PCOM09009 - Liberación de documentos (MATA094)

Cuando se implementa el Control de pertinencias en el Flujo de compras de la empresa, los Pedidos de Compras, Contratos de Asociación, Autorizaciones de Entrega y Documentos de Entrada con divergencia, generados durante los Procesos de Compra se enviarán automáticamente para aprobación por los aprobadores encargados, según Registros del Grupo de Aprobación pertinente al Tipo de Documento. El proceso de Liberación de Documentos se realiza con el objetivo de controlar y administrar los gastos de la empresa y eventuales problemas durante el Proceso de Compra.

La transacción de liberación está disponible solamente para los usuarios registrados como Aprobadores y que sean responsables por la aprobación de documentos, según el flujo determinado por los Registros de autorización.

Al acceder a la rutina Liberación de Documentos, configure los parámetros de la rutina con los siguientes datos:

• Mostrar documentos: Filtra los documentos mostrados de acuerdo con el estatus de aprobación.

Después de definir los parámetros se presentan los documentos. Los documentos pendientes de aprobación se identifican por la leyenda en color rojo. Además de los documentos retenidos por el Control de Pertinencias, quedan disponibles las siguientes opciones:

• Visualizar -> Documento emitido: Permite visualizar el documento situado en la interfaz de liberación de documentos, esto facilita el análisis del documento que se liberará.
• Visualizar -> Saldo para aprobación: Permite consultar el saldo de aprobación del aprobador conectado al sistema.
• Otras Acciones -> Aprobar por el Superior -> Aprobar por el superior: Esta opción permite liberar documentos por la contraseña del Aprobador superior (cuando haya), en situaciones en que, por ejemplo, esté agotado el límite del aprobador conectado al sistema. Al activar esta opción se abre la interfaz de Liberación del Documento situado y para liberarlo es necesario informar la contraseña del Aprobador superior.
• Otras Acciones -> Aprobar por el Superior -> Transferir a superior: Transfiere la aprobación del documento posicionado para el Aprobador Superior, si este existe.
• Tareas pendientes de subordinados: Esta opción se utiliza cuando un aprobador con documentos pendientes está ausente, su superior debe tener acceso a los documentos y realizar las liberaciones, para continuar con el proceso de liberación, sin la necesidad de utilizar la contraseña del aprobador ausente. Para esto, su superior utiliza la opción Ausencia Temporal, para tener acceso a todas las liberaciones de los usuarios aprobadores, que están bajo su supervisión. Es importante resaltar que para utilizar esta función, es necesario que el aprobador superior esté registrado como superior del aprobador subordinado en la rutina registro de aprobadores.

Para aprobar un documento, coloque el cursor en el registro deseado y active la opción Aprobar. En la secuencia, visualice la interfaz con los detalles del documento disponible para aprobación, para que el aprobador pueda analizarlo y decidir si aprueba o no.

Después de confirmar la liberación, se registra en el documento el nombre del usuario Aprobador (esta información está listada en la parte inferior del documento, en la forma de firma con el respectivo nombre) y el documento pasa a tener el estatus actualizado para que pueda continuar en el flujo de compra. 

El proceso Liberación de documento se debe realizar con frecuencia por parte de los usuarios aprobadores para garantizar la agilidad de los procesos de compra de la empresa.

En el proceso de Liberación del documento, se muestra en una pantalla el número del documento, la fecha de liberación, el valor total, proveedor, fecha de emisión, moneda y el campo Observaciones. Los campos de moneda, tanto con relación al documento como a los datos del aprobador, se informan según el registro del aprobador. Es decir, al acceder a la rutina para liberar un documento, el campo moneda en la pantalla siempre se completará basado en la moneda informada en el registro del aprobador, incluso si se aprueba un documento que fue generado con otra moneda. En los casos de liberación de documentos de otra moneda, la conversión se hace en el valor total, y el campo moneda mantiene el valor basado en lo que se informó en el registro del aprobador.