No sistema, a contabilização por competência dos contratos dos alunos pode ser realizada através de dois modelos distintos. Nos parâmetros do sistema, Ambiente | Parâmetros | TOTVS Educacional | Integração | Contabilidade, é que devemos indicar qual, entre os dois modelos, queremos que o sistema adote para a realização da contabilização por competência através das opções 'Utiliza contabilização por competência' e 'Registra separadamente contabilizações de cancelamento e aumento'. Para exemplificar os dois modelos de contabilização, vamos supor o mesmo cenário, porém utilizando os dois modelos de contabilização. Vamos supor o exemplo abaixo: -Competência - Mês/Ano Inicial: 01/2015 -Competência - Mês/Ano Final : 12/2015 -Data do Contrato: 03/03/2015 -Valor total dos serviços do contrato a ser contabilizado: 12.000,00 -Em Maio o aluno cancelou uma disciplina, cujo valor total é de 1.000,00 -Em Julho o aluno se matriculou em uma nova disciplina, cujo valor total é de 1.000,00 Independentemente do modelo de contabilização adotado, será incluído primeiramente e uma única vez, um lançamento no valor total | Se quiserem utilizar do contrato firmado originalmente, como uma previsão total de recebimento, utilizando para isto o evento contábil indicado para a contabilização do 'Contrato'. Este lançamento, por padrão, terá como data, o último dia do mês em que os serviços começarem a ser prestados, conforme a competência contábil e data do contrato. À medida que os serviços forem sendo realizados, mês a mês, e até o final da prestação dos serviços previstos no contrato, será incluído o lançamento apropriando-se a sua efetiva realização, utilizando para isto o evento contábil indicado para a contabilização 'Mensal'. Estes lançamentos, por padrão, terão como data, o último dia do mês correspondente à sua competência. Vejam a seguir a contabilização deste mesmo cenário em cada um dos dois modelos de contabilização:
Deck of Cards |
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| Card |
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id | 1°contabilizacao |
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label | Primeiro Modelo Contabilização |
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| Utilizando o primeiro modelo de contabilização por competência do contrato educacional, |
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| marque é necessário marcar somente a primeira opção 'Utiliza contabilização por competência'. Isto indica que a contabilização será realizada nas devidas competências, porém, qualquer mudança ocorrida nos valores de serviço, bolsa e/ou desconto que compõem o contrato, resultará no estorno da contabilização anteriormente realizada referente ao valor original do contrato e na inclusão de nova contabilização refletindo o novo valor do contrato e as apropriações realizadas para as próximas competências serão feitas levando em consideração o novo valor contratado, utilizando sempre os mesmos eventos contábeis para registrar o valor do 'Contrato' e das apropriações 'Mensais'.
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title | Provisão e Apropriação do Contrato |
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| Evento contábil utilizado para 'Contrato': D – 1.1.2.04.01.001 - Mensalidades a Receber C – 2.1.7.01.01.001 - Receitas de Graduação Evento contábil utilizado para 'Mensal': D – 2.1.7.01.01.001 - Receitas de Graduação C – 3.1.1.01.01.001 - Receitas de Graduação Lançamento referente à contabilização do valor do contrato: D – 1.1.2.04.01.001 – 12.000,00 C – 2.1.7.01.01.001 – 12.000,00 Lançamento referente à contabilização da primeira competência do contrato (mês 03): D – 2.1.7.01.01.001 – 1.200,00 C – 3.1.1.01.01.001 – 1.200,00 |
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| Se quiserem utilizar Lançamento referente à contabilização da segunda competência do contrato (mês 04): D – 2.1.7.01.01.001 – 1.200,00 C – 3.1.1.01.01.001 – 1.200,00 |
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title | Provisão e Apropriação do Cancelamento |
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| - Em Maio o aluno cancelou uma disciplina, cujo valor total é de 1.000,00 Como estamos utilizando o primeiro modelo de contabilização, o lançamento referente ao valor do contrato será estornado para a inclusão de outro lançamento no valor atual do contrato (12.000,00 – 1.000,00 = 11.000,00) e em seguida a inclusão do lançamento referente à próxima competência que será calculada com base no novo valor do contrato menos o valor das competências já realizadas e apropriadas (1.200,00 referente à 03/2015 + 1.200,00 referente à 04/2015 = 2.400,00) dividido pelos número restante de competências a serem realizadas (05/2015 à 12/2015 = 8 meses). Teremos então: (11.000,00 – 2.400,00 = 8.600,00) / 8 =1.075,00. Estorno do lançamento referente à contabilização do valor do contrato: D – 2.1.7.01.01.001 - 12.000,00 C – 1.1.2.04.01.001 - 12.000,00 Lançamento do valor atual do contrato: D – 1.1.2.04.01.001 – 11.000,00 C – 2.1.7.01.01.001 – 11.000,00 Lançamento referente à contabilização da terceira competência do contrato (mês 05): D – 2.1.7.01.01.001 – 1.075,00 C – 3.1.1.01.01.001 – 1.075,00 |
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title | Provisão e Apropriação do Aumento |
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| - Em Julho o aluno se matriculou em uma nova disciplina, cujo valor total é de 1.000,00 Novamente haverá o estorno do lançamento referente ao valor do contrato e a inclusão de outro lançamento no valor atual do contrato (11000,00 + 1000,00 = 12000,00) e em seguida a inclusão do lançamento referente à próxima competência que será calculada com base no novo valor do contrato – valor das competências já realizadas e apropriadas (1.200,00 referente à 03/2015 + 1.200,00 referente à 04/2015 + 1.075,00 referente à 05/2015 = 3.475,00) dividido pelos número restante de competências a serem realizadas (06/2015 à 12/2015 = 7 meses). Teremos então: (12.000,00 – 3.475,00 = 8.525,00) / 7 = 1.217,85. Estorno do lançamento referente à contabilização do valor do contrato: D – 2.1.7.01.01.001 – 11.000,00 C – 1.1.2.04.01.001 – 11.000,00 Lançamento do valor atual do contrato: D – 1.1.2.04.01.001 – 12.000,00 C – 2.1.7.01.01.001 – 12.000,00 Lançamento referente à contabilização da quarta competência do contrato (mês 06): D – 2.1.7.01.01.001 – 1.217,85 C – 3.1.1.01.01.001 – 1.217,85 - Se mais nenhuma alteração ocorrer, mensalmente, de Julho até Dezembro o seguinte lançamento será incluído: D – 2.1.7.01.01.001 – 1.217,85 C – 3.1.1.01.01.001 – 1.217,85 |
Observação: Ao gerar a contabilização para uma determinada competência e o sistema detectar que houve alguma alteração entre os valores contratados e os valores já contabilizados o sistema fará os ajustes necessários. Antes, porém, irá verificar se os lançamentos contábeis já realizados estão no lote N ou já foram integrados ao lote oficial da contabilidade, lote 0 (zero). Se os lançamentos ainda estiverem no lote N, o sistema não fará o lançamento de estorno referente à contabilização do valor original do contrato, ele simplesmente irá excluir o lançamento original e fará a inclusão de outro lançamento com o valor atualizado do contrato. Se os lançamentos já tiverem sido integrados ao lote 0 (zero)eles não poderão sofrer alterações, então nestes casos, o sistema fará o estorno, como nos exemplos acima, com o intuito de anular ou cancelar 'o lançamento referente à contabilização do valor original do contrato. O lançamento de estorno receberá o status 'E= Estorno' e será incluído no lote criado especificamente para receber os estornos. O lançamento original, que está no Lote 0 (zero), não será excluído, mas terá o status alterado para 'I= Incorreto'. Será incluído então um novo lançamento com o valor atualizado do contrato. Este lançamento receberá o status 'C= Correto'.
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Card |
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id | 2°contabilizacao |
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label | Segundo Modelo Contabilização |
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| Utilizando o segundo modelo de contabilização por competência do contrato educacional, |
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| marque é necessário marcar a opção 'Utiliza contabilização por competência' e também a opção 'Registra separadamente contabilizações de cancelamento e aumento'. Isto indica que mesmo havendo mudança nos valores de um contrato, devido à redução ou aumento nos valores dos serviços, bolsas e/ou descontos que o compõe, não será realizado o estorno referente à contabilização do valor original contratado e o valor original continuará sendo apropriado mensalmente nas respectivas competências. As alterações nos valores dos serviços, bolsas e/ou descontos passarão a ser registradas e apropriadas separadamente, em contas contábeis destinadas para este fim, utilizando-se eventos contábeis específicos para registrar tais 'Cancelamentos' e/ou 'Aumentos'. Desta forma a contabilização original será mantida até o final da prestação dos serviços, porém os cancelamentos e/ou aumentos que modificam os valores da receita, serão registrados e evidenciados separadamente no momento em que ocorrerem e, da mesma forma, apropriados até o final da prestação dos serviços. Para o segundo modelo de contabilização, é necessário que se parametrize e se indique todos os eventos contábeis solicitados na tela de parâmetros da contabilização: Um evento para a contabilização do valor original do 'Contrato' e outro para registrar as apropriações 'Mensais' (estes dois primeiros eventos são utilizados nos dois modelos de contabilização). Um evento para contabilizar os 'Cancelamentos' de valores ocorridos nos serviços, bolsas e/ou descontos contratados e outro para registrar as apropriações mensais deste cancelamento ou diminuição de valores contratados. Um evento para contabilizar os 'Aumentos' de valores ocorridos nos serviços, bolsas e/ou descontos contratados e outro para registrar as apropriações mensais deste aumento de valores contratados. Desta forma, toda alteração realizada ficará devidamente evidenciada contabilmente. |
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Conforme explicado, a diferença básica entre os dois modelos de contabilização é a forma como as alterações ocorridas nos valores contratos, sejam elas devido à redução ou devido a aumento nos valores dos serviços, bolsas e/ou descontos que compõem o contrato, serão contabilizadas. Para exemplificar os dois modelos de contabilização, vamos supor o mesmo cenário, porém utilizando os dois modelos de contabilização. Vamos supor o exemplo abaixo: -Competência - Mês/Ano Inicial: 01/2015 -Competência - Mês/Ano Final : 12/2015 -Data do Contrato: 03/03/2015 -Valor total dos serviços do contrato a ser contabilizado: 12.000,00 -Em Maio o aluno cancelou uma disciplina, cujo valor total é de 1.000,00 -Em Julho
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title | Provisão e Apropriação do Contrato |
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| Evento contábil utilizado para 'Contrato': D – 1.1.2.04.01.001 - Mensalidades a Receber C – 2.1.7.01.01.001 - Receitas de Graduação Evento contábil utilizado para 'Mensal': D – 2.1.7.01.01.001 - Receitas de Graduação C – 3.1.1.01.01.001 - Receitas de Graduação Lançamento referente à contabilização do valor do contrato: D – 1.1.2.04.01.001 – 12.000,00 C – 2.1.7.01.01.001 – 12.000,00 Lançamento referente à contabilização da primeira competência do contrato (mês 03): D – 2.1.7.01.01.001 – 1.200,00 C – 3.1.1.01.01.001 – 1.200,00 Lançamento referente à contabilização da segunda competência do contrato (mês 04): D – 2.1.7.01.01.001 – 1.200,00 C – 3.1.1.01.01.001 – 1.200,00 |
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title | Provisão e Apropriação Cancelamento |
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| Em Maio o aluno cancelou uma disciplina, cujo valor total é de 1.000,00 Como estamos utilizando o segundo modelo de contabilização, o lançamento referente ao valor original do contrato não será estornado e continuará havendo a respectiva contabilização mensal da sua realização. Haverá, porém, a inclusão de um novo lançamento para registrar o valor total do serviço cancelado e outros para registrar as respectivas realizações mensais deste cancelamento que será realizada até o final da prestação dos serviços, sendo que estes lançamentos utilizarão eventos específicos para tais registros. O valor da apropriação ou realização mensal do cancelamento será de 1.000,00 dividido pelo número restante de competências a serem realizadas (05/2015 à 12/2015 = 8 meses). Teremos então: 1.000,00 / 8 = 125,00 Evento contábil utilizado para 'Cancelamento do Contrato': D – 2.1.7.01.03.001 – Cancelamento de Matrícula C – 1.1.2.04.01.001 – Mensalidades a Receber Evento contábil utilizado para 'Cancelamento Mensal': D – 3.1.1.01.99.001 – Cancelamentos C – 2.1.7.01.03.001 – Cancelamento de Matrícula Lançamento referente à contabilização da terceira competência do contrato (mês 05) – valor original: D – 2.1.7.01.01.001 – 1.200,00 C – 3.1.1.01.01.001– 1.200,00 Lançamento referente ao valor total do serviço cancelado - utilização do evento contábil 'Cancelamento do Contrato': D – 2.1.7.01.03.001 – 1.000,00 C – 1.1.2.04.01.001 – 1.000,00 Lançamento referente à contabilização da primeira competência do cancelamento (mês 05) - utilização do evento contábil 'Cancelamento Mensal': D – 3.1.1.01.99.001 – 125,00 C – 2.1.7.01.03.001 – 125,00 |
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title | Provisão e Apropriação Aumento |
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| Em Julho o aluno se matriculou em uma nova disciplina, cujo valor total é de 1.000,00
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Independentemente do modelo de contabilização adotado, será incluído primeiramente e uma única vez, um lançamento no valor total do contrato firmado originalmente, como uma previsão total de recebimento, utilizando para isto o evento contábil indicado para a contabilização do 'Contrato'. Este lançamento, por padrão, terá como data, o último dia do mês em que os serviços começarem a ser prestados, conforme a competência contábil e data do contrato. À medida que os serviços forem sendo realizados, mês a mês, e até o final da prestação dos serviços previstos no contrato, será incluído o lançamento apropriando-se a sua efetiva realização, utilizando para isto o evento contábil indicado para a contabilização 'Mensal'. Estes lançamentos, por padrão, terão como data, o último dia do mês correspondente à sua competência. Como sabemos, neste modelo as alterações não geram estorno de contabilizações já realizadas. Como houve aumento do valor do serviço contrato, será incluído novo lançamento para registrar este aumento e outros para registrar as respectivas realizações mensais deste aumento que será realizada até o final da prestação dos serviços, sendo que estes lançamentos utilizarão eventos específicos para tais registros. O valor da apropriação ou realização mensal do aumento será de 1.000,00 dividido pelo número restante de competências a serem realizadas (06/2015 à 12/2015 = 7 meses). Teremos então: 1.000,00 / 7 = 142,85 Evento contábil utilizado para 'Aumento do Contrato': D – 1.1.2.04.01.001 - Mensalidades a Receber C – 2.1.7.01.01.001 - Receitas de Graduação Evento contábil utilizado para 'Aumento Mensal': D – 2.1.7.01.01.001 - Receitas de Graduação C – 3.1.1.01.01.001 - Receitas de Graduação Lançamento referente à contabilização da quarta competência do contrato (mês 06) – valor original: D – 2.1.7.01.01.001 – 1.200,00 C – 3.1.1.01.01.001 – 1.200,00 Lançamento referente à contabilização da segunda competência do cancelamento (mês 06): D – 3.1.1.01.99.001 – 125,00 C – 2.1.7.01.03.001 – 125,00 Lançamento referente ao valor total do aumento do serviço- utilização do evento contábil 'Aumento do Contrato': D – 1.1.2.04.01.001 – 1.000,00 C – 2.1.7.01.01.001 – 1.000,00 Lançamento referente à contabilização da primeira competência do aumento (mês 06) - utilização do evento contábil 'Aumento Mensal': D – 2.1.7.01.01.001 – 142,85 C – 3.1.1.01.01.001 – 142,85 - Se mais nenhuma alteração ocorrer, mensalmente, de Julho até Dezembro os seguintes lançamentos serão incluídos: D – 2.1.7.01.01.001 – 1.200,00 C – 3.1.1.01.01.001 – 1.200,00 D – 3.1.1.01.99.001 – 125,00 C – 2.1.7.01.03.001 – 125,00 D – 2.1.7.01.01.001 – 142,85 C – 3.1.1.01.01.001 – 142,85 |
Temos a possibilidade de contabilizar somente a provisão de contrato no processo de contabilização a partir da versão 12.1.25, com a contabilização no modelo revitalizado No processo de contabilização será possível contabilizar somente o contrato sem necessidade de contabilizar as apropriações mensais no mesmo momento, essa funcionalidade foi criada visando provisionar o contrato no momento do fato gerador. já as apropriações poderão ser feitas mês a mês, junto com o contrato ou apropriar mensal via regime de caixa realizando somente a apropriação do contrato via competência. Ao executar o processo de contabilização e marcar a opção "Contabiliza apenas a provisão" o sistema irá gerar contabilização somente para o contrato. - Contabilização apenas da provisão de contrato sem informar "Data de Contabilização"
- Quando não possui data no contrato, será contabilizada a provisão com a data atual - Quando o contrato possui data, será contabilizada a provisão respeitando a data do contrato
- Contabilização da provisão do contrato informando a "Data de Contabilização"
- Quando o contrato não possui data, será contabilizado a provisão respeitando a data informada no processo - Quando o contrato possui data, será contabilizado a provisão respeitando a data informada no processo
Ao executar o processo de contabilização e não marcar a opção "Contabiliza apenas a provisão" o sistema irá gerar contabilização para o contrato e apropriação mensal, caso não exista provisão de contrato contabilizado. - Contabilização da provisão do contrato e apropriação mensal sem informar a "Data de Contabilização"
- Quando o contrato não possui data, será contabilizada a provisão buscando a data no mês/ano da primeira apropriação mensal. - Quando o contrato possui data, será contabilizada a provisão respeitando a data do contrato
- Contabilização da provisão do contrato e apropriação mensal informando a "Data de Contabilização"
- Quando o contrato não possui data, será contabilizado a provisão respeitando a data informada no processo - Quando o contrato possui data, será contabilizado a provisão respeitando a data informada no processo
- Contabilização da provisão do contrato e apropriação mensal sem informar a "Data de Contabilização", marcando o parâmetro do sistema, Ambiente | Parâmetros | TOTVS Educacional | Integração | Contabilidade | Contabilidade 2/2 - Considera a data do contrato para a data de contabilização da provisão.
- Quando o contrato não possui data, será contabilizada a provisão buscando a data no mês/ano da primeira apropriação mensal. - Quando o contrato possui data, será contabilizada a provisão respeitando a data do contrato
Existe também a opção nos parâmetros do sistema, Ambiente | Parâmetros | TOTVS Educacional | Integração | Contabilidade | Contabilidade 2/2, que podemos indicar se será feito somente a provisão do contrato "Contabiliza apenas a provisão do contrato", com essa opção marcada mesmo informando o "Período de Contabilização" será executado somente a provisão dos contratos ainda não diferidos, para os contratos diferidos será apropriado mensalmente conforme data de contabilização. Saiba mais sobre o novo processo, clicando aqui. |
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| Vejam a seguir a contabilização deste mesmo cenário em cada um dos dois modelos de contabilização: |