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Falando de documento externo...

Documento externo é a publicação de um link de acesso externo à plataforma, que possui as mesmas propriedades de um documento comum, porém é necessário informar uma URL de acesso externo.

Quando é utilizado o protocolo de transferência HTTPS (Hyper Text Transfer Protocol Secure) somente é possível incluir documentos externos que direcionem para um local que também utilize esse protocolo.



Criar documento externo

 Visualize o passo a passo


01. Acionar a opção Novo logo depois Documento externo no local onde ele será criado, inserir uma descrição para ele.

02. Na aba Informações gerais, inserir as informações solicitadas.

URL
URL para a qual o usuário será direcionando quando acessar esse documento externo. 

Comentário
Breve descrição com informações relevantes sobre o documento externo.
Tags
Rótulos atribuídos ao documento externo para facilitar a busca posteriormente. As tags funcionam como palavras-chave e permitem etiquetar o documento externo de maneira mais informal e pessoal. É possível encontrar o documento externo por navegação ou na busca. Inserir com ou sem o caractere "#" para ativar o auto complete das tags no campo de tags. O auto complete exibe uma lista suspensa com as cinco tags mais utilizadas a partir dos caracteres digitados depois do caractere "#".
Descrição versão/revisão
Descrição da atual versão/revisão do documento externo.
Versão/revisão
Número da versão/revisão inicial do documento externo que está sendo publicado. Este campo somente é habilitado na inclusão de um documento externo e quando o campo "Controle manual da versão inicial" do recurso Parâmetros da guia Gerais no Painel de Controle está assinalado. Quando o campo do Painel de Controle não está assinalado, é automaticamente atribuída a versão/revisão "1.000" para o documento externo e não é possível alterá-la. O formato desse campo é numérico (999.999), sendo que os três primeiros números representam a versão e os três demais representam a revisão. Após a primeira publicação, a plataforma controla automaticamente a evolução de versões e revisões, não permitindo a alteração dos números. Ao selecionar este campo, faz com que o conteúdo do documento possa ser alterado e a data original de criação do documento será modificada e passará a ser a data da ultima alteração feita, devido a criação de uma nova versão/revisão.
Criar versão/revisão obrigatória
Quando selecionado, determina que não é possível alterar o documento externo e manter a mesma versão/revisão, ou seja, somente é possível efetivar alterações criando uma nova versão ou revisão dele.
Documento expira?
Quando assinalado, determina que o documento externo expirará na data informada no campo "Válido até". Caso contrário, o documento externo não expirará e a data informada no campo "Válido até" não é considerada. Essa opção será exibida assinalada quando o campo "Documento expira?" – do recurso Parâmetros da guia Gerais do Painel de Controle – estiver assinalado.
Período de notificação de expiração
Período de antecedência – em dias – a partir do qual a emissão de notificação de expiração do documento externo se iniciará. Se for inserido zero (0) será considerado o número de dias informado nos parâmetros gerais da plataforma.
Válido a partir de
Data a partir da qual o documento externo estará disponível para os usuários – de acordo com as permissões de acesso. Essa data permite ao autor do documento externo agendar sua visualização para os demais usuários da plataforma, pois ele somente será exibido a partir dessa data. Quando o documento externo é válido somente a partir de uma data futura, para o autor ele é exibido identificado com uma seta vermelha que representa que é um documento futuro. A data para publicação futura não pode ser menor que a data corrente e a publicação futura não envia e-mail de notificação (aprovação, nova versão/revisão do documento etc.).
Válido até
Data a partir da qual o documento externo será considerado como expirado quando a opção "Documento expira?" estiver assinalada. A data de expiração é sugerida considerando o campo "Dias expiração documentos" – do recurso Parâmetros da guia Gerais do Painel de Controle – quando ele tiver algum valor definido. Se o campo "Documento expira" desse recurso não estiver assinalado, essa data é desconsiderada.
Tipo de documento
Tipo ao qual o documento externo pertence.
Assunto
Assunto ao qual o documento externo está relacionado.
Tipo de ícone
Elemento gráfico para representar o documento externo. Quando não é escolhido o ícone, é associado um ícone padrão.
Autor
Usuário autor do documento externo que está sendo criado.
Idioma
Idioma ao qual o documento externo será relacionado. O idioma é utilizado para indexar as informações do documento externo. As informações indexadas são utilizadas nas buscas por conteúdo. Como padrão, é exibido o idioma determinado nas preferências do usuário. Se não estiver definido no perfil do usuário, é sugerido o idioma padrão definido nos Parâmetros gerais da plataforma.
Notificar?
Quando assinalado, determina que os usuários que possuem o assunto relacionado ao documento externo como assunto de interesse serão notificados sobre a sua publicação.

03. Acionar a aba Documentos relacionados para relacionar um documento ao documento externo, se desejado.

A aba Documentos relacionados permite relacionar, ao documento externo, um outro documento que seja útil para o leitor.

04. Acionar Adicionar.

05. Localizar e selecionar o documento desejado.

06. Acionar Confirmar.

07. Acionar a aba Aprovação.

08. Definir os critérios de aprovação para o documento externo, se desejado.

Mais informações sobre o procedimento podem ser obtidas em Definir critérios de aprovação para pasta ou para documento.

09. Acionar a aba Segurança.

10. Definir os critérios de segurança para o documento externo, se desejado.

Mais informações sobre o procedimento podem ser obtidas em Definir critérios de segurança para pasta ou para documento.

11. Acionar Salvar.



Visualizar documento externo

01. Localizar e acionar o nome do documento externo que se deseja visualizar.

02. Visualizar o seu conteúdo.

Ao visualizar o documento externo é possível efetuar algumas ações, tais como visualizar suas propriedades, visualizar informações sociais, copiar o seu link, dentre outras opções. Mais informações podem ser obtidas em Visualização de documentos.

Solicitar permissão adicional em documento externo


01. Localizar o documento externo para o qual se deseja solicitar permissões adicionais.

02. Posicionar o mouse sobre o nome do documento externo.

03. Acionar Solicitar permissões adicionais, localizado no quadro exibido com as informações gerais do documento externo.

Ao acionar essa opção é exibida a janela na qual é possível solicitar permissões adicionais no documento externo. Mais informações podem ser obtidas em Solicitar permissão adicional em pasta ou em documento.


Definir prioridade para documento externo

01. Localizar o documento externo para o qual se deseja definir prioridade.

02. Inserir a prioridade desejada para o documento externo na coluna Prioridade.

Mais informações sobre prioridade para documentos externos podem ser obtidas em Definir prioridade para pasta ou para documento.

Se a coluna Prioridade não está sendo exibida na pasta onde o documento externo se encontra, é possível habilitá-la seguindo os passos do caminho alternativo Visualizar prioridade do conteúdo da pasta em Pasta..



Efetuar ação social para documento externo

01. Localizar o documento externo para o qual se deseja efetuar uma ação social.

02. Acionar o ícone correspondente à ação social desejada, localizado na área de ações sociais ao lado direito do nome do documento externo.

Mais informações sobre as ações sociais que podem ser efetuadas para um documento externo na navegação de documentos podem ser obtidas em Apoiar pasta ou documento, Comentar em pasta ou em documento e Compartilhar pasta ou documento.



Acompanhar documento externo

01. Localizar o documento externo que se deseja acompanhar.

02. Acionar o ícone Notificar, localizado depois da área de ações sociais ao lado direito do nome do documento externo.

Mais informações sobre o recurso Acompanhar podem ser obtidas em Acompanhar documento.



Definir documento externo como favorito

01. Localizar o documento externo que se deseja definir como favorito.

02. Acionar o ícone Adicionar aos favoritos, representado por uma estrela e localizado ao lado direito do nome do documento externo.

Mais informações sobre o recurso Favoritos podem ser obtidas em Definir pasta ou documento como favorito.



Renomear documento externo

01. Localizar o documento externo que se deseja renomear.

É necessário ter permissão de modificação no documento externo para renomeá-lo.

02. Acionar Mais opções, localizado ao lado direito do nome do documento externo.

03. Acionar Renomear.

Ao acionar essa opção é exibida a janela na qual é possível renomear o documento externo. Mais informações podem ser obtidas em Renomear pasta ou documento.



Editar documento externo

01. Localizar o documento externo que se deseja editar.

02. Acionar Mais opções, localizado ao lado direito do nome do documento externo.

03. Acionar Propriedades.

Ao acionar essa opção é exibida a janela na qual é possível editar o documento externo. Mais informações podem ser obtidas em Editar propriedades de pasta ou de documento.



Restaurar versão do documento externo

01. Localizar o documento externo do qual se deseja restaurar uma versão antiga.

02. Acionar Mais opções, localizado ao lado direito do nome do documento externo.

03. Acionar Propriedades.

 Ao acionar essa opção é exibida a janela na qual é possível restaurar uma versão antiga do documento externo. Mais informações podem ser obtidas em Restaurar versão de documento.



Copiar documento externo

01. Localizar e selecionar o documento externo que se deseja copiar para outro local.

02. Acionar Copiar, localizado na barra de ações da parte superior esquerda da janela.

Mais informações sobre como concluir essa ação podem ser obtidas em Copiar e colar pasta ou documento.



Recortar documento externo

01. Localizar e selecionar o documento externo que se deseja recortar para outro local.

02. Acionar Recortar, localizado na barra de ações da parte superior esquerda da janela.

Mais informações sobre como concluir essa ação podem ser obtidas em Recortar e colar pasta ou documento.



Espelhar documento externo

01. Localizar e selecionar o documento externo do qual se deseja criar um documento espelho.

02. Acionar Espelhar, localizado na barra de ações da parte superior esquerda da janela.

Ao acionar essa opção é exibida a janela na qual é possível concluir a criação de um documento espelho do documento externo. Mais informações podem ser obtidas em Espelhar documento.



Remover documento externo

01. Localizar e selecionar o documento externo que se deseja eliminar.

02. Acionar Mais, localizado na barra de ações da parte superior esquerda da janela.

03. Acionar Remover.

Ao acionar essa opção é exibida uma mensagem informando que o documento externo foi removido. Porém, ele apenas é eliminado da estrutura da navegação de documentos, permanecendo na Lixeira. Quando o Controle de cotas está ativo, o espaço ocupado pelo documento externo na pasta será liberado apenas quando este for removido da Lixeira. Mais informações sobre como restaurar ou remover o documento externo definitivamente da plataforma podem ser obtidas em Lixeira.



Esta documentação é válida a partir da atualização 1.6.5 - Liquid. Se você utiliza uma atualização anterior, ela pode conter informações diferentes das quais você vê na sua plataforma.