A integração entre o sistema Educacional com o TOTVS Assinatura Eletrônica permite o gerenciamento de assinatura de documentos que necessitam serem assinados eletronicamente por um ou mais destinatários. A integração permite que documentos possam ser enviados automaticamente para assinatura, com base em critérios previamente definidos.
Para acessar o processo de integração é necessário que RM esteja devidamente parametrizado. Para saber mais acesse Integração com TOTVS Assinatura Eletrônica.
Para conhecer o TOTVS Assinatura Eletrônica clique aqui.
Esta tela contempa apenas os documentos do tipo de documento aluno ou diário de classe.
É necessário realizar as parametrizações em: Ambiente | Parâmetros Globais | Integração com o Totvs Assinatura Eletrônica.
Usuário de acesso do Totvs Assinatura Eletrônica
O parâmetro de usuário de acesso do TOTVS Assinatura Eletrônica, que é responsável pela publicação e administração dos documentos no TOTVS Assinatura Eletrônica, deve ser configurado em: Configurações | Parâmetros | Integração | TOTVS Assinatura Eletrônica".
Esta configuração é realizada por contexto, então, é necessário a configuração para cada contexo desejado.
Os usuários que poderão realizar a integração de documentos com o TOTVS Assinatura Eletrônica, deverão ter seus perfis de acesso ajustados para permitir o acesso às telas responsáveis pela integração. Para isso acesse o cadastro de perfil e conceda acesso às opções de Assinatura Eletrônica, do sistema Educacional.
Através dessa tela o usuário deverá realizar o cadastro dos tipos de relatórios que serão integrados. O preenchimento das informações dessa tela possibilitará a geração do relatório, a identificação dos destinatários e o envio do documento para assinatura.
Configurações dos relatórios
Tipo de documento
O sistema possuem dois tipos de documentos, sendo:
Segue algumas particularidades deste tipo de documento
Tipo de relatório
Para que seja possível gerar o relatório através do portal, é necessário configurar com o tipo de "RELATÓRIOS DE ALUNOS", "RELATÓRIOS DE TESOURARIA" E "RELATÓRIOS DE SECREATARIA"
Filtros enviados para o relatório
Cada relatório deve possuir os campos obrigatórios para correta emissão do relatório, os filtros são passados automaticamente pelo sistema.
Parâmetros obrigatórios documento gerado pelo processo da tela de "Aluno": CODCOLIGADA, RA
Parâmetros obrigatórios documento gerado pelo processo da tela de "Matrícula no período letivo": CODCOLIGADA, RA, IDPERLET, IDHABILITACAOFILIAL
Regras para geração do nome do arquivo
Regras para geração do nome do arquivo PDF. Dentre as opções temos:
- Nome do relatório + data da geração
- Descrição do documento + data da geração
- Descrição do documento + RA + data da geração
Configurações de prazos
Caso o documento utilize prazo de assinatura e não tenha sido assinado até a data limite para validação/assinatura do documento. Ao ser executado o processo de "Atualizar os status dos documento integrados", o documento terá o status alterado para "Fora do prazo de assinatura".
Data limite para validação/assinatura do documento
Documento fora do prazo de assinatura
Os documentos com status de "Fora do prazo de assinatura", não terá mais as atualizações do status das assinaturas dos destinatários.
Segue algumas particularidades deste tipo de documento
Tipo de relatório
Para que seja possível gerar o relatório através do portal, é necessário configurar com o tipo de "RELATÓRIOS DE TURMAS"
Filtros enviados para o relatório
Cada relatório deve possuir os campos obrigatórios para correta emissão do relatório, os filtros são passados automaticamente para os relatórios do portal.
Caso utilize a tabela master: STURMADISC (Turma/Disciplina)
Parâmetros obrigatórios: CODCOLIGADA, IDTURMADISC (filtros são passado automaticamente pelo portal)
Parâmetros opcional: CODETAPA (filtros são passado automaticamente pelo portal, quando o tipo de relatório é por cada etapa)
Filtros do relatório
Caso deseja filtrar por os dados por professor, é necessário incluir o parâmetro $CODUSUARIO na consulta SQL , que corresponde ao código do usuário logado. Para saber mais acesse Variáveis dinâmicas
Regras para geração do nome do arquivo
Regras para geração do nome do arquivo PDF. Dentre as opções temos:
- Nome do relatório + data da assinatura do professor
- Descrição do documento + data da assinatura do professor
Data início para assinatura no portal do professor
Através desta informação identificamos a data início para o documento ficar disponível no portal do professor. Dentre as opções temos:
Etapa consideradas
As consideradas para exibição são:
- Tipo das etapas "Faltas"
- A opção de "Exibe no portal e na central do aluno" marcado
Documento com o processo de assinatura já iniciado ou finalizado
O portal exibirá todos os documentos que já iniciaram o processo de "Assinatura eletrônica", sendo assim não considerando o período de "Data de inicio" e "Data limite" para assinatura do diário de classe no portal professor.
Para cada etapa da turma/disciplina, o portal irá considerar a "Data de término" cadastrada na tela de "Etapa", como a data início para ser exibido e ser assinado pelo professor no portal do professor.
Para a última etapa, o sistema considera a maior "Data de término" cadastrada da turma/disciplina. Desta forma, o portal irá considerar a "Data de término" cadastrada na tela de "Etapa", como a data início para ser exibido e poder ser assinado pelo professor no portal do professor.
Para cada etapa da turma/disciplina, o portal irá considerar a "Dt. limite conteúdo efetivo" cadastrada na tela de "Etapa", como a data início para ser exibido e ser assinado pelo professor no portal do professor.
Para a última etapa (leva em consideração a última Etapa Cadastrada), o sistema considera a maior "Data de término" cadastrada da turma/disciplina. Desta forma, o portal irá considerar a "Data de término" cadastrada na tela de "Etapa", como a data início para ser exibido e poder ser assinado pelo professor no portal do professor.
Observação
Caso tenho mais de uma etapa com a mesma data de término, o portal irá levar em consideração a última etapa criada (data de criação).
Para cada turma/disciplina, o portal irá exibir um relatório quando a data informada no campo "Data personalizada" cadastrada na tela de "Documento de assinatura eletrônica" seja maior que a data atual.
Data limite para assinatura no portal do professor
Através desta informação, identificamos a data limite para o documento ficar disponível no portal do professor. Dentre as opções temos:
O portal irá considera a "Data de término" se preenchida ou senão a "Previsão de término" cadastrada na tela de "Período letivo" como a data final para ser exibido e poder ser assinado pelo professor no portal do professor
O portal irá considera a "Data personalizada" cadastrada na tela de "Documento de assinatura eletrônica" como a data final para ser exibido e ser assinado pelo professor no portal do professor.
Através dessa opção que podemos definir os destinatários para o documento.
Campos obrigatórios dos destinatários
As informações dos destinatários deve ser obrigatório o preenchimento nome e e-mail
Ordem de assinatura
Para definir ordem para as assinaturas, basta informar o número correspondente a posição do destinatário dentro do fluxo de assinaturas. Desta forma o fluxo de assinatura (envio de e-mail) só continua quando o destinatário atual dentro do fluxo realiza a assinatura. Para saber mais acesse TOTVS Assinatura Eletrônica na opção de Funcionalidades | Fluxo do usuário | Publicando um documento | Definindo ordenação das assinaturas (workflow)
Não utilizar a ordenação para as assinaturas
Caso não queria utilizar a ordenação para as assinaturas, basta deixar todos os destinatários com a ordenação igual a 0.
Tipo de documento - Diário de classe
O professor responsável pela assinatura do diário sempre será o primeiro destinatário do fluxo, com ordem de assinatura igual a 0.
Tipo de destinatário
O tipo de destinatário define a finalidade pretendida para cada um. Para saber mais acesse TOTVS Assinatura Eletrônica na opção de Funcionalidades | Fluxo do usuário | Publicando um documento | Adicionando destinatários
- Assinador: Usuários que assinarão digitalmente via certificado A1/A3 ou eletronicamente através dos dados de usuário (nome, CPF, Geolocalização e IP da máquina);
- Validador: Usuários que irão apenas validar o documento, não participam da assinatura e servem apenas para definir se o documento está “OK”.
- Testemunha: Usuários que irão assinar eletronicamente como testemunha no documento através dos dados de usuário (nome, CPF, Geolocalização e IP da máquina).
As opções disponíveis para destinatários para este tipo de documento são:
Os registros a serem considerados são as pessoa(s) vinculadas ao documento
O registro a serem considerado é o próprio aluno.
Os registros a serem considerados são as pessoas que estão relacionadas na filiação com o tipo de relacionamento "Pai" ou "P".
Os registros a serem considerados são as pessoas que estão relacionadas na filiação com o tipo de relacionamento "Mãe" ou "M".
O registro a ser considerado é a pessoa que está relacionada como "Responsável acadêmico".
O registro a ser considerado é o cliente/fornecedor que está relacionada como "Responsável financeiro".
As opções disponíveis para destinatários para este tipo de documento são:
Os registros a serem considerados são as pessoa(s) vinculadas ao documento
Os registro a serem considerados são as pessoa(s) classificada(s) com a opção de "Coordenador" no campo "Tipo professor" e que a data esteja dentro do prazo dos campos de "Data de início" e "Data de término" no cadastro de "Turmas do professor".
Data de término não preenchido
Caso o campo "Data de término" não esteja preenchido o sistema não irá considerar uma data de término para considerar, sendo assim, considera apenas o campo "Data de início do mandato" para os registros
Os registro a serem considerados são as pessoa(s) classificada(s) com a opção de "Coordenador" no campo "Função" e que a data esteja dentro do prazo dos campos de "Data de início do mandato" e "Data de término do mandato" no cadastro de "Comissão coordenadora" da matriz aplicada.
Data de término do mandato não preenchido
Caso o campo "Data de término do mandato" não esteja preenchido o sistema não irá considerar uma data de término para considerar, sendo assim, considera apenas o campo "Data de início do mandato" para os registros
Os registro a serem considerados são as pessoa(s) classificada(s) no campo "Secretário 1" e que a data da aba do "Diretor" esteja dentro do prazo dos campos de "Data de início" e "Data Fim" no cadastro de "Diretor de filial". Esta tela está disponível em Filial | Dados Educacionais | Instituição do MEC | 'Anexo' Diretores por instituição
Os registro a serem considerados são as pessoa(s) classificada(s) no campo "Secretário 2" e que a data da aba do "Diretor" esteja dentro do prazo dos campos de "Data de início" e "Data Fim" no cadastro de "Diretor de filial". Esta tela está disponível em Filial | Dados Educacionais | Instituição do MEC | 'Anexo' Diretores por instituição
Professor responsável por iniciar o processo de assinatura do diário
Os professor(es) responsável(es) por assinatura do diário de classe que iniciarem o processo de assinatura automaticamente irá ser um destinatário do tipo "Assinar". Não tendo como opção a remoção do mesmo
Destinatário a serem considerados
As validações dos destinatário a serem considerados são momento da iniciação do processo de assinatura do diário de classe pelo professor
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