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Exemplo:
No período letivo 2015, a instituição presta ao aluno o serviço MENSALIDADE.
Meses em que o serviço será prestado: 1 a 12 de 2015.
Alguns alunos irão pagar em 12 vezes, outros em 3 vezes, outros a vista...
Com o processo de contabilização por competência teremos a contabilização realizada no período em que o serviço for realmente prestado ao aluno conforme o seu contrato (de 1 a 12 de 2015 conforme o exemplo acima) e não de acordo com a forma de pagamento que cada aluno pode adotar. A soma das parcelas existentes no contrato do aluno, de acordo com a forma de pagamento adotada, irá fornecer o valor total do contrato a ser contabilizado pelo regime de competência.
Para que o sistema faça a contabilização por competência é necessário primeiramente que alguns parâmetros e informações sejam devidamente preenchidos, lembrando que neste caso o sistema fará a integração direta com o TOTVS Gestão Contábil. Neste caso devemos verificar as parametrizações específicas relacionadas abaixo, tanto no TOTVS Educacional como no TOTVS Gestão Contábil. Para obter detalhes sobre as parametrizações e exemplos de utilizações, clique nos respectivos links abaixo.
1 - Parametrizações necessárias no TOTVS Gestão Contábil:
- Contas contábeis e Contas gerenciais
- Período Contábil
- Período do Usuário para manutenção em lançamentos contábeis
- Lotes
2 - Parametrizações necessárias no TOTVS Educacional:
- Serviços
- Bolsas
- Situação de Matrícula
- Eventos Contábeis
- Defaults contábeis
- Parâmetros de Integração | Contabilidade
Modelos de Contabilização
No sistema, a contabilização por competência dos contratos dos alunos pode ser realizada através de dois modelos distintos. Em ambos, porém, sempre será incluído inicialmente um lançamento contábil referente à contabilização do valor total do contrato, como uma previsão total de recebimento, e depois, mês a mês, o lançamento referente à realização ou apropriação do serviço efetivamente prestado. A diferença básica entre os dois modelos de contabilização previstos no sistema é a forma como as alterações ocorridas no valor do contrato, sejam elas devido a aumento ou devido à redução nos valores dos serviços que o compõe, serão contabilizadas.
Recomendamos que o modelo a ser adotado seja bem estudado e que, uma vez definido, não seja mais alterado.
| Expandir |
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No sistema, a contabilização por competência dos contratos dos alunos pode ser realizada através de dois modelos distintos. Nos parâmetros do sistema, Ambiente | Parâmetros | TOTVS Educacional | Integração | Contabilidade, é que devemos indicar qual, entre os dois modelos, queremos que o sistema adote para a realização da contabilização por competência através das opções 'Utiliza contabilização por competência' e 'Registra separadamente |
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contabilizações de cancelamento e aumento'. |
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Se quiserem utilizar o primeiro modelo de contabilização por competência do contrato educacional, marque somente a primeira opção 'Utiliza contabilização por competência'. Se quiserem utilizar o segundo modelo de contabilização por competência do contrato educacional, marque a opção 'Utiliza contabilização por competência' e também a opção 'Registra separadamente contabilizações de cancelamento e aumento'. Para o segundo modelo de contabilização, é necessário que se parametrize e se indique todos os eventos contábeis solicitados na tela de parâmetros da contabilização: Um evento para a contabilização do valor original do 'Contrato' e outro para registrar as apropriações 'Mensais' (estes dois primeiros eventos são utilizados nos dois modelos de contabilização). Um evento para contabilizar os 'Cancelamentos' de valores ocorridos nos serviços, bolsas e/ou descontos contratados e outro para registrar as apropriações mensais deste cancelamento ou diminuição de valores contratados. Um evento para contabilizar os 'Aumentos' de valores ocorridos nos serviços, bolsas e/ou descontos contratados e outro para registrar as apropriações mensais deste aumento de valores contratados. Desta forma, toda alteração realizada ficará devidamente evidenciada contabilmente. Conforme explicado, a diferença básica entre os dois modelos de contabilização é a forma como as alterações ocorridas nos valores contratos, sejam elas devido à redução ou devido a aumento nos valores dos serviços, bolsas e/ou descontos que compõem o contrato, serão contabilizadas. Para exemplificar os dois modelos de contabilização, vamos supor o mesmo cenário, porém utilizando os dois modelos de contabilização. Vamos supor o exemplo abaixo: Independentemente do modelo de contabilização adotado, será incluído primeiramente e uma única vez, um lançamento no valor total do contrato firmado originalmente, como uma previsão total de recebimento, utilizando para isto o evento contábil indicado para a contabilização do 'Contrato'. Este lançamento, por padrão, terá como data, o último dia do mês em que os serviços começarem a ser prestados, conforme a competência contábil e data do contrato. Vejam a seguir a contabilização deste mesmo cenário em cada um dos dois modelos de contabilização: |
1 - Parametrizações necessárias no TOTVS Gestão Contábil:
- Contas contábeis e Contas gerenciais
- Período Contábil
- Período do Usuário para manutenção em lançamentos contábeis
- Lotes
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Informações Complementares
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