El flujo de pertinencias del módulo de compras restringe el mantenimiento de los documentos de compras emitidos por la empresa a los usuarios que tienen autorización para dichas acciones, así como al análisis y aprobación de los procesos de compras realizados por la empresa. Esto no permite minimizar los errores al emitir documentos y garantiza el control y gestión de los gastos de las compras realizadas. El control de pertinencias reduce los costos operativos, ya que evita que se realice una solicitud del producto o grupo de productos que esté fuera del control del solicitante, o que se realice un pedido de compras por parte de un comprador o grupo de compradores que no tienen derechos para realizar este procedimiento. De esta manera, permite que todo el grupo de usuarios, debidamente registrados como un grupo de solicitantes tenga derecho, por ejemplo, de comprar materiales de oficina. Al mismo tiempo, se pueden aumentar o restringir los derechos de un usuario que pertenecen a este grupo.
Observación:
Aunque sea extremadamente útil, este registro no es obligatorio para el funcionamiento del módulo Compras.
El modelo de control de pertinencias se define de la siguiente manera:
- Por jerarquía: El parámetro MV_APRPCEC debe estar desactivado (F) y el comprador debe contener un grupo de aprobación vinculado, ya que, en esta condición se verifica el valor del documento en el momento de la aprobación.
- Por ente contable:el parámetro MV_APRPCEC debe estar activado (T) y el comprador no debe contener un grupo de aprobación vinculado, ya que, en esta condición se verifica la autonomía de los Entes Contables que, por estándar, están formadas por Centro de Costo, Cuenta Contable, Ítem de la Cuenta y Clase de Valor.
- Por jerarquía y ente contable: el parámetro MV_APRPCEC debe estar desactivado (F) y el comprador debe contener un grupo de aprobación vinculado, ya que, en esta condición se verifica el valor del documento y la autonomía de los entes contables.
Aprobación dirigida por jerarquía
Este método de aprobación se recomienda para procesos de auditoría, donde es necesario evaluar el documento de compra por completo, para configurar de esta manera es necesario informar en lo comprado.
Aprobación dirigida por entes contables
La aprobación por ente contable se recomienda para procesos que necesitan separar los ítems en el modo departamental, que permita dirigir la aprobación de gastos por área (representadas por la estructura contable), promoviendo así más flexibilidad en el flujo de aprobación.
Los entes contables están compuestos por centro de costo, cuenta contable, ítem de la cuenta y clase de valor.
El sistema trabaja de manera recursiva para efectuar el bloqueo, es decir, se verifica la combinación de los entes que más se aproximan para efectuar el bloqueo.
El bloqueo de pertinencias por entes contables, además de que sea realizado por la combinación de todos los entes informados en el grupo de aprobación, este también se puede realizar por aproximación de la combinación, en que el sistema trabaja de la siguiente manera:
Orden de las combinaciones |
|---|
| CC + CONTA + ITEM + CLVL |
| CC + CONTA + ITEM |
| CC + CONTA |
| CC |
La combinación que el sistema encuentre de acuerdo con las informaciones en el grupo de aprobación, el sistema efectuará el bloqueo.
Ejemplo:
En el grupo de aprobación, consta la siguiente combinación de entes contables:
Centro de Custo | Conta Contábil | Item da Conta | Classe Valor |
|---|---|---|---|
| 001 | 001 | 001 | 001 |
Se genera una solicitud de compra con tres ítems diferentes, cuyos entes contables estarán de la siguiente manera:
| Centro de costo | Cuenta contable | Ítem de la cuenta | Clase Valor |
Ítem 01 | 001 | 001 | 001 | 001 |
Ítem 02 | 002 | 002 | 001 | 001 |
Ítem 03 | 001 | 001 | 003 | 004 |
Los ítems 1 y 3 se bloquearán, porque ambos entran en las combinaciones citadas anteriormente.
El ítem 1 entra en la primera combinación: todas las informaciones de los entes contables están iguales a las informadas en el grupo de aprobación.
El ítem 3 entra en la penúltima combinación: el centro de costo y cuenta contable están iguales a lo informado en el grupo de aprobación, porque el sistema valida todas las informaciones en orden del último al primero, hasta encontrar una combinación.
El ítem 2 no se bloqueará, aunque el ítem de la cuenta y clase de valor sean iguales, el centro de costo y la cuenta contable no son, por lo tanto, no se encuadra en ninguna de las combinaciones.
Solicitantes
Este registro define los usuarios con autorización para solicitar la compra de los productos restringidos, que puede ser dada por grupo de productos, cantidad solicitada, etc. Aquí se establece la relación, el usuario solicitante y los compradores responsables por la atención de sus solicitudes de compra.
Compradores
El registro de compradores define los usuarios que pueden generar/manejar procesos de compra como cotizaciones y pedidos. Establece la relación entre el comprador y los aprobadores responsables por los documentos generados por este, con la definición de los grupos de aprobación para pedidos de compra y contratos de asociación.
Grupo de Compras
El Grupo de Compras es el registro que agrupa a los compradores, generalmente por la categoría de materiales de los cuales son responsables de la compra, encargados de manejar las cotizaciones, pedidos de compra y autorizaciones de entrega.
Aprobadores
Este registro define a los usuarios encargados por la aprobación de los diversos documentos de compras que se someten al flujo de pertinencias. Se establecen los valores de límites de aprobación, como:
- Aprobador superior (que puede sustituir un aprobador, cuando se necesario).
- Límite: Valor del límite (Fondo).
- Tipo Límite (diario, semanal o mensual) atribuido al aprobador de acuerdo con su tipo.
Grupos de aprobación
En este registro, los aprobadores se asocian en grupos, de acuerdo con la jerarquía de aprobación definida por la empresa. El objetivo de este registro es suministrar el árbol de aprobación para los documentos de compra.
El nivel de aprobación de los usuarios, dentro del Grupo de aprobación, define la jerarquía de aprobación del grupo. Al generar el flujo de aprobación, el sistema pasa al siguiente nivel solamente cuando el actual esté aprobado (y así de esta manera, hasta que todos los niveles aprueben el documento). Existe incluso la posibilidad de configurar diferentes tipos de aprobación al utilizar el campo Tipo de Liberación.
Perfiles de aprobación
Este registro determina los límites de aprobación que están permitidos para cada aprobador, este vínculo se realizará en el registro del grupo de aprobación, donde se definen los aprobadores y límites. El mismo perfil se pude utilizar para diversos aprobadores, esto promueve una flexibilidad cuando existe la necesidad de cambios en los límites, porque después de modificar el perfil, esto se refleja en todos los aprobadores que están vinculados.
Sustitución de aprobadores
Esta opción se encuentra en el Grupo de Aprobación y tiene como objetivo reemplazar a los aprobadores que no pueden realizar la aprobación por diversos motivos, como vacaciones, desvinculación, cambio de función, etc. Con esto, el proceso se vuelve más dinámico, ya que en los casos en que el usuario no está en la empresa, es posible dirigir las tareas pendientes.
Tipo de compra
La rutina Tipos de Compra tiene como objetivo satisfacer las necesidades de clasificación de los documentos de autorización de solicitudes de compra y pedidos de compra. De esta manera, es posible definir qué reglas se aplican a cada tipo de compra y sus respectivas directrices. Su uso es opcional.
Liberación de documento
La rutina de liberación está disponible solamente para los usuarios registrados como aprobadores y que sean responsables por la aprobación de documentos, según el flujo determinado por los registros de autorización. Mientras la aprobación del documento respectivo no se procese, el flujo de compra no puede continuar y el documento queda bloqueado.
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