1  Definições 

Pré-projeto

É o período que antecede a assinatura da Proposta Comercial. Todas as atividades realizadas antes da assinatura da Proposta Comercial são consideradas atividades do pré-projeto.

Escopo Preliminar e Checklist de Aderência 

É o levantamento de escopo feito durante o pré-projeto pelo Arquiteto de Soluções com o objetivo de auxiliar o cliente na tomada de decisão. Tem como objetivo aumentar o nível de precisão sobre a estimativa das entregas do projeto para o Cliente, durante o pré-projeto.

Kick-Off

É a reunião realizada com todos os participantes do projeto envolvendo o cliente, a Wealth Systems e parceiros, a fim de apresentar a metodologia de implantação, definição de objetivos, recursos, riscos e cronograma macro do projeto.

Escopo de Negócios

É o documento que detalha todas as regras de negócio que precisarão ser personalizadas na Solução TOTVS CRM | SFA. Com base no Escopo de Negócio é possível estimar o esforço necessário para realizar as personalizações na solução TOTVS CRM | SFA, bem como o orçamento e cronograma do Projeto.

Escopo Técnico

É o documento que detalha todas as regras de negócio, convertendo tecnicamente em linguagem de programação e banco de dados, que precisarão ser personalizadas na Solução TOTVS CRM | SFA.

Status Report

Documento que registra o status do projeto, como estão os custos, prazos, escopo, pontos de atenção, dentre outros assuntos os quais são apresentados para os envolvidos no projeto.

Solicitação de Mudança de Projeto

Para toda mudança aprovada no projeto é feito um documento chamado de Solicitação de Mudança de Projeto, contendo a descrição da mudança para permitir que o Líder de Projetos estime os impactos no esforço, cronograma e orçamento do projeto.

Go Live 

É a ativação do ambiente produtivo do TOTVS CRM | SFA e a disponibilização para um número reduzido ou para todos os usuários do cliente.

Operação Assistida

É o acompanhamento feito pela Wealth Systems após o Go live, no intuito de monitorar a usabilidade do sistema e apoiar os usuários em caso de dúvidas técnicas ou de regra de negócio.

Transição para Operação

Momento do projeto onde as etapas de implementação foram concluídas, ou seja, ou TOTVS CRM | SFA já está em ambiente de produção, e é feita a passagem do atendimento e da operação do cliente para a área de Relacionamento com o Cliente.

ERP

O ERP é um sistema de gestão empresarial, que tem como principal função a gestão integrada, responsável por cuidar das atividades diárias de uma empresa, do administrativo ao operacional, para que as companhias tenham maior assertividade na tomada de decisão e sucesso nos negócios.

2  Principais Papéis no Projeto

Wealth Systems

Gerente de Contas 

O gerente de contas terá forte envolvimento com o cliente no momento da comercialização da plataforma e durante o projeto de implementação do TOTVS CRM | SFA apoiará o líder de projetos caso surjam questões comerciais.

Líder de Projetos

O Líder de Projetos atuará no planejamento, execução, monitoramento e na conclusão do projeto contratado pelo cliente.

É a pessoa atribuída para liderar a equipe responsável por alcançar os objetivos do projeto. Também fará a gestão da comunicação, riscos, escopo, cronograma e orçamento.

A dedicação do Líder de Projetos é definida no momento do planejamento padrão do Projeto de Implantação considerando que ele se dedicará ao projeto conforme periodicidade e atividades contratadas pelo Cliente, para implantação da solução TOTVS CRM | SFA ou conforme negociação específica detalhada na Proposta Comercial.

Consultor de Implantação

Este profissional é responsável pelo levantamento, análise e detalhamento do escopo do projeto, assim como as atividades de parametrização de ambiente, aceite, piloto e treinamento da equipe do cliente.

Sob uma ótica técnica, o Consultor de Implantação é o principal responsável pelo sucesso das entregas da Solução TOTVS CRM | SFA do projeto, considerando o escopo do produto contratado versus o escopo do produto entregue, enquanto o Líder do Projeto é o principal responsável pela boa execução do projeto.

Analista de Integração

Quando houver integração no escopo do projeto, e a mesma estiver sob responsabilidade da equipe da Wealth Systems, o Analista de Integração é o responsável pela construção/implementação e homologação da integração de dados entre o TOTVS CRM | SFA e os sistemas do cliente. Por exemplo: ERP e/ou sistema de CRM legado.

Analista de Infraestrutura 

Homologará o hardware e software disponibilizado para integração, banco de dados e aplicação da Solução TOTVS CRM | SFA, quando houver.

Garantirá o funcionamento de softwares e hardwares e de toda infraestrutura de redes que estejam dentro do ambiente ou ambientes externos contratados pela Wealth Systems.

Desenvolvedor de Sistemas 

Fará a codificação dos requisitos levantados e detalhados pelo consultor de Implantação durante a etapa de escopo.

Uma das competências que este profissional deve ter além de skill técnico, é saber interpretar a regra de negócio do cliente.  

Analista de Testes 

O analista de testes é o profissional responsável por validar e certificar no TOTVS CRM | SFA a codificação realizada pelo desenvolvedor e, também, as regras de negócio repassadas pelo cliente no documento de escopo.

Cliente 

Patrocinador 

Patrocinador é uma pessoa ou grupo que fornece recursos e suporte para o projeto e é responsável pelo sucesso do mesmo. O patrocinador promove o projeto desde a sua concepção inicial até o seu encerramento. Isso inclui servir como porta-voz para os níveis mais altos de gerenciamento para angariar o suporte em toda organização e promover os benefícios que o projeto proporciona.

O patrocinador conduz o projeto através dos processos iniciais até a sua autorização formal e desempenha um papel significativo no desenvolvimento do escopo inicial. No caso das questões que estão além do controle do líder do projeto, o patrocinador pode encaminhá-las para níveis hierárquicos superiores. O patrocinador também deve se envolver em outras questões importantes, como a autorização de mudanças no escopo, análises de final de fase e decisões de continuação/cancelamento quando os riscos são particularmente altos. O patrocinador também garante uma transferência tranquila das entregas do projeto para os negócios da organização do solicitante após o encerramento do projeto.

Gerente de Projetos 

O Gerente de Projetos do cliente atuará no acompanhamento do planejamento, execução, monitoramento e na conclusão do projeto, é o profissional alocado pela organização contratante para liderar a equipe responsável por alcançar os objetivos do projeto. Também fará a gestão da comunicação, riscos, escopo, cronograma e orçamento, juntamente com o líder de projeto da Wealth Systems.

Ponto Focal de Negócios 

O ponto focal de negócios é quem apoia, define, formaliza, aprova e dá o aceite quanto a regra de negócio do cliente e comportamento da plataforma.

Ponto Focal Técnico 

O ponto focal técnico ou de TI é quem apoiará em questões técnicas, como por exemplo em personalizações/desenvolvimento de uma API e questões técnicas quanto ao ERP do cliente.

Ponto Focal de Infraestrutura 

O ponto focal de infraestrutura é quem apoiará em questões técnicas do ambiente físico ou virtual de hospedagem do seu banco de dados, ERP ou demais aplicações. Fará a liberação de acessos e conexões para que as soluções sistêmicas do cliente se comuniquem com a solução TOTVS CRM | SFA, seu banco de dados, ERP ou demais aplicações.

Ponto Focal Financeiro

O ponto focal financeiro é quem será acionado ou acionará para tratar das questões administrativas e financeiras do projeto. Por exemplo: data de envio de cobranças, negociações, entre outras questões.

Usuários 

Os usuários são as pessoas que utilizarão a solução TOTVS CRM | SFA.

3  Premissas e Restrições

Para o início do projeto, solicita-se a assinatura do contrato;

• O primeiro contato com o Cliente será em até 48 horas após a assinatura do contrato;
• O início da alocação dos profissionais do projeto será realizado em até 40 dias úteis, após assinatura de contrato, considerando o atendimento dos pré-requisitos por parte do Cliente;
• A participação do ponto focal de negócio e técnico é fundamental;
• Participação full time dos recursos da equipe de projeto do Cliente, sempre que agendado;
• Gerente do Projeto do cliente com foco total no projeto e com autonomia para tomada de decisões (imediatas);
• O Cliente deverá disponibilizará equipe de projeto, com perfis definidos neste documento;
• Configurações e desenvolvimentos estão sujeitos às limitações e restrições da Solução TOTVS CRM | SFA;
• A implantação do TOTVS CRM | SFA não poderá ocorrer em paralelo com a implantação do ERP, devido à complexidade inerente dessas atividades e à alta probabilidade de retrabalho nas configurações e integrações do TOTVS CRM | SFA.
  • Exceção 1: quando o TOTVS CRM | SFA já é uma solução implantada no Cliente e o mesmo optou por trocar de ERP. Risco: caso seja solicitado mudança no projeto, os valores e cronograma serão reavaliados;
  • Exceção 2: quando o TOTVS CRM | SFA ainda não é uma solução implantada no Cliente, porém o mesmo já possui um sistema de automação de força de vendas instalado e optou-se por trocar de ERP e o SFA, em paralelo. Risco: caso seja solicitado mudança no projeto, os valores e cronograma serão reavaliados;
• A gestão das tarefas e das entregas serão compartilhadas entre Wealth Systems e Cliente.

4  Modelo de Cronograma do Projeto

* Personalização da Aplicação: Caso o cliente tenha adquirido a Solução TOTVS CRM | SFA na modalidade Personalizado, serão desenvolvidas e testadas todas as personalizações nesta etapa. A sua duração pode variar de acordo com a quantidade de requisitos personalizados solicitados pelo Cliente.

5  Fases do Ciclo de Vida do Projeto

O ciclo de vida do projeto é o conjunto de fases nas quais este se organiza. Dependendo da organização alinhada com o Cliente se pode realizar em dois modelos, são eles:

• Preditivo ou clássico: onde o produto e os entregáveis se definem ao princípio do projeto;
• Iterativo ou incremental: que definem fases que vão incrementando o produto.

Ciclo de vida Preditivo ou Clássico

Os ciclos de vida preditivos são normalmente adotados para projetos standards, onde não há personalização da solução, nos quais o escopo, prazo e custo se determinam no início do ciclo de vida do projeto e os esforços se orientam para cumprir os compromissos estabelecidos em cada um destes fatores.

Com a definição do que deve ser implantado a gestão do projeto orienta o seu trabalho a cumprir com o planejado. Qualquer mudança no projeto se deve gerenciar de forma explicita e, habitualmente, leva à revisão do planejamento, cronograma, custo e à aceitação formal do novo plano.

Ciclo de vida Iterativo ou Incremental

Os ciclos de vida iterativos são normalmente adotados para projetos onde há contratação de personalização na solução e/ou onde os requisitos ainda não estão totalmente definidos pelo Cliente.

São aqueles nos quais se repetem as atividades do projeto em fases ou iterações e em cada uma delas se aumenta o entendimento do produto por parte da equipe do projeto. As iterações desenvolvem o produto através de uma série de ciclos repetidos que vão adicionando sucessivamente funcionalidades ao produto.

No final de cada iteração, se terá completado um entregável ou um conjunto de entregáveis. As futuras iterações podem melhorar os referidos entregáveis ou criar novos. O produto final será a acumulação de funcionalidades construída nas iterações.

6  Fases no Projeto do TOTVS CRM | SFA

Sempre que necessário o projeto poderá ser dividido em fases para melhor gestão e organização das entregas.

O conceito de fase para a Wealth Systems é a possibilidade de realizar uma ou mais entregas da solução do TOTVS CRM | SFA e/ou serviços de consultoria e inteligência de dados (BI), por exemplo.

Fases distintas normalmente tem durações ou esforços diferentes. A estrutura de fases permite que o projeto seja segmentado em subconjuntos lógicos para facilitar o gerenciamento e planejamento e controle.

7  Gerenciamento do Projeto

Segundo o PMBOK®, gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de cumprir os seus requisitos. O gerenciamento de projetos é realizado através da aplicação e integração apropriadas dos processos de gerenciamento de projetos identificados para o projeto. O gerenciamento de projetos permite que as organizações executem projetos de forma eficaz e eficiente.

8  Gestão de Mudanças do Projeto

Durante o projeto podem surgir necessidades diferentes às aprovadas no documento de Escopo do projeto, para implementação das alterações, será criado um artefato de Solicitação de mudança, contendo o detalhamento técnico e de negócio dos novos requisitos. O Líder de Projetos (Wealth Systems), recebendo a aprovação da mudança de escopo pelo Cliente, implementa os processos para mantê-las gerenciadas e controladas.

9  Gestão de Comunicação do Projeto

A comunicação conecta todas as etapas do projeto. Quando isso não ocorre, o projeto pode ficar passível de falhas e riscos que podem comprometer as entregas, afetar o orçamento e diminuir a qualidade dos resultados.

As comunicações dos projetos se darão através dos meios abaixo:

• E-mails;
• Ligações telefônicas;
• Chat do Microsoft Teams.

Para ser considerada uma comunicação formal ou de formalização, ela deve ser realizada via e-mail. As comunicações serão realizadas conforme as matrizes RACI descritas no item 11.

10  Gestão de Custos do Projeto

A gestão de custo do projeto se por duas maneiras, sendo elas:

• Contrato de Escopo de Valor fechado: onde o Cliente adquire um Valor ou um escopo de implementação fechado, assim é realizada a gestão do consumo e solicitações de mudança são acrescidas;
• Contrato de Escopo de Valor Aberto ou Time & Material: onde o Cliente adquire um escopo de implementação aberto, assim é realizada a gestão dos valores estimadas e quando avaliado que é necessário mais orçamento, o cliente é notificado do acréscimo.

Em todas as situações, quando houver necessidade de negociação comercial, seu gerente de contas será envolvido.

11  Etapas Macro do Projeto de Implantação do TOTVS CRM | SFA

O projeto de implantação do TOTVS CRM | SFA está organizado em etapas. As etapas podem ser diferentes dependendo da modalidade contratada: Solução Standard ou Solução Personalizada.

A Wealth Systems utiliza as melhores práticas de Gestão de Projetos, combinando conceitos do PMBOK, SCRUM e outras abordagens de gestão de projetos Ágil, adotando o que for melhor para cada projeto.

O projeto é acompanhado por um Líder de Projetos durante toda a sua duração.

Na figura a seguir é possível visualizar a estrutura Macro do Projeto de Implantação do TOTVS CRM | SFA:

Figura 1 Estrutura Macro do Projeto de Implantação da Solução TOTVS CRM | SFA

A seguir serão detalhadas cada uma das etapas do Projeto de Implantação da Solução TOTVS CRM | SFA.

Etapa Plano de Sucesso

Descrição da Etapa 

A Etapa Plano de Sucesso é a primeira etapa do projeto. Ela é iniciada logo após a assinatura da Proposta Comercial pelo Cliente. Nesta etapa são realizadas todas as atividades necessárias para a boa execução do projeto, para que ele seja conduzido e executado com sucesso, tanto pela Wealth Systems quanto pelo Cliente. É nesta etapa que acontece o Kick-off e planejamento do projeto.

O sucesso do projeto será medido em termos da sua conclusão dentro das restrições de escopo, tempo, custo, qualidade, recursos e risco, conforme aprovado entre os times de projeto da Wealth Systems e do Cliente.

O líder de projetos é responsável pelo estabelecimento de limites reais e alcançáveis para o projeto e por sua realização no âmbito das linhas de base aprovadas.

Matriz RACI

Pré-requisitos

• Contrato assinado pelo cliente;
• Proposta Comercial e anexos assinados pelo cliente;
• Escopo preliminar e checklist de aderência assinado pelo cliente;
• Agenda de reunião definida e aceita por todos os envolvidos.

Responsabilidade da Wealth Systems 

• Apresentar o documento do plano de sucesso do projeto;
• Apresentar as informações necessárias para a boa execução e sucesso do projeto;
• Fornecer as informações necessárias para o bom entendimento por parte do time do cliente;
• Explicar os próximos passos do projeto.

Responsabilidade do Cliente 

• Se comprometer com a dedicação dos envolvidos no projeto;
• Fornecer todas as informações necessárias para o planejamento do projeto;
• Fornecer todos os dados necessários para o planejamento do projeto;
• Se comprometer com a dedicação dos envolvidos no projeto;
• Disponibilizar os contatos (nome, telefone e e-mail) das pessoas que serão envolvidas no projeto;
• Nomear os profissionais do cliente, que serão detentores da definição e aprovação das regras a serem implementadas
• Definir e comunicar à Wealth Systems quem será o gerente de projetos no Cliente.

Riscos 

• Alinhamento de expectativas não ser realizado da maneira clara para o sucesso do projeto;
• Principais envolvidos da equipe do Cliente não participarem da reunião de Plano de Sucesso.

Entregas 

• Reunião de Plano de Sucesso;
• Sob demanda, gravar e disponibilizar (em ambiente da Wealth Systems) a reunião de apresentação do Plano de Sucesso;
• Documentação do Plano de Sucesso com os critérios de sucesso e da aceitação das entregas do projeto.

Artefatos 

• Documentação do Plano de Sucesso, com os critérios de sucesso e da aceitação das entregas do projeto.

Etapa Infraestrutura 

Descrição da etapa

Nesta etapa o Cliente deverá providenciar toda a infraestrutura necessária para a implantação da Solução TOTVS CRM | SFA conforme o documento de Especificações Técnicas e outras especificações que possam ser necessárias para o cenário específico do projeto, em cada Cliente.

Após a disponibilização dos dados de acesso, o Analista de Infraestrutura da Wealth Systems irá realizar a validação do hardware e softwares disponibilizados pelo cliente, a fim de identificar se os mesmos atendem os requisitos mínimos necessários para implantação da solução.

Em situações onde, após a validação de infraestrutura, o cliente realizar alterações a Wealth Systems não se responsabiliza por impactos que possam surgir na Solução TOTVS CRM | SFA.

Matriz RACI

Pré-requisitos 

• Etapa Plano de Sucesso ter sido realizada;
• Especificação dos módulos adquiridos pelo Cliente no Escopo Preliminar e Checklist de Aderência;
• Especificação dos ambientes contratados pelo Cliente na Proposta Comercial: Apenas ambiente WEB ou Ambiente WEB e Mobile;
• Atender o modelo de Integração conforme documento de Escopo de Integração Padrão;
• Definição a respeito do modelo de contratação da Solução TOTVS CRM | SFA: Versão Padrão ou Versão Personalizada.

Responsabilidades da Wealth Systems

• Fornecer todas as informações necessárias para a configuração da infraestrutura conforme desenho da arquitetura da Solução e Especificações Técnicas;
• Orientar o cliente nas configurações de software e hardware para habilitar a solução TOTVS CRM | SFA;
• Executar a instalação da solução TOTVS CRM | SFA.

Responsabilidades do Cliente

• Configurar o ambiente para instalação da Solução TOTVS CRM | SFA de acordo com o documento de Especificações Técnicas;
• Realizar as aquisições de Hardware, Software e Licenças;
• Aprovar formalmente a documentação proveniente desta etapa, em até 05 (cinco) dias úteis após o seu recebimento, passível de impacto no prosseguimento das atividades do projeto (cronograma);
• O ambiente para instalação deve ser disponibilizado, atendendo os requisitos, com antecedência de 15 dias antes do início das atividades técnicas do TOTVS CRM | SFA.

Riscos

• Cliente optar por não seguir as especificações técnicas mínimas recomendadas.
  • Neste caso o time de certificação de infraestrutura da Wealth Systems solicitará que o cliente assine o Termo de Inconformidade de Infraestrutura, se responsabilizando por possíveis impactos de performance, lentidão e falhas que a solução possa vir a apresentar;
• Configuração do ambiente não ser realizada dentro do prazo acordado;
• Cliente depender de equipe terceirizada para realizar a configuração do ambiente;
• Alteração das configurações do servidor após a validação realizada pela Wealth Systems;
• Caso não seja realizada a disponibilização do servidor, o cronograma e alocação de profissionais ficará comprometido, não garantindo a disponibilidade de profissionais imediata. Para nova alocação pode haver a necessidade de 40 dias úteis.

Entregas 

• Ambiente para instalação da Solução TOTVS CRM | SFA;
• Avaliação do ambiente pelo time técnico da Wealth Systems
• Dados de acesso ao(s) servidor(es) para que o time da Wealth Systems possa realizar a instalação da Solução TOTVS CRM | SFA;
• Dados de acesso às fontes de dados de Integração para que o time da Wealth Systems possa realizar a integração da Solução TOTVS CRM | SFA com o ERP.

Artefatos 

• Especificações Técnicas, com as informações de hardware e software necessários para implantação da solução;
• Termo de Inconformidade de Infraestrutura, caso não tenham sido atendidas as especificações técnicas e o Cliente opte por manter a(s) inconformidade(s).

Etapa Escopo

Descrição da etapa

Nesta etapa é realizado o detalhamento do Escopo de Negócios. A Solução TOTVS CRM | SFA, no modelo Personalizado, permite somente a personalização do Módulo de Vendas. A personalização em Vendas é disponibilizada para o ambiente WEB (se adquirido), ambiente Mobile (se adquirido) e integração entre a Solução TOTVS CRM | SFA e o ERP (se adquirido).

Matriz RACI

Pré-requisitos

• Cliente ter adquirido a Solução TOTVS CRM | SFA no modelo Personalizado;
• Disponibilidade de agenda das pessoas necessárias no time do Cliente para detalhar ao Consultor de Implantação (Wealth Systems) as regras e fluxo de vendas;
• Disponibilidade de agenda das pessoas necessárias no time do Cliente para detalhar ao Consultor de Implantação (Wealth Systems) a estrutura de dados e fluxo de vendas no ERP.

Responsabilidade da Wealth Systems 

• Entender e documentar as regras de negócio de vendas do cliente;
• Mapear a estrutura de dados do ERP envolvida no fluxo de vendas conforme regras de negócio repassadas pelo Cliente.

Responsabilidade do Cliente 

• Informar em detalhes todas as regras de negócio de vendas;
• Informar em detalhes toda a estrutura de dados do ERP necessária para a execução do fluxo de vendas;
• Aprovar formalmente a documentação proveniente desta etapa, passível de impacto no prosseguimento das atividades do projeto (cronograma):
  • O documento será utilizado para criação e implementação das personalizações na Solução TOTVS CRM | SFA, aprovando o documento, o cliente se compromete com o conteúdo descrito, de modo irrefutável, sobre o que se deve customizar na solução contratada.
  • Como exceção, é possível solicitar, através da Solicitação de Mudança, alterações nos requisitos aprovados previamente, com possíveis impactos no escopo, cronograma e custo do projeto.

Riscos 

• Atraso no Cronograma:
  • Cliente não ter a definição das regras de vendas;
  • Pessoas responsáveis por apresentar as regras comerciais não terem agenda disponível para acompanhar o Consultor de Implantação (Wealth Systems);
  • Pessoas responsáveis por apresentar a estrutura de dados e fluxos de venda no ERP não terem agenda disponível para acompanhar o Consultor de Implantação (Wealth Systems).
• Mudanças no Escopo de Negócios;
• Revisão dos custos apresentado inicialmente
  • Ao detalhar o escopo de negócios, após a etapa de especificação preliminar e checklist de aderência e/ou Solicitações de Mudanças;
• Configurações e desenvolvimentos sujeitos às limitações e restrições do TOTVS CRM | SFA;
• Substituição de profissionais do cliente, durante ou após o detalhamento do Escopo de Negócios.

Entregas 

• Documento de Escopo de Negócios contendo:
  • Detalhes das regras e fluxos de venda;
  • Protótipos de telas para ambiente WEB (quando contratado);
  • Protótipos de telas para ambiente Mobile (quando contratado).

Artefato

• Escopo de Negócios, assinado e aprovado pelo cliente.
• Solicitação de Mudança, quando solicitado.

Etapa Configuração do Ambiente 

Descrição da etapa

Nesta etapa é realizada toda a configuração do ambiente da Solução TOTVS CRM | SFA, com os módulos contratados e integração com ERP. Faz parte da configuração do ambiente:

• Instalação dos softwares necessários para a execução da Solução TOTVS CRM | SFA;
• Instalação da Solução TOTVS CRM | SFA;
• Instalação dos softwares necessários para a execução da Integração entre a Solução TOTVS CRM | SFA e o ERP;
• Instalação dos bancos de dados da Solução TOTVS CRM | SFA.

Matriz RACI 

Pré-requisitos

• Infraestrutura de servidores disponibilizada pelo cliente de acordo com especificações e alinhamentos realizados na Etapa Infraestrutura;
• Infraestrutura de Softwares instalada e configurada pelo cliente de acordo com especificações e alinhamentos realizados na Etapa Infraestrutura;
• Licenças adquiridas e disponíveis (quando se aplicar);
• Disponibilização de acesso remoto ao(s) servidor(es);
• Disponibilização de acesso às APIs de integração;
• Infraestrutura de Servidores avaliada e aprovada pelo time da Wealth Systems.

Responsabilidades da Wealth Systems 

• Instalar ou orientar o cliente na instalação dos softwares necessários para instalação da Solução TOTVS CRM | SFA;
• Instalar e configurar a Solução TOTVS CRM | SFA.

Responsabilidades do Cliente

• Disponibilização da infraestrutura;
• Disponibilização dos softwares e licenças, quando necessário;
• Disponibilização dos acessos remotos;
• Instalação de softwares.

Riscos 

• Atraso no Cronograma:
  • Caso a disponibilização da infraestrutura não aconteça no prazo;
  • Caso a disponibilização dos softwares e/ou licenças não aconteça no prazo;
  • Caso a disponibilização dos acessos remotos não aconteça no prazo;
  • Caso a instalação dos softwares não aconteça no prazo.

Entregas 

• Ambiente de Homologação e Produção da Solução TOTVS CRM | SFA configurado;
• Solução TOTVS CRM | SFA na versão Padrão instalada no ambiente de Homologação e Produção.

Artefato

Nenhum artefato mapeado para esta etapa.

Etapa Integração

Descrição da etapa 

Nesta etapa é realizada a integração da Solução TOTVS CRM | SFA com o ERP.

A integração é composta por rotinas de:

1. Importação de Dados do ERP para a Solução TOTVS CRM | SFA;
2. Exportação de Dados da Solução TOTVS CRM | SFA para o ERP.
   1. As rotinas de integração têm como pré-requisito para serem totalmente desenvolvidas e homologadas a entrega da Solução instalada em homologação, contendo todas as personalizações, quando for o caso.

Matriz RACI

Pré-requisitos 

• Dados de acesso às APIs de integração com o ERP;
• Licenças necessárias para integração com o ERP;
• Documento de Escopo de Negócio, caso a Solução TOTVS CRM | SFA seja personalizada para o Cliente.

Responsabilidade da Wealth Systems 

• Instalar rotinas de Integração Padrão;
• Desenvolver as rotinas de integração para atender às Personalizações na Solução, quando o cliente optar pela Solução Personalizada;
• Realizar a carga de dados inicial;
• Homologar rotinas de integração junto com o Cliente;
• Agendar rotinas de integração para serem executadas periodicamente.

Responsabilidade do Cliente 

• Fornecer acesso às interfaces (APIs) de integração com o ERP;
• Adquirir as licenças necessárias para utilização das interfaces (APIs) de integração com o ERP;
• Fornecer todas as informações necessárias para correto entendimento da estrutura de dados e fluxo de vendas dentro do ERP;
• Apoiar nos testes das rotinas de integração;
• Contatar o seu fornecedor de ERP, quando necessário ajustes ou personalizações nos dados utilizados para integração entre o ERP e a Solução TOTVS CRM | SFA.

Riscos 

• Atraso no cronograma:
  • Caso haja atraso no fornecimento de acesso às Interfaces de integração com o ERP pelo Cliente;
  • Caso haja atraso na aquisição e/ou aplicação das licenças para utilização das Interfaces de integração (APIs) com o ERP, pelo Cliente;
  • Caso haja atraso no desenvolvimento de rotinas pelo Analista de Integração da Wealth Systems.
• Lentidão na execução das rotinas de integração:
  • Caso o volume de dados a ser importado seja superior a 50 mil registros, por rotina, quando for webservice;
  • Infraestrutura não estar em conformidade com as especificações técnicas;
  • Quando banco de dados não for corretamente parametrizado ou possuir dados não íntegros.

Entregas 

• Rotinas de Integração Padrão instaladas e agendadas pelo time da Wealth Systems;
• Rotinas de Integração Padrão homologadas pelo Cliente;
• Rotinas de Integração Personalizadas desenvolvidas, instaladas e agendadas pelo time da Wealth Systems (quando contratado);
• Rotinas de Integração Personalizadas homologadas pelo Cliente (quando contratado).

Artefato

Nenhum artefato mapeado para esta etapa.

Etapa Personalização

Descrição da etapa

Caso o cliente tenha adquirido a Solução TOTVS CRM | SFA na modalidade Personalizado, serão desenvolvidas e testadas todas as personalizações durante esta etapa, conforme detalhadas no documento Escopo de Negócio.

Matriz RACI

Pré-requisitos

• Proposta Comercial assinada contendo informações sobre a negociação da contratação da Solução TOTVS CRM | SFA na modalidade personalizada;
• Documento Escopo Preliminar e Checklist de Aderência assinado;
• Etapa de Escopo concluída (documento aprovado e assinado pelo cliente);
• Documento de Escopo de Negócios concluído e assinado pelo Cliente.

Responsabilidade da Wealth Systems 

• Desenvolver personalizações no módulo de Vendas conforme detalhado no documento Escopo de Negócios;
• Testar as personalizações no módulo de Vendas conforme detalhado no documento Escopo de Negócios.

Responsabilidade do Cliente 

• Sanar dúvidas do time da Wealth Systems que possam surgir durante esta etapa.

Riscos 

• Solicitação de Mudança no Escopo de Personalizações do Produto;
  • Impacto no cronograma e orçamento do projeto;
  • Impacto na agenda dos profissionais do projeto.

Entregas 

• Módulos de Vendas da Solução TOTVS CRM | SFA personalizados (nos ambientes WEB e Mobile, se contratados) para o cliente conforme detalhado no documento Escopo de Negócios.

Artefato

Nenhum artefato mapeado para esta etapa.

Etapa Aceite

Descrição da etapa 

Nesta etapa o Cliente recebe a Solução TOTVS CRM | SFA pronta para ser homologada pelos profissionais responsáveis pela homologação das regras de negócio e fluxos de integração.

Matriz RACI

Pré-requisitos

• Ambiente de Homologação da Solução TOTVS CRM | SFA configurado;
• Solução TOTVS CRM | SFA na versão Padrão e/ou Personalizada instalada no ambiente de Homologação.

Responsabilidade da Wealth Systems 

• Entregar a Solução TOTVS CRM | SFA na versão Padrão ou Personalizada, conforme contratado, instalada no ambiente de Homologação;
• Sanar dúvidas do Cliente a respeito de processos e regras da Solução TOTVS CRM | SFA;
• Apoiar no processo de homologação da Solução TOTVS CRM | SFA;
• Apoiar no processo de homologação da Integração da Solução TOTVS CRM | SFA com o ERP;
• Analisar e corrigir pontos de inconformidade reportados pelo Cliente.

Responsabilidade do Cliente 

• Realizar a homologação, testes e validação da Solução TOTVS CRM | SFA no ambiente de Homologação;
• Realizar a homologação, testes e validação da Integração da Solução TOTVS CRM | SFA no ambiente de Homologação;
• Reportar pontos de inconformidade para o time da Wealth Systems, direcionando ao Consultor de Implantação;
• Aprovar formalmente a documentação proveniente desta etapa, em até 05 (cinco) dias após o seu recebimento, passível de impacto no prosseguimento das atividades do projeto (cronograma).

Riscos 

• Solicitação de Mudança no Escopo de Personalizações do Produto;
  • Impacto no cronograma e orçamento do projeto;
  • Impacto na agenda dos profissionais do projeto.
• Indisponibilidade de agenda e/ou dedicação do cliente para homologação da Solução.

Entregas 

• Solução TOTVS CRM | SFA instalada e configurada em ambiente de Homologação;
• Solução TOTVS CRM | SFA instalada e configurada em ambiente de Produção;
• Cliente aceitar a solução atestando que foi validada e está de acordo com o Escopo do Produto (Padrão ou Personalizado).

Artefato

• Termo de Aceite, assinado pelo cliente.
  • No Termo de Aceite o cliente informa aceitar a solução entregue, atestando que foi validada, que está de acordo com a Solução apresentada pelo consultor de Implantação e que a versão da Solução, está apta para ser disponibilizada em ambiente de produção.

Etapa Piloto

Descrição da etapa 

Nesta etapa são selecionados alguns usuários para utilizarem a Solução TOTVS CRM | SFA em ambiente de produção, controlado. Sugere-se escolher usuários de áreas distintas que possam validar todos os processos de vendas da Solução TOTVS CRM | SFA, bem como as integrações com o ERP. A quantidade de usuários máxima não deve exceder 05 (cinco) usuários para a boa execução das atividades desta etapa.

Matriz RACI

Pré-requisitos

• Termo de Aceite assinado pelo cliente;
• Solução TOTVS CRM | SFA instalada e configurada no ambiente de Produção;
• Usuários-chave nomeados;
• Usuários-chave com equipamentos necessários para realização do Piloto.

Responsabilidade da Wealth Systems 

• Entregar a solução TOTVS CRM | SFA instalada e configurada no ambiente de Produção;
• Sanar dúvidas do ponto focal técnico do Cliente;
• Sanar dúvidas do ponto focal de negócios do Cliente;
• Analisar dados de uso do piloto em ambiente controlado pelos usuários-chave;
• Analisar e corrigir pontos de inconformidade reportados pelo Cliente de acordo com o escopo de negócios aprovado.

Responsabilidade do Cliente 

• Realizar o piloto da Solução em ambiente de produção com até 5 usuários-chave;
• Garantir a validação de todas as regras de negócios da Solução;
• Garantir a validação de todo o fluxo de integração;
• Reportar pontos de inconformidade para o Consultor de Implantação (Wealth Systems);
• Realizar ajustes prévios em cadastros do ERP;
• Realizar ajustes nas Interfaces de Integração do ERP;
• Gerar uma base de pedidos em Produção, que seja factível para simular os cenários e vendas do cotidiano do negócio do Cliente.
  • Caso não seja realizada essa ação, a Wealth Systems se isenta da garantia de 30 dias da Solução, após entrega do Piloto;
  • Para todo atendimento após o Piloto sem esta simulação, será acrescido valor financeiro ao projeto quando a Wealth Systems for acionada, independente, de se tratar ou não de defeito da ferramenta;
• Aprovar formalmente a documentação proveniente desta etapa, em até 05 (cinco) dias após o seu recebimento, passível de impacto no prosseguimento das atividades do projeto (cronograma).

Riscos 

• Indisponibilidade de agenda dos profissionais do Cliente;
• Validação incompleta das regras de negócio pelos usuários-chave;
  • Impacto na qualidade das entregas, e passando o prazo de garantia, pode ocasionar acréscimo financeiro.
• Validação incompleta das rotinas de Integração;
• Inconformidades na Solução TOTVS CRM | SFA;
• Inconformidade nas rotinas de integração da Solução TOTVS CRM | SFA;
• Inconformidade nas Interfaces de Integração do ERP
• Inconformidade nos dados do ERP;

Entregas 

• Solução TOTVS CRM | SFA instalada, configurada e homologada em ambiente de Produção pelos usuários-chave do Cliente;
• Aceite do Cliente para realizar o treinamento dos usuários;
• Aceite do Cliente para transição da Solução TOTVS CRM | SFA para Operação.

Artefato

• Termo de Execução do Piloto, assinado pelo cliente.
  • Na Execução do Piloto o Cliente Confirma a execução do piloto da Solução e da criação de pedidos em Ambiente Produtivo.

Etapa Treinamento

Descrição da etapa 

Caso tenha sido contratado em Proposta Comercial, nesta etapa é realizado o treinamento para os usuários ou multiplicadores. Geralmente é realizado um treinamento para até 25 (vinte e cinco) usuários ou o que tiver sido negociado em Proposta Comercial.

Matriz RACI

Pré-requisitos

• Infraestrutura disponível para todos os usuários a serem treinados;
• Etapa de Piloto concluída;
• Aceite do Cliente para realização do Treinamento;
• Aceite do Cliente para transição da Solução TOTVS CRM | SFA para Operação.

Responsabilidade da Wealth Systems 

• Realizar 01 (um) treinamento para até 25 usuários e/ou multiplicadores ou conforme especificado em Proposta Comercial;
• Caso tenha sido contratado, confeccionar e disponibilizar os materiais de utilização da Solução TOTVS CRM | SFA.

Responsabilidade do Cliente 

• Disponibilizar local e infraestrutura para treinamento;
• Convidar os usuários para o treinamento planejando toda a logística;
• Disponibilizar material de apoio impresso, se necessário;
• Disponibilizar equipamentos para usuários;
• Aprovar formalmente a documentação proveniente desta etapa, em até 05 (cinco) dias após o seu recebimento, passível de impacto no prosseguimento das atividades do projeto (cronograma).

Riscos 

• Indisponibilidade dos profissionais do Cliente em participar do Treinamento;
• Indisponibilidade de equipamentos para os participantes do Treinamento.

Entregas 

• Usuários treinados e preparados para utilizar a Solução TOTVS CRM | SFA.

Artefato

• Lista de presença assinada (física ou vitualmente), pelos participantes do Cliente;
• Avaliação de Treinamento preenchida (física ou vitualmente), pelos participantes do Cliente.

Etapa Transição para Operação 

Descrição da etapa 

Esta etapa compreende o acompanhamento dos usuários nos primeiros dias após o treinamento (chamado de operação assistida).

Por padrão é feito acompanhamento por até 05 (cinco) dias após o treinamento ou conforme negociado e registrado em Proposta Comercial. Em paralelo com o acompanhamento dos usuários é feito o encerramento do Projeto e transição da Solução TOTVS CRM | SFA para a Operação.

Na Wealth Systems é realizada a desmobilização de todo o time do Projeto e o time de Relacionamento com o Cliente passa a ser o ponto de contato com o Cliente.

Matriz RACI

Pré-requisitos

• Solução TOTVS CRM | SFA na versão Padrão ou Personalizada instalada no ambiente de Produção;
• Usuários treinados para utilizar a Solução;
• Termo de Encerramento do Projeto assinado pelo Cliente. Esse documento informa que todas as ações combinadas e documentadas na Proposta Comercial foram realizadas.

Responsabilidade da Wealth Systems 

• Consultor de Implantação realizar o acompanhamento remoto (ou presencial se negociado dessa forma com o cliente) dos usuários;
• Time de Projeto da Wealth Systems realizar a transição da Solução TOTVS CRM | SFA para Operação, preparando o Time de Relacionamento com o Cliente para realizar o Atendimento e Suporte ao Cliente;
• Realizar reunião de Encerramento do Projeto;
• Apresentar pontos de contato do Time de Relacionamento com o Cliente para o Cliente.

Responsabilidade do Cliente 

• Participar da reunião de Encerramento do Projeto.
• Assinar o termo de encerramento do projeto;
• Aprovar formalmente a documentação proveniente desta etapa, em até 05 (cinco) dias após o seu recebimento, passível de impacto no prosseguimento das atividades do projeto (cronograma).

Riscos 

• Indisponibilidade dos profissionais do Cliente em participar da Transição para a Operação.

Entregas 

• Solução TOTVS CRM | SFA em ambiente de Produção;
• Acompanhamento dos usuários nos 05 (cinco) primeiros dias em produção;
• Transição da Solução TOTVS CRM | SFA de projeto para Operação.

Artefato

• Termo de Encerramento do Projeto, assinado pelo cliente.

12  Considerações finais

Horas ociosas

Após firmada a alocação das agendas dos profissionais da Wealth Systems no projeto, mediante aprovação do cronograma pelo Cliente, o Cliente se compromete a estar disponível e/ou disponibilizar os pré-requisitos necessários para execução da atividade, caso contrário, mesmo que a agenda não se cumpra por indisponibilidade do Cliente, o mesmo deverá arcar com os custos de replanejamento, as horas ociosas serão convertidas financeiramente, acrescendo no valor do projeto, conforme valor de hora acordada com o Gestor de Contas.

Isso se dá pelo fato de o profissional estar alocado para atendimento do Cliente e se encontrar ocioso, pois os pré-requisitos não foram entregues conforme previsto.

Além do impacto financeiro, haverá também impacto em cronograma, onde não há garantia de disponibilidade do profissional da Wealth Systems na sequência ou em período próximo, para realização da atividade não executada, por falta de disponibilidade ou pré-requisitos do Cliente.

Para minimizar possíveis impactos, o Cliente pode, em até 15 (quinze) dias corridos que antecedem o início da atividade, solicitar a reprogramação da agenda sem impacto financeiro, mas passível de disponibilidade de agenda do profissional da Wealth Systems.

Assinatura dos artefatos

Os artefatos presentes em cada etapa do projeto devem ser aprovados formalmente, em até 05 (cinco) dias após o seu recebimento, a não devolução do documento assinado dentro do prazo estabelecido, confere à Wealth Systems o artefato aprovado.

Como exceção, o documento de Solicitação de Mudança, a aprovação da documentação é mandatória para iniciar a próxima etapa prevista em cronograma, conforme a disponibilidade de agenda dos profissionais da Wealth Systems.