando que se ha eliminado el formulario. Sin embargo, ella solo se elimina de la estructura de la navegación de documentos, pero permanece en la Papelera de reciclaje. Cuando el Control de cuotas está activo, el espacio ocupado por esa carpeta en la carpeta principal, se liberará solo cuando se elimine de la papelera de reciclaje. Puede encontrar más información sobre cómo restaurar o eliminar definitivamente una carpeta de la plataforma en Papelera de reciclaje.