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O processo de compras Indireto no TOTVS Gestão de Estoques, Compras e Faturamento é feito através da Cotação. A cotação é utilizada para definir de qual fornecedor a empresa irá realizar a compra de seus materiais. O processo inicia-se na criação de uma solicitação de compras onde é gerado um movimento do tipo 1.1.xx onde são solicitados os produtos que a empresa precisa comprar. Após a criação do movimento de solicitação, é iniciada então a Cotação, onde a relação dos produtos será enviada para determinados Fornecedores que darão a resposta do orçamento. É utilizado então o quadro comparativo para que seja definido qual é a compra que será mais benéfica para a empresa. Após o cálculo do quadro comparativo, temos o vencedor da cotação. A partir desse momento geramos a ordem de compras num outro movimento do tipo 1.1.xx. Este parametrizado para ser um "Pedido de compra" que posteriormente dará origem ao movimento final de compras do tipo 1.2.xx, neste tipo de movimento obrigatoriamente deverá ter um Fornecedor vinculado, este deverá ser cadastrado no sistema antes de iniciar o processo de compras.

Para trabalhar com cotação, devemos ter a seguinte parametrização nos tipos de movimento:

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Devem ser preenchidos os campos Data da Cotação, Limite de resposta, Moeda, Funcionário responsável, coligada(s), filial(s) e tipo de movimento(s) que farão parte da cotação.

A partir da release 12.1.2302 é possível selecionar todos as filiais/coligadas e tipos de movimento, clicando nos botões na parte superior das árvores de seleção.

Observação: A data de Limite de resposta não pode ser inferior a data da cotação. Não é permitido avançar etapa sem que todos os campos citados em negrito acima estejam sem preenchimento. 

Filtro de Produto

Ao avançar etapa temos que filtrar e selecionar os itens que serão cotados. Através do filtro é possível buscar todos os itens pendentes das filiais selecionadas na etapa anterior para fazerem parte da cotação. Na seleção do Filtro de Produto que fará parte da cotação, é possível filtrar os Produtos de um determinado Grupo de Produtos.

Ao criar uma cotação se
Ao criar uma cotação se algum produto selecionado estiver inativo, ao tentar avançar a etapa no assistente de cotação o sistema exibirá uma mensagem informando que há produto inativo, que não pode ser cotado e deve ser removido.
Como a mensagem não mostra quais produtos estão inativos, há a coluna Produto Inativo para o usuário identificá-los. Esse mesmo comportamento é apresentado quando o usuário tentar incluir numa cotação já existente um item inativo.
Para acessar as informações do produto basta clicar no link disponível na Descrição do Produto.
Os campos Cód. Marca e Marca Solicitada serão exibidos quando o parâmetro Usar Marca de Produto na Cotação estiver habilitado. Estes campos exibirão o código e descrição da marca informados no item do movimento de solicitação de compras.
Quando não for informado marca no item da solicitação de compras, será exibida a marca default informada no cadastro de produto. Estes campos são apenas para visualização.
Através do campo Permite Fornecedor Trocar Marca será possível definir se o fornecedor poderá ou não fazer a troca de marca do produto na cotação no caso em que o orçamento/negociação for enviado para o fornecedor através de planilha de exportação. Este campo será exibido quando o perfil do usuário logado possuir permissão para Trocar Marca dos Produtos na Cotação e quando o parâmetro Usar Marca de Produto na Cotação estiver habilitado. Esta opção estará marcada por padrão, mas poderá ser desmarcada conforme opção do usuário, caso seja desmarcada, não será permitido ao fornecedor alterar a marca de um produto que está sendo solicitado no orçamento ou negociação.

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• O processo de comunicar fornecedores pode ser executado múltiplas vezes:
  • Cada fornecedor pode ter uma forma de comunicado diferente.
  • Pode-se mudar a forma de comunicado do fornecedor.
  • Se é um fornecedor comunicado via WEB e declinou de participar da cotação, nos dados do fornecedor isso fica claro com a informação [DECLINADO PELO FORNECEDOR]
• A comunicação do fornecedor pela WEB tem algumas regras
  • É exclusiva, se comunicar novamente o mesmo fornecedor usando outro meio de comunicação vai desabilitar o acesso da cotação via portal.
    • Quando isso for feito, o cliente passa a poder registrar o orçamento sem aguardar a data de limite de resposta.
    • Se o cliente preencheu fornecedor preencher parte da cotação essa vai estar imediatamente disponível.
  • Uma cotação com orçamento enviado via WEB só pode ter os valores de orçamento e negociação alterados pelo fornecedor através do portal do fornecedor.
  • Uma cotação enviada com orçamento enviado via WEB pode ser declinada pelo fornecedor, neste momento ele pode informar o motivo de não participar da cotação.
  • Ao comunicar novamente um fornecedor que tenha declinado da cotação tanto o declínio quanto a justificativa são removidos.
• O fornecedor passa a ter um único login e /senha e acesso a todas as cotações por esse login/senha, ao . Ao comunicar o mesmo fornecedor uma segunda vez, na senha vai apenas um aviso de que deve-se usar a mesma ou acessar o "esqueci minha senha no portal"solicitar ao comprador a regeração de senha em caso de esquecimento. Caso o comprador queira fazer a regeração de senha, ele deve marcar a opção de "Regerar senha" no processo de comunicação, desta forma a senha será trocada e os dados de acesso serão reenviados ao fornecedor.
• As tabela de dados TW* responsáveis por guardar os dados para posterior importação deixam de ser utilizadas, todo dado informado pelo fornecedor e registrado diretamente na cotação.
• A importação WEB deixa de ser utilizada para as novas cotação/exportações web feitas a partir da versão 12.1.34.
• Os dados embora sejam gravados diretamente na cotação continuam sem permissão de visualização e registro de orçamento devido a lisura do processo.

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Esta etapa da cotação, basicamente, tem por objetivo informar preço e condição de pagamento para cada produto a ser cotado. Ao registrar orçamento o comprador poderá informar Data de Entrega, Prazo de Validade, Data de , além de ser possível cadastrar os Produtos para Tradução (Produtos para Importação de XML (Estoque, Compras e Faturamento). A permissão no perfil do usuário para Editar/Alterar/Deletar Produtos para Tradução, é a mesma segurança do cadastro de Produto. Ao registrar orçamento o comprador poderá informar Data de Entrega, Prazo de Validade, Data de Recebimento, Contato, Transportadora, Moeda, Despesa, Desconto, Frete(Valor), o Tipo do Frete, alíquota para ICMS/ISS e/ou ICMSST. Estes dados podem ser diferentes por fornecedor e as informações contidas neste processo serão base para o calculo da melhor oferta.
Copiar dados de outra cotação: Essa funcionalidade é utilizada para copiar os dados de orçamento de uma cotação que possua os mesmos fornecedores e produtos da cotação que está sendo criada. A opção de cópia está disponível quando a cotação está com status "Aguardando Resposta Fornecedores" e pode ser acessada ao clicar com o botão direito do mouse sobre a grid de fornecedores na aba de Orçamentos.

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Quando o parâmetro Usar Marca de Produto na Cotação estiver habilitado os campos Cód.Marca, Marca Solicitada, Marca Orçada serão exibidos na pasta Produtos. Estes campos terão o seguinte comportamento:

• Cód.Marca e Marca Solicitada: exibirão o código da marca e a descrição da marca , respectivamente, informados no item no item do movimento de solicitação de compras compras . Os campos são apenas para visualização.

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No Registro de orçamento ou Negociação ao selecionar um produto na grid e clicar com o botão direito do mouse é exibida a opção "Alterar Preço Cotado/Negociado". Ao utilizar essa opção é exibida uma janela onde pode ser informado um valor ou percentual a aumentar ou diminuir no preço cotado/negociado. Para aumentar o preço basta informar o valor ou percentual diretamente no campo, para diminuir deve-se informar o sinal de negativo antes do valor ou do percentual, exemplo:
Produto com preço cotado/negociado de 10,00. 
Por valor: na alteração de preço cotado/negociado se for informado o valor "2,00" o preço cotado/negociado será alterado para 12,00, se for informado "-2,00" será alterado para 8,00.
Por percentual: na alteração de preço cotado/negociado se for informado o percentual "2,00%" o preço cotado/negociado será alterado para 10,02, se for informado "-2,00%" será alterado para 9,80.
Para visualizar as informações do produto, acesse a pasta Produtos e clique no link de Descrição do Produto.

Anexos da Cotação

É possível acessar os arquivos em anexos da cotação por meio da tela de visão de cotações (Menu → Anexos → Anexos da Cotação) e edição do orçamento / negociação da cotação (aba Anexos).

Este recurso permite visualizar, salvar e remover arquivos que foram anexados pelos fornecedores no Portal do Fornecedor.Este recurso é exclusivo editar e excluir para arquivos anexados através do Portal do Fornecedor. 

A quantidade de arquivos em anexo, extensões de arquivos permitidas e tamanho máximo dos arquivos podem ser configuradas através dos Parâmetros da Cotação (Definições Gerais 6/6).

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Marca Negociada: Se a cotação estiver parametrizada para Usar Marca de Produto, será exibida a Marca Negociada do produto. Ao utilizar a opção CTRL + clique, será apresentada a tela de Itens Detalhados onde serão exibidas a Marca Solicitada e a Marca Negociada na pasta Identificação. Na pasta Últimas Compras será exibida a marca das movimentações do tipo 1.2.XX.

Image ModifiedGerar Ordem de Compra

Consistem em gerar a ordem de compra dos itens cotados conforme a solicitação de compra. Trata-se do ultimo processo da cotação e a geração das ordens de compra pode ser realizada integralmente ou parcialmente. Antes de gerar as ordens de compra, o comprador pode optar por alterar o tipo de movimento das ordens de compra, selecionar os itens que serão gerados ou incluir o item em uma ordem de compra já existente, desde que a cotação esteja parametrizada para este recurso.

Image RemovedMarca:
Deverá ser observado se houve a troca da marca do produto na cotação. Caso isso tenha ocorrido, a marca do item da ordem de compra deverá corresponder à marca que foi negociada na cotação.

• Quando o movimento de ordem de compra estiver parametrizado para agrupar itens repetidos será adotado o seguinte comportamento:o primeiro item a ser agrupado será utilizado como base, ou seja, os itens serão agrupados e a marca que prevalecerá será a do primeiro item.
• Ao Incluir itens em uma ordem de compra de um fornecedor já existente, os itens iguais que possuam marcas não serão agrupados, ainda que o movimento esteja parametrizado para agrupar itens repetidos.

Image RemovedData de Entrega

Se o tipo de movimento de ordem de compras estiver parametrizado para usar Prazo de Entrega o sistema calculará a Data de Entrega do Movimento a partir da data que estiver informada no parâmetro Data Prazo de Entrega, somando ao prazo de entrega do orçamento. Exemplo:

• Data Prazo de Entrega = Data de Emissão = 15/06/2016
• Prazo de Entrega do Orçamento - 5 dias
• Data de Entrega calculada no movimento = 20/06/2016

Image RemovedCancelar Cotação

O sistema permite que uma cotação seja cancelada apenas quando o status da mesma for diferente de "Pedido de Compra" ou "Ordem de Compra Parcialmente Gerada", nestas situações a ação cancelar fica desabilitada e o usuário deverá cancelar a ordem de compra gerada, fazendo com que a cotação esteja apta a ser cancelada.

Image RemovedExclusão da Cotação

Este processo tem por objetivo retirar do banco de dados cotações que não iram mais gerar ordens de compra ou que a cotação deixou de ser necessária devido a algum processo interno de sua empresa. Para que uma cotação possa ser excluída o status da mesma deve estar como "Cancelado".

Image RemovedConclusão da Cotação

Tem por objetivo concluir os itens que não serão mais cotados. Esta opção só fica disponível caso o status da cotação seja "Ordem de compras parcialmente gerada". Ao selecioná-la, os itens que ainda estão pendentes são baixados em suas respectivas solicitações.

Image RemovedItens de Movimento
Por essa visão é possível visualizar e acessar a edição das solicitações e ordem de compras relacionadas a Cotação, pode-se acessar a edição desses movimentos por meio de duplo clique no registro apresentado.
Para visualizar as informações do produto clique no link disponível na Descrição do Produto. 

Image RemovedPermite Fornecedor Trocar Marca

Interferência

Após a geração do quadro comparativo e analise do mesmo, o comprador pode optar por não gerar as ordens de compra conforme melhor oferta, estipulando quais produtos, quantidade de produtos e para quais fornecedores serão gerados as ordens de compra. Este processo é chamado de interferência e podemos ter três tipos diferentes de interferência:

1. Interferência Sobre Todos os Itens: Esta opção permite que seja alterado o fornecedor para qual será gerado as ordens de compra, desconsiderando a melhor oferta calculada pelo quadro comparativo.

• • Por Fornecedor: Ao acessar o menu Interferência|Fornecedor no Quadro Comparativo é apresentada a tela de Interferência, onde após ser selecionado o fornecedor, são exibidos todos os produtos cotados por aquele fornecedor, não sendo permitido alteração da quantidade a ser gerada ou efetivada dos produtos (conforme utilização do parâmetro "Permite Cotação Parcialmente Gerada), ou seja, a interferência é realizada com a quantidade total de todos produtos.
  • Por Produto: Na Interferência por produto (Menu Interferência|Produto no Quadro Comparativo), ao selecionar o fornecedor são exibidos todos os produtos cotados pelo fornecedor, porém é possível escolher qual produto sofrerá interferência, isso é definido informado a "Quantidade a ser gerada" (conforme utilização do parâmetro "Permite Cotação Parcialmente Gerada) para cada produto.

2. Interferência por Item: A cada item presente no quadro comparativo se pode estipular a quantidade a ser gerada, a este processo, podemos chamar de interferência por item, para acessa-lo deve ser realizado duplo clique no item desejado no Quadro Comparativo e no Novo Quadro Comparativo.

• • Interferência no empate: Na visualização do empate, a interferência neste processo funcionará conforme a interferência sobre todos os itens. O sistema aponta o item e os fornecedores empatados e o comprador irá escolher por um deles.
  • No processo de interferência não será permitido realizar a troca de marca de produto. O campo marca negociada apresentada na grid é informativo e não pode ser alterado. Caso o comprador deseje alterar a marca do produto ele deverá utilizar o Registro de Negociação.

Image AddedGerar Ordem de Compra

Consistem em gerar a ordem de compra dos itens cotados conforme a solicitação de compra. Trata-se do ultimo processo da cotação e a geração das ordens de compra pode ser realizada integralmente ou parcialmente. Antes de gerar as ordens de compra, o comprador pode optar por alterar o tipo de movimento das ordens de compra, selecionar os itens que serão gerados ou incluir o item em uma ordem de compra já existente, desde que a cotação esteja parametrizada para este recurso.

Image AddedMarca:
Deverá ser observado se houve a troca da marca do produto na cotação. Caso isso tenha ocorrido, a marca do item da ordem de compra deverá corresponder à marca que foi negociada na cotação.

• Quando o movimento de ordem de compra estiver parametrizado para agrupar itens repetidos será adotado o seguinte comportamento:o primeiro item a ser agrupado será utilizado como base, ou seja, os itens serão agrupados e a marca que prevalecerá será a do primeiro item.
• Ao Incluir itens em uma ordem de compra de um fornecedor já existente, os itens iguais que possuam marcas não serão agrupados, ainda que o movimento esteja parametrizado para agrupar itens repetidos.

Image AddedData de Entrega

Se o tipo de movimento de ordem de compras estiver parametrizado para usar Prazo de Entrega o sistema calculará a Data de Entrega do Movimento a partir da data que estiver informada no parâmetro Data Prazo de Entrega, somando ao prazo de entrega do orçamento. Exemplo:

• Data Prazo de Entrega = Data de Emissão = 15/06/2016
• Prazo de Entrega do Orçamento - 5 dias
• Data de Entrega calculada no movimento = 20/06/2016

Image AddedCancelar Cotação

O sistema permite que uma cotação seja cancelada apenas quando o status da mesma for diferente de "Pedido de Compra" ou "Ordem de Compra Parcialmente Gerada", nestas situações a ação cancelar fica desabilitada e o usuário deverá cancelar a ordem de compra gerada, fazendo com que a cotação esteja apta a ser cancelada.

Image AddedExclusão da Cotação

Este processo tem por objetivo retirar do banco de dados cotações que não iram mais gerar ordens de compra ou que a cotação deixou de ser necessária devido a algum processo interno de sua empresa. Para que uma cotação possa ser excluída o status da mesma deve estar como "Cancelado".

Image AddedConclusão da Cotação

Tem por objetivo concluir os itens que não serão mais cotados. Esta opção só fica disponível caso o status da cotação seja "Ordem de compras parcialmente gerada". Ao selecioná-la, os itens que ainda estão pendentes são baixados em suas respectivas solicitações.

Image AddedItens de Movimento
Por essa visão é possível visualizar e acessar a edição das solicitações e ordem de compras relacionadas a Cotação, pode-se acessar a edição desses movimentos por meio de duplo clique no registro apresentado.
Para visualizar as informações do produto clique no link disponível na Descrição do Produto. 

Image AddedPermite Fornecedor Trocar Marca

Serão apresentados na visão dos Itens de Movimento, o botão e o campo Permite Fornecedor Trocar Marca, ambos com mesmo nome. Estes serão apresentados quando o perfil do usuário logado possuir permissão para Trocar Marca dos Produtos na Cotação e quando o parâmetro Usar Marca de Produto na Cotação estiver habilitado. Através desta opção será possível definir se o fornecedor poderá ou não realizar a troca da marca na cotação, nos casos em que o orçamento/negociação for enviado para o fornecedor através de planilha de exportação.  O campo, exibe por produto a informação selecionada no Assistente de Inclusão de Cotação, na etapa de filtro de produto, apenas para visualização. Ao selecionar um item e clicar no botão é possível alterar a seleção do campo, marcando ou desmarcando, caso queira permitir ou proibir que o fornecedor realize a troca de marca no orçamento/negociação por planilha.

Image AddedRepositório de Arquivos

A partir da versão 12.1.2402 a visão de Cotação passa a exibir a nova funcionalidade Repositório de Arquivos, onde poderá ser anexado arquivos na Cotação.

Na visão da cotação, existe o anexo do repositório de arquivos, que permite anexar arquivos para uma pasta previamente configurada no drive. A partir da versão 12.1.2410, os arquivos anexados aos movimentos que forem utilizados para compor uma cotação, serão copiados para o anexo do repositório de arquivos da respectiva cotação. No entanto, caso sejam anexados novos arquivos à cotação, estes não serão enviados às ordem de compra geradas, pois as cópias de arquivos entre movimentos só ocorrem dos movimentos de origem e destino, e não a partir da cotação.

A partir da versão 12.1.2410, passa a ficar disponível o anexo de Itens da Cotação, no qual poderão ser anexados arquivos ao repositório de arquivos, controlados a nível de item, e não apenas ao nível da cotação de forma geral. Os anexos associados aos itens dos movimentos de origem que forem utilizados para compor uma cotação, serão copiados para os itens correspondentes da cotação através deste novo recurso. Porém, assim como citado anteriormente, as cópias de arquivos entre itens de movimentos só ocorrem dos movimentos de origem e destino, e não a partir da cotação. Por isso, caso novos arquivos sejam anexados aos itens da cotação, estes não serão copiados para as ordens de compra geradas a partir da cotaçãoSerão apresentados na visão dos Itens de Movimento, o botão e o campo Permite Fornecedor Trocar Marca, ambos com mesmo nome. Estes serão apresentados quando o perfil do usuário logado possuir permissão para Trocar Marca dos Produtos na Cotação e quando o parâmetro Usar Marca de Produto na Cotação estiver habilitado. Através desta opção será possível definir se o fornecedor poderá ou não realizar a troca da marca na cotação, nos casos em que o orçamento/negociação for enviado para o fornecedor através de planilha de exportação.  O campo, exibe por produto a informação selecionada no Assistente de Inclusão de Cotação, na etapa de filtro de produto, apenas para visualização. Ao selecionar um item e clicar no botão é possível alterar a seleção do campo, marcando ou desmarcando, caso queira permitir ou proibir que o fornecedor realize a troca de marca no orçamento/negociação por planilha.

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