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A rotina Movimentos do Caixa possui duas funções específicas: registrar todas as retiradas dos caixas e realizar a prestação das contas de adiantamentos.

O sistema trabalha com dois conceitos: despesas e adiantamentos.

As Despesas são tratadas como pagamentos de gastos já realizados que possuem os documentos referidos. Quando lançada, o sistema permite que a reposição automática seja realizada.

Caso o usuário opte pela Reposição, o valor será transferido do banco/agência/conta para repor o valor gasto, e a despesa será baixada. O caixa ficará sinalizado com a cor vermelha e a movimentação bancária será atualizada.

Caso contrário, a despesa ficará em aberto, sinalizada pela cor verde, e o valor não será reposto. Esta despesa somente será baixada quando o fechamento do caixa for efetuado ou seu valor resposto.

Já os Adiantamentos são valores destinados a gastos que ainda serão realizados e que, quando ocorrerem, deverão ter seus documentos e valores reais informados para que possa ser realizada a prestação de contas, e não é executada a reposição automática do caixa.


Importante: Na execução das movimentações, o sistema permite que seja impresso um recibo do movimento efetuado.

Procedimentos


Para efetuar a Movimentos do caixinha:

  1. Na janela de Manutenção de Movimentos, pressione a tecla [F12] para realizar a configuração dos parâmetros da rotina..
  2. Configure os parâmetros e confirme.
  3. Selecione a opção Incluir.
    O sistema apresenta a tela de inclusão.
  4. Preencha os dados conforme orientação do help de campo.
  5. Confira os dados e confirme.
  6. Caso não tenha sido realizada a reposição, o sistema abre uma janela perguntando se deseja fazer a reposição.
  7. Caso confirme, o sistema abre nova janela solicitando confirmação da reposição do caixinha. Confirme.
  8. Em seguida, nova tela será apresentada onde o sistema solicita confirmação para imprimir o recibo do movimento efetuado. Confirme. 
  9. O sistema apresenta a tela de configuração do relatório.
  10. Configure e Confirme.


Caso não queira imprimir o recibo no momento da inclusão de movimentos, o sistema permite sua impressão através do Relatório Recibo do caixinha.

É possível a inclusão de despesas e adiantamento em forma de planilha, que permite a incluir vários movimentos por vez.

Todo adiantamento deve ser submetido à prestação de contas, para que seja baixado e o seu valor reposto. Nesta opção devem ser relacionados todos os documentos envolvidos no adiantamento posicionado e os valores reais gastos.

Caso o valor gasto seja menor que o adiantamento feito, o sistema permite que o saldo remanescente seja devolvido ao caixinha. Se o usuário optar por fazê-lo, o adiantamento será baixado. Caso contrário, será lançado um registro de pendência associado ao adiantamento.

O campo Utili.Custo utilizado em Despesas de transporte configurado com:

1 = Sim, o Sistema pedirá o número de viagem ou código do veículo (obrigatoriamente). Essas operações são aquelas efetuadas nos movimentos do caixinha.

2 = Não, o Sistema não pedirá o número de viagem ou código do veículo.

Prestação de contas com valor maior do que o adiantado

Poderá se efetuar a prestação de contas para um adiantamento recebido, com valor superior ao que foi efetivamente adiantado. Nesta situação o sistema gera um novo registro na tabela de movimentos do caixinha para reapresentar a diferença.

A diferença do adiantamento não pode ser superior ao saldo disponível no caixinha. Caso isso aconteça o sistema não permitirá a inclusão da prestação de contas.


Para efetuar prestação de contas:

  1. Na janela de Manutenção de Movimentos, posicione o cursor sobre a movimentação desejada, identificada pelo semáforo amarelo e selecione a opção Prestação de Contas. O sistema apresenta uma tela para digitação dos comprovantes do adiantamento. Caso haja saldo remanescente, o sistema apresentará a possibilidade de transferi-lo para o caixinha.
  2. Preencha os dados solicitados e confirme.
  3. O sistema muda o semáforo da movimentação selecionada para a cor vermelha, criando uma nova movimentação com o saldo transferido.


A opção Cancelar poderá ser utilizada para excluir lançamentos incorretos no caixa, desde que o tipo de movimento atenda as condições abaixo:

  • Despesas não baixadas,  o semáforo indicativo deverá ter a cor verde.
  • Adiantamentos com saldo em aberto, o semáforo indicativo deverá ter com a cor amarela.
  • Despesas de adiantamento não baixada, o semáforo indicativo deverá ter a cor azul.

Tratando-se de despesas de adiantamento, o parâmetro MV_PCTCAIX determina se o cancelamento irá gerar um lançamento de estorno ou apenas a exclusão do movimento. As opções para configuração do parâmetro são:

  1. Cancela o movimento de prestação de contas e gera no caixinha um lançamento de estorno do valor (tratamento padrão).
  2. Cancela o movimento de prestação de contas, excluindo o lançamento da tela e disponibilizando novamente o valor na prestação de contas, permitindo refazer o movimento.


Para cancelar movimentos:

  1.  Na tela de movimentos do caixa, selecione o movimento que deseja cancelar.
  2. Clique em Cancelar, o sistema exibirá o movimento selecionado.
  3. Verifique e confirme em OK.


Integração dos módulos de Compras e Fiscal para os comprovantes registrados na prestação de contas e Movimento do Caixinha no módulo Financeiro.

Por meio da rotina Liberação de despesa é possível obter o controle de alçadas de fundo fixo para aprovação de despesas. 

Prestação de contas

  • Os comprovantes com incidência de impostos incluídos na Prestação de Contas da rotina de Movimentos do Caixa estão integrados com o módulo Fiscal, desta forma os impostos destacados nos comprovantes  devem constar no Livro de IVA.
  • Para esta funcionalidade é necessário registrar a Fatura de Entrada em Ações Relacionadas na opção Prestação de Contas, que apresenta duas sub-opções: Comprovante Fiscal e Outros Comprovantes.


A integração com o fiscal, não está disponível para ambientes Brasil.

Contabilização dos movimentos do caixa

A contabilização dos movimentos do caixa é efetuada através dos lançamentos padronizados:

  • 572 - Inclusão de movimentos de gastos/antecipações
  • 573 - Movimentos de reposição banco caixa/caixa banco
  • 579 - Exclusão dos movimentos

Caso tenha sido feita a contabilização da inclusão dos movimentos de adiantamento e seja necessário efetuar a exclusão desse movimento, o sistema executa, automaticamente, o lançamento padrão 579 (quando cadastrado), independente da configuração dos parâmetros via F12.

O lançamento padrão 579 será executado OffLine apenas no cancelamento de despesas, para o cancelamento de adiantamento apenas a contabilização é apenas OnLine.


Para excluir um caixa:

  1. Em Manutenção de Caixas, selecione o caixa e clique em Excluir.
    O sistema apresenta uma tela com os dados do caixa.
  2. Confira os dados e confirme a exclusão.

No caso de integração entre os módulos Gestão de Transporte e Manutenção de Ativos na prestação de contas, é necessário que o parâmetro MV_SERDESP, contenha um serviço cadastrado no Check List do Manutenção de Ativos.

Além disso, é necessário utilizar uma despesa da mesma família do serviço cadastrado no Check List do Manutenção de Ativos e relacionado no MV_SERDESP.

Esse checklist é acessado após serem informados código da viagem ou do veículo e a despesa. Vale lembrar que, informando o código da viagem será apresentado todos os veículos da viagem. A Ordem de Serviço e suas etapas serão geradas para as etapas marcadas.