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A publicação múltipla é um recurso que permite a publicação de vários documentos e/ou várias pastas de uma única vez. Ela é realizada a realizada via drag-and-drop ou a partir de um arquivo (.zip) que ZIP que contém as pastas ou documentos a serem publicados. Além disso
Na publicação múltipla, é possível utilizar um arquivo utilizar um arquivo descritor. Este arquivo possui informações que serão utilizadas na publicação e serve para reaproveitar as mesmas informações para todos os documentos. Essas informações podem ser:
• Nome do arquivo (campo obrigatório);
• Descrição;
• Palavra-chave;
• Comentários adicionais;
• Autor;
• Descrição da versão ou revisão;
• Data de expiração.Informações sobre a forma de criação e utilização do arquivo descritor podem ser obtidas na FAQ Publicar diretórios na publicação múltipla.
Quando a pasta possui aprovadores, somente os arquivos publicados diretamente na pasta serão enviados para aprovação. As subpastas e seus arquivos não são enviados para aprovação, seguindo o mesmo conceito de uma publicação comum com aprovadores.
Dica | ||
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Para grandes volumes de documentos, recomendamos a utilização da técnica de Taxonomia de documentos, que auxiliará na organização e ordenação correta dos arquivos. Para mais detalhes consulte a página Taxonomia de documentos. |
Efetuar publicação múltipla sem arquivo descritor
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01.. Navegar até o local onde a pasta será criada.
02. Acionar Acionar a opção Novo logo depois Publicação múltipla.
03. Na janela aberta no local onde ela será criada, acionar Escolher arquivos, localizado no lado esquerdo da janela logo abaixo do quadro de arquivos.
0204. Localizar e selecionar o arquivo compactado no formato ZIP que contém as pastas ou documentos a serem publicados.
Painel |
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O arquivo compactado deve ter menos de 600 arquivos, caso contrário o upload dos documentos não será realizado. Também deve obedecer ao limite de tamanho estabelecido no campo "Tamanho máximo de upload pela web" – do recurso Parâmetros no Painel de Controle. |
0503. Acionar o ícone Descompactar exibido ao lado do nome do arquivo que foi selecionado para exibir o seu conteúdo.
04.06 Na coluna Principal, assinalar os arquivos que devem ser considerados na publicação.
Painel |
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Pelo menos um arquivo precisa ser selecionado como principal. |
05. Na coluna Descritor, selecionar o arquivo que é o descritor para a publicação múltipla.
Painel |
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O arquivo descritor é utilizado para que seja possível publicar múltiplos documentos e cada arquivo tenha suas propriedades específicas. A utilização não é obrigatória. |
06. 07. Definir as demais informações solicitadas.
Painel |
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Publicar diretórios Limpar diretório de upload ao publicar |
0708. Acionar Próximo.
08. Relacionar as informações que foram definidas no arquivo descritor às informações que são solicitadas ao publicar documentos.
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09. Acionar Próximo.10. Inserir as demais informações solicitadas.
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para todos os documentos que estão sendo publicados.
Âncora | ||||
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Painel |
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As informações solicitadas são:Se um arquivo descritor está sendo utilizado, somente é possível definir as informações que não foram definidas nele. E essas informações – que serão definidas nesse passo por não estarem no descritor – também serão válidas para todos os documentos que estão sendo publicados. Comentário Tags Descrição versão/revisão Versão/revisão Controle de versão • Criar nova revisão: quando selecionada, determina que as alterações efetuadas resultarão em uma revisão da versão atual do documento. É normalmente utilizada quando o documento possui uma pequena alteração. Ao escolher esta opção, faz com que o conteúdo do documento possa ser alterado e a data original de criação do documento será modificada e passará a ser a data da ultima alteração feita, devido a criação de uma nova revisão. • Criar nova versão: quando selecionada, determina que as alterações efetuadas resultarão em uma nova versão do documento. É normalmente utilizada quando o documento possui uma alteração grande de conteúdo. Ao escolher esta opção, faz com que o conteúdo do documento possa ser alterado e a data original de criação do documento será modificada e passará a ser a data da ultima alteração feita, devido a criação de uma nova versão. • Manter versão atual: quando selecionada, determina que será mantida a versão atual do documento. É utilizado quando o documento atual não é mais válido e é necessário trocar todo o conteúdo corrente por um novo atualizado. Caso o documento necessite de aprovação, o conteúdo anterior do documento continua sendo exibido até que a nova versão/revisão seja aprovada. Essa opção somente é exibida quando não for assinalada a opção "Criar versão/revisão obrigatória" ao criar o documento. Ao escolher opção “Manter revisão", faz com que o conteúdo do documento possa ser alterado e a data de criação da versão original possa ser mantida, sem que se crie uma nova versão do documento. Criar versão/revisão obrigatória Documento expira? Período de notificação de expiração Válido a partir de Válido até Tipo de documento Assunto Tipo de ícone Autor Idioma Notificar? Permite download e impressão? Atualiza propriedades de cópia controlada? Utiliza visualizador interno? |
10. Acionar Próximo.
11. Definir os critérios de segurança para os documentos que estão sendo publicados.
Painel |
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Mais informações sobre o procedimento podem ser obtidas em Definir critérios de segurança para pasta ou para documento. |
12. Acionar Salvar.
Painel |
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Após salvar, a estrutura de diretórios será publicada na plataforma. |
Efetuar publicação múltipla com arquivo descritor
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01. Navegar até o local onde a pasta será criada.
02. Acionar a opção Novo logo depois Publicação múltipla.
03. Na janela aberta, acionar Escolher arquivos, localizado no lado esquerdo da janela logo abaixo do quadro de arquivos.
04. Localizar e selecionar o arquivo compactado no formato ZIP que contém as pastas ou documentos a serem publicados.
Painel |
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O arquivo compactado deve ter menos de 600 arquivos, caso contrário o upload dos documentos não será realizado. Também deve obedecer ao limite de tamanho estabelecido no campo "Tamanho máximo de upload pela web" – do recurso Parâmetros no Painel de Controle. |
05. Acionar o ícone Descompactar exibido ao lado do nome do arquivo que foi selecionado para exibir o seu conteúdo.
06 Na coluna Principal, assinalar os arquivos que devem ser considerados na publicação.
Painel |
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Pelo menos um arquivo precisa ser selecionado como principal. |
07. Na coluna Descritor, selecionar o arquivo que é o descritor para a publicação múltipla. Veja o passo a passo
Painel |
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Para saber como criar o arquivo descritor, consulte o passo Criar arquivo descritor. |
08. Definir as demais informações solicitadas.
Painel |
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Publicar diretórios Limpar diretório de upload ao publicar |
09. Acionar Próximo.
10. Relacionar as informações que foram definidas no arquivo descritor às informações que são solicitadas ao publicar documentos. Veja a imagem
11. Acionar Próximo.
12. Inserir as demais informações solicitadas.
Painel |
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Como um arquivo descritor está sendo utilizado, somente é possível configurar as informações que não foram definidas no arquivo. E essas informações serão válidas para todos os documentos que estão sendo publicados. O detalhamento dos campos pode ser consultado no item Efetuar publicação múltipla sem arquivo descritor. |
13. Acionar Próximo.
1214. Definir os critérios de segurança para os documentos que estão sendo publicados.
Painel |
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Mais informações sobre o procedimento podem ser obtidas em Definir critérios de segurança para pasta ou para documento. |
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15. Acionar Salvar.
Painel |
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Após salvar, a estrutura de diretórios será publicada na plataforma. |
Criar arquivo descritor
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O arquivo descritor é utilizado para que seja possível publicar múltiplos documentos e cada arquivo tenha suas propriedades específicas. Esse arquivo deve ser criado em um editor de texto de sua preferência e, no momento de salvar, deve conter a extensão DAT (por exemplo, descritor.dat). Veja a imagem Âncora descritor descritor
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Esta documentação é válida a partir da atualização 1.6.5 - Liquid. Se você utiliza uma atualização anterior, ela pode conter informações diferentes das quais você vê na sua plataforma. |
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