A contabilização por competência pode ser realizada no sistema através de dois modelos distintos, a diferença básica entre os dois modelos de contabilização é a forma como as alterações ocorridas nos valores contratos, sejam elas devido à redução ou devido a aumento nos valores dos serviços, bolsas e/ou descontos que compõem o contrato, serão contabilizadas. Nos parâmetros do sistema, Ambiente | Parâmetros | TOTVS Educacional | Integração | Contabilidade, é que devemos indicar qual, entre os dois modelos, queremos que o sistema adote para a realização da contabilização por competência através das opções 'Utiliza contabilização por competência' e 'Registra separadamente contabilizações de cancelamento e aumento'. Para exemplificar os dois modelos de contabilização, vamos supor o mesmo cenário, porém utilizando os dois modelos de contabilização. Vamos supor o exemplo abaixo:
-Competência - Mês/Ano Inicial: 01/2015
-Competência - Mês/Ano Final : 12/2015
-Data do Contrato: 03/03/2015
-Valor total dos serviços do contrato a ser contabilizado: 12.000,00
-Em Maio o aluno cancelou uma disciplina, cujo valor total é de 1.000,00
-Em Julho o aluno se matriculou em uma nova disciplina, cujo valor total é de 1.000,00 Independentemente do modelo de contabilização adotado, será incluído primeiramente e uma única vez, um lançamento no valor total do contrato firmado originalmente, como uma previsão total de recebimento, utilizando para isto o evento contábil indicado para a contabilização do 'Contrato'. Este lançamento, por padrão, terá como data, o último dia do mês em que os serviços começarem a ser prestados, conforme a competência contábil e data do contrato. À medida que os serviços forem sendo realizados, mês a mês, e até o final da prestação dos serviços previstos no contrato, será incluído o lançamento apropriando-se a sua efetiva realização, utilizando para isto o evento contábil indicado para a contabilização 'Mensal'. Estes lançamentos, por padrão, terão como data, o último dia do mês correspondente à sua competência.
Vejam a seguir a contabilização deste mesmo cenário em cada um dos dois modelos de contabilização:
| Deck of Cards |
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| | Card |
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| id | 1°contabilizacao |
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| label | Primeiro Modelo Contabilização |
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| Utilizando o primeiro modelo de contabilização por competência do contrato educacional, é necessário marcar somente a primeira opção 'Utiliza contabilização por competência'.
Isto indica que a contabilização será realizada nas devidas competências, porém, qualquer mudança ocorrida nos valores de serviço, bolsa e/ou desconto que compõem o contrato, resultará no estorno da contabilização anteriormente realizada referente ao valor original do contrato e na inclusão de nova contabilização refletindo o novo valor do contrato e as apropriações realizadas para as próximas competências serão feitas levando em consideração o novo valor contratado, utilizando sempre os mesmos eventos contábeis para registrar o valor do 'Contrato' e das apropriações 'Mensais'.
| Expandir |
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| title | Provisão e Apropriação do Contrato |
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| Evento contábil utilizado para 'Contrato':
D – 1.1.2.04.01.001 - Mensalidades a Receber
C – 2.1.7.01.01.001 - Receitas de Graduação Evento contábil utilizado para 'Mensal':
D – 2.1.7.01.01.001 - Receitas de Graduação
C – 3.1.1.01.01.001 - Receitas de Graduação Lançamento referente à contabilização do valor do contrato:
D – 1.1.2.04.01.001 – 12.000,00
C – 2.1.7.01.01.001 – 12.000,00 Lançamento referente à contabilização da primeira competência do contrato (mês 03):
D – 2.1.7.01.01.001 – 1.200,00
C – 3.1.1.01.01.001 – 1.200,00 Lançamento referente à contabilização da segunda competência do contrato (mês 04):
D – 2.1.7.01.01.001 – 1.200,00
C – 3.1.1.01.01.001 – 1.200,00 |
| Expandir |
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| title | Provisão e Apropriação do Cancelamento |
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| - Em Maio o aluno cancelou uma disciplina, cujo valor total é de 1.000,00
Como estamos utilizando o primeiro modelo de contabilização, o lançamento referente ao valor do contrato será estornado para a inclusão de outro lançamento no valor atual do contrato (12.000,00 – 1.000,00 = 11.000,00) e em seguida a inclusão do lançamento referente à próxima competência que será calculada com base no novo valor do contrato menos o valor das competências já realizadas e apropriadas (1.200,00 referente à 03/2015 + 1.200,00 referente à 04/2015 = 2.400,00) dividido pelos número restante de competências a serem realizadas (05/2015 à 12/2015 = 8 meses).
Teremos então: (11.000,00 – 2.400,00 = 8.600,00) / 8 =1.075,00. Estorno do lançamento referente à contabilização do valor do contrato:
D – 2.1.7.01.01.001 - 12.000,00
C – 1.1.2.04.01.001 - 12.000,00 Lançamento do valor atual do contrato:
D – 1.1.2.04.01.001 – 11.000,00
C – 2.1.7.01.01.001 – 11.000,00 Lançamento referente à contabilização da terceira competência do contrato (mês 05):
D – 2.1.7.01.01.001 – 1.075,00
C – 3.1.1.01.01.001 – 1.075,00 |
| Expandir |
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| title | Provisão e Apropriação do Aumento |
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| - Em Julho o aluno se matriculou em uma nova disciplina, cujo valor total é de 1.000,00
Novamente haverá o estorno do lançamento referente ao valor do contrato e a inclusão de outro lançamento no valor atual do contrato (11000,00 + 1000,00 = 12000,00) e em seguida a inclusão do lançamento referente à próxima competência que será calculada com base no novo valor do contrato – valor das competências já realizadas e apropriadas (1.200,00 referente à 03/2015 + 1.200,00 referente à 04/2015 + 1.075,00 referente à 05/2015 = 3.475,00) dividido pelos número restante de competências a serem realizadas (06/2015 à 12/2015 = 7 meses).
Teremos então: (12.000,00 – 3.475,00 = 8.525,00) / 7 = 1.217,85. Estorno do lançamento referente à contabilização do valor do contrato:
D – 2.1.7.01.01.001 – 11.000,00
C – 1.1.2.04.01.001 – 11.000,00 Lançamento do valor atual do contrato:
D – 1.1.2.04.01.001 – 12.000,00
C – 2.1.7.01.01.001 – 12.000,00 Lançamento referente à contabilização da quarta competência do contrato (mês 06):
D – 2.1.7.01.01.001 – 1.217,85
C – 3.1.1.01.01.001 – 1.217,85 - Se mais nenhuma alteração ocorrer, mensalmente, de Julho até Dezembro o seguinte lançamento será incluído:
D – 2.1.7.01.01.001 – 1.217,85
C – 3.1.1.01.01.001 – 1.217,85 |
Observação: Ao gerar a contabilização para uma determinada competência e o sistema detectar que houve alguma alteração entre os valores contratados e os valores já contabilizados o sistema fará os ajustes necessários. Antes, porém, irá verificar se os lançamentos contábeis já realizados estão no lote N ou já foram integrados ao lote oficial da contabilidade, lote 0 (zero).
Se os lançamentos ainda estiverem no lote N, o sistema não fará o lançamento de estorno referente à contabilização do valor original do contrato, ele simplesmente irá excluir o lançamento original e fará a inclusão de outro lançamento com o valor atualizado do contrato.
Se os lançamentos já tiverem sido integrados ao lote 0 (zero)eles não poderão sofrer alterações, então nestes casos, o sistema fará o estorno, como nos exemplos acima, com o intuito de anular ou cancelar 'o lançamento referente à contabilização do valor original do contrato. O lançamento de estorno receberá o status 'E= Estorno' e será incluído no lote criado especificamente para receber os estornos. O lançamento original, que está no Lote 0 (zero), não será excluído, mas terá o status alterado para 'I= Incorreto'. Será incluído então um novo lançamento com o valor atualizado do contrato. Este lançamento receberá o status 'C= Correto'. |
| Card |
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| id | 2°contabilizacao |
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| label | Segundo Modelo Contabilização |
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| Utilizando o segundo modelo de contabilização por competência do contrato educacional, é necessário marcar a opção 'Utiliza contabilização por competência' e também a opção 'Registra separadamente contabilizações de cancelamento e aumento'. Isto indica que mesmo havendo mudança nos valores de um contrato, devido à redução ou aumento nos valores dos serviços, bolsas e/ou descontos que o compõe, não será realizado o estorno referente à contabilização do valor original contratado e o valor original continuará sendo apropriado mensalmente nas respectivas competências. As alterações nos valores dos serviços, bolsas e/ou descontos passarão a ser registradas e apropriadas separadamente, em contas contábeis destinadas para este fim, utilizando-se eventos contábeis específicos para registrar tais 'Cancelamentos' e/ou 'Aumentos'. Desta forma a contabilização original será mantida até o final da prestação dos serviços, porém os cancelamentos e/ou aumentos que modificam os valores da receita, serão registrados e evidenciados separadamente no momento em que ocorrerem e, da mesma forma, apropriados até o final da prestação dos serviços. Para o segundo modelo de contabilização, é necessário que se parametrize e se indique todos os eventos contábeis solicitados na tela de parâmetros da contabilização: Um evento para a contabilização do valor original do 'Contrato' e outro para registrar as apropriações 'Mensais' (estes dois primeiros eventos são utilizados nos dois modelos de contabilização). Um evento para contabilizar os 'Cancelamentos' de valores ocorridos nos serviços, bolsas e/ou descontos contratados e outro para registrar as apropriações mensais deste cancelamento ou diminuição de valores contratados. Um evento para contabilizar os 'Aumentos' de valores ocorridos nos serviços, bolsas e/ou descontos contratados e outro para registrar as apropriações mensais deste aumento de valores contratados. Desta forma, toda alteração realizada ficará devidamente evidenciada contabilmente.
| Expandir |
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| title | Provisão e Apropriação do Contrato |
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| Evento contábil utilizado para 'Contrato':
D – 1.1.2.04.01.001 - Mensalidades a Receber
C – 2.1.7.01.01.001 - Receitas de Graduação Evento contábil utilizado para 'Mensal':
D – 2.1.7.01.01.001 - Receitas de Graduação
C – 3.1.1.01.01.001 - Receitas de Graduação Lançamento referente à contabilização do valor do contrato:
D – 1.1.2.04.01.001 – 12.000,00
C – 2.1.7.01.01.001 – 12.000,00 Lançamento referente à contabilização da primeira competência do contrato (mês 03):
D – 2.1.7.01.01.001 – 1.200,00
C – 3.1.1.01.01.001 – 1.200,00 Lançamento referente à contabilização da segunda competência do contrato (mês 04):
D – 2.1.7.01.01.001 – 1.200,00
C – 3.1.1.01.01.001 – 1.200,00 |
| Expandir |
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| title | Provisão e Apropriação Cancelamento |
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| Em Maio o aluno cancelou uma disciplina, cujo valor total é de 1.000,00
Como estamos utilizando o segundo modelo de contabilização, o lançamento referente ao valor original do contrato não será estornado e continuará havendo a respectiva contabilização mensal da sua realização. Haverá, porém, a inclusão de um novo lançamento para registrar o valor total do serviço cancelado e outros para registrar as respectivas realizações mensais deste cancelamento que será realizada até o final da prestação dos serviços, sendo que estes lançamentos utilizarão eventos específicos para tais registros. O valor da apropriação ou realização mensal do cancelamento será de 1.000,00 dividido pelo número restante de competências a serem realizadas (05/2015 à 12/2015 = 8 meses).
Teremos então: 1.000,00 / 8 = 125,00 Evento contábil utilizado para 'Cancelamento do Contrato':
D – 2.1.7.01.03.001 – Cancelamento de Matrícula
C – 1.1.2.04.01.001 – Mensalidades a Receber Evento contábil utilizado para 'Cancelamento Mensal':
D – 3.1.1.01.99.001 – Cancelamentos
C – 2.1.7.01.03.001 – Cancelamento de Matrícula Lançamento referente à contabilização da terceira competência do contrato (mês 05) – valor original:
D – 2.1.7.01.01.001 – 1.200,00
C – 3.1.1.01.01.001– 1.200,00 Lançamento referente ao valor total do serviço cancelado - utilização do evento contábil 'Cancelamento do Contrato':
D – 2.1.7.01.03.001 – 1.000,00
C – 1.1.2.04.01.001 – 1.000,00 Lançamento referente à contabilização da primeira competência do cancelamento (mês 05) - utilização do evento contábil 'Cancelamento Mensal':
D – 3.1.1.01.99.001 – 125,00
C – 2.1.7.01.03.001 – 125,00 |
| Expandir |
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| title | Provisão e Apropriação Aumento |
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| Em Julho o aluno se matriculou em uma nova disciplina, cujo valor total é de 1.000,00
Como sabemos, neste modelo as alterações não geram estorno de contabilizações já realizadas. Como houve aumento do valor do serviço contrato, será incluído novo lançamento para registrar este aumento e outros para registrar as respectivas realizações mensais deste aumento que será realizada até o final da prestação dos serviços, sendo que estes lançamentos utilizarão eventos específicos para tais registros. O valor da apropriação ou realização mensal do aumento será de 1.000,00 dividido pelo número restante de competências a serem realizadas (06/2015 à 12/2015 = 7 meses).
Teremos então: 1.000,00 / 7 = 142,85 Evento contábil utilizado para 'Aumento do Contrato':
D – 1.1.2.04.01.001 - Mensalidades a Receber
C – 2.1.7.01.01.001 - Receitas de Graduação Evento contábil utilizado para 'Aumento Mensal':
D – 2.1.7.01.01.001 - Receitas de Graduação
C – 3.1.1.01.01.001 - Receitas de Graduação Lançamento referente à contabilização da quarta competência do contrato (mês 06) – valor original:
D – 2.1.7.01.01.001 – 1.200,00
C – 3.1.1.01.01.001 – 1.200,00 Lançamento referente à contabilização da segunda competência do cancelamento (mês 06):
D – 3.1.1.01.99.001 – 125,00
C – 2.1.7.01.03.001 – 125,00 Lançamento referente ao valor total do aumento do serviço- utilização do evento contábil 'Aumento do Contrato':
D – 1.1.2.04.01.001 – 1.000,00
C – 2.1.7.01.01.001 – 1.000,00 Lançamento referente à contabilização da primeira competência do aumento (mês 06) - utilização do evento contábil 'Aumento Mensal':
D – 2.1.7.01.01.001 – 142,85
C – 3.1.1.01.01.001 – 142,85 - Se mais nenhuma alteração ocorrer, mensalmente, de Julho até Dezembro os seguintes lançamentos serão incluídos:
D – 2.1.7.01.01.001 – 1.200,00
C – 3.1.1.01.01.001 – 1.200,00 D – 3.1.1.01.99.001 – 125,00
C – 2.1.7.01.03.001 – 125,00 D – 2.1.7.01.01.001 – 142,85
C – 3.1.1.01.01.001 – 142,85 |
Apropriação somente de Contrato: a partir da versão 12.1.25 teremos a Temos a possibilidade de contabilizar somente a provisão de contrato , no processo de contabilização a partir da versão 12.1.25, com a contabilização no modelo revitalizado No processo de contabilização será possível contabilizar somente o contrato sem necessidade de contabilizar as apropriações mensais no mesmo momento, essa funcionalidade foi criada visando provisionar o contrato no momento do fato gerador. já as apropriações poderão ser feitas mês a mês, junto com o contrato ou apropriar mensal via regime de caixa realizando somente a apropriação do contrato via competência. Ao executar o processo de contabilização e marcar a opção "Contabiliza apenas a provisão" o sistema irá gerar contabilização somente para o contrato. - Contabilização apenas da provisão de contrato sem informar "Data de Contabilização"
- Quando não possui data no contrato, será contabilizada a provisão com a data atual
- Quando o contrato possui data, será contabilizada a provisão respeitando a data do contrato
- Contabilização da provisão do contrato informando a "Data de Contabilização"
- Quando o contrato não possui data, será contabilizado a provisão respeitando a data informada no processo
- Quando o contrato possui data, será contabilizado a provisão respeitando a data informada no processo
Ao executar o processo de contabilização e não marcar a opção "Contabiliza apenas a provisão" o sistema irá gerar contabilização para o contrato e apropriação mensal, caso não exista provisão de contrato contabilizado. - Contabilização da provisão do contrato e apropriação mensal sem informar a "Data de Contabilização"
- Quando o contrato não possui data, será contabilizada a provisão buscando a data no mês/ano da primeira apropriação mensal.
- Quando o contrato possui data, será contabilizada a provisão respeitando a data do contrato
- Contabilização da provisão do contrato e apropriação mensal informando a "Data de Contabilização"
- Quando o contrato não possui data, será contabilizado a provisão respeitando a data informada no processo
- Quando o contrato possui data, será contabilizado a provisão respeitando a data informada no processo
- Contabilização da provisão do contrato e apropriação mensal sem informar a "Data de Contabilização", marcando o parâmetro do sistema, Ambiente | Parâmetros | TOTVS Educacional | Integração | Contabilidade | Contabilidade 2/2 - Considera a data do contrato para a data de contabilização da provisão.
- Quando o contrato não possui data, será contabilizada a provisão buscando a data no mês/ano da primeira apropriação mensal.
- Quando o contrato possui data, será contabilizada a provisão respeitando a data do contrato
Existe também a opção nos parâmetros do sistema, Ambiente | Parâmetros | TOTVS Educacional | Integração | Contabilidade | Contabilidade 2/2, que podemos indicar se será feito somente a provisão do contrato "Contabiliza apenas a provisão do contrato", com essa opção marcada mesmo informando o "Período de Contabilização" será executado somente a provisão dos contratos ainda não diferidos, para os contratos diferidos será apropriado mensalmente conforme data de contabilização.
Saiba mais sobre o novo processo, clicando aqui.
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