Índice
Hablando de documentos a aprobar...
La opción Documentos a aprobar presenta las tareas originadas en las publicaciones de documentos, las cuales necesitan de la aprobación del usuario en cuestión.
No es posible modificar o incluir aprobadores en una carpeta en la que ya se hayan publicado documentos aprobados.
La aprobación en niveles permite que una carpeta o documento sea valido por otros usuarios o grupo de usuarios. La aprobación se divide en niveles. Suponiendo que exista un documento que deba ser aprobado por tres áreas (Marketing, Ventas y Financiero, por ejemplo), dicha aprobación se puede dividir en niveles:
1er Nivel: Marketing
2º Nivel Ventas
3º Nivel Financiero
La aprobación se lleva a cabo en forma secuencial. En el caso de que alguno de estos niveles repruebe el documento en cuestión, éste regresa al usuario publicador y después de realizar los ajustes, el documento comienza el proceso de aprobación nuevamente desde el comienzo.
Para hacer efectiva la aprobación del documento, la plataforma respetará las reglas de aprobación definidas para el documento.
¡Esté atento a las configuraciones de seguridad del documento!
El usuario aprobador debe contar con el permiso de lectura del documento por aprobar, ya que de lo contrario éste no podrá ingresar al documento para su aprobación.
Debemos recordar que la seguridad del documento no depende de la aprobación: si se retira el permiso de un documento en aprobación, esta regla se aplicará en ese mismo momento, bloqueando el acceso al documento que se envió para su aprobación.
Acceder a los documentos a aprobar
01. En el menú principal, activar Central de tareas.
02. Activar la pestaña Documentos a aprobar.
Esta pestaña solo aparece si el usuario tiene documentos a la espera de aprobación.
03. Visualizar a los documentos pendientes de aprobación.
Ver detalles del documento en aprobación
01. Acceder a los documentos pendientes de aprobación tal como se muestra en el ítem Acceder a los documentos a aprobar.
02. Activar el documento que se aprobará en la lista.
03. En la visualización de documento, al activar la opción Acciones del documento (en la parte superior derecha) se pueden visualizar diversas informaciones del documento.
Visualizar Propiedades
La pantalla de propiedades del documento cuenta con información del documento, tal como:
• Propiedades como descripción, autor y fecha de creación, entre otros datos;
• Historial de Aprobación de la Versión/Revisión;
• Detalle de Versiones del Documento;
• Detalle de Accesos al Documento;
• Lista de Documentos Relacionados;
• Relaciones del Documento.
Para más detalles sobre la visualización de propiedades del documento, hacer clic aquí.
Visualizar documento
Presenta la visualización del documento, en la versión que se va a aprobar.
Información social
La pantalla de información social presenta información como comentarios en el documento, usuarios que apoyan el documento y sus contenidos compartidos. Para más detalles sobre la información social, hacer clic aquí.
Aprobar documento
01. Acceder a los documentos pendientes de aprobación tal como se muestra en el ítem Acceder a los documentos a aprobar.
02. Seleccionar el documento que se desea aprobar. Para abrirlo, hacer clic sobre su código.
03. Para aprobar el documento, activar el botón Aprobar documento.
Se abrirá una pantalla para la aprobación del documento y se deberá completar los siguientes campos:
¿Aprobar el documento?
Seleccionar Sí para aprobar el documento. O No para no aprobarlo.
Observación
Justificación para la aprobación, que solo es obligatoria cuando el documento no fuera aprobado.
04. Activar Confirmar.
En cualquier etapa de la aprobación de un documento, quien realizó la publicación/modificación del documento puede editar sus propiedades o anular el documento, a través de la pestaña de Mis documentos, de la Central de tareas.
Si el documento es reprobado, el usuario publicador debe acceder a la Central de tareas y activar la opción Propiedades para realizar los ajustes necesarios, para que el documento vuelva al proceso de aprobación.
Si el usuario publicador envió el documento para su aprobación por error o en algún momento desistió de la aprobación, puede realizar la anulación de acuerdo con las instrucciones del ítem Visualizar Mis documentos.
¡Atención!
Esta documentación está válida a partir de la actualización Waterdrop (1.6.4). Si usted utiliza una actualización anterior, ésta puede contener informaciones diferentes de las que visualiza en su plataforma.
Visão Geral
Import HTML Content
Conteúdo das Ferramentas
Tarefas