.
O Refinamento é resumidamente o desenho efetivo da solução a ser entregue, sendo revisto os requisitos sobre a análise dos processos, eliminação de gaps do escopo e/ou processo e a definição da configuração.
Nesta fase as estratégias do projeto são refinadas e são definidos os fluxos de trabalho para as próximas fases. Além disso, é esperado que ao final desta fase seja elaborado o plano de Sprints para a construção e teste da solução
Por esta razão é que normalmente temos ao final deste grupo uma versão de Baseline atualizada (versão 2), que deve ser a versão oficial do projeto, sendo alterada somente com aprovação de mudança pelo Comitê do Projeto.
Entregáveis
Atividades
- Workshop de avaliação dos processos
- Desenho dos processos e configuração
- Analisar aderência e GAPs (GAP Analysis)
É fundamental conhecer os processos do cliente de acordo com o escopo do projeto para poder desenhar a solução pensando nas mudanças que poderão ocorrer.
Esta é uma etapa em que serão necessárias a condução de alguns workshops e entrevistas e é imprescindível que isso ocorra de forma direcionada ao que foi contratado para não gerar frustrações aos nossos clientes.
DICA 1: Enviar o material de apoio para levantamento (questionários) antecipadamente para orientar o usuário-chave e prepará-lo melhor para o momento da reunião de levantamento.
DICA 2: Solicitar antecipadamente cópias de modelos como relatórios, notas fiscais e qualquer documento que possa auxiliar o entendimento dos processos.
Descrição das atividades:
Analista / Especialista:
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ENTRADA(S):
ATORES:
TOTVS
CLIENTE
SAÍDA(S):
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* Obrigatório
Basicamente, o desenho da solução consiste em demonstrar ao nosso Cliente que entendemos o contexto de negócio definido pelos usuários-chave e que estamos aptos a configurar adequadamente o sistema ao uso, atendendo às expectativas gerais apresentadas.
Entretanto, se mesmo assim surgirem questões desta ordem (fora do escopo), o Analista / Especialista deve formalizar os gaps identificados através Solicitação de Mudança - MIT031, propor em conjunto com o Arquiteto e o Comitê do Projeto a melhor abordagem dos assuntos e oferecerem alternativas para os cenários.
É muito importante ter o engajamento e responsabilidade dos usuários-chave na definição da solução.
Descrição das atividades:
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ENTRADA(S):
ATORES:
TOTVS
CLIENTE
SAÍDA(S):
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* Obrigatório
É essencial que esta análise de gaps seja realizada com o Cliente para identificar as reais necessidades antes de qualquer abordagem de negociação, para garantir valor agregado em qualquer análise de impactos e nos resultados no futuro.
É igualmente importante que haja uma análise interna do panorama entre o Gerente ou Coordenador do Projeto e o Arquiteto para definir uma estratégia de abordagem onde deverão indicar uma solução viável para a continuidade do projeto (e gerar um sentimento de parceria com o Cliente).
No fim das negociações e após a aprovação, é fundamental que o Gerente ou Coordenador do Projeto realize a atualização dos planos do projeto colocando os impactos levantados para aprovação do novo baseline versão 2.
Descrição das atividades:
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ENTRADA(S):
ATORES:
TOTVS
CLIENTE
SAÍDA(S):
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* Obrigatório
Atividades
O objetivo desta etapa é realizar um protótipo preliminar, com base no que foi levantado, que ajude a validar com o cliente os requisitos e dar uma noção do que ele está adquirindo.
Este tipo de cerimônia colabora com a antecipação de desvios de entendimento que normalmente são percebidos pelo cliente em etapas futuras do projeto.
O protótipo deve responder às perguntas mais importantes, então, mantenha o foco nisso e não em ter algo 100% funcionando.
O esforço de construção e execução do protótipo deve ser adequado de acordo com o contexto e orçamento de cada projeto.
Descrição das atividades:
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ENTRADA(S):
ATORES:
TOTVS
CLIENTE
SAÍDA(S):
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* Obrigatório
Atividades
O Roteiro de Testes - MIT045 tem o importante papel de orientar os usuários responsáveis pelos testes a simularem todos os processos e seus respectivos cenários variados para garantir que a solução construída realmente atenda aos requisitos e expectativas gerais.
É também um bom momento para reafirmar o compromisso com os usuários-chave sobre seu papel de responsáveis pela qualidade dos testes e garantir que estão validando a entrega de um sistema que será usado no dia-a-dia deles.
Descrição das atividades:
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ENTRADA(S):
ATORES:
TOTVS
CLIENTE
SAÍDA(S):
Elaboração do Roteiro de Testes - MIT045 iniciada.
NOTA: É uma boa prática iniciar a definição dos roteiros de testes neste momento e fase, porém essa atividade deverá ser finalizada antes da execução dos testes, na fase realização.
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* Obrigatório
Atividades
Organizar a Capacitação com antecedência é fundamental para garantir a efetiva participação de todas as pessoas necessárias no processo, além de garantir que a infraestrutura necessária estará pronta para as datas programadas.
Descrição das atividades:
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ATORES:
TOTVS
CLIENTE
SAÍDA(S):
Roteiro de Capacitação - MIT037 elaborado e demais informações acerca desta atividade.
NOTA: É uma boa prática iniciar a definição dos roteiros de capacitação neste momento e fase, porém essa atividade deverá ser finalizada antes da execução das capacitações, na fase realização.
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* Obrigatório
Atividades
Organizar antecipadamente como serão as cargas de dados é fundamental, porque será possível perceber necessidades que geram esforço adicional de construção, seja no âmbito técnico (desenvolvimento de rotinas de cargas), como no âmbito de negócio (para informações cadastradas manualmente).
Outro aspecto muito importante neste momento é determinar os responsáveis, o método, quais os critérios de validação e regras de conversão.
Descrição das atividades:
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ENTRADA(S):
ATORES:
TOTVS
CLIENTE
SAÍDA(S):
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* Obrigatório
Atividades
Conduzir um Sprint requer bastante energia e foco.
Antes de iniciar um Sprint, você precisará ter a equipe e os desafios certos.
Também precisará de tempo e espaço para conduzir seu Sprint. Ou seja, preparar-se para aplicar esse método é fundamental para o sucesso final.
O tempo definido para cada Sprint deve ser adequado ao contexto de cada projeto. Idealmente de 2 a 4 semanas.
Descrição das atividades:
3. Levar em consideração que as entregas parciais podem ser agrupadas por um conjunto de Sprints, denominado Release, para que seja possível ter uma validação parcial ou entregar uma funcionalidade ou produto em produção.
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ENTRADA(S):
ATORES:
TOTVS
CLIENTE
SAÍDA(S):
Plano de Sprints e Releases definido.
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* Obrigatório
Atividades
Revisar todos os aspectos do planejamento geral do Projeto é essencial para reavaliar se realmente todos os pontos foram alinhados, verificar se ainda há alguma pendência, estabelecer um novo compromisso com o Comitê, formalizar um novo baseline e comunicar os Stakeholders de todas as esferas.
Descrição das atividades:
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ENTRADA(S):
ATORES:
TOTVS
CLIENTE
SAÍDA(S):
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* Obrigatório
El refinamiento es en resumen el diseño efectivo de la solución a entregar, siendo revisados los requisitos en el análisis de los procesos, la eliminación de gaps del alcance y/o proceso y la definición de la configuración.
En esta fase se perfeccionan las estrategias del proyecto y se definen los flujos de trabajo para las siguientes fases.
Además, se espera que al final de esta fase sea elaborado el plan de Sprints para la construcción y prueba de la solución
Por esta razón es que normalmente tenemos al final de este grupo una versión de Baseline actualizada (versión 2), que debe ser la versión oficial del proyecto, siendo modificada solo con la aprobación del cambio por parte del Comité del Proyecto.
Entregables
Actividades
- Taller de Evaluación de Procesos
- Diseño de Los Procesos y Configuración
- Analisar aderência e GAPs (GAP Analysis)
Es fundamental conocer los procesos del cliente de acuerdo con el alcance del proyecto para poder diseñar
la solución pensando en los cambios que puedan producirse.
Esta es una etapa en la que será necesaria la conducción de algunos workshops y entrevistas y es
imprescindible que esto ocurra de una manera dirigida a lo contratado para no generar frustración a
nuestros clientes.
SUGERENCIA 1: Enviar el material de apoyo para estudio (cuestionarios) con antelación para guiar al
usuario clave y prepararlo mejor para el momento de la reunión del estudio.
SUGERENCIA 2: Solicitar con antelación copias de modelos como informes, facturas y cualquier documento que pueda ayudarle a comprender los procesos.
Descripción de actividades:
Analista/Especialista:
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ENTRADA(S):
ACTORES:
TOTVS
CLIENTE
SALIDA(S):
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* Obligatorio
Básicamente, el diseño de la solución consiste en demostrar a nuestro Cliente que entendemos el contexto de negocio definido por los usuarios clave y que somos capaces de configurar adecuadamente el sistema al uso, cumpliendo con las expectativas generales presentadas.
Sin embargo, si aún surgen preguntas de esta orden (fuera del alcance), el analista/especialista debe formalizar los gaps identificados a través de Solicitud de Cambio - MIT031, proponer junto con el arquitecto y el Comité del Proyecto el mejor abordaje para los asuntos y ofrecer alternativas a los escenarios.
Es muy importante tener la participación y la responsabilidad de los usuarios clave en la definición de la solución.
NOTA: El papel del analista/especialista en este contexto es traer su experiencia de otros proyectos y contribuir con benchmark en los procesos, pero la responsabilidad de la definición debe ser del usuario clave (Cliente).
Descripción de actividades:
Analista/especialista elabora el flujo operativo de acuerdo con las definiciones de los usuarios clave, siguiendo el alcance acordado con el Cliente e identificando los puntos de desviación para el análisis de gaps.
El usuario clave valida el flujo y el descriptivo
Analista/especialista describe los detalles relacionados con el flujo según sea necesario para mayor claridad:
Determina reglas de negocio
Describe racionales de cálculo
Determina criterios de entrada
Determina criterios de salida
Identifica los resultados esperados
Identifica las configuraciones sistémicas (Plan de Configuración (parametrización del sistema)
Analista/especialista debe validar y tener la aprobación del cliente en el Diagrama de Proceso - MIT041 con los respectivos Usuarios Clave, determinando así la solución que será construida
Gerente o coordinador del proyecto debe consolidar todos los Diagramas de Proceso - MIT041 aprobados, como registro del proyecto
NOTA: Este evento puede ser visto como un hito importante del proyecto.
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ENTRADA(S):
ACTORES:
TOTVS
CLIENTE
SALIDA(S):
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* Obligatorio
Es esencial que este análisis de gaps se realice con el Cliente para identificar las necesidades reales antes de cualquier abordaje de negociación, para asegurar un valor agregado en cualquier análisis de impacto y en los resultados en el futuro.
También es importante que exista un análisis interno del panorama entre el gerente o coordinador del proyecto y el arquitecto para definir una estrategia de abordaje donde deban indicar una solución viable para la continuidad del proyecto (y generar un sentimiento de asociación con el Cliente).
Al final de las negociaciones y después de la aprobación, es esencial que el gerente o coordinador del proyecto actualice los planes del proyecto colocando los impactos planteados para la aprobación de la nueva baseline versión 2.
Descripción de actividades:
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ENTRADA(S):
ACTORES:
TOTVS
CLIENTE
SALIDA(S):
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* Obligatorio
Actividades
El objetivo de esta etapa es realizar un prototipo preliminar, basado en lo que se ha planteado, que ayude a validar con el cliente los requisitos y dar una noción de lo que está adquiriendo.
Este tipo de ceremonia colabora con el anticipo de desviaciones de entendimiento que suelen ser percibidas por el cliente en futuras etapas del proyecto.
El prototipo debe responder a las preguntas más importantes, así que mantenga el enfoque en esto y no en tener algo 100 % funcionando.
El esfuerzo de construcción y ejecución del prototipo debe ser adecuado según el contexto y el presupuesto de cada proyecto.
Descripción de actividades:
Gerente o coordinador del proyecto organiza la ceremonia junto con el Comité (Cliente)
Analista/especialista:
Organizan el itinerario basado en el alcance contratado y lo que se planteó.
Se aseguran de que el entorno definido para la ejecución del prototipo esté actualizado y sea funcional para garantizar la calidad de la ceremonia.
Presentan el prototipo para la validación de los requisitos.
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ENTRADA(S):
ACTORES:
TOTVS
CLIENTE
SALIDA(S):
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* Obligatorio
Actividades
El Guia de pruebas - MIT045 tiene el importante papel de guiar a los usuarios responsables de las pruebas para simular todos los procesos y sus respectivos escenarios variados para garantizar que la solución construida realmente cumpla con los requisitos y expectativas generales.
También es un buen momento para reafirmar el compromiso con los usuarios clave sobre su papel como responsables de la calidad de las pruebas y asegurarse de que están validando la entrega de un sistema que se utilizará en su rutina.
Descripción de actividades:
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ENTRADA(S):
ACTORES:
TOTVS
CLIENTE
SALIDA(S):
Se inició la elaboración del Guia de Pruebas - MIT045
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* Obligatorio
Actividades
Es fundamental conocer los procesos del cliente según el alcance del proyecto para poder diseñar la solución considerando los cambios que se puedan producir.
Esta es una etapa en la que será necesario realizar algunos talleres y entrevistas y es fundamental que esto se dé de forma dirigida a lo contratado para no generar frustraciones a nuestros clientes.
TIP 1: Envíe el material de apoyo de la encuesta (cuestionarios) con anticipación para orientar al usuario clave y prepararlo mejor para el momento de la reunión de la encuesta.
TIP 2: Solicite con anticipación copias de modelos como informes, facturas y cualquier documento que pueda ayudar a entender los procesos.
Descripción de actividades:
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ENTRADA(S):
ACTORES:
TOTVS
CLIENTE
SALIDA(S):
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* Obligatorio
Actividades
Organizar de antemano cómo serán las cargas de datos es fundamental, ya que será posible percibir necesidades que generen esfuerzo adicional de construcción, ya sea en el ámbito técnico (desarrollo de rutinas de carga), como en el ámbito de negocio (para información registrada manualmente).
Otro aspecto muy importante en este momento es determinar quién es el responsable, el método, cuáles son los criterios de validación y las reglas de conversión.
Descripción de actividades:
Analista/especialista y usuarios clave (Cliente) evalúan las necesidades de carga de datos para que la solución esté totalmente disponible, según la planificación. Los aspectos evaluados son:
Cuál dato/Ítem de conversión
Responsable de la extracción
¿Habrá de/para? ¿Cómo se realizará?
Responsable de la carga
¿Qué método (manual/rutina)?
Criterios de validación
Responsable de la validación
Los plazos deben incluirse en el cronograma
Gerente del proyecto (Cliente) aprueba el plan de carga e interfaces
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ENTRADA(S):
ACTORES:
TOTVS
CLIENTE
SALIDA(S):
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* Obligatorio
Actividades
Conducir una Sprint requiere mucha energía y concentración.
Antes de comenzar una Sprint, necesitará tener el equipo y los desafíos adecuados.
También necesitará tiempo y espacio para conducir su Sprint. Es decir, prepararse para aplicar este método es fundamental para el éxito final.
El tiempo establecido para cada Sprint debe ser adecuado para el contexto de cada proyecto. Idealmente de 2 a 4 semanas.
Descripción de actividades:
3. Tener en cuenta que las entregas parciales se pueden agrupar por un conjunto de Sprints, denominado Release, para que pueda tener una validación parcial o entregar una funcionalidad o producto en producción.
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ENTRADA(S):
ACTORES:
TOTVS
CLIENTE
SALIDA(S):
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* Obligatorio
Actividades
Revisar todos los aspectos de la planificación general del Proyecto es esencial para reevaluar si realmente todos los puntos se han alineado, verificar si aún hay alguno pendiente, establecer un nuevo compromiso con el Comité, formalizar una nueva baseline y comunicar a las partes interesadas de todas las esferas.
Descripción de actividades:
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ENTRADA(S):
ACTORES:
TOTVS
CLIENTE
SALIDA(S):
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* Obligatorio
Refinement is basically the effective design of the solution to be delivered, reviewing the requirements for analyzing the processes, eliminating gaps in the scope and/or process and defining the configuration.
During this stage, the project’s strategies are refined and workflows for the next stages are defined. It is also expected that at the end of this stage, the Sprints plan will be prepared for the construction and testing of the solution.
That is why we usually have an updated Baseline version at the end of this group (version 2), which must be the official version of the project, where alterations are only allowed through change approval by the Project Committee.
Deliverables
Activities
- Process Design and Configuration
It is essential to learn about the customer’s processes according to the scope of the project to be able to design the solution while considering the changes that may occur.
This is a stage in which it will be necessary to conduct some workshops and interviews and it is essential that this occurs in a way that is targeted to what was hired in order not to avoid generating frustration for our customers.
TIP 1: Send the survey support material (questionnaires) in advance to guide key users and better prepare them for the survey meeting.
TIP 2: Request copies of templates such as reports, invoices and any document that can assist in understanding the processes in advance.
Description of activities:
Analyst/Expert:
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INPUT(S):
ACTORES:
TOTVS
CUSTOMER
OUTPUT(S):
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
* Mandatory
Description of activities:
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INPUT(S):
ACTORES:
TOTVS
CUSTOMER
OUTPUT(S):
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
* Mandatory
It is essential that this gap analysis is performed with the Customer to identify the actual needs before any negotiation approach, to ensure added value in any analysis of impacts and results in the future.
It is just as important to have an internal analysis of the panorama between the Project Manager or Coordinator and the Architect to define an approach strategy where they must indicate a viable solution for the continuity of the project (and generate a feeling of partnership with the Customer).
At the end of the negotiations and after approval, it is essential that the Project Manager or Coordinator update the project plans, placing the impacts raised for approval of the new baseline version 2.
Description of activities:
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INPUT(S):
ACTORES:
TOTVS
CUSTOMER
OUTPUT(S):
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
* Mandatory
Activities
The objective of this stage is to produce a preliminary prototype, based on what was surveyed, which helps to validate the requirements with the customer and give a sense of what is being acquired.
This type of ceremony helps to anticipate deviations in understanding that are normally perceived by the customer in future stages of the project.
The prototype should answer the most important questions, so stay focused on that and not on having something that is fully functional.
The effort to build and execute the prototype must be adapted according to each project’s context and budget.
Description of activities:
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INPUT(S):
ACTORES:
TOTVS
CUSTOMER
OUTPUT(S):
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* Mandatory
Activities
The Test Script - TIM045 has the important role of guiding the users responsible for the tests to simulate all the processes and their respective varied scenarios to ensure that the solution built actually meets the overall requirements and expectations.
It is also a good time to reaffirm the commitment with key users about their role as those responsible for the quality of the tests and to ensure that they are validating the delivery of a system that will be used in their daily lives.
Description of activities:
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INPUT(S):
ACTORES:
TOTVS
CUSTOMER
OUTPUT(S):
Elaboration of the Test Script - TIM045 started.
NOTE: It is a good practice to start defining the training scripts at this time and phase, but this activity must be completed before carrying out the training, in the realization phase.
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* Mandatory
Activities
Organizing the Training in advance is essential to ensuring the effective participation of all those necessary to the process, in addition to ensuring that the necessary infrastructure will be ready for the scheduled dates.
NOTE: this task can be performed in parallel with the Test Script - TIM045 document , but experience shows that it is easier to organize training based on the defined Test Script - TIM045. However, it often occurs that the overall organization (infrastructure) needs to start early to ensure everyone’s availability (advance notice).
Description of activities:
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INPUT(S):
ACTORES:
TOTVS
CUSTOMER
OUTPUT(S):
Training Script - MIT037 prepared and other information about this activity.
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* Mandatory
Activities
Organizing in advance how data loads will be is fundamental, because it will be possible to perceive needs that generate additional construction effort, both in the technical scope (development of load routines), as well as in the business scope (for manually registered information).
Another very important aspect at this point is to determine the persons in charge, method, validation criteria and conversion rules.
Description of activities:
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INPUT(S):
ACTORES:
TOTVS
CUSTOMER
OUTPUT(S):
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
* Mandatory
Activities
Conducting a Sprint requires a lot of energy and focus.
Before starting a Sprint, you need to have the right team and challenges.
You will also need time and space to conduct your Sprint. In other words, preparing to apply this method is fundamental for its ultimate success.
The time set for each Sprint must be appropriate to the context of each project. Ideally from 2 to 4 weeks.
Description of activities:
1. Define the product backlog, with all product requirements to be delivered;
2. Define the deliverables for each Sprint according to the team available and the period defined for the sprint;
3. Take into account that partial deliveries can be grouped into a set of Sprints, called a Release, so that it is possible to have partial validation or deliver a feature or product in production
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INPUT(S):
ACTORES:
TOTVS
CUSTOMER
OUTPUT(S):
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
* Mandatory
Activities
Reviewing all aspects of the general Project Planning is essential to reassess whether all points have actually been aligned, check if there are any pending issues, establish a new commitment with the Committee, formalize a new baseline and notify Stakeholders from all spheres.
Description of activities:
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
INPUT(S):
ACTORES:
TOTVS
CUSTOMER
OUTPUT(S):
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
* Mandatory
Inputs/ Entry Criteria |
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Roles involved |
|
Context | |
Activity description/actions | |
Result/Exit Criteria |
|