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Falando de publicar anexos no processo...

É comum a necessidade de anexar documentos como recibos, certificados e relatórios aos processos e a plataforma possibilita essa inclusão de anexos nas solicitações.

É oferecido controle total sobre os documentos anexos aos processos. Esse controle tem início na possibilidade de configuração de segurança dos anexos para cada processo e estende-se nas opções de anexar tanto documentos já publicados, por exemplo, Links Externos, Resultado de Pesquisas de Opinião, Formulários e os documentos comuns, como também anexar documentos que não estejam publicados, utilizando o recurso de upload do arquivo.

Além da possibilidade de anexar documentos, é permitido que seja efetuada a gestão desses documentos, possibilitando a exclusão ou ainda a publicação efetiva de documentos anexados via upload. Essas tarefas dependem sempre das configurações de segurança de anexos definidas no processo.

No cadastro de processo, é também possível determinar se os documentos anexos, que estão publicados, devem ter suas versões/revisões atualizadas conforme as atualizações efetuadas nos documentos publicados.

Para a exclusão de anexos, é necessária permissão nas configurações de segurança de anexos. Não é possível excluir anexos do tipo formulário originado pela definição de formulário definido para o processo, independentemente da tarefa que está sendo executada ou da permissão na definição de segurança de anexos.

A publicação, no ECM, de documentos anexados ao processo via upload é somente possível após a gravação dos mesmos. Dessa forma, não é possível realizar a publicação do anexo na atividade inicial de uma solicitação e, nas demais atividades, é necessário que o anexo já esteja salvo, além da permissão exigida.

Após ter sido realizada alguma manutenção nos anexos da solicitação, para que estas ações sejam efetivadas é necessário Executar a Tarefa ou acionar o botão Salvar.


Adicionar anexo

01. Acessar a solicitação de processo que se deseja incluir um anexo.

Informação

Por padrão, quando o gestor e o solicitante adicionarem anexos em solicitações que não estão sob sua responsabilidade em processos que possuem atividades paralelas, a plataforma sempre irá anexar o arquivo na primeira atividade que está em paralelo que e que está ativa. 

Para incluir um anexo em uma solicitação o usuário deve ser responsável pela atividade atual da solicitação ou ser gestor do processo. É possível acessar a solicitação de processo através da Central de Tarefas. Para ver mais detalhes sobre a central de tarefas acesse o help Central de Tarefas.
Também é possível incluir um anexo durante a inicialização de uma nova solicitação. Para ver mais detalhes de como iniciar uma solicitação, verificar a funcionalidade Iniciar Solicitações.

02. Acessar a aba Anexos.



Adicionar anexo via upload

01. Acionar Carregar arquivos.

Este botão permite que o usuário faça o upload do arquivo que deseja anexar à solicitação. Upload é a transferência do arquivo presente no computador do usuário para o servidor da plataforma, e é necessário porque para um anexo ser publicado ele deve, inicialmente, ser gravado em uma área destinada aos arquivos a serem publicados.

02. Selecionar o(s) arquivo(s) que devem ser anexados através do Explorer.

É possível arrastar o arquivo a ser transferido diretamente para a tela de publicação de novo anexo.

03. Acionar Abrir no Explorer para iniciar a transferência.

Após a inclusão de um novo anexo, para que o mesmo seja efetivado é necessário Executar a Tarefa ou acionar o botão Salvar.

Atenção

Anexos adicionados via upload não são automaticamente publicados no ECM. Para isso é necessário seguir o procedimento descrito no item Publicar Anexo Transferido via Upload.



Adicionar anexo do ECM

01. Acionar Buscar no ECM.

Este botão permite que o usuário anexe à solicitação qualquer tipo de documento existente na plataforma.

02. Assinalar o documento a ser anexado.

Para localizar um documento é possível navegar entre as estruturas de pastas.

03. Acionar Selecione.

Após a inclusão de um novo anexo, para que o mesmo seja efetivado é necessário Executar a Tarefa ou acionar o botão Salvar.



Download de anexos

01. Selecionar a aba Anexos.

02. Selecionar o arquivo que deseja fazer download.

03. Acionar as opções do anexo, localizado ao lado direito de cada arquivo

04. Acionar Download.

Uma nova forma de efetuar download de um ou mais arquivos ao mesmo tempo é através do botão Download, localizado na barra superior aos anexos. Selecionando um arquivo, o download é gerado automaticamente. Caso selecione dois ou mais arquivos, o download é efetuado imediatamente e um arquivo zip será gerado, contendo todos os arquivos que foram selecionados para serem baixados.



Publicar anexo transferido via upload

01. Localizar o anexo transferido via upload que deseja publicar.

02. Acionar Mais Opções, localizado ao lado direito do nome do anexo.

03. Acionar Publicar.

A publicação, no ECM, de documentos anexados ao processo via upload é somente possível após a gravação dos mesmos. Também é necessário que o usuário possua, no mínimo, permissão de gravação na pasta na qual deseja publicar o anexo.

04. Assinalar a pasta na qual deseja publicar o anexo.

05. Acionar Selecione.

06. Inserir uma descrição que identifique o anexo

07. Acionar Confirmar.



Fique atento!

Esta documentação é válida a partir da atualização 1.8 - Mist. Se você utiliza uma atualização anterior, ela pode conter informações diferentes das quais você vê na sua plataforma.