MANAD é a sigla para Manual Normativo de Arquivos Digitais. Trata-se de um documento exigido pela Receita Federal durante fiscalizações e auditorias de empresas. O MANAD foi instituído pela Lei n.º 10.666/2003 e tem sido continuamente atualizado, com a versão mais recente publicada pelo Ato Declaratório Executivo n.º 44, em 24 de agosto de 2020. A principal função do MANAD é permitir à Receita Federal validar os encargos tributários das empresas e à Secretaria da Previdenciária Social a Fiscalização as informações prestadas.

No que se refere à folha de pagamento, os arquivos devem conter informações sobre as folhas de pagamento dos trabalhadores. Isso possibilita o cruzamento de dados, verificando se todos os tributos devidos foram efetivamente pagos pelo empregador.

É importante destacar que as informações a serem enviadas englobam não apenas trabalhadores regidos pela CLT, mas também prestadores de serviços autônomos e estagiários. As empresas com natureza jurídica, exceto aquelas enquadradas no Simples Nacional, devem fornecer essas informações quando solicitadas por Auditores Fiscais da Previdência Social, desde que autorizado e durante a ação fiscal. Os prazos para a geração desses arquivos são amplamente conhecidos e devem ser cumpridos rigorosamente.

As empresas são obrigadas a manter os documentos, em formato digital ou similar, por um período de 10 anos. E garantir que as informações geradas sejam as informações da época solicitada. Isso garante a disponibilidade das informações para eventuais auditorias.

Bloco K - Registro K250: Descrição do Cargo do Trabalhador

O Registro K250 no Bloco K do MANAD é um item específico que tem como finalidade registrar a descrição do cargo dos trabalhadores na folha de pagamento. Este registro é crucial para assegurar que as informações sobre os funcionários estejam devidamente documentadas e possam ser verificadas durante à Fiscalização.

O campo Descrição do Cargo deve incluir uma descrição precisa e detalhada do cargo ocupado pelo trabalhador, refletindo fielmente as funções desempenhadas. Sempre que houver uma alteração na função ou no cargo, é fundamental que o registro seja atualizado. Como o MANAD é um arquivo que deve ser preservado por 10 anos, as informações nele contidas devem ser mantidas e a descrição do cargo deve corresponder à realidade da época. Além disso, as informações devem ser consistentes com os dados registrados em outros documentos, como a folha de pagamento e os contratos de trabalho, assegurando a integridade e a conformidade das informações.

Um ponto importante a ser esclarecido é que o e-Social não substitui a obrigatoriedade do MANAD. Conforme o Ato Declaratório Executivo n.º 44, de 24 de agosto de 2020, o e-Social realiza a transmissão de dados de forma eletrônica e mensal, enquanto o MANAD é solicitado em casos de notificação de empresas, especialmente quando há inconsistências nos dados cruzados nas bases de órgãos governamentais.