O processo de compras Indireto no TOTVS Gestão de Estoques, Compras e Faturamento é feito através da Cotação. A cotação é utilizada para definir de qual fornecedor a empresa irá realizar a compra de seus materiais. O processo inicia-se na criação de uma solicitação de compras onde é gerado um movimento do tipo 1.1.xx onde são solicitados os produtos que a empresa precisa comprar. Após a criação do movimento de solicitação, é iniciada então a Cotação, onde a relação dos produtos será enviada para determinados Fornecedores que darão a resposta do orçamento. É utilizado então o quadro comparativo para que seja definido qual é a compra que será mais benéfica para a empresa. Após o cálculo do quadro comparativo, temos o vencedor da cotação. A partir desse momento geramos a ordem de compras num outro movimento do tipo 1.1.xx. Este parametrizado para ser um "Pedido de compra" que posteriormente dará origem ao movimento final de compras do tipo 1.2.xx.

Para trabalhar com cotação, devemos ter a seguinte parametrização nos tipos de movimento:

Movimento de Solicitação de Compras

Movimento do tipo 1.1.xx de solicitação de compras parametrizado da seguinte maneira: Compra/Venda – Características      • Parâmetro "Gera movimento de compras" marcado.      • Movimento gerado deafult: Informar um tipo de movimento parametrizado como "Pedido de compras". Compra/Venda – Outros Dados      • Parâmetro "Tipo do movimento de compra" marcado como "Solicitação de compras".

Movimento de Ordem de Compras

Movimento do tipo 1.1.xx de ordem de compras parametrizado da seguinte maneira: Mov - Identificação      • Edita Numeração – "Mostra" Compra/Venda – Características      • Parâmetro "Gera movimento de compras" marcado. Compra/Venda – Outros Dados      • Parâmetro "Tipo do movimento de compra" marcado como "Pedido de compras".
Abrindo o assistente da cotação, temos as seguintes opções:

Dados Iniciais da Cotação

Devem ser preenchidos os campos Data da Cotação, Limite de resposta, Moeda, Funcionário responsável, coligada(s), filial(s) e tipo de movimento(s) que farão parte da cotação.
Observação: A data de Limite de resposta não pode ser inferior a data da cotação. Não é permitido avançar etapa sem que todos os campos citados em negrito acima estejam sem preenchimento.

Filtro de Produto

Ao avançar etapa temos que filtrar e selecionar os itens que serão cotados. Através do filtro é possível buscar todos os itens pendentes das filiais selecionadas na etapa anterior para fazerem parte da cotação.
Ao criar uma cotação se algum produto selecionado estiver inativo, ao tentar avançar a etapa no assistente de cotação o sistema exibirá uma mensagem informando que há produto inativo, que não pode ser cotado e deve ser removido.
Como a mensagem não mostra quais produtos estão inativos, há a coluna Produto Inativo para o usuário identificá-los. Esse mesmo comportamento é apresentado quando o usuário tentar incluir numa cotação já existente um item inativo.
Para acessar as informações do produto basta clicar no link disponível na Descrição do Produto.
Os campos Cód. Marca e Marca Solicitada serão exibidos quando o parâmetro Usar Marca de Produto na Cotação estiver habilitado. Estes campos exibirão o código e descrição da marca informados no item do movimento de solicitação de compras.
Quando não for informado marca no item da solicitação de compras, será exibida a marca default informada no cadastro de produto. Estes campos são apenas para visualização.
Através do campo Permite Fornecedor Trocar Marca será possível definir se o fornecedor poderá ou não fazer a troca de marca do produto na cotação no caso em que o orçamento/negociação for enviado para o fornecedor através de planilha de exportação. Este campo será exibido quando o perfil do usuário logado possuir permissão para Trocar Marca dos Produtos na Cotação e quando o parâmetro Usar Marca de Produto na Cotação estiver habilitado. Esta opção estará marcada por padrão, mas poderá ser desmarcada conforme opção do usuário, caso seja desmarcada, não será permitido ao fornecedor alterar a marca de um produto que está sendo solicitado no orçamento ou negociação.

Escolha de Fornecedores

Após a seleção dos produtos, selecionamos os fornecedores que irão participar do processo de cotação. Há possibilidade de filtrar os fornecedores através de vários campos, sendo que, o campo CNPJ/CPF é o default de filtro.
Conforme permissões de acesso do usuário é possível cadastrar e editar Fornecedores no momento da seleção dos Fornecedores que irão participar da Cotação.
Existe um limite máximo e mínimo de fornecedores para ser selecionado. Este limite é estabelecido nos parâmetros da cotação.

Informações Gerais

Com os fornecedores selecionados, avançamos para a última etapa do processo de inclusão da cotação onde preenchemos a Condição de pagamento, Transportadora, Data Limite para Entrega da Mercadoria, se na cotação será considerado crédito de IPI e ICMS no cálculo da melhor oferta e Tipo de julgamento da melhor oferta (este parametrizado ou não).
Após preenchimento dos dados, é apresentada uma última tela para finalização do assistente de inclusão da cotação. Nesta tela são apresentados os principais dados que foram preenchidos como a data de emissão, a data de limite de resposta, o comprador responsável, os tipos de movimentos de solicitação, filiais e coligadas que serão utilizados na cotação.

Comunicar Fornecedores

Este processo tem por objetivo informar aos fornecedores presentes na cotação, sobre a existência da mesma, e assim, solicitar que seja enviado o orçamento dos produtos cotados. Existem três formas de comunicar aos fornecedores:

Atenção! Caso a data limite esteja inferior a data do sistema, ou seja, inferior a data do banco de dados, o sistema não permite a execução do processo "Comunicar Fornecedores".
A partir da versão 11.40 os "relatórios padrões" passam a não existir, com isso, para utilizá-los é necessário fazer a importação dos novos relatórios através do gerador que estão disponíveis no caminho "\Relatórios" do instalador. São eles:

Durante a criação de um relatório customizado (tendo como base o relatório do Book), aconselha-se que seu grupo principal contenha a tabela TCITMORCAMENTO e o respectivo campo CODCOTACAO. No caso de orçamento para Cotação via Web, deverá ser utilizada como tabela principal do relatório a TWORCAMENTO, para que o relatório possa ser filtrado pelo código da cotação e/ou do fornecedor.

Registrar Orçamento

Esta etapa da cotação, basicamente, tem por objetivo informar preço e condição de pagamento para cada produto a ser cotado. Ao registrar orçamento o comprador poderá informar Data de Entrega, Prazo de Validade, Data de Recebimento, Contato, Transportadora, Moeda, Despesa, Desconto, Frete(Valor), o Tipo do Frete, alíquota para ICMS/ISS e/ou ICMSST. Estes dados podem ser diferentes por fornecedor e as informações contidas neste processo serão base para o calculo da melhor oferta.
Copiar dados de outra cotação: Essa funcionalidade é utilizada para copiar os dados de orçamento de uma cotação que possua os mesmos fornecedores e produtos da cotação que está sendo criada. A opção de cópia está disponível quando a cotação está com status "Aguardando Resposta Fornecedores" e pode ser acessada ao clicar com o botão direito do mouse sobre a grid de fornecedores na aba de Orçamentos.

Marca de Produto na Cotação

Quando o parâmetro Usar Marca de Produto na Cotação estiver habilitado os campos Cód.Marca, Marca Solicitada, Marca Orçada serão exibidos na pasta Produtos. Estes campos terão o seguinte comportamento:

Seleção de Marca ao utilizar agrupamento

Caso a cotação esteja parametrizada para agrupar itens iguais pode-se utilizar o campo para seleção da marca na parte superior da aba Produtos (Registro de Orçamento/Negociação). A marca selecionada nesse campo é aplicada aos itens do orçamento selecionados ao clicar no botão "Aplicar em Selecionados". Caso seja aplicada a mesma marca a itens iguais, será realizado o agrupamento dos itens. Ao acessar esse campo sem nenhum registro selecionado são exibidas somente as marcas ativas comuns a todos itens, caso seja selecionado somente um item são exibidas para seleção todas as marcas ativas associadas a esse item no cadastro de produto.

Restrição

 Quando utilizada Cotação com Central de Compras não é realizado agrupamento de itens com marcas iguais.

Alterar Marca do Produto

Na grid de orçamentos da tela de edição da cotação, será exibido o botão Alterar Marca do Produto. Este botão irá respeitar as seguintes regras:

Será necessário selecionar pelo menos um fornecedor na grid de Orçamentos. Ao clicar no botão será aberto a janela do processo de Alterar Marca do Produto para que o usuário escolha a nova marca e selecione para quais itens serão aplicados a nova marca. Na pasta Produtos, serão apresentados os seguintes status:

Observações: Quando o produto tiver seu status alterado para Indisponível o preço cotado será zerado, assim como é feito com o status Não Cotado. O campo Status só pode ser alterado durante a edição de um orçamento. Para visualizar as informações do produto clique no link de Descrição do Produto.

Data de Entrega

Os campos Data de Entrega e Prazo de Entrega estão disponíveis na tela de registro de Orçamento. Ao informar um valor para o campo Prazo de Entrega, a Data de Entrega será calculada automaticamente, exemplo:
Data da Cotação: 10/06/2016
Prazo de Entrega: 5 dias
Data de Entrega: 15/06/2016
Caso o usuário opte por informar a Data de Entrega, o campo Prazo de Entrega será preenchido com "-1". 
Na tela de Registro de Orçamento, aba Produtos, é possível replicar para os itens de orçamento as informações de Data de Entrega e Prazo de Entrega através do botão "Aplicar nos Itens".

Registrar Negociação
 
Uma vez registrado o orçamento não é possível alterar o valor cotado dos produtos presentes na cotação. Para esta situação, existe o processo de registrar negociação que seria o processo de registrar orçamento, porém focando no valor negociado junto ao fornecedor, o valor utilizado para calcular a melhor oferta deixa de ser o preço cotado e passa a ser o valor negociado.
No registro do Orçamento e Negociação os campos que não podem ser editados são apresentados com o aspecto na cor cinza.
 
Alteração de Preço Cotado/Negociado:

No Registro de orçamento ou Negociação ao selecionar um produto na grid e clicar com o botão direito do mouse é exibida a opção "Alterar Preço Cotado/Negociado". Ao utilizar essa opção é exibida uma janela onde pode ser informado um valor ou percentual a aumentar ou diminuir no preço cotado/negociado. Para aumentar o preço basta informar o valor ou percentual diretamente no campo, para diminuir deve-se informar o sinal de negativo (minus) antes do valor ou do percentual, exemplo:
Produto com preço cotado/negociado de 10,00. 
Por valor: na alteração de preço cotado/negociado se for informado o valor "2,00" o preço cotado/negociado será alterado para 12,00, se for informado "-2,00" será alterado para 8,00.
Por percentual: na alteração de preço cotado/negociado se for informado o percentual "2,00%" o preço cotado/negociado será alterado para 10,02, se for informado "-2,00%" será alterado para 9,80.
Para visualizar as informações do produto, acesse a pasta Produtos e clique no link de Descrição do Produto.

Quadro Comparativo 

Após o registro de Orçamento, é preciso clicar na opção "Calcular Quadro Comparativo" para que o sistema realize os cálculos e defina quem foi o vencedor da cotação.
O quadro comparativo possui as seguintes opções:


FORNECEDOR

Seq: 1
Produto: PRODUTO
Quant.Req.: X
Quant.Ped.: Y





Quantidade Efetivada

Valor Unitário


Valor Desconto

Valor Calculado**

Valor IPI

Valor Total Negociado

Valor Negociado

Diferença ICMS

Valor Desconto Negociado

Valor Calculado

Valor IPI

Eficiência Oferta


100

Eficiência Negociada

Valor Homogenizado

100

Valor Total Negociado



100

Valor Total Melhor Oferta




Valor Total Equalizado




Quantidade Efetivada: Quantidade efetivada do produto na ordem de compras.

Valor Unitário:  Valor unitário do produto.

Valor Desconto:  Desconto do produto.

Valor Calculado: Preço Cotado com desconto e IPI.

Valor IPI: Cálculo do IPI = (( Tabela TCITMORCAMENTO -- Campo VALTRB) /100) *Valor Negociado ou Valor Cotado com o desconto e despesa calculada.

Valor Total Negociado: Valor Desconto Negociado * Quantidade

Valor Negociado: Valor negociado informado pelo processo de registrar negociação.

Valor Calculado: Preço Negociado com desconto e IPI.

Diferença ICMS:

Valor Desconto Negociado:  Valor do desconto negociado pelo fornecedor

Valor IPI:  Cálculo do IPI = (( Tabela TCITMORCAMENTO -- Campo VALTRB) /100) *Valor Negociado ou Valor Cotado com o desconto e despesa calculada.

Eficiência Oferta:  ((((Último preço cotado * quantidade requisitada) - (Vl.Unit. c/ IPI * quantidade requisitada)) / (Último preço cotado * quantidade requisitada)) * 100)

Eficiência Negociada

Total da compra = Preço negociado * Quantidade requisitada
Total com base no último preço cotado = Total última compra * Quantidade requisitada

Se "Total com base no último preço cotado" for menor que "Total da compra" então
(((Total com base no último preço cotado) - (Total da compra)) / (Total com base no último preço cotado)) * 100
Se não
(((Total com base no último preço cotado) / (Total da compra)) - 1) * 100

Valor Homogenizado: Valor que define quem foi o vencedor da Cotação

((Valor Equalizado +/- IPI) + (Frete Rateado) + (Despesa Rateada) - (Desconto Rateado)) * Diferença ICMS * Diferença ICMSST
Senão:
((Valor Equalizado +/- IPI) + (Valor Equalizado * (VALFRETE /100) )+(Despesa Rateada) - (DescontoRateado)) * Diferença ICMS *Diferença ICMSST

Obsevação: O valor do campo VALFRETE é buscado da tabela FCFO caso esteja nulo é buscado da TCParametros.

Se o desconto for por Porcentagem (PERCVALORDESCORC = true): Desconto Rateado = (Valor Equalizado) * (Desconto Percentual / 100)
Senão

Valor Equalizado: Calcula o valor Negociado ou Cotado considerando o custo Financeiro e a condição de pagamento. É usada uma função matemática chamada Valor Presente Líquido, onde é passado o Fluxo de Caixa e o custo financeiro. O fluxo de caixa é preenchido de acordo com a condição de pagamento.

Valor total CFO : É a soma do Valor Equalizado * Quantidade de todos os itens de um determinado CFO.

100 = Indicador de Melhor Oferta
100 = Indicador de Melhor Negociação
100 = Indicador de Fornecedor com melhor oferta

Marca Negociada: Se a cotação estiver parametrizada para Usar Marca de Produto, será exibida a Marca Negociada do produto. Ao utilizar a opção CTRL + clique, será apresentada a tela de Itens Detalhados onde serão exibidas a Marca Solicitada e a Marca Negociada na pasta Identificação. Na pasta Últimas Compras será exibida a marca das movimentações do tipo 1.2.XX.

Interferência

Após a geração do quadro comparativo, responsável por apontar a melhor oferta da cotação, o comprador pode optar por não gerar as ordens de compra conforme melhor oferta, estipulando quais produtos, quantidade de produtos e para quais fornecedores serão gerados as ordens de compra. Este processo é chamado de interferência e podemos ter três tipos diferentes de interferência:

  1. Interferência Sobre Todos os Itens: Esta opção permite que seja alterado o fornecedor para qual será gerado as ordens de compra, desconsiderando a melhor oferta calculada pelo quadro comparativo.

2. Interferência por Item: A cada item presente no quadro comparativo se pode estipular a quantidade a ser gerada, a este processo, podemos chamar de interferência por item, para acessa-lo deve ser realizado duplo clique no item desejado no Quadro Comparativo.

Gerar Ordem de Compra

Consistem em gerar a ordem de compra dos itens cotados conforme a solicitação de compra. Trata-se do ultimo processo da cotação e a geração das ordens de compra pode ser realizada integralmente ou parcialmente. Antes de gerar as ordens de compra, o comprador pode optar por alterar o tipo de movimento das ordens de compra, selecionar os itens que serão gerados ou incluir o item em uma ordem de compra já existente, desde que a cotação esteja parametrizada para este recurso.

Marca:
Deverá ser observado se houve a troca da marca do produto na cotação. Caso isso tenha ocorrido, a marca do item da ordem de compra deverá corresponder à marca que foi negociada na cotação.

Data de Entrega

Se o tipo de movimento de ordem de compras estiver parametrizado para usar Prazo de Entrega o sistema calculará a Data de Entrega do Movimento a partir da data que estiver informada no parâmetro Data Prazo de Entrega, somando ao prazo de entrega do orçamento. Exemplo:

Cancelar Cotação

O sistema permite que uma cotação seja cancelada apenas quando o status da mesma for diferente de "Pedido de Compra" ou "Ordem de Compra Parcialmente Gerada", nestas situações a ação cancelar fica desabilitada e o usuário deverá cancelar a ordem de compra gerada, fazendo com que a cotação esteja apta a ser cancelada.

Exclusão da Cotação

Este processo tem por objetivo retirar do banco de dados cotações que não iram mais gerar ordens de compra ou que a cotação deixou de ser necessária devido a algum processo interno de sua empresa. Para que uma cotação possa ser excluída o status da mesma deve estar como "Cancelado".

Conclusão da Cotação

Tem por objetivo concluir os itens que não serão mais cotados. Esta opção só fica disponível caso o status da cotação seja "Ordem de compras parcialmente gerada". Ao selecioná-la, os itens que ainda estão pendentes são baixados em suas respectivas solicitações.

Itens de Movimento
Por essa visão é possível visualizar e acessar a edição das solicitações e ordem de compras relacionadas a Cotação, pode-se acessar a edição desses movimentos por meio de duplo clique no registro apresentado.
Para visualizar as informações do produto clique no link disponível na Descrição do Produto. 

Permite Fornecedor Trocar Marca

Serão apresentados na visão dos Itens de Movimento, o botão e o campo Permite Fornecedor Trocar Marca, ambos com mesmo nome. Estes serão apresentados quando o perfil do usuário logado possuir permissão para Trocar Marca dos Produtos na Cotação e quando o parâmetro Usar Marca de Produto na Cotação estiver habilitado. Através desta opção será possível definir se o fornecedor poderá ou não realizar a troca da marca na cotação, nos casos em que o orçamento/negociação for enviado para o fornecedor através de planilha de exportação.  O campo, exibe por produto a informação selecionada no Assistente de Inclusão de Cotação, na etapa de filtro de produto, apenas para visualização. Ao selecionar um item e clicar no botão é possível alterar a seleção do campo, marcando ou desmarcando, caso queira permitir ou proibir que o fornecedor realize a troca de marca no orçamento/negociação por planilha.