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Deck of Cards

history	false
id	Pasta

Card

label	Informações gerais

Card

label	Aprovação

Card

label	Segurança

Card

label	Propriedades herdadas

Campos da pasta avançada

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Título
Defina um título ou nome para a nova pasta

Ícone
Selecione um ícone que identifique a nova pasta.

Informações gerais

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Inserir as informações solicitadas.

Painel

Volume físico

Default

Campo informativo do volume ao qual a pasta está associada, configurado no momento da criação da pasta.
A cota definida para a pasta limitará o tamanho total de publicações dentro dela. Esse campo somente é habilitado se o recurso controle de cotas estiver ativo na plataforma e quando a pasta pai não possui controle de cotas. Se a pasta pai possuir controle de cotas, a pasta que está sendo criada herdará o mesmo tamanho da pasta pai e tudo o que é publicado, tanto na pasta pai quanto nas filhas, consome a cota da pasta pai. Para atribuir uma cota para uma pasta pai, é necessário remover a cota específica das pastas filhas, pois elas herdarão o valor definido para a pasta pai. Informações sobre como ativar esse controle podem ser obtidas em Controle de cotas.

Armazenar por longo prazo
Formato do documento que deverá ser gerado e armazenado caso deseje criar documentos para serem armazenados por longo prazo dentro dessa pasta. As opções disponíveis são:
- Não armazena;
- PDF/A;
- ODF.

Quando você preencher este campo com uma extensão (PDF ou ODF), toda vez que você fizer o upload de um arquivo .doc ou .docx, por exemplo, ele criará uma cópia na extensão marcada em seu volume. Temos este recurso, pois o .doc ou .docx são exemplos de extensões de um software privativo. Dessa forma, não é garantido que você terá como visualizá-los durante toda a utilização do TOTVS Fluig Plataforma. Como PDF e ODF são livres, é praticamente garantido que você conseguirá visualizá-los para sempre. Portanto este recurso funciona como uma forma de backup, para garantir o armazenamento do documento, sem que você dependa de um software proprietário.

Caso exista a necessidade de criar documentos de longo prazo para outras extensões de arquivos, é possível fazer por intermédio de um plugin externo. Informações sobre como criar esse plugin podem ser obtidas na documentação técnica de Conversores de Documentos.

Nota

title	Observação

O PDF/A é um padrão definido pela norma ISO 19005-1:2005, onde alguns recursos não são permitidos por não serem compatíveis ao perfil de um documento eletrônico para arquivamento a longo prazo.

Por isso, eventualmente, os documentos convertidos para PDF/A podem perder qualidade, como, por exemplo, os que utilizam recursos de transparência. Depois da publicação do documento, recomenda-se que o mesmo seja visualizado para ter certeza que o documento foi armazenado de acordo com o original.

Autor
Usuário que será definido como autor da pasta.

Tags
Rótulos de identificação da pasta para facilitar em uma busca futura.

Comentários
Descrição sobre a pasta, sobre o tipo de conteúdo que ela armazenará ou outras informações que se julgue relevante.

Aprovação

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Definir os critérios de aprovação para a pasta, se desejado.

Painel

Nível de aprovação
Digite o nome do nível de aprovação da pasta.
Exemplo: Diretoria, Gestores, Líderes, entre outros.

Após inserir um nível de aprovação, é possível definir Usuários ou Grupos que terão acesso. É permitido incluir vários níveis de aprovação.

Com isso, será necessário definir as Condições de aprovação: E, OU e Único aprovador.

Mais informações disponíveis na documentação Definir critérios de aprovação para pasta ou para documento.

Segurança

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Definir os critérios de segurança para a pasta, se desejado.

Painel

Herda segurança do pai?
Quando assinalado, define que todos os critérios de segurança da pasta pai são atribuídos à pasta ou ao documento.

Permissões
Permite definir permissões para um usuário, grupos ou todos.

Painel

Nas Regras dos grupos, deverá ser selecionado entre: Todos os colabores dos grupos ou Somente os colaboradores comuns dos grupos.

Ao incluir um grupo ou usuário, será necessário assinalar as opções que deseja para o usuário ou grupo, podendo definir entre:

Listar Conteúdo
Downdload e impressão
Todas as versões
Nível de segurança

Painel

Leitura - Permite apenas visualização.

Gravação - Permite incluir conteúdo na pasta ou responder um formulário. Não permite modificar as propriedades.

Modificação - Permite modificar o item em questão, além das ações permitidas em Leitura e Gravação.

Total - permissão total

Para excluir algum usuário ou grupo, basta acionar o botão da lixeira, em Excluir.

Restrições
Permite definir restrições para um usuário, grupos ou todos.

Painel

Nas Regras dos grupos, deverá ser selecionado entre: Todos os colabores dos grupos ou Somente os colaboradores comuns dos grupos.

Ao incluir um grupo ou usuário, será necessário assinalar as opções que deseja para o usuário ou grupo, podendo definir entre:

Listar Conteúdo
Downdload e impressão
Todas as versões
Nível de segurança

Painel

Leitura - Permite apenas visualização.

Gravação - Permite incluir conteúdo na pasta ou responder um formulário. Não permite modificar as propriedades.

Modificação - Permite modificar o item em questão, além das ações permitidas em Leitura e Gravação.

Total - permissão total

Para excluir algum usuário ou grupo, basta acionar o botão da lixeira, em Excluir.

Informações detalhadas sobre o procedimento podem ser obtidas em Definir critérios de segurança para pasta ou para documento.

...

Definir as informações solicitadas.

Propriedades herdadas

Painel

Quando assinalada a opção presente na coluna Propriedades herdadas, determina que o campo correspondente é uma propriedade herdada da pasta pai, ou seja, não será habilitado para edição. A opção presente nessa coluna não é habilitada quando a pasta é criada na pasta raiz, pois a raiz será a pasta pai que determinará as propriedades para as subpastas abaixo dela. Se a pasta for uma subpasta de uma pasta existente na raiz, essa opção estará assinalada por padrão e as propriedades herdadas da pasta pai, sendo possível alterá-las se desejado.

Propriedades

Tipo de documento
Tipo Permite selecionar o tipo de documento ao qual a pasta pertence: Contratos, Financeiro ou Genérico.

Assunto
Assunto Permite selecionar o assunto ao qual a pasta pertence. Informações adicionais podem ser obtidas em Assunto.

Notificar?
Quando assinalado, determina que será enviada uma notificação por e-mail quando documentos forem publicados dentro dessa pasta para os usuários que possuem o assunto da pasta como um assunto de interesse.

Criar versão/revisão inalterável
Quando assinalado, determina que somente é possível efetuar alterações para a pasta criando uma nova versão ou revisão dela, pois a versão atual é inalterável.

Versão/revisão
Forma de controle de versão aplicada à pasta.

Painel

As opções disponíveis são:

-

Nova revisão

Manter versão atual: quando selecionada, determina que

as alterações efetuadas resultarão em uma revisão da

será mantida a versão atual da pasta. É

normalmente

utilizada quando a pasta

possui uma pequena alteração

atual não é mais válida e é necessário trocar a versão corrente por uma nova atualizada. Caso a pasta necessite de aprovação, o seu conteúdo anterior continua sendo exibido até que as alterações sejam aprovadas. Ao escolher

esta

opção “Manter revisão", faz com que o conteúdo do documento possa ser alterado e a data

original

de criação

do documento será modificada e passará a ser a data da ultima alteração feita, devido a criação de uma nova revisão. - Nova versão

da versão original possa ser mantida, sem que se crie uma nova versão do documento.

- Criar nova revisão: quando selecionada, determina que as alterações efetuadas resultarão em uma

nova

revisão da versão atual da pasta. É normalmente utilizada quando a pasta

passa por grandes alterações

possui uma pequena alteração. Ao escolher esta opção, faz com que o conteúdo do documento possa ser alterado e a data original de criação do documento será modificada e passará a ser a data da ultima alteração feita, devido a criação de uma nova

versão

revisão.

-

Manter

Criar nova versão: quando selecionada, determina que

será mantida a versão atual

as alterações efetuadas resultarão em uma nova versão da pasta. É normalmente utilizada quando a pasta

atual não é mais válida e é necessário trocar a versão corrente por uma nova atualizada. Caso a pasta necessite de aprovação, o seu conteúdo anterior continua sendo exibido até que as alterações sejam aprovadas

passa por grandes alterações. Ao escolher esta opção

“Manter revisão"

, faz com que o conteúdo do documento possa ser alterado e a data original de criação

da versão original possa ser mantida, sem que se crie

do documento será modificada e passará a ser a data da ultima alteração feita, devido a criação de uma nova versão

do documento

.

Permite download e impressão?
Quando assinalado, determina que a pasta permite que seu conteúdo seja baixado e impresso por usuários que tenham permissão para isso, ou seja, a opção Download e impressão localizada na aba Segurança da pasta está assinalada para o usuário ou um grupo ao qual ele pertence.

Atualiza propriedades de cópia controlada?
Quando assinalado, determina que as propriedades necessárias para a impressão da cópia controlada serão atualizadas. O recurso de impressão de cópia controlada permite determinar a área destino da cópia que está sendo impressa e, ainda, a emissão automática do protocolo de entrega, evitando que o conteúdo de documentos controlados seja alterado ou copiado de forma não autorizada.

Utiliza visualizador interno?
Quando assinalado, determina que os documentos serão exibidos no visualizador interno da plataforma.

Painel

As opções disponíveis são:

PFDRenderer
PDFBox
JPedal
ICEPdf

Por padrão, os documentos são exibidos no visualizador interno.

Campos customizados
Quando assinalado, determina Adicionar campo customizado
Determina que os campos customizados a serem exibidos nas propriedades dos documentos serão herdados da pasta pai. Caso não esteja selecionado, é possível acionar a opção Adicionar campo para para incluir campos desenvolvidos sobre a plataforma se for definido que eles não serão herdados da pasta pai.
Para incluir, basta acionar Adicionar campo customizado.

Acione Salvar, para salvar as configurações selecionadas.

Informações

title	Fique atento!

Esta documentação é válida a partir da atualização 1.68.5 1 - LiquidSilver Mist. Se você utiliza uma atualização anterior, ela pode conter informações diferentes das quais você vê na sua plataforma.

Atalhos

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Nova versão 56

Chave

Campos da pasta avançada

Informações gerais

Aprovação

Segurança