No gerenciamento de projetos geralmente ocorre uma superalocação de recursos, ou seja, há muito trabalho atribuído aos recursos, sendo necessário fazer uma redistribuição desses recursos.
Um recurso superalocado ocorre quando há mais trabalho do que pode realizar em seu tempo disponível. Quando ocorre o agendamento de tarefas, o sistema calcula a alocação baseada nos requisitos da tarefa, tais como: data inicial, data final, calendário e duração. Enfim, não se baseia na disponibilidade dos recursos atribuídos.
As superalocações podem ser ocasionadas pelos seguintes motivos:
- Quando um recurso esta atribuído a um trabalho de período integral, em mais de uma tarefa;
- Quando a duração da tarefa é maior do que o tempo disponível do recurso;
- Quando o percentual alocado para os recursos é maior que o disponível;
- Quando a quantidade de horas para recursos é aumentada.
Pode-se encontrar recursos superalocados rapidamente, através do Gráfico de Alocação de Recursos, onde as barras que representam os recursos superalocados são destacadas em vermelho. Ao selecionar um trecho dessa barra superalocada, em particular, é possível visualizar a quantidade de tempo em que o recurso está superalocado em determinado período de tempo.
Pode-se também, selecionar as barras respectivas às tarefas para examinar as informações mais detalhadamente.
Pode-se redistribuir os recursos manualmente ou automaticamente, através da opção "Redistribuição de Recursos", disponível no item "Ferramentas" na Estrutura do Projeto. Este recurso examina alguns fatores para determinar quais tarefas devem ser atrasadas, sendo eles:
- Datas de agendamento
- Prioridade da tarefa
- Dependência entre tarefas
Caso a tarefa possua prioridade igual ou superior a 1000 e/ou já esteja em andamento, não poderá ser adiada.
Quando o sistema redistribui os recursos, verifica todos os projetos em que estão alocados, porém as atribuições dos recursos e as informações sobre as tarefas não são alteradas. As tarefas no período superalocado serão sempre adiadas.
Ao redistribuir os recursos manualmente, observe os fatores relevantes e ajuste a tarefa ou recurso para solucionar as superalocações.
Exemplo:
Adiar uma tarefa ou atribuir recursos adicionais
Os métodos escolhidos para reduzir superalocações dependem das limitações do projeto, tais como: custo, disponibilidade de recursos, data de término e flexibilidade no agendamento de tarefas.
Algumas funcionalidades não são avaliadas para a redistribuição automática, sendo elas:
- A tarefa não pode ser dividida: Não permite que parte da tarefa esteja concluída no prazo final planejado e, o restante seja concluído posteriormente, quando o recurso atribuído possuir mais tempo.
- Restrições da tarefa: Redistribui as tarefas levando em conta as restrições para o início da tarefa, tais como: não iniciar antes de, não iniciar depois de, não terminar antes de, não terminar depois de, etc.
- Margem de atraso disponível: Redistribui as tarefas considerando o tempo de atraso disponível entre as dependências das tarefas.
Procedimentos
Para gerar redistribuição de recursos:
- Na janela de manutenção do Gerenciamento de Projetos, posicione o cursor sobre o projeto desejado e selecione "Alt. Estrutura", disponível no menu.
- Clique em "Ferramentas" e selecione "Redistribuição de recursos".
- Informe os parâmetros solicitados para que o considera na redistribuição, somente os dados que atendam ao solicitado, conforme orientação do help de campo, sendo os principais:
• Período
• Grupo de recursos desejados
• Ordem para redistribuição - Preenchidos os parâmetros, confira-os e confirme. O sistema apresenta na tela os dados da redistribuição através do Gráfico de Gantt.
- Checados os dados, clique em "Confirma" para gravar os dados da redistribuição.
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