Usuário é a pessoa que exerce funções públicas ou particulares dentro da instituição. Os usuários podem ser: funcionários, administradores, participantes, alunos, professores, monitores, tutores.
No inicio da tela é exibido o número total de usuários cadastrados, ativos e bloqueados na empresa acessada. Somente os usuários ativos são contabilizados em relação à quantidade de licenças utilizadas.
Na figura abaixo é apresentada a listagem contendo os usuários cadastrados na plataforma. Por padrão, ao atingir 31 cadastros, a plataforma cria automaticamente uma segunda página de listagem. É possível alterar a visualização do número de usuários cadastrados por página de 30 para 50, 75 ou 100.
Nesta tela também é possível adicionar, editar e ativar/desativar usuários. Não é possível excluir usuários da plataforma. Além disso, cada usuário pode pertencer somente a uma empresa cadastrada, e não é possível transferí-lo de empresa.
01. No menu principal acionar Painel de Controle, logo depois verificar o agrupador Pessoas e acionar Usuários.
02. Acionar Adicionar.
Nesta aba, todos os campos que contem * são obrigatórios. |
03. Inserir o e-mail.
É neste e-mail que serão enviados os emails de notificação para o usuário em questão. O e-mail é enviado para os usuários que possuem o assunto, determinado para esse documento, como sendo de interesse. Caso o assunto determinado para o documento em questão seja um assunto obrigatório, não será possível restringir o envio de e-mail e, portanto, todos os usuários ativos receberão a notificação da publicação. |
04. Inserir o login que o usuário utilizará para acessar a plataforma.
No momento de login na plataforma, o usuário pode optar por acessar com seu login ou com seu e-mail, ambas as formas são permitidas. |
05. Inserir a matrícula.
A matrícula é única e não pode ser alterada. Com este campo serão realizadas muitas validações na plataforma, principalmente em Processos e Documentos. A exemplo disso, sempre que uma solicitação é iniciada, um documento aprovado, etc, este é o campo que valida o usuário. |
06. Inserir a senha.
07. Inserir novamente a senha para confirmação.
08. Inserir o identificador externo do usuário.
O identificador externo é o identificador do usuário em um sistema que está integrado à plataforma. Quando há integração com o Identity, o identificador (ID) correspondente ao usuário no Identity é apresentado nesse campo, não sendo possível editá-lo. Quando há integração com o sistema TOTVS RM Educacional, o identificar do usuário nesse sistema é exibido nesse campo e também não é possível editá-lo. Se existirem essas duas integrações citadas, o identificador apresentado será o do Identity. Se não existir nenhuma das integrações citadas, o campo fica habilitado para preenchimento, podendo ser utilizado para relacionar um identificador de qualquer outro sistema externo ao usuário. |
09. Inserir o nome.
10. Inserir o sobrenome.
11. Selecionar o fuso horário ao qual o usuário será relacionado.
12. Acionar Cadastrar Grupos para inserir os grupos dos quais o usuário fará parte.
13. Na tela de Grupos acionar Adicionar.
14. Assinalar os grupos que o usuário fará parte.
Caso haja muitos grupos cadastrados é possível filtrar utilizando a barra superior da janela Adicionar Grupo, basta entrar com o nome ou um palavra que contenha no nome do grupo. Também é possível navegar pelas páginas. |
15. Na tela Adicionar Grupo acionar Salvar.
16. Para remover basta seleciona o grupo desejado e acionar Remover.
17. Na tela Grupos acionar novamente Salvar.
18. Para incluir mais alguma informação você deve acionar Cadastrar Dados Adicionais.
É possível adicionar campos específicos para um grupo. Ex.: Sexo ou o endereço residencial. |
19. Inserir as nuvens de relacionamento nas quais o usuário estará presente.
Esse campo somente é apresentado se o recurso de nuvem de relacionamento estiver ativo. A nuvem de relacionamento sugerida para o usuário é a padrão, porém, é possível alterar e definir mais de uma nuvem de relacionamento para ele. Mais informações podem ser obtidas em Nuvens de relacionamento. |
20. Acionar Cadastrar Papéis para inserir os papéis dos quais o usuário irá fazer parte.
Os Papéis de Workflow são configuráveis e cada usuário pode desempenhar mais de um papel, conforme informado no cadastro de usuários. |
21. Na tela de Papéis acionar Adicionar.
22. Assinalar os papéis que o usuário fará parte.
Caso haja muitos papéis cadastrados é possível filtrar utilizando a barra superior da janela Adicionar Papel, basta entrar com o nome ou um palavra que contenha no nome do papel. Também é possível navegar pelas páginas.
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23. Na tela Adicionar Papel acionar Salvar.
24. Para remover basta selecionar o papel desejado e acionar Remover.
25. Na tela Papel acionar novamente Salvar.
26. Selecionar o idioma padrão dos documentos.
O idioma padrão determina qual idioma será sugerido no momento das publicações efetuadas pelo usuário. O idioma padrão também é utilizado nas pesquisas feitas pelo usuário. |
27. Selecionar o volume físico.
Esse volume é referente aos volumes cadastrados. Neste volume ficará armazenadas as informações referentes a pasta particular do usuário. |
28. Em Cota para Meus documentos (MB) definir o tamanho máximo de armazenamento – em megabytes – permitido para a pasta particular do usuário.
Esse campo somente é exibido quando o controle de cotas está ativo na plataforma. Informações sobre esse recurso podem ser obtidas em Controle de cotas. |
29. Inserir os projetos dos quais o usuário faz parte.
30. Inserir as especialidades do usuário.
31. Selecionar o Grupo de Trabalho Workflow.
Grupo de trabalho é utilizado pelo Mecanismo de Atribuição para Grupos do Usuário onde é possível distribuir tarefas workflow para usuários relacionados ao usuário em questão. |
32. Assinalar se e-mail de notificações será enviado no formato HTML.
Caso esse campo esteja desmarcado, o email é enviado no formato de texto. |
33. Acionar Salvar.
01. No menu principal acionar Painel de Controle, verificar o agrupador Pessoas e acionar Usuários.
02. Selecionar o usuário que deseja alterar.
03. Acionar Editar.
04. Editar as informações referente ao Usuário.
O sistema não permite alterar o campo Login. |
05. Acionar Salvar.
01. No menu principal acionar Painel de Controle, verificar o agrupador Pessoas e acionar Usuários.
02. Selecionar o usuário que deseja ativar ou desativar.
03. Acionar Ativar/Desativar.
04. Acionar Confirmar.
Ao desativar o usuário, a plataforma emite um alerta caso o usuário esteja vinculado a grupos ou papeis. Este é apenas um aviso, quando o administrador confirmar a desativação, o usuário será desvinculado de qualquer grupo ou papel e então bloqueado. Observação: caso o usuário a ser desativado for um administrador da plataforma, somente será possível realizar a desativação após remover o papel admin. Caso o usuário tenha solicitações ou documentos pendentes, para realizar sua desativação, será necessário Transferir as pendências. |
Esta documentação é válida a partir da atualização 1.6.5 - Liquid. Se você utiliza uma atualização anterior, ela pode conter informações diferentes das quais você vê na sua plataforma. |