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Falando de publicação múltipla...

A publicação múltipla é um recurso que permite a publicação de vários documentos e/ou várias pastas de uma única vez. Ela é realizada via drag-and-drop ou a partir de um arquivo ZIP que contém as pastas ou documentos a serem publicados.

Na publicação múltipla, é possível utilizar um arquivo descritor. Este arquivo possui informações que serão utilizadas na publicação e serve para reaproveitar as mesmas informações para todos os documentos. Essas informações podem ser:

• Nome do arquivo (campo obrigatório);
• Descrição;
• Palavra-chave;
• Comentários adicionais;
• Autor;
• Descrição da versão ou revisão;
• Data de expiração.

Quando a pasta possui aprovadores, somente os arquivos publicados diretamente na pasta serão enviados para aprovação. As subpastas e seus arquivos não são enviados para aprovação, seguindo o mesmo conceito de uma publicação comum com aprovadores.

Dica!

Para grandes volumes de documentos, recomendamos a utilização da técnica de Taxonomia de documentos, que auxiliará na organização e ordenação correta dos arquivos. Para mais detalhes consulte a página Taxonomia de documentos



Efetuar publicação múltipla sem arquivo descritor


 Visualize o passo a passo


01. Navegar até o local onde a pasta será criada.

02. Acionar a opção Novo logo depois Publicação múltipla.

03. Na janela aberta, acionar Escolher arquivos, localizado no lado esquerdo da janela logo abaixo do quadro de arquivos.

04. Localizar e selecionar o arquivo compactado no formato ZIP que contém as pastas ou documentos a serem publicados.

O arquivo compactado deve ter menos de 600 arquivos, caso contrário o upload dos documentos não será realizado. Também deve obedecer ao limite de tamanho estabelecido no campo "Tamanho máximo de upload pela web" – do recurso Parâmetros no Painel de Controle.

05. Acionar o ícone Descompactar  exibido ao lado do nome do arquivo que foi selecionado para exibir o seu conteúdo.

06 Na coluna Principal, assinalar os arquivos que devem ser considerados na publicação.

Pelo menos um arquivo precisa ser selecionado como principal.

07. Definir as demais informações solicitadas.

Publicar diretórios
Quando assinalado, determina que a mesma estrutura existente no arquivo compactado será criada na navegação de documentos ao efetivar a publicação múltipla.

Limpar diretório de upload ao publicar
Quando assinalado, determina que os arquivos que estão no diretório de upload serão excluídos quando a publicação múltipla for concluída.

08. Acionar Próximo.

09. Inserir as informações para todos os documentos que estão sendo publicados. 

As informações solicitadas são:

Comentário
Breve descrição com informações relevantes que será atribuída a todos os documentos que estão sendo publicados.

Tags
Rótulos que serão atribuídos a todos os documentos para facilitar a busca posteriormente. As tags funcionam como palavras-chave e permitem etiquetar o documento de maneira mais informal e pessoal. É possível encontrar o documento por navegação ou na busca. Inserir com ou sem o caractere "#" para ativar o auto complete das tags no campo de tags. O auto complete exibe uma lista suspensa com as cinco tags mais utilizadas a partir dos caracteres digitados depois do caractere "#".

Descrição versão/revisão
Descrição da atual versão/revisão dos documentos que estão sendo publicados.

Versão/revisão
Número da versão/revisão inicial dos documentos que estão sendo publicados. Este campo somente é habilitado na inclusão de documentos e quando o campo "Controle manual da versão inicial" do recurso Parâmetros no Painel de Controle está assinalado. Quando o campo do Painel de Controle não está assinalado, é automaticamente atribuída a versão/revisão "1.000" para os documentos e não é possível alterá-la. O formato desse campo é numérico (999.999), sendo que os três primeiros números representam a versão e os três demais representam a revisão. Após a primeira publicação, a plataforma controla automaticamente a evolução de versões e revisões, não permitindo a alteração dos números.

Controle de versão
Forma de controle de versão aplicada ao documento. As opções disponíveis são:

 Criar nova revisão: quando selecionada, determina que as alterações efetuadas resultarão em uma revisão da versão atual do documento. É normalmente utilizada quando o documento possui uma pequena alteração. Ao escolher esta opção, faz com que o conteúdo do documento possa ser alterado e a data original de criação do documento será modificada e passará a ser a data da ultima alteração feita, devido a criação de uma nova revisão.

 Criar nova versão: quando selecionada, determina que as alterações efetuadas resultarão em uma nova versão do documento. É normalmente utilizada quando o documento possui uma alteração grande de conteúdo. Ao escolher esta opção, faz com que o conteúdo do documento possa ser alterado e a data original de criação do documento será modificada e passará a ser a data da ultima alteração feita, devido a criação de uma nova versão.

 Manter versão atual: quando selecionada, determina que será mantida a versão atual do documento. É utilizado quando o documento atual não é mais válido e é necessário trocar todo o conteúdo corrente por um novo atualizado. Caso o documento necessite de aprovação, o conteúdo anterior do documento continua sendo exibido até que a nova versão/revisão seja aprovada. Essa opção somente é exibida quando não for assinalada a opção "Criar versão/revisão obrigatória" ao criar o documento.  Ao escolher opção “Manter revisão", faz com que o conteúdo do documento possa ser alterado e a data de criação da versão original possa ser mantida, sem que se crie uma nova versão do documento. 

Criar versão/revisão obrigatória
Quando selecionado, determina que não é possível alterar os documentos e manter a mesma versão/revisão, ou seja, somente é possível efetivar alterações criando uma nova versão ou revisão deles. Se na publicação dos documentos esse campo for assinalado, ele permanece desabilitado ao editar suas propriedades.

Documento expira?
Quando assinalado, determina que os documentos expirarão na data informada no campo "Válido até". Caso contrário, os documentos não expirarão e a data informada no campo "Válido até" não é considerada. Essa opção será exibida assinalada quando o campo "Documento expira?" – do recurso Parâmetros no Painel de Controle – estiver assinalado.  Assista ao vídeo

Período de notificação de expiração
Período de antecedência – em dias – a partir do qual a emissão de notificação de expiração dos documentos se iniciará. Se for inserido zero (0) será considerado o número de dias informado nos parâmetros gerais da plataforma.

Válido a partir de
Data a partir da qual os documentos estarão disponível para os usuários – de acordo com as permissões de acesso. Essa data permite ao autor dos documentos agendar sua visualização para os demais usuários da plataforma, pois eles somente serão exibidos a partir dessa data. Quando os documentos são válidos somente a partir de uma data futura, para o autor eles são exibidos identificados com uma seta vermelha que representa que são documentos futuros. A data para publicação futura não pode ser menor que a data corrente e a publicação futura não envia e-mail de notificação (aprovação, nova versão/revisão dos documentos etc.).

Válido até
Data a partir da qual os documento serão considerados como expirados quando a opção "Documento expira?" estiver assinalada. A data de expiração é sugerida considerando o campo "Dias expiração documentos" – do recurso Parâmetros da guia Gerais do Painel de Controle – quando ele tiver algum valor definido. Se o campo "Documento expira" desse recurso não estiver assinalado, essa data é desconsiderada.

Tipo de documento
Tipo ao qual os documentos pertencem.

Assunto
Assunto ao qual os documentos estão relacionados.

Tipo de ícone
Elemento gráfico para representar os documentos. Quando não é escolhido, é associado um ícone padrão com base na extensão do arquivo.

Autor
Usuário autor dos documentos que estão sendo publicados.

Idioma
Idioma ao qual os documentos serão relacionados. O idioma é utilizado para indexar as informações do conteúdo e do documento. As informações indexadas são utilizadas nas buscas por conteúdo. Como padrão, é exibido o idioma determinado nas preferências do usuário. Se não estiver definido no perfil do usuário, é sugerido o idioma padrão definido nos Parâmetros da plataforma.

Notificar?
Quando assinalado, determina que os usuários que possuem o assunto relacionado aos documentos como assunto de interesse serão notificados sobre a sua publicação. Se o assunto relacionado aos documentos é um assunto obrigatório, todos os usuários ativos serão notificados, independente de terem ou não o assunto como interesse.

Permite download e impressão?
Quando assinalado, determina que os documentos permitem que sejam efetuados download e impressão do seu conteúdo por usuários que possuem permissão para isso, ou seja, a opção Download e impressão na aba Segurança do documento está assinalada para um usuário ou um grupo ao qual ele pertence.

Atualiza propriedades de cópia controlada?
Quando assinalado, efetua a atualização das informações nas propriedades dos documentos, necessárias para a impressão da cópia controlada dos documentos.

Utiliza visualizador interno?
Quando assinalado, determina que os documentos serão exibidos no visualizador interno da plataforma. Na publicação múltipla esta opção vale somente para arquivos de extensão PDF ou imagens que não necessitam de conversão.

10. Acionar Próximo.

11. Definir os critérios de segurança para os documentos que estão sendo publicados.

Mais informações sobre o procedimento podem ser obtidas em Definir critérios de segurança para pasta ou para documento.

12. Acionar Salvar.

Após salvar, a estrutura de diretórios será publicada na plataforma.




Efetuar publicação múltipla com arquivo descritor


 Visualize o passo a passo


01. Navegar até o local onde a pasta será criada.

02. Acionar a opção Novo logo depois Publicação múltipla.

03. Na janela aberta, acionar Escolher arquivos, localizado no lado esquerdo da janela logo abaixo do quadro de arquivos.

04. Localizar e selecionar o arquivo compactado no formato ZIP que contém as pastas ou documentos a serem publicados.

O arquivo compactado deve ter menos de 600 arquivos, caso contrário o upload dos documentos não será realizado. Também deve obedecer ao limite de tamanho estabelecido no campo "Tamanho máximo de upload pela web" – do recurso Parâmetros no Painel de Controle.

05. Acionar o ícone Descompactar exibido ao lado do nome do arquivo que foi selecionado para exibir o seu conteúdo.

06 Na coluna Principal, assinalar os arquivos que devem ser considerados na publicação.

Pelo menos um arquivo precisa ser selecionado como principal.

07. Na coluna Descritor, selecionar o arquivo que é o descritor para a publicação múltipla.  Veja o passo a passo 

Para saber como criar o arquivo descritor, consulte o passo Criar arquivo descritor.

08. Definir as demais informações solicitadas.

Publicar diretórios
Quando assinalado, determina que a mesma estrutura existente no arquivo compactado será criada na navegação de documentos ao efetivar a publicação múltipla.

Limpar diretório de upload ao publicar
Quando assinalado, determina que os arquivos que estão no diretório de upload serão excluídos quando a publicação múltipla for concluída.

09. Acionar Próximo.

10. Relacionar as informações que foram definidas no arquivo descritor às informações que são solicitadas ao publicar documentos.  Veja a imagem

11. Acionar Próximo.

12. Inserir as demais informações solicitadas.

Como um arquivo descritor está sendo utilizado, somente é possível configurar as informações que não foram definidas no arquivo. E essas informações serão válidas para todos os documentos que estão sendo publicados. O detalhamento dos campos pode ser consultado no item Efetuar publicação múltipla sem arquivo descritor.

13. Acionar Próximo.

14. Definir os critérios de segurança para os documentos que estão sendo publicados.

Mais informações sobre o procedimento podem ser obtidas em Definir critérios de segurança para pasta ou para documento.

15. Acionar Salvar.

Após salvar, a estrutura de diretórios será publicada na plataforma.


Criar arquivo descritor


O arquivo descritor é utilizado para que seja possível publicar múltiplos documentos e cada arquivo tenha suas propriedades específicas. Esse arquivo deve ser criado em um editor de texto de sua preferência e, no momento de salvar, deve conter a extensão DAT (por exemplo, descritor.dat).  Veja a imagem

Atenção
  • O primeiro valor deverá ser sempre o nome do arquivo. Se ele estiver dentro de alguma pasta, o caminho do diretório deverá ser informado utilizando "\".
  • Todas as colunas devem possuir um espaçamento por tabulação (Tab). Se o usuário tentar separar as colunas com barra de espaço, o sistema irá considerar apenas o valor na mesma coluna.
  • Apenas os campos 'nome' e 'data' são obrigatórios.
  • Cada espaçamento (Tab) pode ser uma nova coluna do tipo: ignorar, descrição, palavras chave, comentários adicionais, descrição versão/revisão, versão/revisão, data expiração, autor, propriedade cópia controlada. 
  • O arquivo descritor não deve conter acentuação e/ou caracteres especiais, conforme abordado nesta FAQ.
  • Não existe limitação na quantidade de caracteres para o nome e descrição dos novos documentos incluídos via publicação múltipla utilizando arquivo descritor.



Fique atento!

Esta documentação é válida a partir da atualização 1.6.5 - Liquid. Se você utiliza uma atualização anterior, ela pode conter informações diferentes das quais você vê na sua plataforma.