No sistema, a contabilização por competência dos contratos dos alunos pode ser realizada através de dois modelos distintos. Em ambos, porém, sempre será incluído inicialmente um lançamento contábil referente à contabilização do valor total do contrato, como uma previsão total de recebimento, e depois, mês a mês, o lançamento referente à realização ou apropriação do serviço efetivamente prestado. A diferença básica entre os dois modelos de contabilização previstos no sistema é a forma como as alterações ocorridas no valor do contrato, sejam elas devido a aumento ou devido à redução nos valores dos serviços que o compõe, serão contabilizadas. Recomendamos que o modelo a ser adotado seja bem estudado e que, uma vez definido, não seja mais alterado. Nos parâmetros do sistema, Ambiente | Parâmetros | TOTVS Educacional | Integração | Contabilidade, é que devemos indicar qual, entre os dois modelos, queremos que o sistema adote para a realização da contabilização por competência através das opções 'Utiliza contabilização por competência' e 'Registra separadamente contabilizações de cancelamento e aumento'. Se quiserem utilizar o primeiro modelo de contabilização por competência do contrato educacional, marque somente a primeira opção 'Utiliza contabilização por competência'.
Isto indica que a contabilização será realizada nas devidas competências, porém, qualquer mudança ocorrida nos valores de serviço, bolsa e/ou desconto que compõem o contrato, resultará no estorno da contabilização anteriormente realizada referente ao valor original do contrato e na inclusão de nova contabilização refletindo o novo valor do contrato e as apropriações realizadas para as próximas competências serão feitas levando em consideração o novo valor contratado, utilizando sempre os mesmos eventos contábeis para registrar o valor do 'Contrato' e das apropriações 'Mensais'. Se quiserem utilizar o segundo modelo de contabilização por competência do contrato educacional, marque a opção 'Utiliza contabilização por competência' e também a opção 'Registra separadamente contabilizações de cancelamento e aumento'. Isto indica que mesmo havendo mudança nos valores de um contrato, devido à redução ou aumento nos valores dos serviços, bolsas e/ou descontos que o compõe, não será realizado o estorno referente à contabilização do valor original contratado e o valor original continuará sendo apropriado mensalmente nas respectivas competências. As alterações nos valores dos serviços, bolsas e/ou descontos passarão a ser registradas e apropriadas separadamente, em contas contábeis destinadas para este fim, utilizando-se eventos contábeis específicos para registrar tais 'Cancelamentos' e/ou 'Aumentos'. Desta forma a contabilização original será mantida até o final da prestação dos serviços, porém os cancelamentos e/ou aumentos que modificam os valores da receita, serão registrados e evidenciados separadamente no momento em que ocorrerem e, da mesma forma, apropriados até o final da prestação dos serviços. Para o segundo modelo de contabilização, é necessário que se parametrize e se indique todos os eventos contábeis solicitados na tela de parâmetros da contabilização: Um evento para a contabilização do valor original do 'Contrato' e outro para registrar as apropriações 'Mensais' (estes dois primeiros eventos são utilizados nos dois modelos de contabilização). Um evento para contabilizar os 'Cancelamentos' de valores ocorridos nos serviços, bolsas e/ou descontos contratados e outro para registrar as apropriações mensais deste cancelamento ou diminuição de valores contratados. Um evento para contabilizar os 'Aumentos' de valores ocorridos nos serviços, bolsas e/ou descontos contratados e outro para registrar as apropriações mensais deste aumento de valores contratados. Desta forma, toda alteração realizada ficará devidamente evidenciada contabilmente. Conforme explicado, a diferença básica entre os dois modelos de contabilização é a forma como as alterações ocorridas nos valores contratos, sejam elas devido à redução ou devido a aumento nos valores dos serviços, bolsas e/ou descontos que compõem o contrato, serão contabilizadas. Para exemplificar os dois modelos de contabilização, vamos supor o mesmo cenário, porém utilizando os dois modelos de contabilização. Vamos supor o exemplo abaixo:
-Competência - Mês/Ano Inicial: 01/2015
-Competência - Mês/Ano Final : 12/2015
-Data do Contrato: 03/03/2015
-Valor total dos serviços do contrato a ser contabilizado: 12.000,00
-Em Maio o aluno cancelou uma disciplina, cujo valor total é de 1.000,00
-Em Julho o aluno se matriculou em uma nova disciplina, cujo valor total é de 1.000,00 Independentemente do modelo de contabilização adotado, será incluído primeiramente e uma única vez, um lançamento no valor total do contrato firmado originalmente, como uma previsão total de recebimento, utilizando para isto o evento contábil indicado para a contabilização do 'Contrato'. Este lançamento, por padrão, terá como data, o último dia do mês em que os serviços começarem a ser prestados, conforme a competência contábil e data do contrato.
À medida que os serviços forem sendo realizados, mês a mês, e até o final da prestação dos serviços previstos no contrato, será incluído o lançamento apropriando-se a sua efetiva realização, utilizando para isto o evento contábil indicado para a contabilização 'Mensal'. Estes lançamentos, por padrão, terão como data, o último dia do mês correspondente à sua competência. Vejam a seguir a contabilização deste mesmo cenário em cada um dos dois modelos de contabilização: | Deck of Cards |
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| | Card |
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| id | 1°contabilizacao |
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| label | Primeiro Modelo Contabilização |
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| Utilizando-se o primeiro modelo de contabilização por competência do contrato educacional, onde somente a primeira opção 'Utiliza contabilização por competência' está marcada.
| Expandir |
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| title | Provisão e Apropriação do Contrato |
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| Evento contábil utilizado para 'Contrato':
D – 1.1.2.04.01.001 - Mensalidades a Receber
C – 2.1.7.01.01.001 - Receitas de Graduação Evento contábil utilizado para 'Mensal':
D – 2.1.7.01.01.001 - Receitas de Graduação
C – 3.1.1.01.01.001 - Receitas de Graduação Lançamento referente à contabilização do valor do contrato:
D – 1.1.2.04.01.001 – 12.000,00
C – 2.1.7.01.01.001 – 12.000,00 Lançamento referente à contabilização da primeira competência do contrato (mês 03):
D – 2.1.7.01.01.001 – 1.200,00
C – 3.1.1.01.01.001 – 1.200,00 Lançamento referente à contabilização da segunda competência do contrato (mês 04):
D – 2.1.7.01.01.001 – 1.200,00
C – 3.1.1.01.01.001 – 1.200,00 |
| Expandir |
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| title | Provisão e Apropriação do Cancelamento |
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| - Em Maio o aluno cancelou uma disciplina, cujo valor total é de 1.000,00
Como estamos utilizando o primeiro modelo de contabilização, o lançamento referente ao valor do contrato será estornado para a inclusão de outro lançamento no valor atual do contrato (12.000,00 – 1.000,00 = 11.000,00) e em seguida a inclusão do lançamento referente à próxima competência que será calculada com base no novo valor do contrato menos o valor das competências já realizadas e apropriadas (1.200,00 referente à 03/2015 + 1.200,00 referente à 04/2015 = 2.400,00) dividido pelos número restante de competências a serem realizadas (05/2015 à 12/2015 = 8 meses).
Teremos então: (11.000,00 – 2.400,00 = 8.600,00) / 8 =1.075,00. Estorno do lançamento referente à contabilização do valor do contrato:
D – 2.1.7.01.01.001 - 12.000,00
C – 1.1.2.04.01.001 - 12.000,00 Lançamento do valor atual do contrato:
D – 1.1.2.04.01.001 – 11.000,00
C – 2.1.7.01.01.001 – 11.000,00 Lançamento referente à contabilização da terceira competência do contrato (mês 05):
D – 2.1.7.01.01.001 – 1.075,00
C – 3.1.1.01.01.001 – 1.075,00 |
| Expandir |
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| title | Provisão e Apropriação do Aumento |
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| - Em Julho o aluno se matriculou em uma nova disciplina, cujo valor total é de 1.000,00
Novamente haverá o estorno do lançamento referente ao valor do contrato e a inclusão de outro lançamento no valor atual do contrato (11000,00 + 1000,00 = 12000,00) e em seguida a inclusão do lançamento referente à próxima competência que será calculada com base no novo valor do contrato – valor das competências já realizadas e apropriadas (1.200,00 referente à 03/2015 + 1.200,00 referente à 04/2015 + 1.075,00 referente à 05/2015 = 3.475,00) dividido pelos número restante de competências a serem realizadas (06/2015 à 12/2015 = 7 meses).
Teremos então: (12.000,00 – 3.475,00 = 8.525,00) / 7 = 1.217,85. Estorno do lançamento referente à contabilização do valor do contrato:
D – 2.1.7.01.01.001 – 11.000,00
C – 1.1.2.04.01.001 – 11.000,00 Lançamento do valor atual do contrato:
D – 1.1.2.04.01.001 – 12.000,00
C – 2.1.7.01.01.001 – 12.000,00 Lançamento referente à contabilização da quarta competência do contrato (mês 06):
D – 2.1.7.01.01.001 – 1.217,85
C – 3.1.1.01.01.001 – 1.217,85 - Se mais nenhuma alteração ocorrer, mensalmente, de Julho até Dezembro o seguinte lançamento será incluído:
D – 2.1.7.01.01.001 – 1.217,85
C – 3.1.1.01.01.001 – 1.217,85 |
Observação:
- Ao gerar a contabilização para uma determinada competência e o sistema detectar que houve alguma alteração entre os valores contratados e os valores já contabilizados o sistema fará os ajustes necessários. Antes, porém, irá verificar se os lançamentos contábeis já realizados estão no lote N ou já foram integrados ao lote oficial da contabilidade, lote 0 (zero).
Se os lançamentos ainda estiverem nolote N,o sistemanão fará o lançamento de estornoreferente à contabilização do valor original do contrato, ele simplesmente iráexcluiro lançamento original e fará ainclusãode outro lançamento com o valor atualizado do contrato.
Se os lançamentos já tiverem sido integrados aolote 0 (zero)eles não poderão sofrer alterações, então nestes casos, o sistema fará oestorno, como nos exemplos acima, com o intuito de'anular ou cancelar'o lançamento referente à contabilização do valor original do contrato. O lançamento de estorno receberá o status 'E= Estorno' e será incluído no lote criado especificamente para receber os estornos. O lançamento original, que está no Lote 0 (zero), não será excluído, mas terá o status alterado para 'I= Incorreto'. Será incluído então um novo lançamento com o valor atualizado do contrato. Este lançamento receberá o status'C= Correto'.
O valor do contrato a ser contabilizado pelo regime de competência é obtido através da soma de suas parcelas. Qualquer tipo de parcela (Parcela do Plano, Parcela Extra ou Parcela Adicional) pode ser considerado para este cálculo. Caso existam parcelas que não deverão ser consideradas no cálculo, o tipo destas parcelas não deve ser selecionado no momento da contabilização, ou então, o serviço vinculado às parcelas deverá estar com o campo "Compõe contabilização por competência" desmarcado. Se um contrato possui 6 parcelas para o serviço 'Mensalidade' com valor de 2.000,00 cada uma, o valor deste contrato será, então, 12.000,00.
Se for incluída mais uma parcela, ou se o valor de uma daquelas parcelas for alterado, o valor do contrato também será alterado. Vejamos o exemplo: - O contrato possui 6 parcelas de 2.000,00 cada.
- O período de competência contábil é 01/2014 a 06/2014.
- Já foram contabilizadas as competências 01 e 02/2014: o sistema já tem gerado um lançamento no valor de 12.000,00 referente ao valor total do contrato e mais dois no valor de 2.000,00 cada, referentes às competências 01 e 02/2014.
- No próximo mês, ao executar o processo para gerar a contabilização será indicado o período 03/2014. Como as competências 01 e 02 já foram contabilizadas e o valor do contrato não foi alterado, o sistema irá incluir a contabilização referente à competência 03 no valor de 2.000,00.
- No mês 04 o aluno passou a cursar menos matérias, e como consequência o valor das parcelas 04, 05 e 06 foram alteradas para 1.500,00 cada. O valor do contrato, então, passou de 12.000,00 para 10.500,00.
- Para as próximas contabilizações o sistema irá proceder da seguinte forma:
1 - Se os lançamentos gerados anteriormente ainda estiverem no Lote N:
Ao gerar a contabilização informando-se o período 04/2014, o sistema primeiramente irá detectar a mudança ocorrida no valor no contrato e irá, automaticamente, ajustar os lançamentos existentes. O que ocorrerá? - Como os lançamentos incluídos ainda estão no Lote N, o sistema excluirá o lançamento referente ao valor antigo do contrato e incluirá outro com o novo valor do contrato 10.500,00, para refletir a alteração realizada.
- Os lançamentos já existentes, referentes às competências 01, 02 e 03 não serão alterados
- Irá calcular o valor das competências ainda não contabilizadas da seguinte forma: 10.500,00 – 6.000,00 (3 * 2.000,00 já contabilizadas) = 4.500,00 4.500,00 / 3 (3 competências ainda não contabilizadas: 04, 05 e 06) = 1.500,00
- Irá incluir, no Lote N, o lançamento referente à competência 04 no valor de 1.500,00
2 - Se os lançamentos gerados já tiverem sido integrados ao lote oficial da contabilidade – Lote 0:
Ao gerar a contabilização informando-se o período 04/2014, o sistema primeiramente irá detectar a mudança ocorrida no valor no contrato, mas como os lançamentos já foram integrados ao Lote 0, eles não poderão mais sofre alterações. O que ocorrerá? - O sistema fará automaticamente o estorno do lançamento de valor = 12.000,00 (valor do contrato) no lote indicado nos parâmetros deste sistema para receber os lançamentos de estorno e este receberá o status 'E = Estorno', enquanto que o lançamento original, que está no Lote 0, terá o status trocado para 'I = Incorreto'.
- Os lançamentos já existentes, referentes às competências 01, 02 e 03 não serão alterados.
- Fará a inclusão, no Lote N, de um novo lançamento no valor de 10.500,00 (novo valor do contrato) e receberá o status = 'C = Correto ou Ativo'
- Irá calcular o valor das competências ainda não contabilizadas da seguinte forma: 10.500,00 – 6.000,00 (3 * 2.000,00 já contabilizadas no Lote 0) = 4.500,00 4.500,00 / 3 (3 competências ainda não contabilizadas: 04, 05 e 06) = 1.500,00
- Irá incluir, no Lote N, o lançamento referente à competência 04 no valor de 1.500,00
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| Card |
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| id | 2°contabilizacao |
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| label | Segundo Modelo Contabilização |
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| Utilizando-se o segundo modelo de contabilização por competência do contrato educacional, onde a primeira opção 'Utiliza contabilização por competência' está marcada e também a opção 'Registra separadamente contabilizações de cancelamento e aumento'. Evento contábil utilizado para 'Contrato':
D – 1.1.2.04.01.001 - Mensalidades a Receber
C – 2.1.7.01.01.001 - Receitas de Graduação Evento contábil utilizado para 'Mensal':
D – 2.1.7.01.01.001 - Receitas de Graduação
C – 3.1.1.01.01.001 - Receitas de Graduação Lançamento referente à contabilização do valor do contrato:
D – 1.1.2.04.01.001 – 12.000,00
C – 2.1.7.01.01.001 – 12.000,00 Lançamento referente à contabilização da primeira competência do contrato (mês 03):
D – 2.1.7.01.01.001 – 1.200,00
C – 3.1.1.01.01.001 – 1.200,00 Lançamento referente à contabilização da segunda competência do contrato (mês 04):
D – 2.1.7.01.01.001 – 1.200,00
C – 3.1.1.01.01.001 – 1.200,00
- Em Maio o aluno cancelou uma disciplina, cujo valor total é de 1.000,00
Como estamos utilizando o segundo modelo de contabilização, o lançamento referente ao valor original do contrato não será estornado e continuará havendo a respectiva contabilização mensal da sua realização. Haverá, porém, a inclusão de um novo lançamento para registrar o valor total do serviço cancelado e outros para registrar as respectivas realizações mensais deste cancelamento que será realizada até o final da prestação dos serviços, sendo que estes lançamentos utilizarão eventos específicos para tais registros. O valor da apropriação ou realização mensal do cancelamento será de 1.000,00 dividido pelo número restante de competências a serem realizadas (05/2015 à 12/2015 = 8 meses).
Teremos então: 1.000,00 / 8 = 125,00 Evento contábil utilizado para 'Cancelamento do Contrato':
D – 2.1.7.01.03.001 – Cancelamento de Matrícula
C – 1.1.2.04.01.001 – Mensalidades a Receber Evento contábil utilizado para 'Cancelamento Mensal':
D – 3.1.1.01.99.001 – Cancelamentos
C – 2.1.7.01.03.001 – Cancelamento de Matrícula Lançamento referente à contabilização da terceira competência do contrato (mês 05) – valor original:
D – 2.1.7.01.01.001 – 1.200,00
C – 3.1.1.01.01.001– 1.200,00 Lançamento referente ao valor total do serviço cancelado - utilização do evento contábil 'Cancelamento do Contrato':
D – 2.1.7.01.03.001 – 1.000,00
C – 1.1.2.04.01.001 – 1.000,00 Lançamento referente à contabilização da primeira competência do cancelamento (mês 05) - utilização do evento contábil 'Cancelamento Mensal':
D – 3.1.1.01.99.001 – 125,00
C – 2.1.7.01.03.001 – 125,00
- Em Julho o aluno se matriculou em uma nova disciplina, cujo valor total é de 1.000,00
Como sabemos, neste modelo as alterações não geram estorno de contabilizações já realizadas. Como houve aumento do valor do serviço contrato, será incluído novo lançamento para registrar este aumento e outros para registrar as respectivas realizações mensais deste aumento que será realizada até o final da prestação dos serviços, sendo que estes lançamentos utilizarão eventos específicos para tais registros. O valor da apropriação ou realização mensal do aumento será de 1.000,00 dividido pelo número restante de competências a serem realizadas (06/2015 à 12/2015 = 7 meses).
Teremos então: 1.000,00 / 7 = 142,85 Evento contábil utilizado para 'Aumento do Contrato':
D – 1.1.2.04.01.001 - Mensalidades a Receber
C – 2.1.7.01.01.001 - Receitas de Graduação Evento contábil utilizado para 'Aumento Mensal':
D – 2.1.7.01.01.001 - Receitas de Graduação
C – 3.1.1.01.01.001 - Receitas de Graduação Lançamento referente à contabilização da quarta competência do contrato (mês 06) – valor original:
D – 2.1.7.01.01.001 – 1.200,00
C – 3.1.1.01.01.001 – 1.200,00 Lançamento referente à contabilização da segunda competência do cancelamento (mês 06):
D – 3.1.1.01.99.001 – 125,00
C – 2.1.7.01.03.001 – 125,00 Lançamento referente ao valor total do aumento do serviço- utilização do evento contábil 'Aumento do Contrato':
D – 1.1.2.04.01.001 – 1.000,00
C – 2.1.7.01.01.001 – 1.000,00 Lançamento referente à contabilização da primeira competência do aumento (mês 06) - utilização do evento contábil 'Aumento Mensal':
D – 2.1.7.01.01.001 – 142,85
C – 3.1.1.01.01.001 – 142,85 - Se mais nenhuma alteração ocorrer, mensalmente, de Julho até Dezembro os seguintes lançamentos serão incluídos:
D – 2.1.7.01.01.001 – 1.200,00
C – 3.1.1.01.01.001 – 1.200,00 D – 3.1.1.01.99.001 – 125,00
C – 2.1.7.01.03.001 – 125,00 D – 2.1.7.01.01.001 – 142,85
C – 3.1.1.01.01.001 – 142,85
2.1 - Apropriação de Contrato: A partir da versão 12.1.25 teremos a possibilidade de contabilizar somente a provisão de contrato, no processo de contabilização. No processo de contabilização será possível contabilizar somente o contrato sem necessidade de contabilizar as apropriações mensais no mesmo momento, essa funcionalidade foi criada visando provisionar o contrato no momento do fato gerador. já as apropriações poderão ser feitas mês a mês, junto com o contrato ou apropriar mensal via regime de caixa realizando somente a apropriação do contrato via competência. Ao executar o processo de contabilização e marcar a opção "Contabiliza apenas a provisão" o sistema irá gerar contabilização somente para o contrato. - Contabilização apenas da provisão de contrato sem informar "Data de Contabilização"
- Quando não possui data no contrato, será contabilizada a provisão com a data atual
- Quando o contrato possui data, será contabilizada a provisão respeitando a data do contrato
- Contabilização da provisão do contrato informando a "Data de Contabilização"
- Quando o contrato não possui data, será contabilizado a provisão respeitando a data informada no processo
- Quando o contrato possui data, será contabilizado a provisão respeitando a data informada no processo
Ao executar o processo de contabilização e não marcar a opção "Contabiliza apenas a provisão" o sistema irá gerar contabilização para o contrato e apropriação mensal, caso não exista provisão de contrato contabilizado. - Contabilização da provisão do contrato e apropriação mensal sem informar a "Data de Contabilização"
- Quando o contrato não possui data, será contabilizada a provisão buscando a data no mês/ano da primeira apropriação mensal.
- Quando o contrato possui data, será contabilizada a provisão respeitando a data do contrato
- Contabilização da provisão do contrato e apropriação mensal informando a "Data de Contabilização"
- Quando o contrato não possui data, será contabilizado a provisão respeitando a data informada no processo
- Quando o contrato possui data, será contabilizado a provisão respeitando a data informada no processo
- Contabilização da provisão do contrato e apropriação mensal sem informar a "Data de Contabilização", marcando o parâmetro do sistema, Ambiente | Parâmetros | TOTVS Educacional | Integração | Contabilidade | Contabilidade 2/2 - Considera a data do contrato para a data de contabilização da provisão.
- Quando o contrato não possui data, será contabilizada a provisão buscando a data no mês/ano da primeira apropriação mensal.
- Quando o contrato possui data, será contabilizada a provisão respeitando a data do contrato
Existe também a opção nos parâmetros do sistema, Ambiente | Parâmetros | TOTVS Educacional | Integração | Contabilidade | Contabilidade 2/2, que podemos indicar se será feito somente a provisão do contrato "Contabiliza apenas a provisão do contrato", com essa opção marcada mesmo informando o "Período de Contabilização" será executado somente a provisão dos contratos ainda não diferidos, para os contratos diferidos será apropriado mensalmente conforme data de contabilização. Saiba mais sobre o novo processo, clicando aqui.
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